ANALISIS PENERAPAN ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE DI PT

AJN SOLUSINDO

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Besar Mata Kuliah Enterprise Resource

Planning yang Dibimbing oleh Sri Lestari, Ir.,M.T.

Disusun Oleh
Kelompok 4

Zainatul Fadilah – 1117103015

Khaerul Aliansyah P – 1117103012
Ilham Firdaus – 1119123007
Yosy – 1118123003

Kelas

A – Reg.B1

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS WIDYATAMA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segala limpahan rahmat, nikmat serta
karunia-Nya yang tak ternilai dan tak dapat dihitung sehingga penulis bisa
menyusun dan menyelesaikan tugas besar ini. Tugas besar yang berjudul “Analisis
Penerapan ERP Berbasis SAP Business One di PT. AJN Solusindo” ini disusun
untuk memenuhi Tugas Besar Mata Kuliah Enterprise Resource Planning.
Tugas besar ini berisikan Analisa penerapan ERP berbasis SAP Businee
One di PT. AJN Solusindo, dimana perusahaan ini mengimplementasikan modul
SAP Business One untuk area bisnisnya. Sehingga diharapkan mampu
meningkatkan kinerja operasional di perusahaan tersebut.
Adapun, penyusunan tugas besar ini kiranya masih jauh dari kata sempurna.
Untuk itu, penulis menghaturkan permohonan maaf apabila terdapat kesalahan
dalam pengerjaan tugas besar ini. Penulis pun berharap pembaca tugas besar ini
dapat memberikan kritik dan sarannya kepada penulis agar di kemudian hari agar
penulis bisa membuat laporan yang lebih sempurna lagi. Akhir kata, penulis
ucapkan terima kasih kepada segala pihak yang tidak bisa disebutkan satu-persatu
atas bantuannya dalam penyusunan laporan ini.

Bandung, Januari

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................. 3
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................... 4
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... 5
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 6
1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 6
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................. 7
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................................... 7
1.4 Ruang Lingkup Penelitian...................................................................................... 7
1.5 Sistematika Penulisan ............................................................................................ 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................... 8
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ..................................................................... 8
2.2 Benefit ERP .......................................................................................................... 9
2.3 Tantangan Implementasi ERP ................................................................................ 9
2.4 SAP Business One ............................................................................................... 10
2.5 Manfaat SAP Business One ................................................................................. 11
BAB III GAMBARAN PERUSAHAAN .................................................................... 13
3.1 Profil Perusahaan................................................................................................. 13
3.2 Visi, Misi dan Strategi ......................................................................................... 14
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................................... 14
3.4 Peran dan Tanggung Jawab ..................................................................................... 16
BAB IV PEMBAHASAN ............................................................................................ 19
4.1 Permasalahan Sebelum Diterapkan SAP Business One......................................... 19
4.2 Hasil Setelah Diterapkan SAP Business One ........................................................ 20
4.3 Manfaat Penerapan SAP Business One ................................................................ 25
4.4 Langkah Antisipasi Terhadap Penerapan SAP Business One ........................... 26
BAB V KESIMPULAN ............................................................................................... 28
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 29

3
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Komponen ERP ............................................................................................. 8

Gambar 2.Jenis Biaya Implementasi ERP ...................................................................... 10
Gambar 3. Peta Sebaran Proyek PT.AJN Solusindo .................................................... 13
Gambar 4. Struktur Organisasi Perusahaan .................................................................. 15
Gambar 5. Ilustrasi Komunikasi Antar Divisi Sebelum Penerapan SAP Business One ... 19
Gambar 6. Tampilan Menu Administrator ..................................................................... 20
Gambar 7. Tampilan Sub Modul Authorization ............................................................. 21
Gambar 8. Tampilan Modul Oppurtunities .................................................................... 22
Gambar 9. Tampilan Modul Sales A/R .......................................................................... 22
Gambar 10. Tampilan Business Partner ......................................................................... 23
Gambar 11. Tampilan Modul Inventory ......................................................................... 23
Gambar 12. Tampilan Modul Purchasing....................................................................... 24
Gambar 13. Tampilan Modul Financial ......................................................................... 24
Gambar 14. Tampilan Modul Banking........................................................................... 25

