MAKALAH

Implementasi Sistem Informasi Manajemen

D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
Nama : Fathurrahman
Nim :
Kelas : M21D

UNIVERSITAS MUHAMMADIAH MAKASSAR

2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan Rahmat dan Ridho-Nya, Sehingga kami dapat
mengerjakan makalah ini dengan baik, Dan tepat waktu.

Kami ucapkan terimakasih kepada dosen pengampu yang telah

memberikan tugas ini kepada kami, Dan telah membimbing kami
dalam pembuatan makalah ini.

Kami menyadari masih banyak kekurangan dari pembuatan

makalah ini, Untuk itu kami membutuhkan saran agar kedepannya
makalah yang kami buat dapat lebih baik lagi kedepannya. Semoga
makalah ini bias bermanfaat bagi pembacanya umumnya, Dan bagi
kami khususnya.
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL. ………………………………………………………….

KATA PENGANTAR. ………………………………………………………..

DAFTAR ISI. ……………………………………………………………………

BAB I PENDAHULUAN. …………………………………………………..

1.1. Latar Belakang. …………………………………………..

1.2. Tujuan. ……………………………………………………….
1.3. Manfaat. …………………………………………………….

BAB II PEMBAHASAN. …………………………………………………..

2.1 Implementasi E-. …………………………………………..

DAFTAR PUSTAKA. ………………………………………………………..

 BAB I

PENDAHULUAN

1. 1. Latar Belakang
Sistem informasi manajemen ( SIM ) adalah salah satu dari
lima subsistem utama CBIS.
Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum
semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. Subunit dapat
didasarkan pada area fungsional atau
tingkatan manjemen.
SIM menyediakan informasi bagai pemakai dalam bentuk
laporan dan output dari berbagai
simulasi model matematika. Laporan dan output model
dapat disediakan dalam bentuk tabel atau
 grafik.
Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja sistem
informasi, tetapi terutama penting bagi
sistem informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan
spesialis informasi dapat membuat
program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif
dari pengaruh perilaku menjadi hal positif

1.2. Tujuan
1. Memahami pengertian system informasi
2. Mengetahui pendekatan kontemporer system informasi
3. Mengetahui peran baru system informasi dalam organisasi
4. Mengetahui penggunaan system informasi yaitu peluang
baru dengan teknologi informasi

1. 3. Manfaat
manfaat Sistem Informasi Manajemen seperti berikut:
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan
realtime. Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan
perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja
kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau
koordinasi.
 BAB II
TUJUAN PUSTAKA
2.1. Implementasi E-Office
Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan
dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-
komponen sebuah organisasi, di mana data, informasi dan komunikasi
dibuat melalui media telekomunikasi. Seiring perkembangan zaman
serta dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang
mewajibkan setiap proses bisnis atau kegiatan kantor harus berjalan
dengan efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya transformasi
proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke sistem
otomatisasi. Proses bisnis yang dilakukan secara manual (document
driven) menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat
yang masih berupa hardcopy, dan dikirimkan dengan kurir antar unit di
lingkungan kantor (Arief, 2005). Eoffice sebagai salah satu hasil dari
pekembangan teknologi tentunya akan membantu pegawai di kantor
dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka
Penerapan teknologi informasi dalam electronic government ini
diantaranya adalah penerapan e-office atau e-perkantoran termasuk
salah satu layanan yang ada dalam e-government, yaitu untuk
mendukung kegiatan perkantoran khususnya dalam hal administrasi
kantor. E-office atau e- perkantoran itu sendiri merupakan sistem
teknologi informasi yang bertujuan untuk menyederhanakan proses
kegiatan perkantoran terutama dalam hal korespondensi kedinasan.
Korespondensi merupakan komunikasi tertulis yang dilakukan antara
komunikator dengan komunikan yang dapat mengirim pesan atau
informasi secara tertulis. Sebagai salah satu hasil perkembangan e-office
tentunya akan membantu pegawai, baik di kantor, organisasi
pemerintah, maupun swasta dan perusahaan- perusahaan dalam
menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan baik dan tepat waktu. Tidak
hanya untuk pegawai, bagi pemimpin juga akan ikut menikmati hasilnya,
seperti laporan yang dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu
berdasarkan data terpadu yang digunakan di dalam sistem e-office.
Sistem e- office sendiri selain untuk meminimalisasi penggunaan kertas,
e-office juga bermanfaat untuk mempermudah penyimpanan data dan
pengolahan data di dalam suatu kantor karena data tersebut menjadi
terpusat (centralized) dengan bantuan data base, sehingga data yang
sudah disimpan akan saling terhubung dan menjadi satu sehingga dapat
memberikan informasi bagi kantor tersebut. Selain data, tentunya
penggunaan komputer bagi para pegawai juga sepenuhnya dibutuhkan
demi terciptanya sistem e-office

