Bab 2 - Bisnis Elektronik

(E-Business) dan Kerja Sama Global

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Apa yang dimaksud dengan proses bisnis? Apa hubungannya dengan sistem
informasi?
2. Bagaimana sistem melayani kelompok manajemen yang berbeda dalam
suatu organisasi bisnis?
3. Bagaimana sistem yang saling menghubungkan perusahaan meningkatkan
kinerja organisasi?
4. Mengapa sistem untuk kolaborasi dan bisnis jejaring sosial begitu penting
dan teknologi apa yang mereka gunakan?
5. Sebutkan peran dan fungsi sistem informasi dalam organisasi bisnis?
TELUS adalah sebuah perusahaan telekomunikasi Kanada yang telah ada
sekitar seabad yang lalu, dan ingin memastikan bahwa setiap orang Kanada
terhubung ke seluruh dunia, baik melalui koneksi perangkat nirkabel, internet,
televisi, ataupun saluran telepon tradisional. Perusahaan ini memiliki 12,7 juta
rekening nasabah. Memberikan pelayanan yang unggul merupakan tujuan
utama perusahaan. Manajemen berkeyakinan bahwa baik kerja sama tim
maupun pembelajaran karyawan merupakan hal yang sangat penting untuk
mencapai tujuan ini. Sampai saat ini, sebagian besar karyawan TELUS belajar di
kelas formal yang dibentuk di luar perusahaan. Banyak dari apa yang
dipelajari karyawan bergantung pada pengetahuan yang dipresentasikan oleh
instruktur, dan biaya metode pembelajaran ini cukup mahal.

Menurut kesimpulan manajemen, karyawan lebih baik belajar menurut bidang

keahliannya masing-masing. Apalagi 40 persen tenaga kerja TELUS diharapkan
untuk pensiun dalam 10 tahun ke depan sehingga penting bagi perusahaan
untuk menemukan beberapa cara untuk berbagi dan memelihara pengalaman
dan pengetahuan karyawan.
Proses Bisnis dan Sistem Informasi
Untuk dapat beroperasi, organisasi bisnis harus berurusan dengan banyak hal yang
berbeda terkait informasi mengenai pemasok, pelanggan, pegawai, faktur,
pembayaran, serta tentu saja produk dan layanan mereka. Mereka harus mengatur
aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini agar dapat beroperasi secara
efisien, membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses
bisnis mereka.
PROSES BISNIS
Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan
suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh aliran material, informasi, dan
pengetahuan dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis. Proses bisnis
juga mengacu pada cara yang unik di mana organisasi mengoordinasikan
pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, serta cara-cara yang dipilih manajemen
dalam mengoordinasikan pekerjaan.
Penyelesaian pesanan awalnya tampak sebagai proses yang sederhana,
kemudian ternyata menjadi serangkaian proses bisnis yang sangat rumit dan
membutuhkan koordinasi yang erat dari area fungsional utama dalam suatu
perusahaan. Selain itu, untuk melakukan semua langkah-langkah dalam proses
penyelesaian pemesanan secara efisien, diperlukan banyak informasi.
BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN PROSES BISNIS
Tepatnya bagaimana sistem informasi meningkatkan proses bisnis? Sistem
informasi mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang
sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien, atau
mencetak tagihan, dan mengirim pesanan. Namun sekarang, teknologi informasi
dapat melakukan lebih banyak lagi.

Teknologi baru dapat betul-betul mengubah arus informasi, sehingga

memungkinkan bagi lebih banyak orang untuk mengakses dan berbagi informasi,
mengubah prosedur yang seharusnya dikerjakan secara berurutan menjadi dapat
dilakukan secara bersamaan, serta menghilangkan hambatan-hambatan dalam
pengambilan,keputusan.
Jenis-Jenis Sistem Informasi
Organisasi bisnis pada umumnya memiliki sistem-sistem yang mendukung proses-proses
tersebut dalam tiap area fungsi bisnis utama—penjualan dan pemasaran, manufaktur
dan produksi, keuangan dan akuntansi, serta sumber daya manusia.
SISTEM-SISTEM UNTUK KELOMPOK MANAJEMEN YANG BERBEDA
Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system—TPS) memberikan
informasi seperti ini. Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang
mengoperasikan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan
bisnis, seperti entri pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, karyawan yang
mencatat, dan pengiriman.

Gambar 2.2 menggambarkan TPS untuk memproses pembayaran gaji. Sistem

penggajian memantau uang yang telah dibayarkan kepada karyawan. Kartu absensi
karyawan dengan nama, nomor jaminan soial, jumlah jam kerja per-minggu mewakili
sebuah transaksi dari sistem ini.
Sistem untuk Intelijen Bisnis
Intelijen bisnis (business intelligence) adalah istilah terkini mengenai data dan
perangkat lunak untuk mengorganisasi, menganalisis, dan menyediakan akses
kepada data untuk membantu manajer dan pengguna lain dalam suatu
perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi.

