ISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT.

TOYOTA ASTRA MOTOR

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA

PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

SEJARAH PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

PT Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan nama PT Astra
International Incorporated. Pada tahun 1990, Perseroan mengubah namanya menjadi PT Astra
International Tbk.Perusahaan ini telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4 April1990. Saat
ini mayoritas kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's sebesar 50,1%.

Perseroan berdomisili di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor Raya No. 8,
Sunter II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang tertuang dalam Anggaran Dasarnya
adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan, pengangkutan, pertanian,
pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang lingkup kegiatan utama entitas anak meliputi perakitan dan
penyaluran mobil, sepeda motor berikut suku cadangnya, penjualan dan penyewaan alat berat,
pertambangan dan jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan
teknologi informasi.PT Toyota Astra Motor adalah salah satu perusahaan terbesar distributor
kendaraan produk Toyota.Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah
Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta.PT Toyota Astra Motorsendiri mempunyai divisi - divisi
yang menangani penjualan produk ke pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu
divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi
nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia.

PT TOYOTA ASTRA MOTOR

Perusahaan besar milik PT Astra Honda Motor yang merupakan sinergi keunggulan teknologi dan
jaringan pemasaran di Indonesia, sebuah pengembangan kerjasama antara Honda Motor Company
Limited, Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia. Keunggulan teknologi Honda Motor tidak
terlepas dari peran sistem teknologi informasi yang dikembangkan untuk mampu menjawab
kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Astra International sendiri memiliki pengetahuan
yang komprehensif tentang kebutuhan para pemakai sepeda motor di Indonesia, berkat sistem
jaringan pemasaran dan pengalamannya yang luas. Astra juga mampu memfasilitasi pembelian dan
memberikan pelayanan purna jual sedemikian rupa sehingga brand Honda semakin unggul.

PT Astra Honda Motor merupakan satu contoh perusahaan yang telah menerapkan database Oracle
dengan system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran
dan keuangan yang cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT Astra
Honda Motor, selain itu pengaplikasian ERP (enterprise resources planing) dengan sistem yg telah
ada, juga menambah manfaat yang dirasakan oleh AHM, karena setiap pertengahan bulan AHM
sudah memperoleh informasi dari bagian pemasaran mengenai jumlah motor yang akan dijual bulan
depan. Dengan kondisi seperti ini bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan
diproduksi termasuk jumlah komponen yang dibutuhkan dan menginformasikan kepada 120
perusahaan pemasok mengenai kebutuhan tersebut. Dalam mengaplikasikan ERP, AHM
menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui informasi yang diberikan oleh bagian
pemasaran karena lokasi pabrik berada di Cikarang dan bagian pemasaran AHM berada di Jakarta.
Dalam hubungan AHM dengan vendor ternyata masih ada yang dilakukan tanpa online. Dokumen
pemesanan (purchasing order/PO) diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik.
PO ini dilengkapi dengan BCT (Bar Code Text) yang pada saat bersamaan memberi instruksi untuk
pengiriman berikutnya yang harus dipenuhi oleh vendor. Dalam BCT memuat nama vendor, nama
suku cadang jumlah dan jam delivery-nya. Untuk menjaga hubungan komunikasi dengan vendor
AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan internet.

Dengan persaingan yang semakin ketat dan banyaknya usaha pemasaran yang dilakukan oleh
masing-masing perusahaan untuk mendapatkan hasil penjualan yang setinggi-tingginya, maka PT
Astra Honda Motor yang merupakan hasil dari kerjasama antara Honda Motor Company Limited,
Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia berusaha untuk mencapai penjualan yang tinggi di
mata konsumen, dengan terjalinnya kerjsama antara keempat instansi tersebut maka kualitas
product semakin unggul di mata konsumen, suksesnya PT Astra Honda Motor tersebut juga tidak
lepas dari peran Sistem Informasi manajemen yang bertujuan untuk mengetahui jumlah product
yang akan diproduksi oleh perusahaan dan permintaan konsumen.

PT Astra Honda Motor menerapkan database Oracle (Data Base adalah sebuah bank data yang di
jangkau oleh system. Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat penting,
bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatu manajemen pengolahan yang baik)dengan
system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan
keuangan yang cukup sesuai kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT Astra Honda Motor,
selain itu AHM menggunakan ERP (enterprise resources planing), gunanya ialah untuk mengetahui
motor yang akan dijual bulan depan, sehingga bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja
yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen yang dbutuhkan, dan kemudian dapat
diinformasikan kepada pemasok

Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui informasi
yang diberikan oleh bagian pemasaran. Dokumen pemesanan (purchasing order/PO) diberikan
setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. Untuk menjaga hubungan komunikasi dengan
vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan internet.
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengolahan data,informasipelanggan PTToyotaAstraMotor masih menggunakan pencatatan secara

spreadsheet. Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga
pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk
menginformasikan data dan juga pelaporan.MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk
dapat memberikan layanandata MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada
di Toyota Astra Motor, Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang.Data MDP berisi data rencana
produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu. Data-data
tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun dealer Cabang. Dengan
diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang diperoleh PT ToyotaAstraMotor
dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas untuk pendistribusian secara
hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan, penghematan tinta printer berkaitan
denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery
kepada customer karena pihak 60 dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat,
peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam
pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya
memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya
butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP
resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman dari main dealer/dealer
yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinyahanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang
dapat dilakukan setiap jam. Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota
Astra Motor bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau
dealarmengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer,
memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan
baik sehingga dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan
informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly
Delivery Plan (MDP).

APLIKATOR YANG DIGUNAKAN PTTOYOTA ASTRA MOTOR

Didalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor,yaitu:

a. Admin gudang,yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untukmengelola data mobil
dan mengelola data user

b. Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan

c. Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan
penjualan.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANEJEMEN PTTOYOTA ASTRA MOTOR

Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat
membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi terintegrasi dianggap
dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target meningkatkan profit. Beberapa
alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :

a. Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level manajemen,
dan lainnya

b. Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam
organisasi perusahaan.

c. Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan
untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level dalam
organisasi.

d. Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam

pengambilan keputusan

e. Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan
jabatan administratifnya.

f. Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan

penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan standar
kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif
dengan yang diterapkan kompetitor.

Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi
perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih antara lain:

a. Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang
dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan beserta
komputasi pengolahan data

b. Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.

c. Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan biaya
yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.

d. Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit
untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.

e. Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang
diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan
sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika
dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT. TOYOTA
ASTRA MOTOR

Kelebihannya antara lain:

a. Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi yang
tepat demi produktifitas perusahaan.

b. Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis
perusahaan.

c. Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah

pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.

Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah

a. Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu
diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan dengan
perubahan alur kerjanya.

b. Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program,
biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance teknologi sistem ERP.

c. Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang
mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan hacker merubah
sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam kelancaran kinerja pada suatu
fungsi dalam perusahaan.