JURNAL TEKNIKA
ISSN: 0854-3143
e-ISSN: 2622-3481
Journal homepage: http://jurnal.polsri.ac.id/index.php/teknika
Journal Email: teknika@polsri.ac.id
Abstrak
Perkembangan teknologi tahun 2021 meningkat pesat pada sebuah lembaga
pendidikan maupun masyarakat luas, hal tersebut dapat meningkatkan kinerja para pegawai
dalam hal waktu dan efisiensi, terutama dalam penggunaan sebuah perangkat komputer. STAIM
merupakan salah satu instansi di bidang pendidikan keagamaan, STAIM masih menggunakan
sistem manual pada proses pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi tidak
efisien. Pengarsipan surat masuk masih disimpan dalam buku besar yang diurutkan berdasarkan
tanggal, Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada buku
besar sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut dibutuhkan kembali
surat akan sulit untuk ditemukan. Oleh karena itu, akan dibuat suatu perancangan sistem yang
menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk,
pembuatan surat keluar, serta pelaporan surat masuk dan surat keluar berbasis web. Form yang
dibuat dibatasi untuk masalah pada pembuatan tampilan front end, tampilan back end, user per
divisi, penulisan surat dalam aplikasi web, penomoran surat masuk dan keluar, pendistribusian
surat masuk dan keluar, pengarsipan surat, dan pelaporan jumlah surat masuk dan keluar dalam
periode waktu satu bulan. Dengan dikembangkan aplikasi pengelolaan surat tersebut
diharapakan dapat meningkat kinerja STAIM tersebut.
Abstract
The development of technology in 2021 is increasing rapidly in an educational
institution and the wider community, it can improve the performance of employees in terms of
time and efficiency, especially in the use of a computer device. STAIM is one of the institutions
in the field of religious education, STAIM still uses a manual system in the process of making
and archiving correspondence so that it becomes inefficient. Incoming mail archiving is still
IJCCS
258 ISSN: 1978-1520
stored in a ledger sorted by date. In addition, the incoming mail archiving process only stores
letter files in the ledger so that if the letter file is lost and if the file is needed again the letter
will be difficult to find. Therefore, a system design that handles correspondence data
processing will be made starting from recording and archiving incoming mail, making outgoing
letters, and reporting web-based incoming and outgoing mail. The form created is limited to
problems in making front end views, back end views, users per division, writing letters in web
applications, numbering incoming and outgoing letters, distributing incoming and outgoing
letters, archiving letters, and reporting the number of incoming and outgoing letters in a period.
one month time. By developing the letter management application, it is hoped that the STAIM
performance will increase.
diharapkan bisa meningkatkan kinerja disposisi apakah surat sudah diterima, belum
pengelola surat menyurat STAIM. dibaca ataupun sudah dibaca oleh penerima.
Keuntungan Sistem informasi tersebut Dengan menggunakan sistem tracking surat
antara lain yang pertama penngarsipan surat menjadi sangat mudah. Status surat disposisi
dapat dilakukann secara digital untuk itu dapat Anda ketahui secara realtime, yang
pengelola tidak perlu lagi khawatir jika ketujuh keamanan data terjamin karena
dikemudian hari terjadi kerusakan ataupun keamanan data menjadi hal yang sangat
kehilangan arsip surat fisik. Sistem akan penting bagi sebuah lembaga pendidikan.
membantu pengelola untuk dapat Termasuk juga data surat yang juga berisi
mengarsipkan surat menjadi bentuk data banyak informasi penting dan bersifat rahasia.
digital. Dengan pengarsipan secara digital ini, Oleh karena itu, sistem akan membantu
pengelola tidak perlu direpotkan untuk menjaga data lembaga dari pihak-pihak yang
melakukan klasifikasi dan penataan arsip tidak mempunyai otoritas. Data persuratan
secara manual. Sistem akan membantu akan lembaga miliki sendiri sehingga
penngelola mengarsipkan dokumen-dokumen kerahasiaan dan keamanan data akan terjamin.
