PERENCANAAN, PENGADAAN DAN PENGELOLAAN

MESIN-MESIN KANTOR

Mata Kuliah : Teknologi Perkantoran

Dosen Pengampu : Dr. Nuryetty Zain, M.M

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 11

Karina Putri Syahrani 1709618016

Raissa Rezky Rasyiditya 1709618041
Afifah Tuzzakiyah 1709618082

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSIATAS NEGERI JAKARTA

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala berkah, rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan paper berjudul “Perencanaan
Pengadaan Dan Pengelolaan Mesin-Mesin Kantor" sebagai pemenuhan tugas mata
kuliah Teknologi Perkantoran di Universitas Negeri Jakarta tahun 2020.
Kami menyadari bahwa paper ini tidak akan terselesaikan pada waktunya tanpa
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, kami ingin menyampaikan ucapan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya paper ini.
Paper ini tentunya masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perkembangan selanjutnya dari
paper ini, dan semoga paper ini dapat memberikan manfaat bagi banyak pihak yang
membaca.

Jakarta, 29 September 2020

Kelompok 11

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................i

DAFTAR ISI ............................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
A. Latar Belakang ..............................................................................................1
B. Rumusan Masalah .........................................................................................2
C. Tujuan ............................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN .........................................................................................3
A. Pengertian Mesin Kantor ...............................................................................3
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor ....................................................4
C. Tata Cara Pengadaan Mesin Kantor ..............................................................6
D. Hal yang Dipertimbangkan dalam Pengadaan Mesin Kantor .......................8
E. Jenis-Jenis Mesin Kantor ...............................................................................11
F. Tujuan dan Manfaat Penggunaan Mesin Kantor ...........................................19
G. Kelemahan dan Kelebihan Penggunaan Mesin Kantor .................................22
BAB III PENUTUP .................................................................................................24
A. Kesimpulan ....................................................................................................24
DAFTRA PUSTAKA ...............................................................................................25

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang
dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data
ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak
perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam
usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan
hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut
manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala
bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk
memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat
keuntungan serta manfaat yang banyak.
Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai
produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya
maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor
yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang manajer
kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok
untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Mesin kantor merupakan salah satu sarana
yang dapat membantu dalam proses administrasi. Dilihat bagaimana pentingnya
mesin-mesin kantor dalam menunjang kegiatan kantor dan pencapaian tujuan
kantor, maka kami akan membahas tentang berbagai hal mengenai mesin-mesin
kantor dalam makalah ini.

1
B. Rumusan Masalah
Berlatarbelakang perencanaan pengadaan dan pengelolaan mesin-mesin
kantor maka penyusun, merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Apa pengertian dari mesin-mesin kantor?
2. Bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana kantor ?
3. Bagaimana tata cara dalam pengadaan mesin-mesin kantor?
4. Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin
kantor?
5. Apa saja jenis mesin-mesin kantor ?
6. Apa fungsi dan manfaat dari mesin-mesin kantor?
7. Apakah kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan mesin-mesin kantor?

C. Tujuan
Makalah ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1. Dapat memahami pengertian dari mesin-mesin kantor.
2. Mengetahui pengelolaan sarana dan prasarana kantor.
3. Mengetahui tata cara pengadaan mesin-mesin kantor.
4. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin
kantor.
5. Mengetahui jenis mesin-mesin kantor
6. Mengetahui fungsi dan manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor.
7. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dalam penggunaan

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Mesin Kantor

Membicarakan teknologi perkantoran tidak dapat dilepaskan dengan
pembicaraan otomatisasi kantor, namun pengertian teknologi perkantoran lebih
banyak diarahkan kepada beberapa perlatan atau mesin-mesin yang digunakan
dalam kegiatan perkantoran dan juga akan menyoroti dampak-dampak dari
penggunaan mesin-mesin tersebut, maka dari itu pengertian mesin-mesin
kantor menurut Gie (Gie, 1999) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk
mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja
secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi. Menurut
Yatimah (2008), mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang
dipergunakan untuk mencatat, mengganda, dan mengolah kata yang bekerja
secara sistematis, mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.
Menurut Tjandra Sheddy (2008), Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang
dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data
ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya
bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik. Sedangkan menurut Wursanto (2004),
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, maupun
magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga
sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor.
Dari pengertian menurut para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa Mesin
kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis
maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga
sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor

3
 diantaranya adalah komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan
elektronik, dan sebagainya.

B. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang
baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan
hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar
semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.
Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa
kegiatan, yaitu :
1. Perencanaan
Perencanaan meliputi “apa, dimana, dan kapan sarana dan prasarana kantor
digunakan untuk merumuskan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini
perencanaan diputuskan tentang sarana dan prasana yang cocok untuk suatu
tugas tertentu yang dinyatakan oleh pekerjaan perencanaan prosedur dan
metode sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan pegawai.
Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan
untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
2. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan
prosedur yang berlaku di organisasi tersebut.
3. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal
dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

4
 a. agar barang tidak cepat rusak.
b. agar tidak terjadi kehilangan barang.
c. agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari.
d. memudahkan dalam pengawasan.
e. memudahkan dalam analisis barang.
4. Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
5. Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggung jawabkan.
c. Memudahkan dalam pegecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
(Mulyani, Sri dkk. 2008)

5
C. Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara
pengadaan mesin tersebut adalah sebagai berikut:
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier
untuk mendapatkan sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah
pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli
menjadi hak rnilik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini
merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh
dari pihak lain dengan tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun.
Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk
memenuhi kebutuhan mesin yang sifatnya sementara dan harus
mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh
dari pihak lain dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah
pihak. Pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara ini hendaknya dilakukan
apabila kebutuhan mesin bersifat sementara dan temporer.
4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan
jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja
tertentu. Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan
efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan mesin yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan
menukarkan mesin yang dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari

6
 pihak lain. Pemilihan cara peng adaan mesin ini harus mempertimbangkan
adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan mesin yang
ditukarkan harus merupakan mesin yang sifatnya berlebihan atau mesin yang
dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.
6. Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan
menggunakan mesin yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan
perbaiki mesin yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu
unit mesin maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara
instrumen mesin yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut
dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit mesin, dat pada akhirnya
satu atau beberapa unit mesin tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin
dapat dipenuhi.
Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada
satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif
pengadaan mesin di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat
kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra
baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin sifatnya sementara dan
tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan mesin yang dilakukan
adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan
selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan
dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan.

7
 Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi
organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi
keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan
kebutuhan mesin dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga
pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan cara pembelian. Namun
demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap
mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan
sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena
terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

D. Hal yang Dipertimbangkan dalam Pengadaan Mesin Kantor

Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin meluas memberikan
beban dan tanggung jawab yang semakin besar terhadap manager perkantoran. Ia
harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang
terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang
terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik mesin-mesin yang telah
dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost),
biaya pemeliharaan (maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan
leveransir mesin perkantoran yang ada.
Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manager perkantoran hendaknya
mempertimbangkan dengan seksama faktor-faktor di bawah ini (Moekijat, 1991:
hal 28):
1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesiakannya
Tujuan pekerjaan harus di rumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan
seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian
menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

8
2. Kebutuhan individu karyawan
Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan
individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya. Pendekatan
kebutuhan individu ini sangat penting dalam hubungannya dengan mesin
perkantoran tersebut.
3. Penghematan waktu
Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih
cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik
dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada
volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar di pengaruhi oleh di
mungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk
menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume
pekerjaan yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai.
Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.
4. Fleksibilitas penggunaan mesin
Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran
dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan
untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan kebutuhan dana investasi
Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam
pengadaan mesin perkantoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan
yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.
6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran
Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak
hanya mempertimbangkan volume dan pekerjaan kantor yang ada sekarang.
Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan datang.

9
7. Kualitas kerja mesin
Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya
menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin pada
umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan dengan
formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.
8. Nilai keindahan
Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor
janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu menyelesaikan
pekerjaan kantor saja, tetapi juga di pandang sebagai alat pendorong
produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat menimbulkan sikap
positif karyawan, sehingga memungkinkan karyawan bekerja lebih efesien.
Adapun hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin
kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008: hal 48)
1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5. Mutu mesin harus baik.
6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8. Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin
tersebut.