4
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Modul SAP Business One ................................................................................ 20

Tabel 2. Perbandingan Kondisi Proses Order Processing ............................................... 26

5
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penerapan teknologi informasi yang diterapkan oleh perusahaan saat ini
semakin luas dan berkembang. Perusahaan pada umumnya berlomba-lomba
dalam mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaannya, sehingga
hampir tidak bisa mengelak bahwa ada suatu keharusan untuk memanfaatkan
IT semaksimalkan mungkin dan tetap mengikuti perkembangan teknologi agar
tidak tertinggal dari perusahaan lainnya.
Salah satu teknologi yang semakin banyak diterapkan oleh perusahaan
adalah penerapan ERP. Teknologi yang dimiliki ERP dibuktikan dengan
kemampuan dalam mengintegrasikan system dan teknologi informasi yang
digunakan di perusahaan. Seperti halnya digunakan untuk bagian accounting,
manufacture, distribution dan SDM dalam suatu system teknologi.
Kemampuannya dalam mengintegrasikan proses bisnis inilah menjadikan daya
tarik bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP.
Seperti halnya proyek IT lainnya, penerapan ERP membutuhkan
transformasi organisasi, dimana para manager yang bertanggungjawab dalam
proyek implementasi ERP harus memutuskan bagaimana cara menggunakan
ERP tersebut. Terkadang implementasi tidak berjalan sesuai yang diharapkan,
oleh karena itu perlu dipahami factor apa saja yang membuat penerapan ERP
tersebut sukses diterapkan di suatu perusahaan.
Adapun perusahaan yang telah menerapkan ERP adalah PT. AJN Solusindo.
Perusahaan ini mengimplementasikan system ERP yang berbasis SAP Business
One. SAP Business One merupakan ERP Software yang menyediakan modul
modul inti (financial accounting) serta beberapa fitur–fitur adisi
seperti procurement, human resource, controlling, dll.
Berdasarkan pernyataan diatas, maka akan dibuatkan suatu analisis
penerapan ERP yang berbasis SAP Business One, dengan harapan analisis ini
dapat memberikan gambaran bahwasannya penerapan ERP memiliki banyak
manfaat bagi perusahaan.
6
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah
1. Bagaimana hasil dari proses bisnis setelah diterapkannya SAP Business One
di PT. AJN Solusindo ?
2. Apa saja manfaat yang diperoleh perusahaan setelah menerapkan SAP
Business One ?

1.3 Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Menganalisis dan memetakan proses bisnis perusahaan setelah
menerapakan SAP Business One.
2. Menganalisis manfaat yang diperoleh setelah menerapkan SAP Business
One.

1.4 Ruang Lingkup Penelitian

Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah perusahaan yang telah
menerapkan system ERP. Adapun ruang lingkup difokuskan pada :
1. Konsep implementasi SAP Business One sebagai system ERP.
2. Analisis setelah diterapkannya SAP Business One.

1.5 Sistematika Penulisan

BAB I mencakup latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, ruang
lingkup penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II berisi tinjauan pustaka, yang menguraikan teori-teori penunjang dan
termasuk didalamnya penelitian terdahulu dengan kajian yang akan dibahas.
BAB III menguraikan profil perusahaan.
BAB IV menguraikan analisis penerapan SAP Business One di perusahaan,
BAB V menguraikan kesimpulan dan saran.

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) menurut O’Brien, J. A., & Marakas,
G. M. (2010:272) adalah sistem perusahaan yang meliputi semua fungsi yang
terdapat di dalam perusahaan yang didorong oleh beberapa modul software yang
terintegrasi untuk mendukung proses bisnis internal perusahaan. Sebagai contoh,
software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnya dimulai dari memproses
data yang masuk, melacak status dari penjualan, inventory, pengiriman barang, dan
penagihan barang, serta memperkirakan bahan baku dan kebutuhan sumber daya
manusia, sehingga menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 272) terdapat
5 komponen utama dari sistem ERP. Berikut adalah gambar dari 5 komponen
tersebut [1] :

Gambar 1. Komponen ERP

Enterprise Resource Planning menurut James A. Hall (201:31) adalah suatu

model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi
dan mengintegrasikan proses bisnis utamanya.
Enterprise Resource Planning menurut Turban, Rainer, dan Potter (2007 :
10) dirancang dan didesain untuk menyelesaikan masalah dalam area fungsional
sistem informasi dengan mengintegrasikan area fungsional melalui database.
Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan Enterprise Resource

8
Planning adalah konsep sistem informasi yang mengintegrasikan setiap modul,
sehingga dapat mendukung proses bisnis utama perusahaan [1].