PENGEMBANGAN HIPOTESIS
Mengutip dari Izzati dan Marsofiyati (2020) dalam penggunaan e-Office
terdapat hambatan diantaranya seperti koneksi atau jaringan yang tidak
stabil. Hal ini tentu menjadi tantangan bagi daerah yang masih minim
koneksi internet yang bisa mengakibatkan penerapan e-Office kurang
efektif. Dalam penelitian Endang, (2022) Pemanfaatan E-office mampu
memberikan pengaruh positif bagi pengelolaan manajemen arsip di
MAN 4 kota Pekan Baru. Penggunaan Eoffice yang efektif akan
meningkatkan dan tepatnya sasaran dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan mudah dan tepat waktu. Selaras dengan skill yang
mumpuni untuk mengoperasikan sebuah software tersebut. Menurut
Hotmah (2017) bahwa sistem temu kembali tidak efektif dalam penata
kelolaan persuratan jika dibandingkan dengan sistem tata kelola
menggunakan software yang dinilai jauh lebih cepat dan efesien waktu.

Dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi kearsipan

yang diimplementasikan di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Pemerintah Kota Semarang yaitu sistem infomasi secara
hybrid (separuh elektronik dan separuh non elektronik atau manual).
Sistem informasi secara non elektronik (manual) diimplementasikan
pada pengelolaan surat keluar, adapun sistem informasi program E-
Office secara elektronik diimplementasikan pada pengelolaan surat
masuk. Implementasi program E-Office di Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Semarang ini sudah berjalan
secara sistematis. Mulai dari menginput data, mengakses, mencetak
data, serta proses temu balik arsip. Proses menginput data hingga temu
balik arsip dilakukan secara elektronik. Proses temu balik arsip dapat
dilakukan dengan memasukkan kata kunci pada kolom pencarian
menggunakan sistem abjad. Namun, masih ada kendalanya yaitu apabila
berada di luar kantor, pengguna tidak bisa mengaksesnya, karena
jaringannya masih offline dan hanya bisa diakses di sekitar kantor Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Semarang.
Program E-Office di kantor Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Pemerintah Kota Semarang memberikan kontribusi yang
positif yaitu dapat memperkecil kemungkinan kerusakan dan kehilangan
arsip, serta terjamin keamanannya, karena sistem akan secara otomatis
membackup data serta dapat mempermudah pengguna atau pegawai
pada saat proses temu balik arsip aktif.

Aplikasi e-office dikembangkan untuk mengotomasikan seluruh proses

tata persuratan secara elektronis. Berikut fitur-fitur utama dari eoffice:

1. Pelacakan Dalam proses tata persuratan manual, pembuatan surat

keluar, penerimaan surat, dan disposisi sangat sulit diketahui posisi
pastinya, sehingga apabila terdapat satu proses yang berhenti atau
perlu untuk
diketahui keberadaannya, maka user yang membutuhkan harus turun
dan melacak keberadaan surat secara manual orang per orang. Fitur
ini membantu setiap orang yang terlibat dapat dengan mudah untuk
mengetahui posisi dan proses yang diperlukan dari setiap surat yang
dibuat.
2. Distribusi & Pengagendaan Setiap surat yang didistribusikan akan
diberi nomor dan di-copy sejumlah penerima surat ditambah satu
sebagai arsip, kemudian didistribusikan menggunakan fax atau kurir.
Proses pengagendaan dilakukan secara manual dengan
memanfaatkan log book sebagai tanda terima surat. Proses ini sangat
memakan waktu dan sangat bergantung kepada ketersediaan
personal Tata Usaha. Fitur ini membantu setiap orang untuk dapat
dengan cepat mendistribusikan surat langsung setelah pemeriksa
terakhir (pengirim) menyatakan setuju (Approve). Setiap surat yang
keluar dan masuk akan diagendakan dan diarsipkan secara elektronis.
Agenda surat juga menjadi sebuah tools yang memudahkan setiap
orang untuk mencari kembali surat-surat yang dibutuhkan
berdasarkan pengirim, perihal, tanggal, nomor surat, dan lain
sebagainya.
3. Awareness Dengan cara manual, pejabat kadang kala tidak
mengetahui suratsurat yang harus diparaf/ditandatangani karena
begitu banyaknya surat kertas di meja pejabat bersangkutan. Tidak
ada yang dapat memberi tahu kecuali pembuat surat yang merasa
suratnya belum diproses. Fitur ini dengan mudah memberikan
notifikasi sesuai dengan prioritas surat ke pengguna yang terlibat.
4. Pencarian Apabila dibutuhkan sebuah surat yang telah dibuat
beberapa waktu yang lampau, dengan sistem manual hanya dapat
mengandalkan log book (buku agenda surat masuk dan keluar),
dimana informasi tersebut hanya di index berdasarkan tanggal
distribusi. Tidak mungkin mencari surat berdasarkan key yang
lainnya, seperti Perihal dan Isi Surat. Fitur ini memberikan fasilitas
agenda surat masuk dan surat keluar yang dapat diurutkan
 berdasarkan perihal, tanggal, nomor surat, kode loker, klasifikasi
masalah, dan lain sebagainya.