10
E. Jenis-Jenis Mesin Kantor
Wujud dari teknologi perkantoran dalam bentuk mesin-mesin atau peralatan
yang diapakai dalam kegiatan perkantoran, maka berikut ini kita lihat jenisjenis
mesin kantor tersebut, menurut Sayuti (2013):
1. Mesin yang dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia
b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga
listrik atau baterai
2. Mesin yang dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya mesin mekanik
yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektrik, berupa kabel-kabel
3. Mesin yang dilihat dari fungsinya dalam mencatat pekerjaan kantor, yaitu
a. Mesin tulis
Mesin tulis adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-
tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen,
biasanya kertas.
b. Mesin dikte
Mesin dikte adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat
kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat sehingga dapat
dicatat menjadi tulisan seorang pegawai.
c. Mesin penomor
Mesin penomor adalah mesin yang digunakan untuk memberi nomor urut
dan nomor rangkap pada kartu,faktur, formulir, dan kupon obligasi.
d. Asahan pensil
Asahan pensil adalah alat yang digunakan untuk menajamkan pensil.
e. Mesin pencetak perangko

11
 Mesin pencentak perangko adalah mesin yang digunakan kantor untuk
memberi tanda pada surat dan paket untuk menunjukkan bahwa ongkos
kirim telah dibayar
f. Stempel
Stempel adalah alat yang digunakan untuk mengesahkan dokumen-dokumen
penting.
g. Mesin pencatat waktu
Mesin pencatat waktu adalah mesin yang digunakan untuk mencatat jam
hadir karyawan.
h. Mesin perekam gambar/suara
Mesin perekam gambar/suara adalah mesin yang digunakan untuk merekam
gambar/suara
i. Kamera foto, kamera video, CCTV
j. Scanner
Scanner merupakan sebuah perangkat yang berfungsi untuk meng-Copy atau
menyalin dokumen fisik berupa teks atau gambar yang kemudian dapat
disimpan ke dalam perangkat Komputer atau Laptop.
k. Mesin penulis nominal cek
l. Mesin pencatat kehadiran
m. Mesin penghitung
4. Mesin atau alat untuk menghimpun bahan keterangan:
a. Pembuka surat
Alat Pembuka Surat adalah alat atau mesin yang berfungsi membuka sampul
surat dengan cepat dan rapih.
b. Mesin penjilid
Mesin Jilid adalah mesin kantor yang digunakan untuk menjilid berbagai
warkat-warkat yang sejenis, buku-buku dan sebagainya.

12
 c. Pemotong kertas
Mesin Pemotong Kertas adalah alat yang digunakan untuk memotong kertas
yang dapat memudahkan dalam memotong serta merapikan berkas dan
dokumen.
d. Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara
memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah
kertas bila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.
e. Stapler Remover
Stapler Remover adalah alat yang digunakan untuk mempermudah mencabut
isi staples, sehingga isi staples dapat dicabut dengan mudah dan ringan
sehingga tidak merobek kertas.
5. Mesin atau alat yang dilihat dari fungsinya dalam mengolah bahan keterangan,
yaitu:
a. Mesin jumlah
Mesin jumlah adalah mesin yang mempunyai fungsi penjumlahan,
pengurangan, perkalian serta pembagian secara sederhana.
b. Mesin hitung
c. Mesin penghitung uang
Mesin penghitung uang adalah sebuah alat atau mesin yang berfungsi untuk
menghitung seberapa banyak jumlah uang (logam maupun kertas) yang
ingin di hitung.
d. Mesin validasi keaslian uang
Mesin validasi keaslian uang adalah alat yang digunakan untuk memeriksa
apakah uang yang digunakan asli atau tidak
e. Timbangan elektronik
Timbangan elektronik adalah timbangan yang dapat menimbang sekaligus
menghitung dengan cepat, akurat dan mudah digunakan di dalam maupun di
luar ruangan.

13
 f. Mesin timbangan surat
g. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur
yang telah dirumuskan
6. Mesin atau alat yang dilihat dari fungsinya dalam memperbanyak bahan
keterangan pekerjaan kantor, yaitu:
a. Mesin stensil
Mesin Stensil adalah mesin cetak dokumen yang berbentuk lembaran dalam
jumlah yang banyak.
b. Mesin spiritus
Mesin stensil spiritus atau spiritus duplicator merupakan jenis mesin
pengganda atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda
cairan.
c. Mesin fotocopy
Mesin fotokopi merupakan sebuah alat tekhnologi yang berfungsi untuk
membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain.
d. Risograph
Mesin risograph biasa juga disebut RISO adalah perangkat untuk mencetak
dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi , saat ini
kemampuan pencetakannya mampu sampai 120 halaman per menit.
e. Mesin Offset
Mesin Cetak Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master atau
disebut dengan Plate dengan proses pemindahan huruf ke Blanket.
f. Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik
berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.
g. Electronic copy board

