See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/366839539

PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN OTOMASI PERKATORAN

Article · January 2023

CITATIONS READS

0 1,166

2 authors:

Ari Rohmana Hwihanus Hwihanus

Untag Surabaya University Universitas17 Agustus 1945 Surabaya
2 PUBLICATIONS 2 CITATIONS 153 PUBLICATIONS 618 CITATIONS

SEE PROFILE SEE PROFILE

All content following this page was uploaded by Ari Rohmana on 03 January 2023.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN OTOMATISASI
PERKANTORAN TERHADAP PENINGKATAN PRODUKTIVITAS
PEKERJA

Ari Rohmana1
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
1222100128@surel.untag-sby.ac.id
Hwihanus2
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
Hwihanus@untag-sby.ac.id

ABSTRACT

Writing this article aims to determine the role of office automation on worker
productivity. The method used is the case study method using related journals. The
results obtained are that office automation has many benefits when applied to
companies. Office automation helps companies become more advanced and
develop by using technology in their systems. This is related to worker productivity.
If the system at the company is further improved, the productivity of the workers
will also increase.

Keywords: technology, office automation, productivity.

1
LATAR BELAKANG

Teknologi akan semakin mengalami kemajuan sejalan dengan

bertambahnya waktu. Perkembangan teknologi berdampak pada segala aspek,
seperti pada sistem informasi manajemen perusahaan. Sebuah perusahaan akan
memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan produktivitas pekerjanya.
Fungsi peningkatan pekerja pada perusahaan dilaksanakan salah satunya agar
tercapainya sebuah tujuan yang diharapkan dapat menjadikan perusahaan terus
berkembang. Segala kegiatan di dalam perusahaan membutuhkan informasi yang
berdasarkan fakta sehingga dalam informasi tersebut dapat dijadikan sebagai
pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Berjalannya perusahaan tentunya tidak selalu baik, ada saatnya perusahaan

akan menghadapi masalah baik dari internal maupun eksternal. Komunikasi antar
sesama pekerja dan atasan menjadi salah satu faktor penting bagi kesuksesan
perusahaan. Disamping itu, produktivitas pekerja juga menjadi faktor perusahaan
dapat berjalan dengan baik. Untuk meningkatkan produktivitas dieperlukan sistem
pendukung manajemen. Otomatisasi perkantoran adalah bentuk perkembangan
teknologi, di mana mengubah dari teknologi manual menjadi teknologi otomatis.
Tujuan adanya otomatisasi perkantoran berfungsi meningkatkan produktivitas dan
sebagai alat pemecah masalah. Konsep kerja yang bersifat otomatis dan elektronis
tentunya membutuhkan banyak sumber daya. Selain sumber daya manusia,
hardware dan software juga diperlukan untuk menunjang saluran informasi
sehingga memudahkan transfer informasi berupa otomatisasi kantor (office
automation).

Penulisan artikel ilmiah ini bertujuan untuk mengetahui lebih dalam

mengenai peran sistem informasi manajemen dan otomatisasi perkantoran sebagai
peningkatan produktifitas pekerja sehingga kedepannya artikel ilmiah ini dapat
berguna untuk banyak orang.

2
KAJIAN PUSTAKA

Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan dari berbagai macam unsur yang berbeda

tetapi memiliki keterkaitan satu sama lain. Sistem adalah kumpulan unsur-unsur
yang memiliki hubungan erat satu dengan unsur lainnya serta memiliki fungsi dan
tujuan yang sama (Mulyadi, 2001:21). Pendapat lain mengatakan bahwa sistem
merupakan sekumpulan komponen-komponen yang berbentuk fisik maupun non
fisik yang berhubungan satu sama lain, memiliki tujuan serta fungsi sama (Azhar
Susanto 2008:22). Sebuah perusahaan memerlukan sistem yang sesuai sehingga
perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan yang terdiri dari

manusia dan sumber daya lainnya pada suatu organisasi yang memiliki
tanggungjawab untuk mengumpulkan dan mengolah data sebagai dasar informasi
yang digunakan untuk kegiatan perencanaan dan pengendalian oleh semua
tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen juga dapat diartikan sebagai
sebuah proses atau sistem yang digunakan sebagai penunjang dalam pelaksanaan
manajemen melalui pengolahan informasi yang berkaitan dengan organisasi serta
menggunakan sumber daya manusia sebagai pengolahannya. Sistem informasi
manajemen merupakan gabungan dari beberapa sistem antaranya manusia dan
mesin yang dugabung bertujuan untuk memberikan informasi sebagai pendukung
fungsi operasional, manajemen, dan keputusan untuk menghasilkan sebuah
informasi (Davis, 2000).

Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah sebuah proses perbaikan pelaksanaan

pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan
menggabungkan teknologi tinggi. Otomatisasi adalah pemanfaatan secara
menyeluruh dan efisien sebagai bentuk cara pelaksanaan prosedur dan tata cara
otomatis sehingga bahan dan sumber daya yang tersedia dapat dimanfaatkan

3
(Sadarmayanti, 2001:66). Dengan perkembangan zaman yang semakin maju
penggunaan mesin penting untuk mendukung pelaksanaan fisik yang biasanya
dijalankan melalui sistem elektronik formal dan informal khususnya yang
berkaitan dengan komunikasi di perusahaan. Otomatisasi perkantoran memiliki
indikator sebagai berikut:

1. Hardware

Perangkat keras atau sering disebut dengan hardware menjadi sub-sistem

dari sistem komputer. Hardware juga memiliki komponen-komponen antara
lain, alat masukan atau input device, komponen alat pemroses atau processing
device, komponen alat keluaran atau output device, dan komponen alat luar atau
storeage.

2. Software

Software sebagai pendukung pada perangkat keras atau hardware. Hal itu
karena alat-alat keras canggih dapat berfungsi apabila mendapatkan intruksi-
intruksi yang dikirimkan kepadanya.

3. Brainware

Perangkat pelaksana operasional bagi sistem otomatisasi kantor yang

terdiri dari karyawan atau persona yang menjalankan aplikasi sistem.

4. Database

Konsep database pada dasarnya adalah sistem pencattan dengan

menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk memelihara informasi agar
selalu siap pada saat diperlukan.

5. Prosedur

Prosedur memiliki pengertian sebagai langkah-langkah pertahapan atau

urutan pekerjaan untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Prosedur
penting karena akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan
aktivitas-aktivitas yang akan dilakukannya.

4
Produktivitas

Beberapa pengertian mengenai produktivitas menurut ahli sebagai berikut

(Umar Husein, 2002):

Produktivitas adalah sikap mental yang memiliki pandangan bahwa kehidupan yang
dimiliki hari ini lebih baik dari hari kemarin serta kehidupan berikutnya akan lebih
baik dari saat ini.

Produktivitas secara umum memiliki pengertian mengenai hasil yang dicapai

(output) dengan seluruh daya yang digunakan (input).

Produktivitas memiliki dua dimensi, pertama efektivitas yang memiliki arah pada
pencapaian unjuk kerja secara maksimal contohnya pada pencapaian target yang
memiliki kaitan dengan kualitas, kuantitas, dan waktu. Kedua yaitu efisiensi yang
membandingkan input dengan penggunaan secara nyata ataupun cara suatu
pekerjaaan dilakukan.

Dari beberapa pengertian tersebut pengertian produktivitas merupakan kegiatan

yang menghasilkan sebuah output yang berasal dari input untuk mencapai seuatu
target dalam pekerjaan sehingga hasil yang didapatkan akan lebih baik dari
sebelumnya.

Pekerja

Pekerja merupakan orang yang bekerja pada suatu perusahaan dengan

menerima upah atau gaji sebagai bentuk imbalan atas tenaga atau jasanya (Maimun,
2007). Pada Pasal 1 angka 2 menentukan bahwa Tenaga kerja adalah setiap orang
yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/jasa untuk
memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Sedangkan, dalam Pasal
1 angka 3 menentukan bahwa pekerja/buruh merupakan setiap orang yang bekerja
dalam menerima upah atau imbalan dalambentuk lain. Oleh karena itu, dapat
diartikan pekerja adalah orang yang melakukan pekerjaan dan mendapatkan upah
atau imbalan lain.

5
Metode Penelitian

Penulisan artikel ilmiah ini menggunakan metode studi litelatur atau studi
kepustakaan. Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan refrensi yang terdiri
dari beberapa penelitian terdahulu kemudian dikompilasikan yang akan
menghasilkan sebuah kesimpulan (Mardalis, 1999). Penulis memanfaatkan data
pendukung yang berasal dari jurnal penelitian nasional dan internasional, buku
pendukung, surat kabar, dan majalah yang dikumpulkan sebagai data dan informasi
tentang peran sistem informasi manajemen dan otomatisasi perkantoran.