2.2 Benefit ERP

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273), sistem ERP
memberikan nilai bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Nilai bisnis tersebut yaitu
[2] :
a. Kualitas dan efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan
meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang memberikan
peningkatan secara signifikan bagi perusahaan. Contohnya, dalam segi
kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi, dan distribusi.
b. Mengurangi biaya
Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan yang
signifikan dalam transaksi pengolahan biaya, hardware, software, dan staf
IT support.
c. Pengambilan keputusan
Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / informasi penting
dalam kinerja bisnis kepada manajer, sehingga dapat meningkatkan
kemampuan manajer dalam membuat keputusan yang baik dan tepat di
dalam perusahaan.
d. Enterprise agility
Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung jawab
manajerial, dan peran kerja, sehingga perusahaan dapat lebih mudah dalam
memanfaatkan peluang bisnis yang baru.

2.3 Tantangan Implementasi ERP

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273-274), tantangan
dalam mengimplementasikan sistem ERP adalah diperlukannya banyak biaya dan
risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru sangat
besar. Untuk mengimplementasikan sistem ERP, diperlukan biaya yang tidak
sedikit karena adanya ukuran dan jenis biaya yang dikeluarkan dalam

9
mengimplementasikan sistem ERP ke dalam perusahaan. Menurut O’Brien, J. A.,
& Marakas, G. M. (2010: 274) terdapat ukuran dan jenis biaya yang harus
dikeluarkan dalam mengimplementasikan sistem ERP [2].

Gambar 2.Jenis Biaya Implementasi ERP

Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa terdapat 5 jenis biaya yang harus
diperhatikan oleh perusahaan apabila ingin mengimplementasikan sistem ERP.
Biaya terbesar dalam proses implementasi ERP terdapat pada biaya reengineering
sebesar 43%, kemudian terdapat biaya untuk konversi data, pelatihan dan
manajemen perubahan, serta biaya software sebesar 15%. Sisanya merupakan biaya
hardware sebesar 12%. Hal ini menunjukkan bahwa perubahan proses bisnis
menjadi biaya terbesar dalam proses implementasi ERP dan harus benar-benar
diperhatikan oleh perusahaan. Risiko kegagalan dalam mengimplementasikan
sistem ERP juga menjadi tantangan dalam pengimplementasian sistem ERP ke
dalam perusahaan karena hampir setiap kasus dari kegagalan pengimplementasian
sistem disebabkan oleh para manajer dan profesional TI dari perusahaan-
perusahaan yang meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan, dan
pelatihan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan sistem ERP baru [2].

2.4 SAP Business One

Didesain khusus untuk bisnis usaha kecil dan menengah, SAP Business One
adalah solusi bisnis manajemen terjangkau yang mengintegrasikan seluruh bisnis
proses financials, sales, customers, dan operations. Dikombinasikan dengan
10
tambahan kapabilitas spesisfik industri, SAP Business One mampu mengadaptasi
kebutuhan yang cepat berubah dan unik perusahaan (Niefert, 2009) [3].