14
7. Mesin yang dilihat dari fungsinya untuk mengirim bahan keterangan, yaitu:
a. Telepon
Telepon adalah pesawat dengan listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap
antara dua orang yang berjauhan tempatnya
b. Interphone
Interkom merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau
peralatan komunikasi internal. Intercom merupakan sebuah sistem
komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman
atau proses komunikasi yang terbatas.
c. Teleprinter
Teleprinter adalah pesawat telegraf digital yang dapat mengirim dan
menerima sinyal-sinyal start-stop elektris.
d. Faxisimile/telecopier
Faxisimile adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi
melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
e. Modem
Modem adalah singkatan dari modulator demodulator. Modulator adalah
proses modulasi yaitu untuk proses menumpangkan data pada sinyal
informasi ke sinyal pembawa supaya dapat dikirim ke pengguna melalui
media tertentu, proses modulator dapat juga diartikan proses mengubah data
dari komputer yang berbentuk sinyal digital akan diubah menjadi sinyal
analog.
f. Mesin untuk presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film strip)
g. Telefoto
Telefoto adalah alat untuk mengambil gambar dengan kamera dari jarak jauh

15
 h. Handy Talky
Handy Talky adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat
mengomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang
radio.
i. PMBX/PABX (Switch board)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel
yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen
lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat
satu ke tempat lain.
j. Handphone atau Mobilephone atau HP
HP adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai
kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap,
tetapi dapat dibawa ke mana-mana dan tidak perlu disambungkan dengan
jaringan telepon menggunakan kabel.
8. Mesin yang dilihat dari fungsi untuk mengolah bahan keterangan, yaitu:
a. Mesin jumlah
b.Mesin hitung
c. Mesin penghitung uang
d.Mesin validasi keaslian uang
e. Timbangan elektronik
f. Mesin timbangan surat
g.Komputer
h.Handphone
9. Mesin atau alat untuk menyimpan bahan dan menghilangkan identitas
keterangan, yaitu:
a. Mobile filling system
Mobile filing system adalah lemari Arsip Dorong untuk menyimpan
dokumen dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau
dengan penggerak mekanik.

16
 b. Floppy disk
Floppy disk adalah media diska penyimpanan terdiri dari media
penyimpanan magnetis tipis dan fleksibel, disegel dalam plastik berbentuk
persegi atau persegi panjang.
c. Hard disk
Hard Disk Drive (HDD) atau biasa disebut hardisk adalah perangkat keras
yang digunakan untuk menyimpan data pada komputer yang menyediakan
ruang khusus untuk menyimpan dan membaca data. Perangkat ini bersifat
non-volatile memory yang berarti data yang disimpan tidak akan hilang
meskipun komputer dimatikan.
d. Compact disk
CD adalah cakram optik digital yang digunakan untuk menyimpan data.
e. Flash disk
USB flash drive atau Flashdisk adalah salah satu media penyimpanan data
portabel yang dapat dihubungkan melalui port USB suatu komputer atau
laptop.
f. Komputer
10. Mesin atau alat untuk pengaman, seperti:
a. CCTV (close circuit television)
CCTV yang berarti menggunakan sinyal yang bersifat tertutup, tidak seperti
televisi biasa yang merupakan sinyal siaran.
b.Pengaman data
c. Mesin penyimpan uang
d.Peti uang
e. Micro film
Microfilm adalah film fotografi dalam bentuk sangat kecil untuk
menyimpan, memunculkan kembali, atau mempublikasikan dokumen,
cetakan, gambar, dan foto

