OTOMATISASI PERKANTORAN
KELOMPOK 1
Rizdah
Zahra Maulida
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena berkat rahmat-Nya
kami dapat menyelesaikan makalah “Teknologi Perkantoran – Otomatisasi Perkantoran”.
Kami juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Roni Faslah selaku
dosen mata kuliah Teknologi Perkantoran yang tanpa bimbingannya, kami tidak akan mampu
menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari sempurna, baik isi,
pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya. Namun, kami mengharapkan kritik dan
saran dari Anda agar kami dapat memperbaiki makalah kami agar menjadi lebih baik dan
lebih bermanfaat. Dengan adanya makalah ini, kami harap dapat menjadi sumber pelajaran
dan juga referensi terkait dengan mata kuliah Teknologi Perkantoran dan semoga dapat
berguna dalam pembelajaran dan perkuliahan.
Hormat kami,
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...........................................................................................................................1
DAFTAR ISI.........................................................................................................................................2
BAB I....................................................................................................................................................3
PENDAHULUAN.................................................................................................................................3
1.1 Latar belakang.............................................................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah........................................................................................................................3
1.3 Tujuan..........................................................................................................................................3
BAB II...................................................................................................................................................5
PEMBAHASAN...................................................................................................................................5
2.1 Pengertian Otomatisasi perkantoran............................................................................................5
2.2 Tujuan Otomatisasi Perkantoran..................................................................................................6
2.3 Manfaat Otomatisasi Kantor........................................................................................................7
2.4 Pengguna Otomatisasi Perkantoran..............................................................................................8
2.5 Aplikasi Otomatisasi Kantor........................................................................................................8
2.6 Macam – Macam Sistem Otomatisasi Kantor..............................................................................9
2.7 Keuntungan Dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran.................................................................11
2.8 Dampak Otomatisasi Perkantoran..............................................................................................11
BAB III................................................................................................................................................14
PENUTUP...........................................................................................................................................14
KESIMPULAN...............................................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................................15
BAB I
PENDAHULUAN
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi
dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah
perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat,
keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing
dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.
Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari hari di
dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data
dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi. Karena bagaimanapun
kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa
memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
1.3 Tujuan
Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informsi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di
dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan
sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses
pelaksanaan pekerjaan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga
manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan
sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.
Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di
dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat
menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam
kantor perusahaan lain. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:
1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah
ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan
sebagai pengganti.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata,
pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" ini sendiri
memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa
dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office
Automation atau OA.
Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:
1. Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah
2. Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang
meningkat karena kemampuan komputer yang fleksibel
3. Pemecahan masalah kolompok atau tim
4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer
membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
5. Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa
keterbatasan, tetapi otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan
telefon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
Agar lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yang mampu
mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat
meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.
Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter tidak menggantikan pekerjaan saat
ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager
membuatnya sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan
pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi
secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan
membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. Berikut ini beberapa manfaat
yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran:
1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan
jadwal.
KESIMPULAN
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen)
dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem
InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama
menghasilkan informasi manajemen.
Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah
berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik
calendaring, dan facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial
intelligence).
Dengan penggunaan Otomatisasi Kantor, akan lebih memudahkan perusahaan untuk beroperasi
secara efektif, efisien, dan cepat. Otomatisasi kantor juga memungkinkan karyawan untuk melakukan
multitasking sehingga pekerjaan yang diselesaikan akan lebih banyak. Akhirnya, perusahaan akan
berkembang lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
https://docs.google.com/document/d/
1avbhzKSF3N8fMgsmCZRTqKjYmnbMpoR6VfBTMoRm-4Q/edit?pli=1 (02/09/2015
20:18)
http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html (02/09/2015
20:23)