LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

UNIT ARSIP IPB UNIVERSITY

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat mengikuti PTS dan Ujikom

Disusun oleh

Nama : Putri Wijiyanti

No. Induk Siswa : 10210124

PROGRAM STUDI BISNIS DAN MANAJEMEN

KOMPETENSI KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN AL HAFIDZ LEUWILIANG

BOGOR

2023
 LEMBAR PENGESAHAAN

PIHAK SEKOLAH

SMK AL HAFIDZ LEUWILIANG

Bogor, 23 januari 2023

Disahkan Oleh:

Kepala Program Pembimbing

Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Rossy Farida,S.Pd. Rafif Zufar Waliudin,S.Pd.

Disetujui Oleh:

Kepala Wakil Kepala Hubungan Industri

SMK AL Hafidz Leuwiliang SMK AL Hafidz Leuwiliang

Ikrima Dieniati Sudirman,S.Pd Najmudin,S.Ag

I
 LEMBAR PENGESAHAAN

PIHAK INSTANSI

UNIT ARSIP IPB UNIVERSITY

Bogor, Januari 2023

Disahkan oleh:

Pembimbing

Wawan Setiawan, S.T, M.Pd

Mengetahui:

Pimpinan Unit Arsip

Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I,M.Pd.

II
 LEMBAR PENGESAHAN

SIDANG PRAKERIN

Tempat Prakerin : Unit Arsip IPB University

Nama Peserta Didik : Putri Wijiyanti

Leuwiliang, Februari 2023

Disetujui oleh:

Penguji 1 Penguji 2

(...................................................................) (...................................................................)

III
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas
nikmat dan karunian-Nya penyusun dapat melaksanakan Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN) dan dapat menyelesaikan laporan PRAKERIN ini dengan baik.

Laporan PRAKERIN ini disusn berdasarkan pengalaman penyusun yang telah

melakukan PRAKERIN di Unit Arsip IPB. Laporan PRAKERIN ini disusun sedemikian
rupa dengan tujuan dapat mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian, semoga dapat diterima
dan dipahami oleh pembimbing serta dapat digunakan sebagai ulasan adik –adik kelas
nantinya yang akan melaksanakan PRAKERIN dan menyusu n laporan.

Penyusun menyadari laporan PRAKERIN ini dapat diselesaikan karena ada

bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang terkait. Oleh karena itu penyusun
mengucapkan banyak terimakasih sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT;
2. Bapak Sudirman, MM. Selaku Kepala Yayasan SMK AL Hafidz Leuwiliang;
3. Ibu Ikrima Dieniati Sudirman, S.PD. Selaku Kepala Sekolah SMK AL Hafidz
Leuwiliang;
4. Bapak Najmudin, S.Ag. Selaku kepala Sekolah Bidang Hubungan Industri SMK
AL Hafidz Leuwiliang;
5. Ibu Rossy Farida, S.Pd. Selaku Kepala Program Otomatisasi Tata Kelola
Perkantoran;
6. Bapak Rafif Zufar Waliuddin,S.Pd. Selaku Pembimbing Sekolah SMK AL
Hafidz Leuwiliang;

IV
 7. Bapak Dedi Supriatna, SE Selaku Wali Kelas XI Otomatisasi tata kelola
Perkantoran;
8. Bapak Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. Selaku Pimpinan di instansi tempat
penyusun melaksanakan PRAKERIN;
9. Bapak Wawan Setiawan, ST,MPd. Selaku pembimbing di Instansi tempat
penyusun melaksanakan PRAKERIN;
10. Ibu Julita Carolina. Selaku Pembimbing di Instansi tempat penyusun
melaksanakan PRAKERIN;
11. Jajaran staff Unit Asip yang telah memberikan bimbingan dan pembelajaran baru
saat penyusun melakukan PRAKERIN di tempat tersebut ;
12. Dewan Guru Serta Staff SMK AL Hafidz Leuwiliang yang telah membantu dan
memberikan dukungan ;
13. Kedua orang tua yang memberikan do’a, dukuangan serta semangat ;
14. Teman-teman yang telah memberikan dukungan serta masyarakat eksternal SMK
AL Hafidz.

Semoga laporan ini bermanfaat bagi peserta didik SMK AL Hafidz Leuwiliang dan
masyarakat eksternal SMK AL Hafidz leuwiliang. Akhirnya, penyusun menyadari
sepeneuhnya bahwa penyusunan laporan ini masih jauh darinkata sempurna, untuk kritik
dan saran penyusun harapkan demi peningkatan kesempurnaan laporan ini.