2.5 Manfaat SAP Business One

Berikut adalah manfaat SAP Business One [4] :
a. Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)
SAP Business One dapat diimplementasikan didalam beberapa hari dan
dapat dengan mudah dilakukan maintenance. Sebagai tambahan, dengan
adanya kemiripan dengan Microsoft Office environment maka user yang
sudah terbiasa dengan software tersebut dapat dengan mudah dan cepat
mempelajari dan menggunakan SAP Business One. Solusi SAP Business
One didasarkan oleh sebuah open technology sehingga dapat dengan mudah
ditambahkan fungsi-fungsi khusus lainnya jika diperlukan.
b. Lower Costs (Biaya yang lebih rendah)
Karena SAP Business One merupakan solusi yang cost-effective maka SAP
Business One menawarkan beberapa fungsi variatif terhadap integrated
data processing. Maka dengan adanya hal tersebut, para pembuat keputusan
pada perusahaan SME (Small and Medium Enterprises) akan mendapatkan
kelebihan dari nilai yang ditawarkan SAP Business One tanpa harus
melampaui anggaran perusahaan
c. Increased Productivity and cost control (Peningkatan terhadap
produktivitas dan pengontrolan biaya)
Karena user interface SAP Business One sederhana dan mudah untuk di
mengerti, user dengan cepat akan mengetahui cara bekerja denga sistem.
Hal tersebut akan meningkatkan produktivitas para user serta membantu
untuk meminimalkan biaya. Teknologi Drag & Relate memperbolehkan
user access yang lebih fleksibel terhadap informasi bisnis penting. Sebagai
contoh, jika user meng-klik isi dari Customer atau field Item Number pada
window Quotation dan kemudian di drag terhadap window lainnya, data
yang berhubungan akan di evaluasi oleh sistem. Teknologi tersebut
menghubungkan data-data yang berbeda terhadap window yang saling
berhubungan.

11
d. Sound Business Decisions (Keputusan Bisnis yang Bijaksana)
SAP Business One memperbolehkan manager untuk dengan mudah dan
efektif mengakses informasi strategis dari seluruh area perusahaan serta
memberikan manager kendali penuh terhadap informasi dan aktivitas yang
berhubungan.
e. Scalabillity (Skalabilitas)
Ketika sebuah perusahaan berkembang, proses bisnisnya umumnya
semakin kompleks dan keperluan software requirements berubah. Dengan
adanya fleksibilitas dan sistem teknologi yang efisien, SAP Business One
dengan mudah dapat mengikuti perkembangan perusahaan. SAP Business
One dapat ditambahkan oleh beberapa fungsi tambahan sesuai dengan
keperluan perusahaan. SAP Business One juga dapat meneyderhanakan
proses perpindahan terhadap sistem TI yang lebih kompleks seperti mySAP
Business Suite.

12
 BAB III
GAMBARAN PERUSAHAAN

3.1 Profil Perusahaan

PT. AJN Solusindo merupakan perusahaan jasa penyedia dan pengelola
jaringan telekomunikasi dengan spesialisasi penyedia infrastruktur telekomunikasi
dan jasa perangkat lunak teknologi informasi. Pendirian perusahaan pada tahun
1996 di Bandung, pada awalnya untuk mengakomodasikan kebutuhan nasional PT
Pos Indonesia sebagai penyedia jasa internet (Internet Service Provider/ISP)
melalui proyek wasantaranet dengan menyediakan 100 lokasi jaringan BSAT saat
ini telah memiliki kurang lebih 190 jaringan melalui VSAT (satelit) dan beberapa
melalui wireless radio. Dalam perkembangannya saat ini perusahaan telah
menyediakan layanan kepada beberapa BUMN seperti PT. PLN (Persero) Unit
Bisnis Distribusi Jawa Tengah, PT. PLN UBD Jawa Barat, PT. PLN UBD Bali, PT
TELKOM Tbk, PT.Asuransi Jiwasraya, Indosat dan beberapa perusahaan swasta
lokal dan asing seperti VICO, EXXON Mobil, Unocal, Dos Ni Roha Telkomsel,
XL-COM, PT. Tangara dan lain-lain.

Gambar 3. Peta Sebaran Proyek PT.AJN Solusindo

(sumber: PT.AJN Solusindo)

13
 Saat ini 2 proyek penting yang sedang bergulir adalah instalasi V-SAT di
PT.Angkasa Pura yaitu membangun system interkoneksi anatara seluruh
bandara se-Indonesia. Dan proyek kedua adalah TELKOMSEL Merah Putih
yaitu untuk perluasan jaringan TELKOMSEL kedaerah ujung Indonesia. Berikut
peta sebaran proyek PT.AJN SOLUSINDO.

