IMPLEMENTASI ODOO

DENGAN MODUL PROCUREMENT DI

TOKO MINUMAN KEKINIAN (TMK)

Disusun Oleh :

Satya Hadiwibowo (19200268)

Herlen Andrianto (19200049)

Dede Ripandi (19200231)

Josua Pamingotan Tambunan (19200026)

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
kesehatan da rahmat kepada kami untuk menyelesaikan dan di sertai ini dengan sebaik – baiknya
tentang data OOD ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaiakan tugas UAS mata kuliah
Enterprise Resource Planning, dan kami juga menyadari bahwa dalam penulisan di sertai ini masih
banyak kekurangan dan kesaalahan, baik dari segi isi maupun tata Bahasa namun demikian, kami
tetap berharap semoga,makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca oleh karena itu,kritik dan
saran sangat kami harapkan untuk penulisan makalah ini,dan berharap dapat memberikan masukan
untuk perbaikan dan penyempurnaan makalah kami selanjutnya, untuk itu kami ucapkan
terimakasih.
 DAFTAR ISI

Catalog
BAB I ......................................................................................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................................................................................................................. 1
1.2 Permasalahan..................................................................................................................................................................................... 3
1.3 Tujuan ....................................................................................................................................................................................... 3
BAB II ....................................................................................................................................................................................................... 4
PEMBAHASAN ..................................................................................................................................................................................... 4
2.1 Software yang digunakan ..................................................................................................................................................... 4
2.2 Use Case dan Activity Diagram Proses Bisnis ............................................................................................................... 4
Use Case Diagram .................................................................................................................................................................................. 7
2.3 Tampilan rancangan pada Odoo (Screenshoot) dan penjelasan tahapan rancangan secara sistematis dan
terstruktur ........................................................................................................................................................................................ 8
2.3.1 Pembuatan Supplier Baru ....................................................................................................................................... 8
2.3.2 Pembuatan Produk ................................................................................................................................................... 9
2.3.3 Membuat Permintaan Penawaran ......................................................................................................................... 9
2.3.4 Membuat Purchase Order (PO) ...........................................................................................................................11
2.3.5 Membuat Tagihan dan Pembayaran ..................................................................................................................12
2.3.6 Melihat/Mencetak Laporan Pembelian .............................................................................................................13
BAB III ....................................................................................................................................................................................................16
PENUTUP ..............................................................................................................................................................................................16
3.1 Kesimpulan ............................................................................................................................................................................16
3.2 Saran........................................................................................................................................................................................16
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Peran utama sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang
efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis
sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan
berbagai Produk Minuman Kekinian dan kemampuan yang memberikan perusahaan
keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global.

Pelaksanaan proses bisnis pada perusahaan Toko Minuman Kekinian masih

menggunakan cara manual, misalnya melakukan pembukuan/pencatatan secara manual
menggunakan Microsoft Excel dan buku, kemudian untuk negosiasi dan bukti invoice hanya
mengandalkan aplikasi chatting saja, untuk itu sangat dibutuhkan sesuai yang dapat membuat
efisien alur kerja bisnis Toko Minuman Kekinian dan meminimalisir Human Error.

Penerapan teknologi informasi menyebabkan perubahan-perubahan berupaya untuk

menerapkan sistem informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP). Hal ini ditujukan
untuk memudahkan perusahaan lebih optimal.

Kebutuhan efisensi waktu dan biaya menyebabkan setiap perusahaan merasa perlu
menerapkan teknologi informasi meyebabkan perubahan - perubahan terhadap sekumpulan
tugas atau proses misalnya penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem
lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap ini dalam manager perusahaan.

ERP merupakan sistem informasi perusahaan yang di rancang untuk mengkordinasikan

semua sumber daya,informasi,dan aktifitas yang di perlakukan untuk proses bisnis
lengkap,ERP sebagai suatu sistem yang terkomputerisasi jika di manfaatkan secara optimal
dalam mengintegrasikan setiap proses bisnis maka akan meningkatkan Efisensi perusahaan
Toko Minuman Kekinian Indonesia nerupakan perusahaan yang dapat di katakan tergolong
baru berdiri sehinnga masih perlu melakukan banyak peningkatan dan perbaikan sebagai
perusahaan yang bergerak di bidang produk minuman kekiniaan seperti : Teh,Boba, dan Susu.