Perancangan aplikasi e-office Sebelum melakukan pembangunan

aplikasi e-office tahapan awal yang dilakukan adalah membuat
rancangan sistem. Tahapan penyusunan rancangan dilakukan
meliputi: (1). Penyusunan analisa kebutuhan pengguna., dan (2).
Penyusunan analisa kebutuhan minimum sistem (Minimum
Requirement) Proses Bisnis pelaksanaan kegiatan e-office
berdasarkan Peraturan Akademik Tahun 2015 Tentang Pedoman Tata
Persuratan di Lingkungan Akademi Komunitas Semen Indonesia
Gresik. Pelaksanaan alur surat masuk yang dilakukan dalam
pelaksanaan yang terjadi, terdapat surat masuk diterima oleh
“Penerima” lalu diarahkan “Pengarah” dan dicatat “Pelaksana”.
Selanjutnya surat terebut ditindak lanjuti oleh “Pengarah”. Proses
tindak lanjut dilakukan oleh pengarah yakni pelaku-pelaku yang akan
berwenang dalam sistem tersebut.

Di era digital seperti saat ini, tentunya proses persuratan dan disposisi yang
ada akan menggunakan aplikasi persuratan atau lebih dikenal dengan E-
Office. Dimana E-Office ini sendiri adalah sebuah aplikasi persuratan digital
yang membantu dalam proses surat-menyurat dan disposisi menjadi lebih
mudah, efektif dan efisien.

Namun demikian, dalam kenyataannya tidak seperti yang Anda bayangkan.

Meski sudah ada E-Office atau sistem persuratan digital, banyak instansi
pemerintahan dan universitas yang masih menggunakan sistem persuratan
manual dan konvensional. Apakah terlepas dari SDM nya atau memang
sudah menjadi budaya dalam aktivitas persuratannya, yang pasti
menggunakan cara-cara manual dan konvensional dalam sistem
persuratanm akan memunculkan beragam permasalahan-permasalahan
yang dapat menggannggu aktivitas kerja instansi.

Contoh nyata masalah atau kendala yang dapat muncul, misalnya lambatnya
surat yang diterima oleh pimpinan sehingga menghambat proses disposisi,
sulitmya melacak surat masuk/keluar yang butuh waktu yang lama, sehingga
tidak efisien.Selain itu juga instansi pemerintahan maupun universitas,
pastimya akan membutuhkan lebih banyak tenaga pegawai (SDM) yang
bertugas dalam menyampaikan surat agar bisa sampai ke tujuan dengan
cepat. Belum lagi  nantinya akan muncul permasalahanan apabila terjadi
pembengkakan anggaran untuk pembelian kertas sebagai penunjang dalam
proses persuratan dan  masih banyak yang lainnya.

Nah untuk itu, agar sistem persuratan bisa berjalan secara efektif dan efisien,
dan seperti dijelaskan singkat di atas, solusinya cukup dengan menggunakan
E-Office. Karena dengan E-Office proses persuratan dan disposisi akan
menjadi lebih efektif dan efisien.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan teknik

pengumpulan data melalui observasi di lapangan, studi pustaka, dan
wawancara mendalam. Hasil analisis penelitian menunjukkan bahwa
penerapan sistem e-Office di satker SDM saat ini masih tidak efektif
karena 4 dari 5 indikator yang ada menunjukan hasil tidak efektif.
Indikator yang menunjukkan hasil efektif hanya indikator kepuasan
pengguna, sedangkan indikator lainnya seperti indikator penggunaan,
kualitas sistem, integrasi aplikasi kedalam proses bisnis, dan
ketepatan penggunaan dan performa aplikasi.