Bogor, Januari 2023

Penyusun

V
 DAFTAR ISI

BAB I.................................................................................................................................7
PENDAHULUAN.............................................................................................................7
A. Latar Belakang Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)....................................................7
B. Tujuan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)................................................................8
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Industri................................................9
D. Manfaat Praktek Kerja Industri.....................................................................................9
1. Bagi Siswa.....................................................................................................................9
2. Bagi Sekolah.................................................................................................................9
BAB II.............................................................................................................................10
PROSES DAN HASIL BELAJAR INDUSTRI............................................................10
A. Gambaran Umum Perusahaan.....................................................................................11
B. Proses dan Hasil Belajar Di Instansi............................................................................13
1. Mengimput Data Arsip.................................................................................................13
2. Pemberkasan Arsip.......................................................................................................14
BAB III............................................................................................................................18
PENUTUP.......................................................................................................................18
A. Simpulan.....................................................................................................................18
B. Saran............................................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................19
RIWAYAT HIDUP........................................................................................................20
LAMPIRAN....................................................................................................................21
FOTO KEGIATAN........................................................................................................22

VI
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian dan siap
kerja karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak dunia usaha/industri. Oleh
karena itu diadakan duatu Program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yaitu dengan
melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) agar setiap siswa lulusan SMK
mempunyai pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha tersebut
secara nyata setelah lulus sekolah.

Dan berkaitan dengan usaha peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)
melalaui bidang pendidikan Materi Pendidikan Nasional pernah melakukan kebijakan
yang dikenal dengan istilah “Link and Match” yaitu program yang dimaksudkan untuk
memberikan bekal bagi para peserta didik untuk mengenal Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN) di perusahaan secara lebih dini. Program ini untuk tingkat menengah
kejuruan (SMK) dikenal dengan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).

Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat bidang Pendidikan

Menengah Kejuruan, pola penyelengaraan di SMK belum secara tegas dapat
menghasilkan tamatan sebagaimana yang diharapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari
kondisi pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang
profesional, karena keahlian professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh
penguasaan unsusr pengetahuan dan teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan
penguasaan kiat (arts) bekerja yang baik.

1
 2

B. Tujuan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)

Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) adalah suatu sistem pembelajaran yang dilakukan
diluar proses belajar mengajar dan dilaksanakan pada perusahaan/industri atau instansi
yang relevan.
Penyelengaraan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) pada SMK bertujuan untuk

1. Mrnghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional.

2. Memperkokoh link and Match antara sekolah dan Dunia Usaha / Dunia
Industri.
3. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja
yang berkualitas dan professional .
4. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sangat
bagian dari pendidikan.

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Industri

Tempat Prakerin : Unit Arsip IPB

Alamat : Jl. Kamper Gd. Perpustakaan Lt.4. Kampus IPB

Dramaga Bogor 1660

Waktu Pelaksanaan : 2 Bulan (Oktober-Desember)

Hari/Jam Kerja : Senin s/d Kamis (08.00-16.00 WIB)

Jum’at (08.00-16.30)
 3

D. Manfaat Praktek Kerja Industri

1. Bagi Siswa
a. Dapat mengenali suatu pekerjaan di lingkungan perusahaan/instansi setelah
selesai dari SMK dan terjun kelapangan kerja industri dapat memandang suatu
pekerjaan yang tidak asing lagi;
b. Dapat menambah keterampilan dan wawasan dalam dunia usaha yang
profesional dan handal;
c. Untuk mengasah ketermapilan yang telah diberikan di sekolah.
2. Bagi Sekolah
a. Dapat menciptakan siswa/siswi yang siap untuk terjun langsung kedunia
industri atau bekerja setelah lulus dari sekolah;
b. Menciptakan hubungan yang baik antara sekolah dan dunia industri;
c. Dapat Menjalin kerjasama dengan instansi perusahaan.
3. Bagi Instansi/Perusahaan
a. Mendapatkan tenaga kerja sementara;
b. Mendukung program pendidikan pemerintah;
c. Meningkatkan citra perusahaan.
 BAB II
PROSES DAN HASIL BELAJAR INDUSTRI

