OFFICE AUTOMATION SYSTEM (OAS)

MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi Tugas Akhir Mata Kuliah Sistem Informasi

Manajemen
Dosen Pengampu Bpk. Bambang Sugiharto., SE., M.Si.

Disusun Oleh :
Della Oktaviani Putri 03111190068
Ikeu Ageng Aprianti 03112190057
Wulansari Syaidatul Sahar 03122180083

Program Study :
Akuntansi B

JL. OTISTA NO. 76 Subang, Jawa Barat kode Pos 41211 Telp. (0260) 411065
Fax. (0260) 411751 e-mail. info@stiesa.ac.id Website. http://www.stiesa.ac.id
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat
dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini berjudul tentang “Office Automation System”, makalah
tersebut disusun sebagai nilai tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Dalam pembuatan makalah kami juga mengambil materi dari referensi lain guna
melengkapi isi makalah.
Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam makalah ini terdapat
kekurangan baik dalam penyusunan bahasa, maupun dari aspek lainnya. Sehingga
saran dan kritik yang membangun selalu terbuka bagi kami untuk perbaikan
diwaktu mendatang.
Akhir kata, kami berharap semoga makalah yang disusun ini dapat
memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya kami sebagai penyusun.

Subang, Juni 2020

Penulis,

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah................................................................... 1
1.2 Tujuan Masalah................................................................................ 1
1.3 Rumusan Masalah............................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN................................................................................. 3
2.1 Definisi Office Automation System................................................. 3
2.2 Tujuan dan Fungsi Office Automation System................................ 5
2.3 Konsep Office Automation System................................................. 8
2.4 Jenis Office Automation System...................................................... 9
2.5 Keuntungan dan Kerugian OAS....................................................... 13
2.6 Strategi Office Automation System................................................. 14
2.7 Dampak Office Automation System................................................ 15
2.8 Implementasi OAS pada PT. TAEKWANG.................................... 17
2.9 Kelebihan dan Kekurangan OAS pada PT. Taekwang.................... 21

BAB III PENUTUP......................................................................................... 22

3.1 Kesimpulan...................................................................................... 22

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 23

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Jaringan Komputer di Indonesia dan Perangkatnya Surat kabar, buku, radio
dan telelvisi sudah merupakan bagian kehidupan sehari-hari bagi sebagian besar
masyarakat Indonesia. Dengan bertambah canggihnya teknolgi mikroelektronika,
Fax dan komputer akan mengambil porsi yang cukup besar dalam dunia informasi
di Indonesia. Dua puluh tahun yang lalu, nomor telepon di perkantoran yang
khusus digunakan untuk fax masih sangat langka.
Namun pada saat ini, nomor telepon Fax sudah merupakan hal yang lazim
digunakan di perkantoran. Hal ini menunjukkan bahwa suatu informasi
memegang peranan dalam beberapa bidang penting seperti bidang usaha, industri
dan pendidikan. Kelancaran dari proses alih informasi dan pengolahan data akan
sangat membantu berkembangnya dunia usaha, industri dan pendidikan. Untuk
banyak hal, proses alih informasi dan pengolahan data akan lebih cepat jika
berlangsung antar komputer dibandingkan dengan fax. Bahkan untuk saat ini,
saluran khusus untuk komunikasi antar komputer (lebih dikenal sebagai jaringan
komputer) merupakan suatu hal yang lazim di yang digunakan dalam melakukan
bisnis.

1.2 Tujuan Masalah

a. Apa Pengertian Office Automation System?
b. Apa Tujuan dan Fungsi Office Automation System?
c. Bagaimana Konsep Office Automation System?
d. Apa Jenis Office Automation System?
e. Apa Keuntungan dan Kerugian Office Automation System?
f. Bagaimana Strategi Office Automation System?
g. Apa Dampak Office Automation System?