Hasil dan Pembahasan

Perkembangan zaman yang terus mengalami kemajuan seiring

bertambahnya waktu. Hal ini juga terjadi pada sistem informasi manajemen pada
otomatisasi perkantoran. Setiap perusahaan tentunya akan mengembangkan
sistemnya menjadi semakin baik misalnya mengganti tenaga yang awalnya
menggunakan manual menjadi tenaga otomatis menggunakan mesin. Perubahan-
perubahan yang terjadi itu tentunya berdampak pada produktivitas pekerja.
Otomatisasi inilah yang nantinyaa akan menggabungkan teknologi-teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi perkantoran memiliki
konsep antara lain:

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.

Kategori pemakai otomatisasi kantor ada empat yaitu, manajer merupakan

orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama

6
sumber daya manusia. Profesional yaitu tidak mengelola orang tetapi
menyumbang keahlian khususnya (pembeli, wiraniaga, dan asisten staff
khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik. Kemudia ada sekretaris, sekretaris memiliki tugas yang berkaitan
dengan pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. Yang
terakhir ada Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas
untuk tugas skretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen dan mengirimkan surat. Segala bentuk informasi yang dikumpulkan
dari sistem fisik perusahaan pada bagian bawah model seperti halnya sistem
informasi akuntansi mengumpulkan datanya. Informasi memiliki fungsi sebagai
input bagi aplikasi otomatisasi perkantoran berbasis komputer seperti
pengolahan kata, surat elektronik, dan koferensi komputer. Aplikasi berbasis
komputer memnungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi dengan
menggunakan komputer.

Keterangan gambar

1. Karena otomatisasi tidak memiliki pengelola data, penggunaan database

dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik
perusahaan (sistem informasi akuntansi mengumpulkan datanya).
Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

7
 2. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi otomatisasi perkantoran
berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi
komuter.
3. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan
perushaan dengan lingkungan. Ini memiliki arti bahwa orang-orang itu
mungkin berda dikedua area tersebut
4. Model tersebur juga mencerminkan penggunaan aplikasi otomatisasi
perkantoran berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

Adapun jenis-jenis otomatisasi kantor yang telah diketahui sebagai berikut:

1. Word Processing

Word Processing menggunakan komputer atau perangkat elektronik

lainnya untuk membuat dokumen tertulis atau cetak dengan
mengotomatisais beberapa aktivitas yang diperlukan. Selain itu juga
memberikan kontribusi pada pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajem untuk membuat komunikasi secara
tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Salah
satu contoh dari Word Processing ini adalah OpenOffice.org Writer.

2. Electronic Mail
E-mail atau disebut dengan electonic mail merupakan penggunaan
jaringan komputer yang digunakan sebagai mengirim, menyimpan, dan
meneria pesan dengan menggunakan terminal kmputer dan peralatan
penyimpanan. Dengan adanya e-mail ini memudahkan bagi para pekerja
di perusahaan bahkan atasan untuk mengirimkan sebuah pesan
elekronik yang digunakan untuk menyampaikan pesan, mengirim
jadwal, dan lain sebagainya.
3. Voice Mail
Voice mail dengan electronic mail memiliki kemiripan persis antar
keduanya. Tetapi terdapat perbedaan pula diantara keduanya yaitu pada
voice mail hanya dapat mengirimkan pesan dengan menggunakan suara

8
 sebagai bentuk pesannya melalui media telepon. Contoh dari
sofwarenya adalah Voice Conector merupakan aplikasi untuk
menfasilitasi komunikasi suara melalui jaringan lokal. Pengguna dapat
memilih penerima pesan dan berkomunikasi dengan mereka secara
bersamaan tanpa mengganggu atau keluar dari aplikasi yang aktif.
4. Electronic Calendaring
Electronic calendaring digunakan sebagai pengingat jadwal yang
telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring hanya digunakan
untuk menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan
informasi sehingga memiliki sifat khusus dibandingkan aplikasi
otomatisasi lainnya.
5. Computer Conferencing
Computer conferencing merupakan penggunaan jaringan komputer,
sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran
informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini mirip
dengan e-mail karena menggunakan hardware dan software yang sama.
6. Facsimile Transmission
Facsimile transmission atau biasa disebut dengan fax, yaitu perlatan
khusus yang digunakan untuk membaca tampilan dokumen pada ujung
channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
7. Image Storage and Retrieval
Sebuah perusahaan biasanya memiliki banyak dokumen-dokumen
yang harus disimpan sehingga tidak menutup kemungkinan
memerlukan penyimpanan besar. Untuk mengatasi perihal tersebut
dapat menggunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.
Microfrom dapat megurangi kebutuhan penyimpanan yang diperukan
oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Untuk melihat kembali
dokumen yang telah disimpan untuk keperluan misalanya pemahaman
masalah dapat menggunakan image storage and retrieval sebagai
alatnya.