secara praktis, yang kedua mennghemat [2]. Adapaun manfaat yang dapat diperoleh
ruangann karena sistem persuratan manual dengan penggunaan sistem tersebut antara
yang menggunakan kertas sebagai medianya, lain: 1). Membuat pencatatan surat masuk dan
sangatlah mengganggu jika tidak mempunyai surat keluar agar dapat menyimpan berkas
ruang khusus sebagai media penyimpanan. surat masuk secara aman serta berkas surat
Dengan Sistem online tidak akan lagi masuk yang disimpan dapat dilihat dan
direpotkan dengan banyaknya surat-surat yang diambil sesuai dengan kebutuhan. 2).
tertumpuk. Sistem akan membantu pengelola Mengubah cara penyimpanan surat yang
untuk mengarsipkan surat ke dalam bentuk secara hardfile menjadi sebuah arsip surat
data digital. [1]. berbentuk softcopy file. 3). Menghasilkan
Pengelola juga tidak perlu bingung pelaporan yang benar sesuai dengan tanggal
lagi untuk mencari ruang penyimpanan karena atau waktu yang dibutuhkan serta
data akan langsung disimpan ke dalam server, menampilkan data-data surat yang sesuai
yang ketiga menghemat anggaran karena dengan pengarsipan surat yang telah
dengan Sistem penngelola akan dibantu diinputkan.
untuk dapat menghemat anggaran secara
signifikan dengan cara mengurangi 2. TINJAUAN PUSTAKA
penggunaan kertas (paperless) dan biaya
transport pengiriman surat, yang keempat Menurut [3] “Web adalah sebuah
disposisi dimanapun dan kapanpun karena jika software yang berfungsi untuk menampilkan
dulu pimpinan harus berada di kantor untuk dokumen-dokumen pada suatu web yang
bisa melakukan disposisi, sekarang melalui membuat pengguna dapat mengakses internet
Sistem, seorang pimpinan bisa melakukan melalui software yang terkoneksi dengan
disposisi secara online dimanapun dan internet”.
kapanpun juga. Jadi jarak dan waktu bukan Menurut dalam [3], “Web browser
lagi menjadi penghalang dan mengganggu adalah aplikasi yang mampu menjalankan
kinerja organisasi, yang kelima mempercepat dokumen-dokumen web dengan cara
pencarian dokumen surat karena jika diterjemahkan”. Semua dokumen web
sebelumnya pencarian dokumen surat cukup ditampilkan oleh browser dengan cara
memakan banyak waktu, kini dengan sistem diterjemahkan.
pencarian dokumen surat akan menjadi lebih Menurut [4] dalam [5] Use case
cepat dan mudah. diagram menggambarkan fungsionalitas yang
Penngelola hanya perlu memasukkan diharapkan dari sebuah sistem. Use case
kata kunci pencarian seperti nomor surat, jenis diagram menekankan pada “apa” yang
surat, kategori surat, ataupun juga kata kunci diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”
lain, maka sistem akan langsung menampilkan sistem bekerja. Sebuah use case
surat tersebut tanpa harus menunggu lama, merepresentasikan sebuah interaksi antara
yang keenam memudahkan tracking disposisi, aktor dengan sistem. Use case merupakan
karena tracking disposisi membantu sebuah aktifitas tertentu, seperti login ke
penngelola untuk mengetahui status surat dalam sistem, meng-create sebuah daftar
belanja, dan sebagainya. Sebuah aktor adalah pengarsipan surat masuk dan surat keluar
sebuah entitas manusia atau mesin yang berbasis website dapat mempermudah dalam
berinteraksi dengan sistem untuk melakukan memanajemen surat sehingga dapat lebih
pekerjaan-pekerjaan tertentu. fektif dan efisien dalam penyimpanannya serta
Menurut Brady dan Loonam dalam dapat mempermudah dalam pembuatan
[6] Entity Relationship Diagram merupakan laporan sesuai dengan kebutuhan para
“teknik yang digunakan untuk memodelkan penggunanya.
kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya Dalam penelitian [11] Aplikasi
oleh Sistem Analisis dalam tahap analisis Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
persyaratan proyek pengembangan sistem”. Berbasis Web pada SMP Negeri 32 Pekan baru
Sementara seolah-olah teknik diagram atau , aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat
alat peraga memberikan dasar untuk desain keluar membuat informasi menjadi terbasis
database relasional yang mendasari sistem data sehingga pengarsipan menjadi lebih
informasi yang dikembangkan. ERD bersama- tertata dan mempermudah kegiatan
sama dengan detail pendukung merupakan operasional bagi Tata Usaha (Administrasi
model data yang pada gilirannya digunakan Sekolah)
sebagai spesifikasi untuk database.
Surat berkaitan kuat dengan kantor.
Kantor tanpa menggunakan surat berarti 3. METODE PENELITIAN
aktivitas tidak akan terja didalam kantor
tersebut. Dalam pelaksanaan kegiatan Metode pengumpulan data:
administrasi, kantor diupayakan dalam Penulis menngumpulkan data-data dari
mencapai pencapaian efisiensi dan efektivitas STAIM untuk pembuatan sistem informasi
kerja. Salah satu cara yang mendukung pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi a. Observasi
atau lembaga secara efektif dan efisien adalah Melakukan pengamatan pengolahan data
kelancaran dan ketertiban dalam hal bidang surat menyurat mulai dari pencatatan dan
administrasi [7]. pengarsipan surat masuk, pembuatan surat
Teknologi berbasis website dapat keluar, serta pelaporan surat masuk yang
dimanfaatkan dalam penyimpanan arsip surat dilakukan secara manual pada STAIM
dengan berbagai keuntungan yakni diantaranya Blora.
mudah dilakukan, dapat akurat datanya serta b. Wawancara
data tidak akan hilang, hal ini dapat Melakukan interview dengan bagian
dituangkan dalam bentuk file atau softcopy , sumber daya manusia yang melakukan
sehinnga para pengguna dapat dengan mudah pengolaan data surat menyurat mulai dari
dan nyaman dalam pencarian data dan data pencatatan dan pengarsipan surat masuk,
dapat tersimpan lebih lama tidak rusak pembuatan surat keluar, serta pelaporan
dimakan waktu [8]. surat masuk yang dilakukan secara manual.
Dalam penelitian [9] Rancang bangun Metode pengembangan perangkat lunak:
aplikasi surat masuk dan surat keluar berbasis a. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
web pada kantor asuransi jiwa kantor layanan Mengidentifikasi permasalahan
administrasi Bandung, penelitian ini dapat pengelolaan surat pada STAIM yang masih
menyimpan berkas surat secara aman serta manual. Mengidentifikasi pemecahan
berkas surat yang disimpan dapat dilihat dan masalah pengelolaan surat dengan
dicari sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi surat merancang sistem berbasis web.
masuk dan surat keluar dibuat berbasis web Mengidentifikasi kebutuhan pengguna
digunakan untuk mempermudah user dalam sistem yaitu bagian sumber daya manusia
pencatatan dan pengarsipan data surat masuk yang mempunyai tugas dalam pengelolaan
dan surat keluar serta Aplikasi ini akan surat masuk dan keluar.
mempermudah pencatatan dan pelacakan surat b. Desain
masuk dan surat keluar sehingga proses akan Rancangan yang dibuat meliputi rancangan
cepat. Dalam penelitian [10]. basis data dengan membuat diagram ERD
Sistem Informasi Manajemen dan LRS dengan menggunakna software
Pengarsipan Surat masuk dan Surat Keluar visio 2007, membuat rancangan
(Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor) Sistem arsitekturnya dengan menggunakan
Nm_petugas Nm_suratkeluar
interface nya menggunakan tools visual
paradigm dan dreamweaver , merancang 1 M
4. PEMBAHASAN
Id_kategori Nm_kategori