MAKALAH

IMPLEMENTASI SISTEM ERP

Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Enterprise Resources Planning
Dosen Pengampu: Supriyono, S.Kom, M.Kom
 

Disusun oleh :
Kelompok 5
1.        Ngatini                           201253158
2.        Riza Ulyan N                 201253160
3.        Wulan Dhari                   201253145
4.        Shela Novitasari             201253174

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
2015
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat,
taufik serta hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang
berjudulImplementasi Sistem ERP.
Dalam pemulisan makalah ini kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak
Dosen pengampu mata kuliah ERP yang telah memberikan materi kuliah tersebut dan
memberikan tugas ini sehingga dapat berfikir dan bekerja sama antar mahasiswa. Serta
pihak-pihak yang sudah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Tanpa doa dari
teman – teman mungkin makalah ini tidak dapat terselesaikan.
Sebelumnya kami meminta maaf karena makalah ini masih jauh dari kata
sempurna, oleh karena itu kami mohon saran dan kritik dari pembaca demi perbaikan di
kemudian hari. Dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.
 Wa’alaikumsalam Wr.Wb

Kudus,   Maret 2015

Tim Penulis

DAFTAR ISI
Halaman Judul ................................................................................................. i
Kata Pengantar ................................................................................................ ii
Daftar isi .......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2  Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
1.3  Batasan Masalah......................................................................................... 2
1.4  Tujuan Penulisan......................................................................................... 2
1.5  Manfaat ..................................................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN
2.1  Konsep dasar ERP ..................................................................................... 4
2.2  Fase – fase dalam implementasi sistem ERP.............................................. 5
2.3  Karakteristik sistem ERP ........................................................................... 6
2.4  Implemetasi sistem ERP pada sebuah perusahaan .................................... 7
2.4.1.      Studi kasus implementasi sistem ERP ............................................ 7
2.5  Keberhasilan  dan kgagalan implementasi sistem ERP  ............................ 8
2.5.1.      Keberhasilan................................................................................... 8
2.5.2.      Kegagalan ...................................................................................... 9
BAB III PENUTUP
3.1.   Kesimpulan................................................................................................ 12
3.2.   Saran ......................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Enterprise Resoure Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat
mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan system informasi secara spesifik untuk
departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP terdiri dari bermacam
 – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari
modul untuk keuangan sampai modul untuk distribusi. Pengguna ERP menjadikan semua
system di dalam suatu perusahaan menjadi satu system yang terintegrasi dengan satu
database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam melakukan
komunikasi.
Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam sistem yang utuh, tetapi
dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project.
Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan
refrensi modul yang sudah berhasil.
Ada beberapa software ERP yang dikenal secara umum, seperti SAP, PeopleSoft,
JDEdward dan beberapa merk lainnya. Tidak semua software tersebut bisa dikostumisasi
sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, kadang kala perusahaan harus merubah aturan
bisnisnya untuk dapat menggunakan software ERP tertentu.
Aturan bisnis dan kebutuhan sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap
perusahaan. Perusahaan skala besar, dengan dukungan kondisi ekonomi yang relatif besar,
akan dengan mudah memilih softrware mana yang akan digunakan sekalipun harus
merubah kebutuhan bisnisnya. Namun, untuk perusahaan skala kecil dan menengah, hal ini
tentu saja sulit dilakukkan. Selain harga software ERP yang cukup tinggi.
1.2  Rumusan Masalah
             Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah sebagai berikut :
1.      Apa pengertian dari sistemERP?
2.      Bagaimana karakteristik sistem ERP?
3.      Bagaimana Fase-fase dalam implementasi sistem ERP?
4.      Bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan?
5.      Bagaimana siklus hidup pengembangan sistem ERP ?
6.      Apa keberhasilan dari implementasi sistem ERP?
7.      Apa saja kegagalan dalam penerapan sitem ERP

1.3  Batasan Masalah
             Agar permasalahan dalam rumusan masalah lebih spesifik, maka pada makalah ini
penulis membatasi pembahasan masalah sebagai berikut:
1.      Pengertian sistem ERP
2.      Fase – fase dalam implementasi sistem ERP
3.      Karakteristik sistem ERP
4.      Implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan
5.      Keberhasilan dan kegagalan dari implementasi sistem ERP