1
1.3 Rumusan Masalah
a. Memahami Pengertian Office Automation System
b. Mengetahui Tujuan dan Fungsi Office Automation System
c. Mengetahui Konsep Office Automation System
d. Mengetahui Jenis Office Automation System
e. Mengetahui Keuntungan dan Kerugian Office Automation System
f. Mengetahui Strategi Office Automation System
g. Mengetahui Dampak Office Automation System

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Office Automation System

Office automation system adalah sistem elektronik yang digunakan
perusahaan atau pabrik untuk memudahkan aliran komunikasi informasi baik itu
komunikasi formal atau informal dengan orang orang yang berada didalam
maupun diluar perusahaan yang memiliki tujuan untuk meningkatkan
produktivitas kerja. Pada awalnya penggunaan office automation system hanya
sebatas pada kalangan pabrik industri. Namun, sekarang penggunaan office
automation system sudah menyebar hingga perkantoran-perkantoran. office
automation system dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin
Magnetic Tape / Selectric Typewriter (MT/ST), mesin ketik yang mampu
mengetik kata-kata yang sebelumnya telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis. kemudian OAS mulai berkembang tahun 1970-an. Dimana OAS
mencangkup semua sistem komunikasi formal & informal dari orang di dalam
maupun di luar perusahaan. Secara garis besar OAS mencangkup penggunaan:
1. Komunikasi Informasi
2. Sistem elektronik (penggunaan komputer dan pelengkapnya)
3. Penggunaan Internet
Office automation sendiri dirancang menjadi dua yaitu personal dan
kelompok.
 Personal information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan single user supaya dapat meningkatkan produktivitas individu.
contoh: microsoft office, IBMs Lotus Smartsuite, dll.
 Work group information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan dari suatu kelompok kerja supaya dapat meningkatkan produktivitas
dari kelompok kerja. contoh: outlook, microsoft exchange, dll.
Office Automation System biasanya digunakan oleh:
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.

3
2. Profesional, tidak mengelola orang akan tetapi menyumbangkan keahlian
khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
dll.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan
informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang
didalam maupun diluar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan
sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur
tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan
ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.
Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan
saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya. Sistem
informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam
penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran
tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan
orang lain di lingkungan perusahaan.

4
 Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran
data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Karena:
 OA tidak memiliki, mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi
informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan disediakan
oleh lingkungan.
 Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti
pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan
perusahaan dengan lingkungan.
 Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-
komputer seerti konferensi video dan audio.

2.2 Tujuan dan Fungsi OAS

Selama tahun-tahun pertama, OAS dianggap sebagai cara untuk
meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat

5
memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya
ternyata para manajer dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Misalnya
dengan menggunakan pengolah kata untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.
OAS Menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah.
Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi
kantor manual, informasi OAS tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan
dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannya, informasi OA
berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi yang lebih baik
untuk pengambilan keputusan.
Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
 Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer
tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
 Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke
dan dari manajemen buatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan
masalah kelompok.
 Pelengkap–BukanPengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA
bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dansejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional.
  Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
computer, jaringan internet, satelit, dll
  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk OA atau
Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih
banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik
Fungsi OAS diantaranya adalah:
1. Electronic Communication: System komunikasi elektronik (electronic
communication system) merupakan system teknologi informasi yang
digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan

6
 organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system
(BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu
pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang
lain.
2. Electronic Collaboration: Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system
yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana
informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi
yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi
elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan
kantornya.
3. Electronic Publishing and Image Processing: Dokumen-dokumen yang
sering menggunakan ‘image processing” antara lain: dokumen catatan medis,
catatan gigi, dan aplikasi hipotek atau permohonan obligasi. Beberapa software
yang beredar dipasaran antara lain: Microsoft Power Point, Lotus Freelance
Graphics, and SPC Harvard Graphics. System publikasi elektronik (electronic
publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan
pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan
pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document
management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan document
yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses
dan diproses kembali.
4. Office Management System: System pengolahan kantor (office management
systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di
organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang
termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic
scheduling atau kalender elektronik.