17
 f. Mesin laminating
Mesin laminating adalah sebuah alat yang berfungsi untuk melaminasi
(melapisi) sebuah produk dengan plastik film.
g.Alarm
h.ATM
ATM adalah sebuah alat elektronik yang melayani nasabah bank untuk
mengambil uang dan mengecek rekening tabungan mereka tanpa perlu
dilayani oleh seorang "teller" manusia.
11. Mesin atau alat untuk penyaman lingkungan kerja, seperti:
a. Kipas angin
Kipas angin adalah alat yang digunakan untuk menghasilkan angin.
b. Air Conditioner
AC adalah mesin yang dibuat untuk menstabilkan suhu dan kelembapan
udara di suatu ruangan.
c. Loudspeaker
Loudspeaker atau lebih sering disingkat dengan speaker adalah transduser
yang dapat mengubah sinyal listrik menjadi frekuensi audio (sinyal suara)
yang dapat didengar oleh telinga manusia dengan cara mengetarkan
komponen membran pada speaker tersebut sehingga terjadilah gelombang
suara.
d. Electro Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
Electro Air Cleaner adalah alat yang menghilangkan kontaminan dari
udara di dalam ruangan untuk meningkatkan kualitas udara dalam
ruangan .
e. Air curtain (tirai udara)
Air curtain adalah alat yang digunakan sebagai penyekat udara luar dan
udara dalam ruang.

18
 f. Vacuum cleaner
Vacuum cleaner adalah alat yang menggunakan pompa udara untuk
menciptakan keadaan kosong untuk menghisap debu dan kotoran,
biasanya dari lantai.

F. Tujuan dan Manfaat Penggunaan Mesin Kantor

1. Tujuan Penggunaan Mesin-Mesin Kantor
Tujuan diipergunakanya mesin dalam suatu proses pekerjaan untuk
menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya
baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat
industrial (engeneering) maupun bersifat teknis mencatat (paperwork).
2. Manfaat Penggunaan Mesin-Mesin Kantor
Menurut Sayuti (2013) berikut ini manfaat atau dampak positif maupun
dampak negatif atas pemakaian mesin-mesin kantor tersebut.
a. Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:
1) Peningkatan mutu tenaga kerja, karena pekerjaan ditangani dengan
mesin, maka akan sangat mudah dilakukan penyesuaian sesuai dengan
yang diinginkan, sebagai contoh, pengetikan surat dengan komputer
lebih muda bila dibandingkan dengan pengetikan surat dengan mesin tik
manual.
2) Peningkatan disiplin dan kegairahan dan kedisiplinan kerja, maksudnya,
penggunaan mesin membuat pemakainya harus disiplin. Sebagai
contoh, komputer harus dihidupkan ketika akan dipakai, dan harus
dimatikan kalau telah selesai, kalau tidak akan membuat komputer
terlalu panas, apalagi saat charger di pasanag, kalau telah penuh harus
dilepaskan dari sumber powernya, kalau tidak akan merusak baterai
komputer yang bersangkutan.
3) Penghasilan bagi tenaga kerja, karena pekerjaan akan dapat diselesaikan
dengan lebih cepat dan lebih baik, maka tentu saja akan di ikuti

19
 bertambahnya volume kerja dan akan di ikuti pula dengan peningkatan
pendapatan,
4) Meringankan tenaga dan pikiran pegawai, karena penggunaan mesin,
baik mekanis, maupun elektronis maka akan membuat karyawan
menjadi ringan. Sebagai contoh, penggunaan kalkulator dan komputer
dalam perhitungan akan lebih mudah bila dibandingkan dengan
perhitungan secara manual atau menggunakan akal pikiran sendiri.
b. Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:
1) Mempercepat penyelesaian pekerjaan
2) Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai
penyelesaian pekerjaan
3) Memperlancar pekerjaan
4) Mempermudah penyelesaian pekerjaan
c. Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:
1) Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
2) Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
3) Memenuhi standar mutu tertentu
4) Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan
kantor
Dampak positif tersebut diatas penggunaan mesin-mesin kantor juga
memiliki dampak negatif yang pada umumnya dirasakan sekali terutama yang
menyangkut ketenagakerjaan dan kadang kala juga penambahan biaya
operasional perkantoran, adapun dampak negatif tersebut adalah sebagai
berikut:
a. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah
pengangguran. Hal ini terjadi karena pekerjaan yang tadinya secara manual
memerlukan banyak tenaga kerja, lalu setelah menggunakan alat atau mesin
dan peralatan yang berbasis teknologi tentu saja pekerjaan dapat diselesaikan
lebih cepat dan tadi menggunakan tenaga manusia, lalu diganti dengan mesin