Implementasi e-office yang melibatkan RSMB sebagai mitra

pengabdian masyarakat dengan pendekatkan action research
bertujuan untuk meningkatkan implementasi program melalu upaya
memberdayakan (Bennett, 2004). Sejak perumusan, instalasi, dan
persiapan, tim IT RSMB dan pimpinan telah aktif melakukan berbagai
upaya agar Hospital e-Office dapat diterapkan. Keberlangsungan
implementasi sistem informasi ini membutuhkan terpenuhinya
acceptability dan appropriateness sebagai indikator-indikator awal
penerapan (Proctor et al., 2011). Lebih lanjut, dari sisi penerimaan
terhadap teknologi yang baru, implementasi Hospital e-Office di
RSMB masih perlu dilakukan monitoring dan evaluasi jangka panjang.
Keberasilan implementasi teknologi baru umumnya akan sangat
dipengaruhi oleh perceived usefulness dan perceived ease of use
(Durodolu, 2016). Persepsi terhadap manfaat terdiri dari niat
menggunakan, pelatihan pengguna, pengalaman menggunakan
komputer, dan kualitas sistem. Selain itu, persepsi terhadap
kemudahan penggunaan ditunjang oleh self-efficacy dalam
menggunakan komputer, persepsi terhadap kontrol eksternal,
kemudahan penggunaan, self-efficacy menggunakan internet,
computer anxiety, dan sebagainya.

Bagaimanakah e_office dalam implementasinya ? E-Office mengganti

proses administrasi berbasis manual (paper-based) ke proses
berbasis elektronis (paperless) dengan memanfaatkan fasilitas
jaringan lokal (LAN), maupun jaringan internet (online). Aplikasi e-
Office menghimpun informasi secara terkonsolidasi sehingga menjadi
alat utama dalam pengambilan keputusan yang menghindarkan
pejabat dari keterbatasan sumber informasi. Umum terjadi di
birokrasi dimana aspek penataan manajemen banyak yang tidak
terstandar sehingga pengetahuan yang ada dikuasai sebagian
pegawai. Keberadaan e-Office memperkecil kesenjangan antar
generasi aparatur dan memelihara semua dokumen dapat terekam
dengan rapi sehingga dapat dipelajari kemudian. Dalam konteks
manajemen sumber daya manusia, kebijakan moratorium, pesiun
dini, serta program reformasi kepegawaian lainnya dapat
menyebabkan efek samping berupa kesenjangan usia dan kapasitas
pegawai sekaligus kesenjangan pengetahuan antara pegawai baru
dan berusia muda dan pegawai lama berusia tua. Tuntutan
keterbukaan informasi publik mengarah pada optimasi fungsi e-Office
dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan publik, begitu juga
pelayanan yang cepat. Strategi pencegahan korupsi berbasis sumber
daya aparatur biasa dilakukan dengan rotasi pegawai secara berkala
dan pegawai baru yang bertugas akan sangat membutuhkan banyak
informasi untuk mempelajari hal-hal secara cepat. Di sinilah peran e-
Office dalam pengelolaan informasi tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

1. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/penerapan-e-office-dalam-upaya-
peningkatan-kinerja-bisnis-perusahaan-nada-nur-unj%20(1).pdf
2. https://core.ac.uk/download/pdf/230758742.pdf
3. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/14.inas.pdf
4. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/23189-47352-1-PB.pdf
5. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/65-Article%20Text-158-
1-10-20180502%20(1).pdf
6. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/65-Article%20Text-158-
1-10-20180502%20(2).pdf
7. https://lib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak/id_abstrak-
20485215.pdf
8. file:///C:/Users/IMAM/Downloads/270-Article%20Text-
1507-1-10-20210321%20(1).pdf
9. https://integrasolusi.com/blog/simak-mengapa-
implementasi-e-office-begitu-penting-di-instansi-
pemerintahan-dan-universitas/
10. https://sumbarprov.go.id/images/1459081578-E
%20OFFICE.pdf