7
 Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam,
notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling
membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

2.3 Konsep-konsep Office Automation

Konsenp OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT
(Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi
baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi
penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan,
ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.
Berikut konsep-konsep OAS diantaranya:
1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3.  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.
Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via
sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan
peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakai
lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam
server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur
masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local
Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat
berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan
waktu.

8
2.4 Jenis-jenis Aplikasi OAS
Ada 11 jenis aplikasi OA yang sudah diketahui, yakni:
a. Pengolahan Kata (Word processing)
Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer)
yang secara otomatis menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan
untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen (seperti surat,
naskah buku, jurnal, paper, dsb). Sistem pengolah kata menggunakan
perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini
menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan
kata/kalimat, perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman,
penggabungan dokumen, pencetakan, dan sebagainya. Ketika software
sudah diaktifkan maka naskah dari dokumen mulai diketik melalui
keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen ini dapat di-edit,
dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau
ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk cetakan maka dokumen
tersebut dapat dicetak pada printer.
Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™
produk Microsoft, Openoffice-Writer yang merupakan software gratis,
dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak
pengolah kata yang sudah diciptakan dan setiap software tersebut tentu
memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu
dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini
bahwa setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu
dimiliki oleh software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak
dapat dipertukarkan.
b. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik sangat populer dengan nama e-mail adalah
penggunaan peralatan elektronik (komputer) yang berada dalam suatu
jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk menyampaikan surat ke
komputer lainnnya. Setiap orang yang menggunakan e-mail harus
memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server

9
 provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya jihan@yahoo.co.id,
dan penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya
(mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka
surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat
tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini pada saat dia
membuka mailbox-nya.
Suatu perangkat lunak aplikasi digunakan untuk mengelola e-mail,
misalnya Microsoft Outlook dan Pegasus mail. Bentuk lain dari surat
elektronik adalah pemakaian SMS (Short Message System) pada telepon
selular (ponsel), dimana penyedia layanan menyediakan mailbox bagi
setiap pelanggan, dan SMS secara otomatis dikirim ke ponsel penerima
pada saat ponsel-nya aktif.
c. Voice Mail
Voice mail serupa dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan
surat/pesan diketik sedangkan voice mail mengharuskan pesan direkam
dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima pesan.
Sistem voice mail menggunakan komputer yang menyediakan mailbox
bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital kemudian
disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka
mailboxnya maka pesan suara digital ini diubah kembali ke suara analog
dan diperdengarkan isinya. Contoh software: Voice Connector
d. Kalender Elektronik (Electronic Calendar)
Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk
mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para
pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan
software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas
memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali,
mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dsb.
Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga
memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya
akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua

10
 jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang
bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak
bisa diakses oleh orang lain.
e. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Konferensi audio (audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas
komunikasi suara dua arah (telepon, PABX) untuk melakukan
percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara paralel, bersamaan.
Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:
 Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena
umumnya organisasi sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.
 Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila
tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.
 Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu
tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing.
Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang
harus bertindak sebagai moderator agar dapat mengatur pembicaraan dan
dapat memberi kesempatan pada setiap peserta. Contoh software:
FireWire
f. Konferensi Video (Video Conferencing)
Konferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan
peralatan video (TV) untuk mem-fasilitasi pertemuan para peserta
konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan
para anggota kabinet yang sebagian sedang berada di Washington, DC,
Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau konferensi
video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak
termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi
lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang
lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan
keputusan.
Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan
yang digunakan), yaitu:

11
  Video satu arah dan audio satu arah
 Video satu arah dan audio dua arah
 Video dan audio dua arah
g. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer,
sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran
informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama
dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware
dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk
menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah
yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah
(orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang
berlainan.
h. Videotex
Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan
berbagai informasi (terutama teks) pada berbagai layar monitor agar
banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor yang
menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan
komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu
organisasi dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi
umum organisasi-nya sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu
bertanya lagi.
Beberapa perusahaan menyediakan videotex yang bisa diakses
melalui internet, misalnya Dow Jones News/Retrieval Service
menyediakan informasi bisnis dan harga-harga saham diberbagai bursa
effek.
i. Faksimili (Facsimile Transmissions)
Faksimili sering disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang
dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain
melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim men-scan dokumen menjadi

