LANDASAN TEORI
2.1. Kantor
pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apa pun
juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Dalam bahasa Belanda
menurut Eko (1999: 1) kantor mempunyai empat pengertian yaitu: ruang, kamar kerja,
atau ruang tulis; markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan
aktivitas usaha pokoknya; biro atau tempat kedudukan seorang pemimpin; instansi,
badan, jawatan, atau perusahaan. Pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati,
menyimpan, dan komunikasi (intern dan eksteren). Sementara itu, pekerjaan kantor
menurut Goerge Terry (dalam Eko, 1999: 2) menjelaskan pekerjaan kantor meliputi
laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu
Ciri-ciri pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati, 2008: 14) adalah
sebagai berikut :
a. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam
7
Membantu manajemen puncak menyediakan data atau informasi.
mengoperasikan pekerjaannya.
a. Menerima keterangan.
b. Mencatat keterangan.
c. Menyusun keterangan.
sebagainya.
d. Memberi keterangan.
8
Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan
sebagainya.
e. Menjamin aktiva.
Mengacu pada beberapa definisi kantor yang telah dikemukakan maka yang
dimaksud dengan kantor dalam penelitian ini adalah suatu unit organisasi yang terdiri
organisasi.
dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.
Menurut Raymond (1996: 85) otomatisasi kantor (office automation, atau OA,
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan
9
perusahaan. Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat
dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
10
Ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
jadwal pertemuan.
atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan
11
a. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan
pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat. Sehingga
image perusahaan.
fungsinya.
kelemahannya diketahui.
12
dan cenderung tidak sabar kalau menghadapi atasan yang tidak mampu
mengaturnya.
berjalan dengan baik dan dampak negatif dari perubahan tersebut bisa dihindari
perubahan.
penelitian ini adalah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
mengarah ke otomatisasi.
13
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.
Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
lebih baik.
yaitu:
yang bertambah.
14
2. Pemecahan Masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada
kerja melalui:
ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
15
4. Penggabungan dan penerapan teknologi: misalnya antara telepon,
yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM (Manajemen Sumber Daya
sebagai faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif atau manajemen
sama, yaitu urusan personalia atau seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
Nomor 13 Tahun 2003 adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan
16
guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri
hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan Pegawai Negeri. Istilah
MSDM. Menurut Schuler, Dowling, Smart dan Huber (dalam Tjutju, 2009: 2)
and society.
memberikan pengakuan tentang pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya
manusia utama yang memberikan kepastian bahwa pelaksanaan fungsi dan kegiatan
17
organisasi dilaksanakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individual, organisasi
dan masyarakat.
beberapa aspek staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi yang secara lebih
menyatakan bahwa:
and appraising”.
Salah satu aspek pengelolaan sumber daya manusia yang harus diperhatikan
sumber daya manusia merupakan salah satu fungsi operasional MSDM yang berisi
Pengembangan sumber daya manusia ini penting dilaksanakan sebab adanya perubahan
baik manusia, teknologi, pekerjaan maupun organisasi Mondy (dalam Tjutju, 2009: 36)
18
Pengembanagan SDM (sumber Daya Manusia) tidak hanya terfokus pada
pegawai yang baru direktut, akan tetapi untuk pegawai yang sudah lama bekerja.
Menurut Flippo (dalam Tjutju, 2009: 36) pengembangan merupakan suatu proses yang
terdiri dari:
Tjutju, 2009: 38) bahwa pelatihan (training) merupakan upaya perusahaan yang
perilaku yang penting untuk mencapai prestasi kerjadengan sukses. Menurut Carrel
(dalam Tjutju, 2009: 39) menyatakan bahawa tujuan dari pelatihan antara lain adalah
19
1. Meningkatkan kualitias kinerja.
suksesi kepemimpinan.