3.2 Visi, Misi dan Strategi

Visi
Menjadi penyedia dan pengelola jaringan komunikasi unggul dan solusi
teknologi informasi yang mapan dan kompetitif.
Misi
Selalu meningkatkan Nilai kepuasan kastamer dan menciptakan peluang
bisnis melalui pengembangan Teknologi Informasi.
Stategi
Melakukan penetrasi pasar dengan mengandalkan kekuatan hubungan/relasi,
produk yang canggih dan sesuai dengan permintaan/kebutuhan pasar dengan
dukungan mitra-mitra utama.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Perusahaan ini memiliki 8 divisi yaitu departemen akuntansi, departemen
keuangan, departemen pengembangan bisnis, departemen logistik, departemen
bidang umum, departemen pemasaran, departemen HRD, departemen Operasional
Teknologi. Berikut adalah struktur organisasi di PT. AJN Solusindo :

14
Gambar 4. Struktur Organisasi Perusahaan
(Sumber: PT AJN Solusindo)
3.4 Peran dan Tanggung Jawab
Peran dan tanggung jawab tiap tiap bagian yang digambarkan dalam
struktur organisasi adalah sebagai berikut :
a. Presiden Director
• Memimpin dan bertanggung jawab menjalankan perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap kerugian yang mungkin dihadapi
perusahaan, pun bertanggung jawab terhadap keuntungan perusahaan.
• Menentukan, merumuskan, dan memutuskan sebuah kebijakan dalam
perusahaan.
• Merencanakan, mengembangkan dan mengelola berbagai sumber
pendapatan dan pembelanjaan kekayaan milik perusahaan.
• Menyusun dan menetapkan berbagai strategi stategis untuk mencapai visi
dan misi perusahaan.
• Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan,
mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
b. Operational Director
• Membantu tugas-tugas direktur utama.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh proses operasional, produksi,
proyek hingga kualitas hasil produksi.
• Bertanggung jawab terhadap pengembangan kualitas produk maupun
karyawan yang terlibat.
• Menyusun stategi dalam pemenuhan target perusahaan, dan cara
mencapai target tersebut.
• Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses
operasional perusahaan.
• Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan serta
melakukan koordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional
perusahaan.
• Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama.
c. Finance Director
• Bertanggung jawab terhadap kinerja keuangan sebuah perusahaan.
• Bertanggung jawab membuat laporan keuangan perusahaan.
 • Mengawasi laporan keuangan perusahaan.
• Menyusun strategi dan meningkatkan pertumbuhan keuangan
perusahaan.
• Meminimalisir resiko keuangan yang mungkin merugikan perusahaan.
d. Marketing Director
• Melakukan kolaborasi dengan tim bisnis perusahaan untuk
mendiskusikan berbagai strategi dalam pengembangan dan penerapan
sistem pemasaran. Serta bersama-sama melakukan branding produk baru
atau yang sudah ada.
• Mengawasi dan mengembangkan kapasitas departemen pemasaran,
harus bertahap dan konsisten dalam mengidentifikasi peluang
pendapatan yang dihasilkan dari para klien.
• Membuat anggaran dan kebutuhan sumber daya, termasuk
pengembangan dan pengelolaan anggaran tahunan, seperti proyeksi
laba/rugi, pengeluaran dan pertimbangan keuangan lainnya.
• Memahami matriks kerja pemasaran dan alat pelacakan untuk
memfasilitasi penelitian pasar, dan memprediksi serta menganalisis
pasar, yang terpenting yakni mampu memahami tren konsumen.
e. General Manager
• Merencanakan dan mengendalikan kebijakan perusahaan sehingga
mereka bekerja secara optimal.
• Merencanakan, mengimplementasikan, mengoordinasikan, memantau
dan menganalisis semua kegiatan komersial perusahaan.
• Memutuskan dan kembangkan pedoman untuk pengembangan lebih
lanjut dari perusahaan.
• Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
• Merencanakan, mengelola, dan memantau proses penganggaran di
perusahaan.
• Membuat keputusan penting di bidang integrasi, aliansi, investasi, dan
penjualan.
f. IT Manager
• Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan.
17
 • Memastikan semua sistem IT dapat berjalan dengan lancar.
• Memonitor pelaksanaan strategi dan kebijakan agar sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
• Melakukan fungsi managerial dan pengawasan serta controlling dalam
pembangunan sistem dan aplikasi.
• Melakukan analisa, planning dan desain terhadap aplikasi dan sistem IT.
• Bertanggung jawab atas pengembangan dan peningkatan sistem IT.
• Melakukan analisis terhadap spesifikasi dan efektifitas aplikasi baru.
g. Supervisor
• Bertugas untuk mengatur kerjanya para bawahannya (staf).
• Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasnya
kepada seluruh bawahan dan groupnya.
• Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung.
• Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahan.
• Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau
menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen.
• Bertanggung jawab dalam hasil kerja Staf.
• Bertugas membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan
• Bertugas memberikan Breafing bersama Staf
• Bertugas membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan
Tahunan.