12
 sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui saluran
komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan
mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini
komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax
sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata
sebagai dokumen fax.
j. Image Storage And Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang
besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi
dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk
mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan
maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan
oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat
kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya:
situs penyedia seperti photobucket.
k. Desktop Publishing
Desktop publishing adalah pembuatan output tercetak yang
kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh
typesetter. Digunakan sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi
administrasi dan teknis.

2.5 Keuntungan dan Kerugian OAS

Pada bagian di atas telah diinformasikan penggunaan OAS akan berdampak
pada sharing berbagai peralatan dan software. 
 Beberapa manfaat atau keuntungan yang akan didapat bila menggunakan OAS
antara lain:
1. Pengurangan biaya software
2. Pengurangan biaya peralatan (printer, fax, scanner, media penyimpan,dll)
3. Pengurangan penghentian kerja

13
 4. Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)
5. Peningkatan keamanan data sesuai level security
6. Peningkatan akurasi data
7. Kemudahan pengontrolan hasil kerja
8. Kemudahan akses informasi bagi pimpinan
9. Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu
 Kelemahan:
1. Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan OAS
2. Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing
perusahaan.
Disamping ada keuntungan penggunaan OAS, maka ada juga bebrapa
kerugian penggunaan OAS antara lain:
1. Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan
pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
2. Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan
terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.
3. Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang
menggunakan OAS.
4. Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang
menggunakan OAS.

2.6 Strategi Penerapan OAS

Untuk menerapkan OAS ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:
1. Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih
tentang OAS dan komputer
2. Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.
3. Sediakan sumber daya komputer
4. Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari
manual ke otomatis (menggunakan OAS)
5. Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan
hardware)

14
6. Sediakan perlengkapan non komputer
7. Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

2.7 Dampak Otomatisasi Perkantoran

1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
 Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat,
hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di
geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih
mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan
mampu bersaing dengan laki-laki.
 Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang
dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
 Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan
mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada
susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk
meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan
pendapatan perusahaan.
 Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju
otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai
berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi
di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan
terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan
kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang.
Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka
bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan
hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya
peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

15
 Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan
pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat
menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar
memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah
diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar.
Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan
terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh
dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer
membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan
otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti
peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah
dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar
dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan
mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi
komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan
mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi
akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur
usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam
kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem
total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran
perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi
manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian.

16
 Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan
terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi
masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi
mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.
Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap
pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan
pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.

2.8 Implementasi OAS pada PT. TAEKWANG

PT. TAEKWANG menggunakan Office automation system (OAS) . OAS
ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya
penggunaan office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada
kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini penggunaannya sudah menyebar
hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu
perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan
dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di
satu lokasi yang sama ataupun tidak. Office Automation / Otomatisasi Kantor
adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan
secara formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis,
mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis, mirip DSS. Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan
OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk
memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Orang-orang di
Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi

17
tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang
lain di lingkungan perusahaan.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu
perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan
dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di
satu lokasi yang sama ataupun tidak. Office automation system digunakan untuk
mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. Office automation
berfungsi dalam word processing, elctronic message, work group computing,
work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents,
and work flow management. Office automation system dirancang baik untuk
individu maupun kelompok.
Pengguna OAS di PT. TAEKWANG :
Pengguna office autmation merupakan orang-orang yang bekerja di dalam
kantor, antara lain :
 Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
 Supervisor, tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian
khususnya. Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik
 Pegawai Staff
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation System /Oas)
yang Di Implementasikan Pada PT . TAEKWANG
Automation Office System memiliki beberapa macam jenis yang dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem )
Merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi.
Aplikasi yang diguanakan yakni :
 e-mail , e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan peralatan penyimpanan seperti Gmail , yahoo dsb