Istilah sistem informasi manajemen (management information system—MIS)

juga menunjuk pada kategori spesifik dari sistem informasi yang membantu
manajemen tingkat menengah. Data dasar mengenai transaksi yang diperoleh
dari TPS dirangkum dan disajikan sebagai laporan yang dihasilkan setiap saat.
Saat ini, banyak laporan-laporan dikirim secara online. Gambar 2.3
menunjukkan bagaimana SIM mengubah data (untuk level transaksi) dari
persediaan, produksi, dan akuntansi menjadi data laporan kepada para
manajer. Gambar 2.4 menunjukkan contoh laporan dari sistem ini.
Gambar 2.5 mengilustrasikan sistem DSS yang dibangun oleh suatu perusahaan. Sistem
tersebut dioperasikan pada komputer pribadi desktop berspesifikasi tinggi, yang
menyediakan pengguna daftar menu melalui sistem untuk memasukkan data atau
mendapatkan informasi
SISTEM UNTUK MEMBUAT PERUSAHAAN SALING TERHUBUNG
Aplikasi Perusahaan
Salah satu solusinya adalah dengan mengimplementasikan aplikasi perusahaan
(enterprise application), yang merupakan sistem yang menjangkau seluruh area
fungsional, berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi di seluruh
perusahaan, dan menjangkau seluruh tingkat manajemen.

Terdapat empat kategori utama aplikasi perusahaan: sistem perusahaan, sistem

pengelolaan rantai pasokan, sistem pengelolaan hubungan pelanggan, serta
sistem manajemen pengetahuan. Setiap kategori aplikasi perusahaan ini,
mengintegrasikan serangkaian fungsi dan proses bisnis untuk meningkatkan kinerja
organisasi secara keseluruhan.
Intranet dan Ekstranet
Secara sederhana, intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses
oleh karyawannya saja. Istilah “intranet” mengacu pada jaringan internal, yang berbeda
dengan internet yang merupakan jaringan umum yang menghubungkan tiap organisasi
beserta jaringan eksternal lainnya.

Ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang
memiliki wewenang dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan
ke fasilitas produksi perusahaan tersebut.

E-BUSINESS, E-COMMERCE, DAN E-GOVERNMENT

 Bisnis elektronik (electronic business atau e-business), mengacu pada penggunaan teknologi
digital dan internet untuk menjalankan proses-proses bisnis utama dalam suatu perusahaan.
 E-commerce adalah bagian dari e-business yang berhubungan dengan kegiatan jual-beli
barang/jasa melalui internet. E-commerce juga meliputi aktivitas yang mendukung transaksi
tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan konsumen, keamanan, pengiriman, dan
pembayaran.
 E-government mengacu pada penggunaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk
memungkinkan pemerintah berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sektor swasta,
dan instansi pemerintah terkait lainnya secara digital.
Sistem untuk Kolaborasi dan Bisnis
Jejaring Sosial
Sebagai tambahan terhadap sistem-sistem yang telah kita jelaskan, organisasi bisnis
memerlukan sistem khusus untuk mendukung kerja sama dan kerja tim.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN KOLABORASI?

Kolaborasi (collaboration) adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai tujuan
bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan
biasanya digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis
dengan bisnis lainnya. Saat ini, kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih penting
dibandingkan sebelumnya
karena berbagai alasan.

 Mengubah sifat pekerjaan

 Pertumbuhan bidang pekerjaan profesional
 Mengubah struktur organisasi perusahaan
 Mengubah ruang lingkup perusahaan
 Menitikberatkan pada inovasi
 Mengubah budaya kerja dan bisnis
APA YANG DIMAKSUD DENGAN BISNIS JEJARING SOSIAL
Saat ini, banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan
bisnis jejaring sosial (social business)—menggunakan platform jejaring sosial, yang
meliputi Facebook, Twitter, dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan
untuk berhubungan dengan karyawan, pelanggan, serta pemasok mereka.

Kunci utama dalam bisnis jejaring sosial adalah “percakapan”. Pelanggan,

pemasok, karyawan, manajer, bahkan organisasi yang jauh sekali memiliki
percakapan yang terus berlangsung seputar organisasi, sering kali tanpa
sepengetahuan perusahaan ataupun pejabat penting perusahaan tersebut
(karyawan dan manajer).

MANFAAT BISNIS DARI KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Tabel 2.3 merangkum beberapa manfaat dari kolaborasi dan bisnis jejaring
sosial yang telah diidentifikasikan. Gambar 2.7 mengilustrasikan secara grafis
bagaimana kolaborasi memengaruhi kinerja bisnis.
MEMBANGUN BUDAYA DAN PROSES BISNIS YANG KOLABORATIF
Di dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara spontan,
terutama jika tidak ada budaya dan proses bisnis yang mendukung. Perusahaan
bisnis, terutama yang berskala besar, memiliki reputasi pada masa lalu sebagai
organisasi yang bersifat “memerintah dan mengendalikan”.

Semua masalah dan pemikiran penting dibebankan pada petinggi perusahaan,

dan kemudian memerintahkan bawahannya untuk menjalankan rencana dari
manajemen senior.