18
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Permasalahan Sebelum Diterapkan SAP Business One

Sebelum menerapkan SAP Business One, PT. AJN Solusindo memiliki
permasalahan dalam kegiatan operasional, diantaranya yaitu sistem yang
sebelumnya bersifat fungsional (tidak terintegrasi) yang menyebabkan perdebatan
antar divisi tentang data yang akurat, dan juga beberapa divisi memiliki kesulitan
dalam menampilkan data yang valid. Contohnya : menyajikan data dari asset-asset
yang idle, asset yang sedang disewakan dan relokasi asset, dll. Berikut adalah
beberapa permasalahan lainnya sebelum diterapkan SAP Business One di PT. AJN
Solusindo :
• Paper Work (banyak kertas terbuang yang harusnya tidak di perlukan).
Contoh : Dalam pembuatan Purchase Order, Hardware Request,
Delivery Order, dan hal lain yang membutuhkan kertas dan Print Out.
• Terlalu Banyak human / material handling (pergerakan orang) tidak sesuai
dengan konsep ergonomi dan efisiensi. Contoh : Dalam meminta approval
dari atasan, lalu lintas pergerakan orang mondar-mondir sangatlah
banyak.
• Cycle Time dalam melakukan approval suatu proyek tidak menentu, bahkan
relatif panjang.
• Tidak ada database yang terpusat sehingga tidak ada pengendalian yang
terstruktur dan terarah.

Gambar 5. Ilustrasi Komunikasi Antar Divisi Sebelum Penerapan SAP Business

One
4.2 Hasil Setelah Diterapkan SAP Business One
Berdasarkan analisa yang dilakukan, bahwasannya terdapat lima divisi yang
melibatkan SAP Business One, diantaranya yaitu marketing, operational
technology, logistic, dan financial. Kelima divisi tersebut dimobilisasi seluruhnya
oleh software SAP Business One. Berikut adalah modul SAP Business One yang
diimplementasikan sesuai dengan area divisi :
Tabel 1. Modul SAP Business One

Area SAP Business One Modul

Marketing Sales opportunity, Sales A/R, Business Partner,
Inventory, Service
Operational Technology Add-on
Logistic Purchasing, Business Partner, Inventory, Add-on
Financial Financial, Banking, Service

Berikut adalah penjelasan modul SAP Business One yang diimplementasikan di PT.
AJN Solusindo :
a. Menu Administrator
Dalam menu administrator adalah area untuk mengatur authorizations atau
hak akses masing-masing user terhadap modul-modul SAP Business One
yang sudah ditetapkan. Hak akses tersebut bisa berarti hanya dapat melihat
(read only), melihat dan merubah (read & write), dan tidak dapat mengakses
sama sekali. Semua ini berdasarkan aliran informasi yang dibutuhkan oleh
masing-masing divisi maupun user.

