MAKALAH

OTOMATISASI PERKANTORAN

Di Susun oleh
Saeful Yusuf
XII OTKP 2

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

SMK AL HAFIDZ LEUWILIANG
 KATA PENGANTAR

Puji syukur diucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmatNya sehingga makalah ini
dapat tersusun sampai dengan selesai. Tak lupa sholawat serta salam semoga selalu tercurah
limpahkan kepada Baginda kita Nabi Besar Muhammad SAW kepada keluarganya, sahabatnya
dan juga kita selaku umatnya.

Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa
pembaca praktekkan dalam kehidupan sehari-hari.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman Kami. Untuk itu kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah
ini.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................

DAFTAR ISI ..................................................

BAB 1 PENDAHULUAN......................................................

A. Latar Belakang..................................................
B. Rumusan Masalah..................................................
C. Tujuan..................................................

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian..................................................
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran..................................................
C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran.................................................
D. Pengguna otomatisasi Perkantoran..................................................
E. Aplikasi otomatisasi Perkantoran ................................................
F. Macam macam sistem otomatisasi Perkantoran ..................................................
G. Kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran...............
H. Dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran..................................................

I. Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran..................................................

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang
            Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranansistem informasi dalam
suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan
memilikikeunggulan kompetitif.

            Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sisteminformasi juga
berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaingdengan perusahaan lain di era
globalisasi seperti saat ini.

            Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari hari di
dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data
dibutuhkan suatukecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi Karena bagaimanapun kita
dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktuyang seefisien mungkin sehingga bisa
memberikan suatu kepuasan, baik untukperusahaan maupun pelanggan perusahaan.

1.2      Rumusan Masalah

1.     Apa yg dimaksud otomatisasi perkantoran?

2.    Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran ?

3.   Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran ?

4    Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran ?

5.   Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran ?

6.   Apa saja macam-macam system otomatisasi kantor?

7.  Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran ?

8.  Apa  saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?

9.  Bagaimana model otomatisasi perkantoran?

1.3      Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran

2.  Untuk mengetahui tujuan dari otomatisasi perkantoran

3. Untuk mengetahui manfaat dari otomatisasi perkantoran

4. Untuk mengetahui pengguna otomatisasi perkantoran

5. Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran

6. Untuk mengetahui macam-macam system otomatisasi kantor

7. Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkantoran

8. Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran

9. Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

1.           PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR.

            Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang
berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar
perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi
perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan
kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

             Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan
mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya
dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More

2.           TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

            OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:1.\
Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah.2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan
masalah.3.

            Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.4.
Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit,
dll.5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih
cepat dan lebihbaik.

3.           MANFAAT  OTOMATISASI  PERKANTORAN

            Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola
data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat
meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

            Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter  tidak menggantikan pekerjaan saat
ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager
membuatnya  sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan
pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

4.           PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama sumber daya manusia.
 B.     Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus
yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli,
wiraniaga dan lain-lain.

C.    Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

D.    Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti

mengoperasikan

5.     APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan
komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word

2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat
elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon
konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti
mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

 Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah
aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

Biaya peralatan yang diperlukan terjangkauOrang-orang merasa santai berbicara di

teleponMenghemat waktu persiapan

6.     MACAM – MACAM SYSTEM OTOMATISASI KANTOR

A.    System Komunikasi Elektonik

                System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan
organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan
bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet
yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain
oleh orang lain

B.   System Kolaborasi Elektronik

            Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi
atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama.
Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

C.     System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

                System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan

teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi
darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing,
elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk
basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation
graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia
presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk
mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

D.    System Pengolahan Kantor 

             System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system
kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-
aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic
scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti
kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic
scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

E.     System Elektronik Formal

            System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.

Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

F.      System Elektronik Informal

            System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-
sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri,
mirip dengan DSS

7.     KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    KEUNTUNGAN PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.      Meningkatkan Produktifitas Kerja

2.      Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3.      Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat  Dll

B.     KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.      Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.      Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan
oleh system OA

3.      Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan
perusahaan seperti pencurian data rahasia.

8.     DAMPAK POSITIF DAN NEGATIVE OTOMATISASI PERKANTORAN

A.     DAMPAK POSITIF OTOMATISASI KANTOR

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat

dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik,
programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap
minggu. Lebih sedikit pekerjaan
 B.     DAMPAK NEGATIVE DARI OTOMATISASI KANTOR

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari

peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian
informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu
untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada
sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti
sepenuhnya memenuhi kebutuhan

9.      MODEL OTOMATISASI KANTOR

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi.
Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya). Informasi
juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer sepertipengolah kata, e-
mail, dann konferensi komputer . Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang
memisahkanperusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di
kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-
komputer seperti konferensi video dan audio.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN :

                Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen)
dipromosikan oleh pembuatkomputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem
InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanutama
menghasilkan informasi manajemen.
                Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi danmeningkatkan
produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melaluipenggunaan alat elektronik. OA telah
berkembang meliputi beragam aplikasiseperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik
calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagianpenalaran
logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakankecerdasan buatan (artificial
intelligence).