A. Gambaran Umum Perusahaan

Gambar 1.Gedung Unit Arsip IPB

1. Sejarah Instansi

Unit Arsip IPB resmi berdiri sendiri, berpisah dari perpustakaan IPB, bertepatan
dengan pelantikan kepala Unit Arsip yang pertama , yaitu Drs. B. .Mustafa, M.Lib. Pada
hari senin tanggal 10 Februari 2014 oleh rektor IPB bertempat di Lobby Rektotar IPB
Kampus Darmaga Bogor (Keputusan Rektor IPB No.36/IT3/KP/2014 tentang
pengangkatan kepala Unit Arsip IPB ). Sebelumnya cikal-bakal Unit Arsip IPB adalah
merupakan suatu bidang yaitu Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB yang
berada dibawah Perpustakaan IPB (Keputusan Rektor IPB No.086/13/OT/2011 tentang
Pembentukan Satuan Kerja Organisasi Perpustakaan IPB). Bidang ini pertama dibentuk
pada tahun 2011 dengan kepala bidang pertama adalah Dra. Nunung Nuzulul Qurniaty,
MM. Kemudian pada tahun 2012 digantikan oleh Drs. B. Mustafa, M.Lib. Sesungguhnya
awal terbentuknya bidang yang menangani pengelolaan dan layanan arsip statis di IPB ini
adalah hasil Kajian Tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang
pembentukan Arsip Universitas (University archives) di IPB pada tahun 2009, sebagai
salah satu bentuk implementasi dari amanat UU No. 43/2009 tentang Kearsipan.
Kemudian dilanjutkan dengan MoU ANRI dan IPB tahun 2011 untuk Pengembangan
Arsip Perguruan Tinggi di IPB (No. HK.02/31/2011 dan No.45/13/KsM/2011). Sebagai
bagian dari MoU itu, pada tahun 2013 Wakil Rektor Bidang Akademik dan

4
 5

Kemahasiswaan mewakili Rektor IPB menerima secara resmi bantuan aplikasi

SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) dari ANRI.

Saat ini Unit Arsip IPB terdiri atas duab subbagian yaitu Subbagian Akuisisi dan
Pengelolaan Arsip serta Subbagian Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan. Unit Arsip
IPB berfungsi untuk membina sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja, serta
melakukan pembinaan terhadap seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola
arsip di lingkungan IPB. Sampai saat ini di llingkungan IPB terdapat 25 orang fungsional
arsiparis tingkat terampil dan dua orang fungsional arsiparis tingkat ahli.

2. Visi Misi Perusahaan/Instansi

Visi Unit Arsip IPB

Menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi bertaraf internasional untuk dapat

memberikan layanan kearsipan yang mendukung pelaksanaan tri dharma
perguruan tinggi IPB.

Misi Unit Arsip IPB

1. Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan ;

2. secara efektif dan efisien Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga
IPB dan masyarakat umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3. Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB; serta
4. Menjadi jembatan sejarah masa lalu, masa kini dan masa depan IPB.

3. Struktur Organisasi Unit Arsip

Gambar 2. Struktur Organisasi Unit Arsip IPB

 6

B. Proses dan Hasil Belajar Di Instansi

1. Mengimput Data Arsip

Gambar 3. Mengimput Data Arsip

Pengimputan Data adalah proses pemindahan data dari fisik menjadi digital yang dimana
data tersebut akan diketik dan dimasukkan kedalam komputer. Input data berfungsi
sebagai media memasukan data dari luar kedalam suatu unit procesor untuk diolah
dengan tujuan menghasilkan informasi yang diperlukan.

Berikut langkah-langkah mengimput data Arsip

1. Buka Aplikasi Excel

2. Lalu Buka Lembar Kerja Berisi Data Yang Ingin Anda Impor
3. Pilih Rentang Sel Yang Berisi Data Yang Ingin Anda Impor
4. Klik Kanan Di Dalam Rentang Terpilih Lalu Klik Namai Rentang Atau Tentukan
Nama
5. Dalam Kotak Dialog Nama Baru, Tentukan Nama Untuk Rentang Dlam Kotak
Nama Dan Klik OK
 7

2. Pemberkasan Arsip

Gambar 4. Pemberkasan Arsip

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah prnrmpatan naskah kedalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi
satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaam masalah
dari suatu unit kerja.

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun atas dasar kesamaan urusan, kesamaan
masalah dan kesamaan jenis.

Penataan Berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur
berkas kedalam tatanan yang lebih sistematis.

Tujuan Penataan berkas:

1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat

2. Mempermudah penyusutan arsip.

Tahap-tahap pemberkasan

1. Membaca isi surat, Untuk menentukan isi ringkas

2. Penentuan Indeks subjek, kode klasifikasi asrsip (KKA), dan tahun
3. Masukkan surat kedalam folder,
4. Menuliskan KKA, Indeks Subjek dan tahun pada tab folder
5. Pengelompokan kode yang sama
 8

6. Penataan Berkas.

3. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai

nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Ada beberapa cara untuk melakukan pemusnahan arsip, meliputi pembakaran,

pencacahan, dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah, penggunaan bahan kimia
(pulping) dan cara lain yang memenuhi kriteria musnah secara total sehingga tidak dapat
dikenali fisik maupun isinya.