1.4  Tujuan Penulisan
             Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.      Sebagai syarat untuk memenuhi tugas matakuliah ERP
2.      Agar mahasiswa mampu memahami bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu
perusahaan.
1.5  Manfaat
             Adapun manfaat dari disusunnya makalah ini adalah sebagai berikut:
1.      Sebagai sumber bacaan dan pengetahuan bagi mahasiswa yang mengikuti matakuliah ERP
2.      Dengan adanya makalah ini mahasiswa dapat memahami implementasi sistem ERP

BAB II
PEMBAHASAN

2.1  Konsep Dasar ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan
semua departemen dan fungsi suatu perusahaan, baik departemen penjualan, HRD,
produksi, atau keuangan. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung aplikasi
dan infrastruktur komputer baik hardware/software.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yang maksudnya yaitu
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database.
Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk
menyimpan dan mengambil informasi yang dapat diakses dan mudah
disebarluaskan.     Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem
informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber
daya perusahaan. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkooordinasikan bisnis organisasi
secara keseluruhan.
 Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 2.1 : konsep dasar ERP

            Sistem ERP merupakan seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat
dilepaskan dari aspek ‘best practices’ yang artinya merupakan pencerminan cara terbaik
dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis. Tujuan utama adalah
untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/ fungsi dalam
perusahaan.

2.2.Fase-Fase Implementasi Sistem ERP

             Adapun fase – fase dalam implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut :
a.       Fase inisisasi
            Fase inisiasi yaitu berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang
muncul di perusahaan misalnya ada tawaran dari vendor, pergerakan industri, peningkatan
kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemnafaatan anggaran
tejnologi informasi yang lebih baik.
b.      Fase evaluasi
            Pada fase ini meliputi evaluasi proses bisnis, analisa kebutuhan, evaluasi berbagai
alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.
c.        Fase selection
            Pada fase ini dapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan
untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau
memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.
d.      Fase modifikasi
            Fase modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara, cara pertama yaitu memodifikasi
apa saja yang terjadi dalam rangkaian proses analisa-konfigurasi dan pengujian sampai
mendapatkan hasil yang diinginkan atau sampai batasan waktu tertentu. Cara kedua yaitu
dengan melakukan pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas
pencapaian target tertentu. Dalam fase modifikasi perlu dilakukan tahapan pelatihan bagi
para pengguna.
e.       Fase penyelesaian
             Apabila semua berjalan dengan lancar, maka konsumen akan melunasi pembayaran
yang tergantung pada kontrak. Pada tahapan ini perusahaan akan mendapatkan pelajaran
serta pengalaman atas semua kejadian selama proyek implementasi berlangsung, termasuk
evaluasi keberhasilan dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.

2.3.Karakteristik Sistem ERP

             Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut (WHL-
2006):
1.      Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan
pengguna server apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data
sekali saja.
5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata(real time).
6.      Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan.
7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh
perusahaan multinasional.
8.      Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa
melakukan pemrograman kembali.

2.4.Implementasi Sistem ERP

             Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari
perubahan dan peran serta pelanggan. Penerapan ERP banyak ditemukan pada industri
manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai aplikasi atau software ERP.
Software ERP yang banyak beredar di pasaran yaitu SAP, JDE, Baan, Protean, Compiere,
Magic, dll.
             Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah:
1.      Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluiruh
            Perusahaan mengganti sitem lama dengan sitem ERP. Cara ini juga mengandung
resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan adanya pergantian sistem yag baru.
2.      Melakukan strategi franchise
            Cara ini dilakukan dengan mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang berbeda
pada setiap unit perusahaan. Implementasi biasanya fokus pada satu unit terlebih dahulu.
Cara Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit itu apakah bisa
berjalan dengan baik atau tidak. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP dapat
diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi percobaan
sebelumnya.
2.4.1.      Studi kasus implementasi sistem ERP
               PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan
minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim
dengan nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah
perusahaan Total Food Solutions.

