MAKALAH TENTANG

ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

“Di susun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
perencanaan Sumber Daya Perusahaan(ERP) ”

Disusun Oleh:
AJAY ILHAM MAHDANI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER JAWA BARAT
2019/2020

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat dan
Rahmat - Nya sehingga kita masih diberi kelapangan untuk menjalankan
aktivitas sebagaimana mestinya terutama sekali dalam menyelesaikan
pembuatan makalah ini. Selanjutnya Salawat dan salam marilah kita
sanjungkan kepangkuan Nabi besar Muhammad SAW, nabi akhir zaman
yang membawa kebenaran dan menjadi panutan bagi umat manusia
dalam mencapai Dunia Akhirat.
Dalam kesempatan ini kami berterima kasih kepada pengajar pembimbing
yang telah memberikan motivasi kepada kami untuk dapat membuat
makalah yang berjudul tentang : METODE PEMBELAJARAN AL QUR’AN.
Makalah ini kami buat atas dasar tuntutan tugas pribadi yang
diamanahkan kepada saya untuk kaji rahasia – rahasia yang masih
tersembunyi didalamnya.
Dalam pembuatan makalah ini tentunya masih banyak kekurangan-
kekurangan maka dari itu penulis kritik dan saran yang bersifat
membangun kepada semua pihak, guna perbaikan kedepannya nantinya.
Demikianlah mudah-mudahan makalah ini dapat digunakan sebagai mana
mestinya sesuai dengan yang diharapkan.

Bandung, 29 Februari 2020

penulis

DAFTAR ISI
HALAMANJUDUL..........................................................................................i
KATAPENGANTAR........................................................................................ii
DAFTARISI...................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.....................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah………………………………………………………......................2
1.3 Tujuan Penelitian.................................................................................3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)..................................4
2.2 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)...............................5
2.3 Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)................................6
2.4 Modul – Modul Standar Enterprise Resource Planning(ERP)
…….................................................................................................7
2.5 Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)…………….................8
2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)..........9
2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)……….10
2.8 Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara
Mengatasinya..........................................................................................11
2.9 Software Enterprise Resource Planning (ERP)………….....................12
2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)...............13
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)..........14
BAB III LEMBAGA UMUM Enterprise Resource Planning (ERP)
3.1 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)
BAB IV KESIMPULAN

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System (ERP System) telah
banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia
menggantikan sistem informasi yang telah dikembangkan sebelumnya
(Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang
dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000), aplikasi ERP merupakan paket
yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang penting ke dalam satu
sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi. Sistem ERP
dirancang untuk membantu organisasi didalam mengelola sumber daya
yang dimilikinya secara terintegrasi. Davenport dalam Hawking et al.
(2004) menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi sistem
ERP yaitu integrasi, optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat
ketika perusahaan mampu mengintegrasikan data dan proses secara
internal dan eksternal dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi adalah
manfaat pada saat perusahaan mampu menstandarisasi proses bisnis
dengan best practice yang ada, sedangkan informasi adalah kemampuan
untuk menyediakan informasi yang kontekstual untuk mendukung
pengambilan keputusan yang efektif. Akan tetapi, Martin dalam Parr and
Shanks (2000) menyebutkan bahwa 90% dari proyek implementasi ERP
ternyata terlambat atau melebihi anggaran (over budget), bahkan
beberapa proyek implementasi ERP berakhir dengan kegagalan. Untuk
menghindari terjadinya kegagalan dalam implementasi ERP, Bancroft
(1996), Ross (1998) dan Markus and Tanis (1999) mengajukan model
implementasi ERP untuk memperoleh pemahaman yang mendalam
mengenai proses ERP serta memberikan panduan untuk kesuksesan
implementasi ERP. Parr and Shanks (2000) mengembangkan suatu model
Project Phase Model (PPM) yang merupakan sintesis dari model-model
proses implementasi ERP yang sudah ada dan memfokuskan pada proyek
implementasi.