Gambar 6. Tampilan Menu Administrator

20
 Gambar 7. Tampilan Sub Modul Authorization

b. Modul Sales Oppurtunity

Modul sales opportunity adalah modul yang hak aksesnya oleh divisi
marketing, modul ini berisi sub modul sales opportunities dan sales
opportunities report. Divisi Marketing menginput nilai kontrak sebuah
Proyek atau Perjanjian Kerjasama (PKS), juga detail informasi kompetitor.
Pada intinya adalah segala informasi yang bisa menjadi opportunities bagi
perusahaan harus diinputkan. Informasi yang diinput pada modul ini akan
dibutuhkan pada Modul inventory oleh bagian logistik, juga untuk divisi
financial.

21
 Gambar 8. Tampilan Modul Oppurtunities

c. Modul Sales A/R (Account Receivable)

Modul Sales A/R Account Receivable masih dalam hak akses divisi
Marketing, pada bagian marketing akan me-create sales order, sales
quotiation, yang akan di perlukan oleh divisi financial untuk penagihan dan
pembayaran.

Gambar 9. Tampilan Modul Sales A/R

22
d. Modul Business Partner
Modul Business Partner dapat diakses oleh divisi Logistik dan divisi
Marketing, sebab dalam modul ini telah diinput informasi daftar seluruh
vendor, daftar seluruh customer, baik customer dalam posisi prospek ataupun
sedang berjalan. Demikian halnya dengan daftar vendor, modul ini
menampilkan daftar vendor yang sedang melakukan kontrak kerjasama juga
vendor yang masih dalam tahap pengamatan.

Gambar 10. Tampilan Business Partner

e. Modul Inventory
Pada Modul Inventory focus diutamakan hanya pada submodul item master
data sebab fungsi inventory pada hal ini bukan seperti fungsi inventory pada
industry manufacturing, pada hal ini fungsi hanya untuk mengendalikan
persediaan barang.

Gambar 11. Tampilan Modul Inventory

23
f. Modul Purchasing
Modul Purchasing diakses oleh bagian Logistik untuk melakukan Purchase
Order, pembelian dilakukan berdasarkan informasi yang didapat dari modul-
modul sebelumnya Sales Opportunities, Sales Order, Inventory.

Gambar 12. Tampilan Modul Purchasing

g. Modul Financial
Modul financial digunakan oleh divisi financial untuk melaksanakan fungsi-
fungsi standar keuangan seperti journal, annual report, budget, dll.

Gambar 13. Tampilan Modul Financial

24
h. Banking
Modul diakses oleh divisi financial untuk melakukan aktivitas pembayaran
(outgoing payment) dan penerimaan (incoming payment).

Gambar 14. Tampilan Modul Banking

4.3 Manfaat Penerapan SAP Business One

Pengendalian terhadap asset merupakan salah satu masalah besar,
perusahaan seringkali tidak dapat melihat atau mendeteksi beberapa hal penting
menyangkut asset, seperti jumlah asset yang berada di warehouse, pergerakan atau
relokasi asset, umur asset, dll. Dengan pengimplementasian sistem ERP, melalui
software SAP Business One memampukan perusahaan untuk menampilkan
informasi yang berhubungan dengan nilai dan pergerakan asset tersebut.
Kemudian, permasalahan lainnya adalah kolaborasi antar aplikasi,
dimana sebelum menerapkan SAP Business One, pengkolaborasian sangatlah
sulit dilakukan. Dengan adanya modul Add-one maka memungkinkan untuk
fungsionalitas pada produk utama. Untuk menggantikannya perusahaan
mendevelop suatu aplikasi yang kemudian dipasangkan dengan sistem SAP
(produk utama). Proses inilah disebut sebagai add-on system, yaitu komponen
yang disediakan konsumen untuk menambah fungsionalitas produk utama dan
diselaraskan konfigurasinya dengan aplikasi utama, atau juga berupa komponen
software yang terpisah yang dapat terintegrasi. Hal yang harus diperhatikan

25
dalam pembangunan add-on system ini adalah database server. Dianjurkan agar
database server yang digunakan berada dalam platform yang sama.
Adapun permasalahan lainnya yaitu kondisi dalam proses order
processing. Dimana sebelum menggunakan SAP Business One masih sangat
manual dan fungsional. Untuk lebih jelasnya, berikut tabel perbandingan
sebelum dan sesudah pada proses order processing :
Tabel 2. Perbandingan Kondisi Proses Order Processing
Perbandingan sebelum dan sesudah Penerapan
SAP
sebelum Sesudah
Aliran Proses (Flow
sama Sama
Chart)
Cycle Time Proses 1-4 hari < 2 hari
Kertas yang digunakan X Lembar berkurang 50%
Dokumentasi Manual& Fungsional Tersimpan dalam sistem

Berdasarkan tabel diatas terlihat bahwa, proses order processing lebih

cepat dilakukan dibandingkan sebelum diimplementasikan SAP Business One,
sehingga proses order processing akan semakin banyak dapat diselesaikan
dalam waktu yang singkat.