1
Toko Minuman Kekinian membutuhkan sistem informasi yang mampu melingkupi seluruh
kegiatan atau proses bisnis di dalam perusahaan untuk setiap departemen yang ada di dalamnya.
Hal ini akan sangat bermanfaat terutama untuk proses pengontrolan dan pendapatan aspek di
dalam perusahaan. Untuk memenuhi keinginan tersebut maka Toko Minuman Kekinian hanya
berupa untuk menerapkan sistem informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) Hal
ini di tunjukan untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan manajemen material
terutama di bagian proses penyajian produk minuman kekiniaan perusahaan agar lebih optimal.

ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola
sumber daya organisasi agar dapat di manfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai
tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas organisasi tersebut.
Softwere ERP yang di gunakan dalam penelitian ini adalah software berbasis Open source
yaitu open ERP atau yang data ini Bernama Odoo. Aplikasi ini mampu melakukan seluruh
otomatisasi perusahaan, meliputi Sebagian besar kebutuhan informasi serta dan selain itu
software ini dapat diperoleh secara gratis operasi global.

Dalam rangka mengatasi tantangan ini perusahaan perlu melakukan pengembangan dan
inovasi seperti melakukan pencatatan dan perekaman data pada setiap tahapannya yang
diwujudkan dalam manajemen informasi.

Penggunaan sistem informasi untuk melakukan pencatatan dan perekaman data pada
setiap tahapannya adalah aspek yang penting bagi perusahaan kompleksitas manajemen
informasi di tunjukan antara lain dengan data yang rapih, sesuai, dan minimalnya jumlah
kesalahan dalam pengorderan bahan baku dasar.

2
1.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan sebelumnya, maka dapat dirumuskan
permasalahannya sebagai berikut :
1. Apa yang diperlukan untuk meminimalisir Human Error dalam bisnis Toko Minuman
Kekinian dalam hal bahan baku dasar.

1.3 Tujuan
Tujuannya adalah, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses binsis
agar tidak terjadi Human Error maupun penyimpangan informasi data. Dalam penelitian ini,
kami menggunakan metode Enterprise Resource Planning (ERP) dengan menggunakan salah
satu aplikasi berbasis (ERP) yaitu Odoo versi 16.0

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Software yang digunakan

Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi ERP sebagai berikut :

• Sistem operasi : Windows 10

• Database : PostgreSQL
• Web browser : Google Chrome v.107
• Web Server : Odoo Server
• Versi Oodo : Odoo v16.0+e (Community Edition)

2.2 Use Case dan Activity Diagram Proses Bisnis

Alur Proses Procurement pada bisnis Toko Minuman Kekinian yang sedang
berjalan sebagai berikut :

1. Admin akan membuat list barang apa saja yang perlu dibeli.

2. Admin membuat surat penawaran manual untuk dikirimkan kepada Supplier.

3. Ketika Supplier sudah menyetujui penawaran tersebut, Admin melakukan rekap

jumlah barang yang akan di Order.

4. Bagian Admin membuat surat Purchase Order Approval manual dan dikirimkan via E-
mail kepada atasan.

5. Ketika sudah di Approve, bagian Admin membuat surat Purchase Order manual untuk
dikirimkan kepada Supplier, apabila tidak di Approve maka biasanya atasan meminta
untuk menegosiasi ulang atau membatalkan permintaan.

6. Barang dari Supplier datang, dan Admin menyocokan jumlah barang yang datang,
dengan hasil print out pada rekapan.

4
 7. Apabila barang sudah sesuai, Admin membuat tagihan dan membayarkan Purchase
Order tersebut yang kemudian bukti transfer dikirimkan via E-mail.