Kriteria arsip yang dimusnahkan :

a. Tidak memiliki nilali guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder:
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. Tidak ada peraturan prundang-undangan yang melarang;

4.Membantu Rekontruksi Arsip Statis

Gambar 5. Membantu Rekontruksi Arsip statis

Membantu rekontruksi arsip adalah kegiatan pengembalian penataan arsip sesuai dengan
penataan aslinya ( Penataan kembali) Tujuannya agar unit kerja yg memiliki arsip
tersebut tidak kebingungan pada saat akan mencari arsipnya karena penataannya sama
dengan penataan masa arsip tersebut masih aktif di ruang kerja.
 9

5. Memverifikasi Daftar Arsip In aktif

Gambar 6. Memverifikasi Daftar Arsip In aktif

adalah untuk mengetahui apakah informasi yang termuat di dalam daftar arsip tersebut
sudah memenuhi atau sudah sesuai dengan kriteria arsip, mereka melakukan cheklis dan
survey untuk melihat apakah Arsip In Aktif yang mau diserahkan apakah sudah Valid
atau sudah benar. cheklis tersebut dilakukan guna dibelakang hari agar tidak terjadi
timbul masalah. karena serah terima arsip tersebut harus benar – benar valid, tepat dan
akurat .

6.Pengolahan arsip statis

Gambar 7. Pengolahan Arsip Statis

 10

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Setelah penyusun melaksanakan kegiatan PRAKERIN yang di tempatkan di Unit
Arsip IPB Penyusun menarik kesimpulan bahwa penyusun dapat membandingkan antara
kompetensi atau keterampilan dengan jenis pekerjaan di tempat penyusun Praktik.

Selama PRAKERIN penyusun menyadari bahwa dunia kerja bukanlah suatu

dunia yang mudah untuk dijalani oleh banyak individu dan satu hal yang harus dimiliki
oleh setiap individu yang bekerja dalam setiap jenis pekerjaannya ialah harus mempunyai
keahlian dan rasa tanggung jawab serta profesionalisme terhadap pekerjaannya. Di
samping itu, penyusun juga banyak mendapatkan ilmu pengetahuan yang belum pernah
penyusun temukan di lingkungan sekolah dan selama melaksanakan PRAKERIN
penyusun memperhatikan bahwa kemampuan beradaptasi dan bersosialisasi cepat
sangatlah diperlukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, serta
terbentuklah sikap kerja yang baik antara karyawan yang memiliki karakter yang
berbeda-beda.

B. Saran
1. Sekolah

Penyusun sadar dalam melaksanakan kegiatan prakerin ini masih banyak

kekurangan.namun penyusun telah berusaha melaksanakannya secara maksimal
selain itu laporan prakerin ini juga masih ja dari sempurna.oleh karena itu, saran
yang membangun sangat perlukan guna memperbaiki laporan yang masih jauh
dari kata sempurna.

2. Instansi

Tingkatkan terus kerjasama antar pegawai dan silaturahminya serta jalin terus
kerjasamanya dengan SMK Al Hafidz. Serta dapat menerima peserta PRAKERIN
dari SMK Al Hafidz untuk tahun selanjutnya.

11
12
3. Masyarakat

Masyarakat perlu meningkatkan kerjasama serta dukungan dengan peserta didik

SMK Al Hafidz Leuwiliang dalam melaksanakan PRAKERIN agar mereka
mampu menjalankan PRAKERIN dengan lancar karena dukungan dari
masyarakat sekitar sangatlah penting.

13
 DAFTAR PUSTAKA
https://arsip.ipb.ac.id

14
 RIWAYAT HIDUP

Nama : Putri Wijiyanti

Tempat Tanggal Lahir : Bogor, 10 Februari 2005
Alamat : Kp. Ciateul gede. Desa. Puraseda Kec.
Leuwiliang Kab. Bogor
Anak Ke : 3 (Tiga)
Riwayat Pendidikan : SDN Neglasari
Bidang Keahlian : MTS Darut Tafsir
SMK AL HAFIDZ Leuwiliang
Agama : Islam
Golongan Darah : O
Hobi : Bernyayi
Cita-cita : Musisi
Moto : Semangat jangan mengeluh

15
 LAMPIRAN

A. Jurnal Laporan Kegiatan

B. Foto Kegiatan

16
 FOTO KEGIATAN

17
18