Pekerjaan manajemen tingkat menengah dianggap hanya sebagai penerus

pesan dari hierarki tingkat atas ke tingkat bawah. organisasi yang bersifat “
PERANGKAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING
SOSIAL
Budaya kerja yang kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan memberikan hasil apa pun
tanpa adanya sistem informasi yang memungkinkan terwujudnya semua itu.

Surel dan Pesan

Instan (Instant Wiki
Messaging—IM)

Platform
Virtual Worlds Kolaborasi dan
Bisnis Jejaring
Sosial
Daftar Periksa bagi Manajer: Mengevaluasi dan Memilih Perangkat Kolaborasi
dan Jejaring Sosial
Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi kolaborasi dan
bisnis jejaring sosial, bagaimana Anda menentukan teknologi yang tepat bagi perusahaan
Anda? Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda membutuhkan kerangka kerja untuk
memahami perangkat ini dirancang untuk menyelesaikan masalah seperti apa. Salah satu
kerangka kerja yang sangat membantu kita dalam mengulas tentang perangkat
kolaborasi adalah matriks kolaborasi ruang/waktu (time/space collaboration matrix) yang
dikembangkan oleh sekelompok mahasiswa pada awal tahun 1990
Jika Anda mengikuti enam langkah berikut, Anda akan dituntun untuk melakukan
investasi pada aplikasi kolaborasi yang tepat dengan harga terjangkau dan tingkat
risiko yang dapat ditoleransi.
1. Apa tantangan dalam kolaborasi terkait tempat dan waktu yang dihadapi
oleh perusahaan? Tempatkan perusahaan Anda pada matriks ruang/waktu.
2. Di antara sel yang terdapat dalam matriks tersebut, di mana perusahaan
Anda mendapatkan tantangan, tepatnya solusi apa yang tersedia?
3. Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima
perusahaan Anda.
4. Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan dari tiap produk. Apakah
perusahaan Anda tidak keberatan menyerahkan informasi pribadi ke tangan
pihak lain seperti penyedia jasa yang terdapat di internet?
5. Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi
masalah implementasi dan pelatihan.
6. Tentukan pilihan Anda dari perangkat kolaborasi dan jejaring sosial yang
terdaftar, dan undanglah vendor/penyedia aplikasi tersebut untuk melakukan
presentasi.
Fungsi Sistem Informasi di
dalam Bisnis
Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, departemen sistem
informasi (information systems department) adalah kelompok resmi dalam struktur
organisasi yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di sektor
teknologi informasi.

Departemen sistem informasi bertanggung jawab memelihara perangkat keras,

perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup keseluruhan
infrastruktur TI yang dimiliki perusahaan.

DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI

Departemen sistem informasi terdiri atas para spesialis seperti, pemrogram, analis
sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi.

Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh direktur

informasi (chief information officer—CIO). CIO adalah manajer senior yang
mengawasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan.
Direktur keamanan sistem informasi (chief security officer—CSO) bertanggung
jawab terhadap keamanan sistem informasi perusahaan dan bertanggung jawab
memperkuat kebijakan keamanan informasi perusahaan.

Keamanan sistem informasi dan kebutuhan pengamanan data pribadi menjadi

sangat penting, oleh sebab itu, perusahaan yang mengumpulkan data pribadi
dalam jumlah besar menyediakan lowongan bagi chief privacy officer (CPO).

Chief knowledge officer (CKO), bertanggung jawab dalam program pengelolaan

pengetahuan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan
sumber pengetahuan baru atau memperbaiki penggunaan ilmu pengetahuan
yang telah ada bagi proses manajemen dan organisasi.

Pengguna akhir (end user) adalah perwakilan dari departemen di luar kelompok
sistem informasi di mana aplikasi yang dikembangkan diperuntukkan bagi
mereka. Para pengguna ini memainkan peran yang terus bertambah besar
dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi.
PENGORGANISASIAN FUNGSI SISTEM INFORMASI

Pertanyaan mengenai bagaimana seharusnya departemen sistem informasi

disusun, merupakan bagian dari masalah yang lebih besar mengenai tata kelola
TI. Tata kelola TI (IT governance) melibatkan strategi dan kebijakan dalam
penggunaan teknologi informasi pada sebuah perusahaan.

Tata kelola TI menspesifikasikan perincian hak dan kerangka kerja untuk tujuan
akuntabilitas guna menjamin teknologi informasi yang digunakan untuk
mendukung strategi dan tujuan organisasi. Seberapa perlukah fungsi sistem
informasi dipusatkan? Keputusan apa yang harus dibuat untuk menjamin
efektivitas manajemen dan penggunaan teknologi informasi, termasuk
diantaranya tingkat pengembalian dari investasi pada teknologi informasi?
Siapa yang seharusnya membuat keputusan tersebut? Bagaimana keputusan-
keputusan ini dibuat dan diawasi? Perusahaan dengan tata kelola TI yang hebat,
tahu jawabannya dengan jelas (Weill dan Ross, 2004).
TERIMA KASIH

www.penerbitsalemba.co
m