ABSTRACT
The background of this research is to find out the urgency or role of office automation in
order to realize improved performance quality in an organization. In the preparation of
this research, I used a literature study technique that conceptually took references from
various references such as journals and books. The results obtained are that it can be
seen that the substance of including the role of office automation in organizational
processes has a positive impact on the performance of an organization. The application
of office automation technology can accelerate work in an organization so as to
increase the effectiveness and efficiency of employees' work. In addition, the application
of office automation can also save and reduce organizational expenses. Along with the
times, an organization will experience more complex problems so that office automation
will be needed in optimizing organizational performance. In the world of education,
office automation has also been widely applied, such as the use of online libraries,
fingerprint attendance systems, PPDB registration websites, and e-learning systems.
ABSTRAK
Latar belakang dibuatnya penelitian ini adalah agar mengetahui urgensi ataupun peranan
otomatisasi perkantoran demi mewujudkan peningkatan kualitas kinerja pada sebuah
organisasi. Dalam penyusunan penelitian ini, saya menggunakan teknik studi literatur
yang secara konsep mengambil referensi dari berbagai rujukan seperti jurnal dan buku.
Hasil yang didapatkan adalah dapat diketahui bahwa substansi memasukan peran
otomatisasi perkantoran dalam proses organisasi adalah mempunyai dampak positif
terhadap kinerja sebuah organisasi. Penerapan teknologi otomatisasi perkantoran dapat
mempercepat pekerjaan dalam suatu organisasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas
dan efisiensi kerja karyawan/pegawai. Selain itu penerapan otomatisasi perkantoran juga
dapat menghemat dan mengurangi pengeluaran organisasi. Seiring perkembangan zaman
suatu organisasi akan mengalami permasalahan yang lebih kompleks sehingga
otomatisasi perkantoran akan sangat dibutuhkan dalam mengoptimalkan kinerja
organisasi. Dalam dunia Pendidikan, otomatisasi perkantoran juga sudah banyak
diterapkan seperti penggunaan perpustakaan online, sistem absen fingerprint, website
pendaftaran PPDB, dan sistem pebelajaran e-learning.
KAJIAN PUSTAKA
Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Teknologi sering diartikam sebagai alat atau mesin otomatis saja, namun sebenarnya
teknologi dapat diartikan lebih luas lagi, yaitu sebagai sarana ataupun penemuan yang dapat
memberikan manfaat ataupun kemudahan dan kenyamanan bagi manusia (Fergie Joanda
Kaunang, 2021). Salahsatu teknologi yang sering digunakan adalah teknologi perkantoran.
Teknologi perkantoran digunakan untuk menunjang kegiatan administrasi perkantoran.
Teknologi perkantoran didasari atas dua padanan kata, yaitu “teknologi” yang diartikan
sebagai suatu metode yang bersifat ilmiah untuk mencapai tujuan yang sifatnya praktis dan
kata “kantor” yang mempunyai definisi sebuah pusat dikelolanya atau diprosesnya suatu
informasi yang biasanya berbentuk pekerjaan administratif. Dalam proses kerja tersebut
diantaranya adalah mencatat, mengurusi surat, pembukuan, mengetik penjadwalan agenda dan
sebagainya (Pramono, 2021). Dapat disimpulkan bahwa teknologi perkantoran berkaitan
dengan aktivitas yang menggunakan peralatan, mesin dan teknologi untuk memudahkan
manusia dalam melaksanakan pekerjaan administrasi di kantor. Sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan dengan tepat, cepat dan efisien.
Otomatisasi berasal dari kata dasar “otomatis” yang dalam Bahasa inggris berarti
“Automatic”. Automatic sendiri memiliki arti bekerja sendiri. Dalam KBBI otomasi adalah:
Menggantikan pekerjaan orang menggunakan kinerja mekanis secara otomatis serta
mengkondisikan sebuah kerja tertentu pekerjaan tersebut tidak diperlukan lagi pengawasan
secara manual (Daryono, 2016). Otomatisasi perkantoran pada umumnya sama dengan
teknologi Perkantoran, keduanya sama-sama merupakan teknologi yang bertujuan untuk
mengotomatisasi suatu kegiatan perkantoran. Kegiatan perkantoran menurut Winardi dalam
(Maryati, 2008) meliputi pencatatan, memperhitungkan, menyimpan data dan informasi, serta
berkomunikasi. Otomatisasi perkantoran mencakup keseluruhan sistem digital baik secara
resmi ataupun tidak resmi dalam konteks komunikasi kepada pihak yang berkepentingan
dalam satu organisasi, baik dalam eksternal organisasi maupun internal organisasi. Banyak
organisasi yang sudah menggunakan teknologi otomatisasi perkantoran baik dalam bidang
ekonomi, Pendidikan bahkan pemerintahan sekalipun saat ini sudah menggunakan otomatisasi
perkantoran dalam kegiatannya sehingga lebih efektif dan efisien dalam melakukan kegiatan
dan pekerjaan.
Sebagian besar otomatisasi perkantoran tidak menggunakan uraian yang tertulis
melainkan diterapkan pada saat kita membutuhkannya untuk memenuhi suatu kebutuhan
(Candra, 2014). Otomatisasi perkantoran juga dapat diterapkan guna memudahkan kita
berkomunikasi secara lisan ataupun komunikasi secara tertulis. Jadi peran dari otomatisasi
perkantoran itu sendiri adalah untuk dapat membantu meningkatkan produktivitas organisasi,
hal ini membuat para pekerja atau pegawai bisa memproses dokumen yang banyak melalui
proses yang lebih efektif dan efisien yang nantinya diambil dalam pengambilan keputusan
organisasi. Pengambilan keputusan organisasi itu sangat penting untuk menentukan
keberhasilan pencapaian tujuan organisasi tersebut, karena jika terjadi kesalahan pengambilan
keputusan suatu organisasi bisa saja gagal dalam mencapai tujuannya atau bahkan jika
keputusan tersebut merupakan hal yang fatal organisasi tersebut bisa saja hancur. Maka dari
itu pengelolaan kegiatan dengan efektif dan efisien sangat dibutuhkan dalam sebuah
organisasi dan dalam mawujudkannya otomatisasi perkantoran bisa menjadi solusi dari
permasalahan tersebut.
METODE PENELITIAN
Pada proses penulisan artikel ini, penulis menggunakan teknik studi literatur. Yang
secara konsep metode ini menekankan pada pencarian informasi yang relevan dengan topik
yang dibahas serta informasi tersebut harus bisa dipastikan kredibel dan bisa dipertanggung
jawabkan. Referensi literatur yang dimaksud penulis adalah dengan memanfaatkan media
artikel dan buku yang tidak diragukan lagi keabsahannya. Dalam penggunaan metode ini, bisa
mempermudah pencarian solusi dari rumusan permasalahan yang telah dibuat dan kemudian
diejawantakan menjadi rangkaian tulisan yang hasil perumusannya dituangkan ke dalam
narasi solusi serta kesimpulan yang ada di akhir penelitian ini.