a.       Permasalahan yang dihadapi  :

         Indofood Tbk adalah perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas
         Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan
         Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar
b.      Penerapan ERP di Indofood Tbk. :
         SAP R/3 sebagai solusi ERP
         SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management
(SCM)
c.       Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk. :
         Menyesuaikan minat konsumen
         Distribusi informasi
         Pengarsipan dokumen
d.      Tantangan yang dihadapi :
         Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yangs alah bisa menjadi mimpi buruk
         ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil
diperusahaan yang lain
         Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat
         Orang –orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

1.5.Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem ERP

1.5.1.      Keberhasilan
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP, yaitu:
1.      Proses bisnis yang matang
              Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan imlementasi ERP. ERP tidak dapat diimplementasikan pada perusahaan yang
tidak memiliki proses bisnis yang jelas.
2.      Change management yang baik
              Implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan kebiasaan pada
perusahaan tersebut.
Change management sangat diperlukan untuk memberikan pelatihan kepada pengguna,
operator atau pihak yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.
3.      Komitmen
                     Implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Komitmen dari pimpinan perusahaan hingga pengguna yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem sangat diperlukan.
4.      Kerjasama
               Kerjasama harus dilakukan dengan baik anatara internal perusahaan maupun
antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan inplementasi. Konsultan dan
pengguna sudah menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi.
5.      Good Consultant
              Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh
dalam implementasi.

1.5.2.      Kegagalan penerapan sistem ERP

                    Dari berbagai implementasi di perusahaan  dapat disimpulkan bahwa yang
menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini adalah beberapa
faktor yaitu:
1.      Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan
            Instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil oleh
pimpinan. Orang-orang harus mempunyai komitmen yang tegas untuk melakukan
perubahan di bagian masing-masing. Orang – orang yang dimasukkan dalam proyek
akanmeluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya kelihatan
seperti hal yang tidak berguna. Disinilah dibutuhkan dukungan dari pimpinan.
2.      Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja
            Proyek tidak akan berjalan sebagaimana mestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini
hanya milik satu bagian/departemen saja. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi
keterkaitan antara departemen yang satu dengan departemen yang lain.
3.      Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person in charge(PIC).
            Untuk satu proyek seperti ini sangat dibutuhkan seseorang yang ditugaskan untuk
menjadi PIC atau project manager. Hal ini untuk meningkatkan komitmen agar terpenuhi
semua pekerjaan sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Implementasi dan
instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang tidak sedikit sehingga
dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.
4.      Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan kepada tim IT saja.
            Hal ini umum terjadi, dimana anggota tim yang terlibat proyek implementasi hanya
menyerahkan pengambilan keputusan atau perubahan prosedur kepada pihak IT saja
dengan alasan mereka orang yang secara teknik menguasai bidang tersebut. Padahal yang
mengetahui prosedur yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama
di dalamnya.
5.      Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan
kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi
            Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan implementasi dan instalasi yang
sudah mengetahui kira-kira masalah yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk
memecahkan masalah sesuai dengan pengalaman yang dimiliki.
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
            ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan,  dan sangat penting
untuk kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan dari implementasi ERP adalah
untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Selain berdampak pada proses
bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan
budaya perusahaan.

3.2. Saran
       Sebaiknya dalam implementasi sistem ERP memperhatikan hal – hal
apa saja yang berpengaruh seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan, Juga  alternatif – alternatif apa saja yang bisa digunakan karena
sistem ERP pada setiap unit perusahan berbeda – beda.
 DAFTAR PUSTAKA
(n.d.). Retrieved from http://www.mentaya.co.id/mty16/index.php/77-ulasan/68-apa-itu-erp
Catalya, P. (2014). Analisa Dampak Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Terhadap Efektivitas Pengendalian Internal BUMN Dalam Pelaporan Keuangan Di
Indonesia. Semarang: Universitas Diponegoro.
Wibisono, S. (2005). Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi
Terintegrasi. Teknologi Informasi DINAMIK Volume X, No.3 , 150-159.