Deloitte dalam Hawking (2004) menyatakan bahwa proses untuk mencapai

manfaat tambahan dari implementasi sistem ERP disebut sebagai second wave
implementation. Deloitte meyakini bahwa terdapat sejumlah fase yang terjadi
pada post-project yaitu stabilize, synthesize dan synergize. Botta-Genoulaz et al.
(2005) menyebutkan bahwa adanya trap-trap yang muncul setelah proyek ERP
go live. Genoulaz melakukan penelitian terhadap 217 perusahaan di perancis
yang telah menerapkan sistem ERP. Trap yang muncul diantaranya karena
perusahaan tidak merencanakan post-project dengan baik. Trap ini ditemukan
pada 13% dari jumlah perusahaan tersebut. Namun demikian, penelitian-
penelitian sebelumnya belum memfokuskan pada langkah-langkah konkrit yang
harus dilakukan perusahaan pada fase postproject sistem ERP. Pada Penelitian
ini akan dijelaskan pentingnya fase postproject pada penerapan sistem ERP dan
bagaimana aktivitas-aktivitas pada fase post-project berkontribusi terhadap
perolehan benefit.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan¸ maka dirumuskan
permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimanakah framework yang
menjelaskan pengelolaan post-project sistem ERP? Untuk menjawab
pertanyaan tersebut maka perlu dijabarkan sebagai berikut:
• Proses apa saja yang terjadi pada fase post-project sistem ERP?
• Aktivitas-aktivitas apa saja yang ada pada tiap-tiap proses?
• Bagaimana seluruh aktivitas pada tiap-tiap proses berkontribusi terhadap
perolehan benefit
1.3. Tujuan Penelitian
Dari rumusan permasalahan tersebut, maka pada penelitian ini akan dihasilkan
framework pengelolaan post-project sebagai acuan bagi perusahaan dalam
tahapan post-project sistem ERP.
1.4. Pembatasan Masalah
Untuk membatasi permasalahan, maka dilakukan pembatasan masalah yaitu: -
Penelitian ini dilakukan di dua perusahaan BUMN yaitu PT. Krakatau Steel dan
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (PT Telkom) - Penelitian hanya dilakukan pada
divisi menerapkan modul-modul ERP (sistem sudah go-live) - Penelitian di PT
Krakatau Steel dilakukan pada Direktorat SDM dan Umum yang menerapkan
Modul SAP Human Resource (HR). - Penelitian di PT Telkom dilakukan pada
Direktorat Keuangan yang menerapkan Modul SAP Financial and Control (FICO).
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tesis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Pendahuluan Bab ini membahas latar belakang penelitian, rumusan
permasalahan, tujuan penelitian , serta batasan dari permasalahan yang diteliti.
Tinjauan Pustaka Dalam bab ini dibahas teori-teori yang mendasari penelitian.
Pada penelitian ini tentu saja teori-teori utama adalah mengenai ERP system
dan bagaimana sistem dijalankan pada tahap post implementasi.
Metodologi Penelitian Bab ini membahas langkah-langkah penelitian dari awal
hingga akhir
Pengumpulan dan Pengolahan Data Bab ini membahas penjelasan teknik secara
rinci bagaimana data dikumpulkan beserta pengolahannya.
Analisis Dalam bab ini dilakukan analisa terhadap hasil penelitian
Kesimpulan dan Saran Bab ini memaparkan kesimpulan dari analisa penelitian
serta saran untuk penelitian lebih lanjut.
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan
(Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi
yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam
meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu
sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono,
2005).
Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to
process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time
planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will be
assumed to have certain characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).
ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih lanjut dari MRP,
closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP
cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan.
MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu
MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain
seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan
perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu
Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang
langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce
Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih
luas lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi
mencakup seluruh perusahaan.
2.2 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP),
antara lain:
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-
Government dan lain-lain.
2.3 Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-
server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai
berikut :
Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis
jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
2.4 Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu
sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi
untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan
gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan
pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja
dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan
solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit
fungsi yang ada di dalam perusahaan.
Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan
hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu
dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa
kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan
dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan
dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup
signifikan.
2.5 Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat,
maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat
mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana
semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan
demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan
efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan
mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat
Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik

2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning

(ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan
pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari
ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi
tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.
2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning
(ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah
ERP :
Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management
sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau
siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus
betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya,
seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di
sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
 Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu
dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
 Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun
antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan
dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan
implementasi ini
 Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh
dalam sebuah implementasi.
2.8 Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan
Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul
seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.
Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan
kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan
adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian
konflik-konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan
dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang,
kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP
bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan,
antara lain:
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-
perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-
presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem
tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang
dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang
matang.

2.9 Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax
adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari
modul manufacturing, supply chain management, financial management,
sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta
dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat
penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu
manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat
cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi
dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul
Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan
pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project
( manajemen proyek )
 ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data
dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat
lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini
Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis
dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih
ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini
Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan
pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA,
CM.
 SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di
Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap
dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi
yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur.
SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship
Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier
Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan
kelas menengah ke atas.
2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning
(ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Capture2
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:
Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning
(ERP)
STUDI KASUS
Penerapan ERP Pada Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK
IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan
sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk
mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama
kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi
dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk
mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :
Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi
yang relevan dan tepat waktu.
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna
mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya
kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik
(distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga
membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order
dapat segera diproses dan dipenuhi.
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang
penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order
dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga
perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk
menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan
untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman
barang terutama dengan pihak Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house
development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989.
Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang
operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara
satu dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa
mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari
waktu ke waktu terus berkembang.Jadi, perkembangannya di-drive oleh para
user.Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai
kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya
memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari
hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki
sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis
bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,
kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan:
pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen
Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000
dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan
proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan
sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi
Perusahaan.
Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang
ditetapkan oleh direksi.
Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi
proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun —
Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards.
Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan
mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia
menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement,
Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh
mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen
memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara
umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware
yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan
membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang
yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua
tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000.
Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001.
Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales
Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan
efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca
HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini:
10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal
yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order &
Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan
internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-
toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang
jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga
kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh
karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain,
dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada
mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap
internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor
di tiap daerah satu per satu.
Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun,
biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan
infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen
Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
Tata Ruang: Rp 400 juta.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang
dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
Membangun infrastruktur server dan database
Membangun tata ruang sistem informasi
Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada
khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi
ERP adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang
dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada
dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau
sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam
jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai.
Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk
mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-
perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan
unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dengan adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi
dikategorikan menjadi 3 aspek :
Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy
menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah
yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang
digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang
berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak
manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy
dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa
untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media
tersebut (model display).
Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh
departemen IT sendiri dan dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan
oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP,
bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai
dengan kebutuhan user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar
departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena
sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa
dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan
software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT.
Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau
laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku
administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak
Semen Gresik :
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-
perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-
presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem
tersebut.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa
perbaikan yang diperoleh diantaranya :
Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan
penjualan semen.
Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per
tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua
proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan
tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei
internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user
mengaku puas
BAB III
LEMBAGA UMUM Enterprise Resource Planning (ERP)

3.1 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani
proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois
dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu
mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource
Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam
manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor
penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-
an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai
perusahaan :
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20%
tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan
daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari
ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan
adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu
perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai
pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan
dilakukan secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan
budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan
dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan
oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata
pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga
user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di
Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola
perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya
aktivitas berikut :
Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi
dengan mengadopsi CAP.
Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan
diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting
untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem
ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa
kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen,
dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk
menerapkan sistem ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah
bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau
sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan
ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat
membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan
tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak
banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa
bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor
kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang
matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level
manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen
Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan
business process, people dan IT

Saran
Kedepan nya untuk lebih bagus lagi dan tetap menjadi yang terbaik tentunya
DAFTAR PUSTAKA
(Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan
Vichita, 2002).