OTOMATISASI PERKANTORAN

Mengotomatiskan menurut kamus besar bahasa indonesia, berarti mengganti tenaga kerja
manual dengan tenaga mesin yang mengotomatiskan dan mengatur pekerjaan, sehingga
menghilangkan kebutuhan akan pengawasan dan pekerjaan yang dilakukan manusia.
Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan peralatan elektronik, yang tujuannya untuk
mempromosikan komunikasi formal dan informal, terutama pertukaran informasi antara personel
internal dan eksternal perusahaan, guna meningkatkan produktivitas.
Sistem otomasi kantor didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi
yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen dan
komunikasi elektronik lainnya antara individu, kelompok kerja dan organisasi.
Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang
terkait dengan pertukaran informasi antara personel internal dan eksternal perusahaan. Orang di
kantor bisa menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang di kantor lain di
perusahaan atau orang lain di perusahaan lain.
Pengguna otomasi kantor biasanya adalah manajer, yang bertanggung jawab untuk
mengelola sumber daya perusahaan (terutama SDM). Profesional, yang memberikan
keterampilan khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrasi.
Sekretaris yang ditunjuk oleh para profesional melakukan berbagai tugas, seperti menangani
korespondensi, menjawab panggilan, dan menjadwalkan rapat.

Secara umum, tujuan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

 Menggabungkan dan menerapkan teknologi.

 Perbarui proses pelaksanaan kerja kantor.
 Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
 Otomatisasi kantor memungkinkan manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik satu
sama lain untuk memecahkan masalah.
 Komunikasi yang lebih baik dapat menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan lebih
baik.

Tujuan spesifik otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

 Penghasilan tinggi dan penghindaran biaya yang tidak perlu.

 Komputer tidak dapat menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi komputer menunda
peningkatan personel untuk menangani beban kerja yang meningkat.
 Kelompok atau tim untuk memecahkan masalah.
 Otomatisasi kantor membantu manajer berkomunikasi di masa depan, membuatnya
sangat cocok untuk memecahkan masalah kelompok.
 Bisa digunakan sebagai suplemen, bukan pengganti.
 Sebagai cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukannya tanpa batasan. Tetapi
otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi. Misalnya, komunikasi
antarpribadi secara personal, percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis
dalam memo, dll.
Mengenai berbagai komponen yang diinput perusahaan dalam proses dari data hingga distribusi,
melalui bantuan teknologi, anda dapat melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya di semua
aspek perusahaan. Selain itu, otomatisasi perkantoran memiliki banyak keunggulan, seperti:

 Selesaikan pekerjaan kantor lebih cepat

 Kurangi permintaan sejumlah besar karyawan
 Hanya membutuhkan sedikit ruang penyimpanan data
 Data yang disimpan dapat diatur dengan baik
 Begitu seterusnya

Otomasi perkantoran secara umum merupakan upaya yang dilakukan dengan memanfaatkan
perkembangan teknologi yang ada dan mengaplikasikannya pada perkantoran untuk mendorong
terciptanya proses kerja yang lebih efisien dan efektif, yang selanjutnya dapat mengembangkan
perusahaan.

Secara sederhana, otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sistem informasi yang dapat
mendorong komunikasi formal maupun informal untuk meningkatkan produktivitas. Dengan
perkembangan teknologi, era otomatisasi perkantoran untuk komputer menjadi sangat populer.

Pada dasarnya, sistem otomasi kantor diartikan sebagai sistem informasi berbasis teknologi
komunikasi yang dapat mengumpulkan, menyimpan, memproses dan mendistribusikan pesan,
dokumen atau komunikasi elektronik lainnya antar individu di dalam kantor.