18
  Facsimile Transmission
Faximile , penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan
dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung
yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon
suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak
lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
2. Sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik
Merupakan sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk
keperluan pembuatan dokumen tercetak. Aplikasi yang digunakan yakni
 Divisi prepress di PT. TAEKWANG mempunyai 3 bagian yakni :
 CTP : menggunakan aplikasi Signa Packaging Pro
& PDF Toolbox, yang berguna untuk
membuat montase data gambar yang akan
dibuat plate
 Digital Printing : menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator dan
Photoshop
 Dekstop Publishing : menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator ,
Photoshop, Coreldraw , Indesign , dan Esko
ArtiosCad , yang mana semua aplikasi
tersebut berguna untuk mengolah data
gambar yang diperoleh dari customer untuk
nantinya akan dicetak,
 Selain itu ada multimedia presentation yang dapat mempresentasikan grafik,
foto, suara dan video yang kita gunakan adalah Ms.Powerpoint sebagai
media presentasi
3. Sistem Pengolahan Kantor (office management system)
Merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di
organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang
termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau
kalender elektronik.

19
 Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender,
jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Software yang
digunakan yakni :
 Ms. Word ( pengolah kata/ word processing)
adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan
masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada
anggota lain.
 Ms excel ( pengolah angka )
program yang difungsikan untuk mengolah data berupa angka.
Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan
data dengan melibatkan penggunaan rumus, grafik, database, dan Iain-
Iain. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah,
perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan
angka untuk perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik.
 Ms Access ( pengolah database )
Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran Microsoft yang
berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data).
 Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk
mengatur jadwal kerja . penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun
terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.
Software yang diguanakan yakni :
 Ms.Outlook
Ms.Outlook sebuah aplikasi pengelola informasi pribadi dari
Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk mengirim
dan membaca surat elektronik (email). Meskipun begitu, aplikasi ini juga
memiliki fungsi fungsi seperti catatan, jurnal, jadwal kerja dan kalender.

20
 Microsoft Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender,
dan jadwal bersama jika dikombinasikan dengan Microsoft Exchange
Server

2.9 Kelebihan dan kekurangan OAS pada PT. TAEKWANG

Kelebihan Office Automation Office (OAS) pada PT. Taekwang. Berikut
kelebihan dari sistem OAS :
1. Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)
2. Peningkatan keamanan data sesuai level security
3. Peningkatan akurasi data
4. Kemudahan pengontrolan hasil kerja
5. Kemudahan akses informasi bagi pimpinan
6. Kemudahan akses bagi klien/pihak luartentang informasi tertentu
7. Pengurangan biaya software
Kelemahan Office Automation OfFICE (OAS) pada PT. Taekwang. Berikut
kelemahan dari sistem OAS :
1. Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation
System
2. Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan
dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
3. Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan
Office Automation System.

21
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Office Automation System merupakan suatu pengalihan fungsi
manualperalatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada
fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya
komputer, OAS tidak dapat dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab
otomotisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran
dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Otomatisasi digunakan oleh
semua orang yang bekerja di dalam kantor, pada dasarnya ada empat pemkai
otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris dan Pegawai
administrative.
Otomatisasi kantor sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran
elektronik (electronic office) yang merupakan aplikasi perkantoran yang
mengganti proses adminstrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis
dengan memanfaatkan fasilitas jaringan local (LAN).

22
 DAFTAR PUSTAKA

https://rininda.blogspot.com/2013/03/otomatisasi-kantor-office-automation.html
https://manajemenkantor.blogspot.com/
https://jihanfaruqbamukrah.blogspot.com/2010/05/office-automation-system-
sistem-otomasi.html
https://chocolateyvette.blogspot.com/2016/09/penjelasan-tps-mis-dss-eis-es-oas-
dan.html

23