8. Admin merekap kembali data yang sudah terbentuk.

Alur Proses Procurement yang diusulkan pada bisnis Toko Minuman Kekinian
dengan menggunakan Modul Procurement berbasis aplikasi Odoo v16 (Aplikasi
Pembelian/Purchase) :

1. Admin akan membuat list barang apa saja yang perlu dibeli.

2. Admin mencari Vendor/Supplier dan menambahkannya disistem.

3. Admin membuat Permintaan Penawaran untuk produk yang akan dibeli dan
dikirimkan kepada Supplier.

4. Apabila Supplier sudah setuju, dan mendapat Approval atasan, Lanjut melakukan
Konfirmasi Order.

5. Admin mengecek barang yang diterima, kemudian menyesuakian dimenu Order

Pembelian.

6. Apabila sudah sesuai lanjut buat Tagihan dan melakukan Pembayaran

Sehingga dengan alur seperti ini, sudah tidak diperlukan lagi cara manual dan jauh lebih
efisien dan efektif ketika melakukan pembelian bahan baku dasar pada Toko Minuman
Kekinian.

5
Activity Diagram

6
Use Case Diagram

7
2.3 Tampilan rancangan pada Odoo (Screenshoot) dan penjelasan tahapan rancangan
secara sistematis dan terstruktur
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk melaksanakan kegiatan bisnis
pemesanan bahan baku dasar mulai dari pembuatan produk, pembuatan penawaran permintaan,
purchase order, billing sampai pembayaran.

2.3.1 Pembuatan Supplier Baru

A. Klik menu Order -> Pemasok -> Buat

B. Isi Detail informasi umum yang tersedia, lalu klik “buat”

8
2.3.2 Pembuatan Produk
A. Pertama klik menu Produk, lalu klik Buat.

B. Isi detail umum yang akan ditampilkan, lalu klik “buat”.

2.3.3 Membuat Permintaan Penawaran

A. Klik menu Order -> Permintaan Penawaran -> Buat

9
B. Isi detail informasi yang tersedia, kemudian klik “buat”

C. Contoh tampilan ketika sudah diisi

D. Atasan melakukan Approval

10
 E. Cetak Penawaran Permintaan lalu kirim ke Supplier untuk persetujuan.

2.3.4 Membuat Purchase Order (PO)

A. Klik Menu Order -> Order Pembelian (Purchase Order) -> Klik kotak kedua

C. Apabila barang sudah dikirim, admin sesuaikan quantitynya.

11
2.3.5 Membuat Tagihan dan Pembayaran

A. Jika sudah, klik “Buat Tagihan” Isi informasinya, lalu klik “Konfirmasi”

B. Buat Pembayaran dg klik tombol berikut

12
 C. Isi menu transfernya, kemudian klik “Create Payment”

D. Jika sudah maka tampilanya akan “Lunas”

2.3.6 Melihat/Mencetak Laporan Pembelian

A. Klik Menu “Laporan” lalu ke menu “Pembelian”.

13
B. Arahkan pandangan ke bagian kanan, Lalu klik “Kotak Kecil (Pivot)”.

C. Klik pada kolom “Total” jika ingin menambahkan apa yang perlu dimasukan.

D. Tekan menu “Download” untuk mengkonversi kedalam bentuk Excel.

14
E. Contoh tampilan ketika sudah “mendownload”nya.

15
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan terhadap Sistem Informasi Toko Minuman
kekiniaan, penulis menyimpulkan Untuk mempraktekan modul Procurement menggunakan Odoo
v16 dengan aplikasi Purchase/Pembelian, Alur Bisnis Toko Minuman Kekinian menjadi lebih
efektif, efisien dan juga ter monitor dalam setiap alurnya.

3.2 Saran

Berdasarkan penelitian ini disarankan untuk penelitian selanjutnya dalam

mengimplementasikan ERP terutama menggunakan aplikasi Odoo dapat mengembangkan lagi
sistemnya, misal agar tidak perlu repot-repot membuat No Invoice manual,bisa menggunakan auto
generate yang terdiri dari nama perusahaan, bulan dan tahun. Dan dapat menggunakan modul2
lainya yang bermanfaat.

16