Aspek yang kedua yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain
upaya untuk merencanakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk
memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisas ini. Fungsi
pekerjaan.
organisasi dapat memperoleh sumber daya manusia sesuai dengan keahlian yang
dibutuhkan. Aplikasi kegiatan ini adalah dengan adanya seleksi yang dilakukan
untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh
tenaga kerja, apabila sudah memenuhi syarat, maka tenaga kerja tersebut dapat
20
Aspek yang ketiga yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain
organisasi adalah motivasi. Motivasi ini meliputi: (1) Achievement drive berusaha
keras untuk memperbaiki atau mencapai standard mutu yang tinggi, (2)
dalam penelitian ini adalah semua orang yang bersedia untuk bekerja.
Sedangkan menurut Maryati (2008: 43) prosedur kerja adalah serangkain dari
prosedur kerja.
21
2.4.1. Pentingnya Prosedur Kerja
sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan
lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja
menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya
prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal
Prinsip-prinsip prosedur kerja yang baik menurut Moekijat (1997: 53) adalah:
pengawasan.
adanya rintangan-rintangan.
peraturan.
berubah.
22
h. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
memperhatikan tujuan.
minimumnya.
maka yang dimaksud dengan prosedur kerja dalam penelitian ini adalah
rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan yang saling
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efisiensi kantor. Mesin saja
tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Mesin
23
2.5.1. Klasifikasi Mesin-Mesin Kantor
dan jenis yang beraneka ragam. Berdasarkan aneka ragam jenis maupun
kelompok, tergantung dari tenaga gerak, cara kerja komponen mesin, dan
fungsi mesin.
1. Tenaga Penggerak
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu:
ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan
24
b. Mesin elektronis, adalah mesin kantor yang rangkaian
listrik.
kegiatan pemeriksaan).
25
h. Memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada
date).
dilihat).
sistem perkantoran).
f. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang
26
i. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan.
1. Tenaga Kerja.
2. Prosedur Kerja.
3. Hasil Kerja.
kantor dalam penelitian ini adalah salah satu alat penunjang untuk
27
Penataan terhadap tata usaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri
harus selalu berakibat pada efisiensi. Efisiensi sesekali perlu dijadikan satu-
satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua
pelaksanaan kerja. Menurut The Liang Gie (1996: 171) efisensi adalah suatu
asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
1. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai
yaitu:
1. Pikiran
2. Tenaga
3. Waktu
4. Ruang
2. Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu
28
The Liang Gie (1996: 172) menyatakan bahwa konsepsi tentang efisiensi
sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat
kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja. Penelahan dan aktivitas untuk
berlandaskan ide pokok bahwa ”selalu terdapat cara yang lebih baik untuk
akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan
Efisensi kerja menurut The Liang Gie (1996: 173) efisiensi kerja adalah
perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja
aktivitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai,
aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi setiap kerja tentu mencakup suatu cara
29
tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang
suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja
The Liang Gie (1996: 174) menjelaskan bahwa dilihat dari segi usaha
yang meliputi 5 unsur tersebut maka kini dirumuskan lebih konkrit bahwa
sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi
waktu).
30
5. Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros
penggunaan bendanya).
antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas asas efisensi bagi
tatausaha itu ada 5 menurut The Liang Gie (1996: 174) diantaranya:
penggabungan.
1. Asas Perencanaan
2. Asas Penyederhanaan
3. Asas Penghematan
4. Asas Penghapusan
31
Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan
dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak
5. Asas Penggabungan
dalam penelitian ini adalah suatu kegiatan kerja yang dapat dilihat dari dua
Salatiga.
32
3. Pekerjaan yang harus dikerjakan dengan komputer, tidak terselesaikan
komputer.
kerja. Hasil penelitian menunjukan 70% hasil kerja belum sempurna, 80%
menunjang efisiensi kerja para pegawainya. Ini dilihat dari terbatasnya mesin-
33
1.8. Kerangka Berfikir
berikut:
a. Tenaga Kerja
b. Prosedur Kerja
c. Mesin-Mesin Kantor
34
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanisme,
mesin kantor pekerjaan akan lebih mudah dan efisien dari segi
berikut:
Tenaga Kerja
(SDM)
Mesin – Mesin
Kantor
35