9
 Aplikasi-aplikasi tersebut tentu akan mempermudah pekerjaan pekerja
pada perusahaan. Produktivitas juga akan semakin meningkat apabila peningkatan
juga dilakukan pada sistem-sistem perusahaan. Produktivitas dapat diukur
menggunakan dua cara (Anna Baines, 1997). Pertama menggunakan Single Factory
Productivity yaitu menggunakan satu variabel output dan input yaitu variabel
tenaga kerja. Metode ini termasuk metode yang sederhana karena hanya
menngunakan satu variabel. Rumus dari metode ini adalah:

Pada rumus tersebut maksudnya ialah tenaga kerja yang diukur dalam satuan waktu
maupun upah dan keluarannnya diukur dalam unit produk atau rupiah. Metode kdua
yaitu Multi Factory Productivity merupakan metode yang menggunakan seluruh
input yang ada di perusahaan. Pada metode ini dinilai lebih akurat sebagai
perhitungan yang nantinya digunakan manajer untuk pertimbangan sebagai
pengambilan keputusan. Metode ini menggunakan rumus :

Salah satu faktor yang memengaruhi produktivitas yaitu otomatisasi,

manual, dan produktivitas. Setiap organisasi pada perusahaan tentunya akan
berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan dan memperbarui diri. Hal
itu dilakukan agar mampu bersing dengan perusahaan lainnya yaitu dengan cara
meningkatkan efisiensi dan efetivitas pekerjaan yang nantinya akan berpengaruh
pada produktivitas. Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas memerlukan
faktor-faktor yang medukung. Salah satu faktornya adalah penggunaan teknologi

10
pada organisasi. Penggunaan teknologi pada organisasi yang berfungsi untuk
mengembangkan produktivitas dapat disebut sebagai otomasi. Otomasi dapat
membantu organisasi dalam meningkatkan produktivitas jika digunakan dengan
baik dan sistematis. Adanya otomatisasi pada perusahaan akan memudahkan setiap
aktivitas yang dilakukan.

KESIMPULAN

Salah satu faktor dari produktivitas yaitu penggunaan teknologi pada

perusahaan. Penggunaan teknologi tersebut biasa disebut dengan otomatisasi.
Otomatisasi perkantoran merupakan rencana untuk menggabungkan teknologi-
teknologi tinggi yang nantinya akan mempermudah aktivitas perusahaan. Konsep-
konsep dari otomatisasi banyak memberikan pengaruh positif pada perusahaan
yang menerapkannya sehingga perusahaan berkembang menjadi lebih baik.
Otomatisasi perkantoran juga berfungsi untuk meningkatkan produktivitas dan
sebagai pemecah masalah. Aplikasi-aplikasi otomatisasi juga sudah mulai
dikembangkan dan digunakan. Beberapa aplikasi tersebut diantaranya, word
processing, electronic mail, voice mail, electronic calendaring, facsimile
trensmission, dan image storage and retieval. Aplikasi tersebut memiliki fungsi
masing-masing yang berguna untuk perusahaan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Azhar Susanto. (2008). Sistem informasi Akuntansi. Bandung. Lingga jaya.

Davis, F. D. (2000). A Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model:

Four Longitudinal Field Studies. Management Science. Vol. 46 No. 2: pp.
186-504

Maimun. (2007). Hukum Ketenagakerjaan:Suatu Pengantar. Jakarta: Pradnya

Pramita.

Mardalis. (1999). Metode Penelitian Suatu Pendekatan Proposal. Jakarta : Bumi

Aksara.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi Edisi Tiga. Jakarta : Salemba Empat

Sedarmayanti. (2001). Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Mandar

Maju. Bandung.

Umar, Husein. (2002). Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen. Jakarta. Penerbit
PT. Gramedia Pustaka Utama.

Yusuf, R., Hendrayati, H., Adi Wibowo, L., & Hadiaty, F. (2020). Sistem
Otomatisasi Kantor di Perusahaan Y Era Revolusi Industri 4.0. Jurnal E-
Bis (Ekonomi-Bisnis), 4(1), 1–11. https://doi.org/10.37339/e-bis.v4i1.245

12

View publication stats