20
 atau tenaga manusia hanya diperlukan sedikit saja, situasi inilah yang
mengurangi tenaga kerja dan akan menambah jumlah orang yang tidak
memiliki pekerjaan.
b. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan
tertentu, karena teknologi yang akan dipergunakan adalah teknologi canggih,
maka tidak semua orang dapat menggunakannya, kalau hal ini yang terjadi
maka akan menghambat pekerjaan.
c. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan
menimbulkan pemborosan. Kita telah merasakan saat listrik tidak ada, maka
semua mesin yang tadinya menggunakan power listrik tidak dapat
dipergunakan, dan pekerjaanpun terhenti. Sementara semua seting proses
kerja telah diatur menggunakan mesin, atau alat tentu saja sulit mengubah
penyelesaian kerja yang telah mekanis dan elektronis menjadi menual
kembali.
d. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga menganggu pegawai lainnya.
Kita dapat merasakan dan mengamati banyak mesin yang digunakan dalam
proses kerja membuat pendengaran terganggu. Lihat saja. Mesin potong
rambut, begitu kerasnya suara mesin saat digunakan untuk memotong
rumput, hal ini dapat menganggu lingkungan dan pendengaran.
e. Mesin dan alat kantor dapat menimbulkan radiasi dan menganggu kesehatan
karyawan. Kita banyak melihat dampak dari teknologi perkantoran yang
membuat karyawan menderita Sick Building Syndrom.
f. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya
yang memerlukan biaya mahal, seperti untuk penggantian spare part dan
perawatan berkala untuk mesin-mesin dan peralatan kantor.

21
G. Kelemahan dan Kelebihan Penggunaan Mesin Kantor
Pekerjaan kantor dapat berjalan dan berhasil sesuai dengan tujuan yang telah
direncanakan, apabila didukung oleh mesin-mesin kantor yang memadai. Mesin-
mesin kantor sangat penting keberadaannya pada sebuah kantor, karena akan
membantu terhadap proses pekerjaan kantor. Dengan mesin-mesin semua
pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat dan hasilnya lebih baik daripada
pekerjaan yang dikerjakan secara manual. Dengan demikian, fungsi dari mesin-
mesin kantor adalah untuk membantu kelancaran proses kerja, sehingga pekerjaan
dapat dikerjakan dengan cepat, rapi, dan baik.
Kelebihan penggunaan mesin-mesin kantor dalam proses pekerjaan kantor, di
antaranya:
a. Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.
b. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat dipindahkan untuk
melakukan pekerjaan lainnya.
c. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.
d. Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil pekerjaan.
e. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.
f. Diperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan
kantor.mengurangi rasa bosan dibandingankan dengan metode tertulis.
g. Memberikan informasi lebih cepat dan banyak kepada manajemen, misalnya
penggunaan komputer.
Adapun kelemahan/kerugian penggunaan mesin-mesin kantor, diantaranya:
a. Harganya mahal.
b. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan.
c. Mesin tidak dapat melakukan pekerjaan yang memerlukan pemikiran tinggi.
d. Sulit mendapatkan operator yang terlatih.
e. Menimbulkan suara-suara yang gaduh dalam kantor.
f. Keluwesan dalam bebarapa metode mesin kurang.
g. Tingkat penyusutan dalam mesin sangat tinggi.

22
 Dengan adanya kelebihan dan kelemahan dari mesin-mesin kantor, maka
dalam pengadaan mesin-mesin kantor diperlukan perencanaan yang matang dari
seorang manajer kantor. Dengan kata lain, seorang manajer kantor harus
mengetahui mesin-mesin apa yang diperlukan, apa yang dapat dikerjakan oleh
mesin tersebut, apakah dengan mesing-mesin tersebut mempengaruhi prosedur
dan metode kerja.

23
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun
sarana teknologi untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan
perkantoran tersebut. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin kantor adalah segenap
peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang
digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau
mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu
memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah
komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.
Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat
dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Christoper, A.B., dan S. Ghosal. 1992. “What Is a Global Manager?”. Harvard Business
Review. September-October: 124-132.
Copeland, L. 1988. “Valuing Diversity: Pioneer and Champions of Change”.
Personnel.July: 48.
Cox, T.H., dan S. Blake. 1991. “Managing Cultural Diversity: Implications for
Organizational Competitiveness”. Academy of Management Executive. 5: 45-56..
Flaherty, M.T. 1996. Global Operation Management. New York: McGraw Hill, Inc.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

25