4.4 Langkah Antisipasi Terhadap Penerapan SAP Business One

Penerapan SAB Business One di perusahaan berdampak langsung pada
perubahan beberapa aspek di dalam organisasi. Beberapa hal yang diamati
sehubungan dengan pengambilan langkah-langkah strategis di dalam
mengantisipasi perubahan sistem informasi yaitu antara lain :
a. Karyawan
Perubahan yang cukup significant terjadi pada peran dan tanggungjawab (role
and responsibility) setiap individu yang berada di dalam ruang lingkup
organisasi yang menggunakan teknologi informasi sebagai bagian dalam
pekerjaannya. Analisis terhadap perubahan peran dan tanggung jawab
dilakukan untuk penyesuaian antara peran seseorang sebelum dan setelah

26
 implementasi sistem ERP. Pada saat sistem informasi berganti, masing-
masing individu sudah paham dengan tugas-tugas barunya. Kesuksesan
implementasi ini besar dipengaruhi oleh kesiapan individu yang akan
memakai sistem informasi yang baru.
b. Proses Bisnis
Perubahan pada bisnis proses berdampak pada kebijakan-kebijakan dan
prosedur- prosedur yang telah lama berjalan, seperti dokumentasi, prosedur
kerja dan lain - lain. Perubahan-perubahaan ini harus disesuaikan dengan
alur bisnis dari pembuatan sistem informasi yang baru. Akibat dari
implementasi ERP ini, proses bisnis PT AJN Solusindo jadi lebih efisien dan
efektif serta supplychain menjadi lebih efektif.
c. Skill dan Knowledge
Implementasi sistem baru ini diakomodasikan dengan penggantian teknologi
perangkat lunak dan perangkat keras. Tentunya dengan pergantian teknologi
ini perlu penyesuaian skill dan knowledge untuk operasi setiap harinya.

27
 BAB V
KESIMPULAN

Berikut adalah kesimpulan berdasarkan hasil analisa yang dilakukan pada pokok
pembahasan :
1. Permasalahan pada PT. AJN Solusindo sebelum menerapkan SAP Business One
adalah sistem yang bersifat fungsional (tidak terintegrasi)
2. Setelah dilakukannya penerapan SAP Business One di PT. AJN Solusindo,
otomasi kerja di perusahaan semakin meningkat, hal ini dibuktikan dengan
pengendalian asset yang telah mampu menampilkan informasi yang
berhubungan dengan nilai dan pergerakan asset perusahaan, kemudian
adanya modul Add-one yang mana memungkinkan untuk fungsionalitas
pada produk utama dan proses order processing yang dapat dilakukan dalam
kurun waktu kurang dari 2 hari saja.

28
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Adiputra, R., & Mulyawan, B. (2018). Pembuatan Program Aplikasi Sistem
Pendukung Keputusan Pemilihan Vendor ERP Pada PT Sinar Jaya Abadi
Dengan Menggunakan Metode Weighted Product. Jurnal Ilmu
Komputer dan Sistem Informasi, 6(2), 181.
[2] Irfani, M. H. (2015). ERP (enterprise resource planning) dan aspek-aspek
penting dalam penerapannya. Jurnal Eksplora Informatika, 4(2), 105-
114.
[3] Prakosa, B. A. (2017). Implementasi dan Konfigurasi Free Open Source
Enterprise Resource Planning (ERP) Odoo 9.0 c: Studi Kasus: UD.
Morodadi (Doctoral dissertation, Institut Teknologi Sepuluh Nopember).

29