ABSTRAK

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih jelas tentang
proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian
umum PT. Estika Jasatama dalam penanganan surat masuk dan surat keluar.
Metode yang dilakukan adalah metode kualitatif dengan jenis metode
metode grounded (grounded research), yaitu suatu metode penelitian yang
didasarkan kepada fakta dan menggunakan analisa perbandingan guna
mengembangkan teori. Aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar
ini tercipta dengan dukungan bahasa pemograman JAVA serta database
MYSQL.
Dari hasil sistem pengelolaan kearsipan data surat masuk dan surat keluar
pada PT. Estika Jasatama, dapat menambahkan hasil yang efisien dalam
kinerja pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar. Pada sistem aplikasi
ini hanya memperbolehkan operator atau admin yang mempunyai form
login karena adminlah yang mempunyai hak akses dalam meng-update data
arsip serta menghapus data arsip.

Kata Kunci : Kearsipan , Java, MySQL, surat.

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan doa puji serta syukur kepada ALLAH SWT yang

telah memberikan rahmat dan hidayahnya, sehingga Peneliti dapat menyelesaikan

penyusunan penelitian ini dengan baik.

Peneliti menyadari bahwa penelitian yang berjudul “Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Menyurat di PT. Estika Jasatama Menggunakan JAVA

masih banyak kekurangaannya, maka dari itu Peneliti mengharapkan saran serta

kritik yang membangun untuk menjadi yang lebih baik. Dan Peneliti menyadari

penelitian ini dapat terselesaikan atas bantuan dan dorongan dari semua pihak.

Oleh karena itu, dengan rasa berterima kasih yang tidak terhingga dan

penghargaan setinggi-tingginya semua pihak yang telah membantu.

Akhir kata Peneliti mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak,

semoga hasil penulisan penelitian ini dapat memberikan manfaat kepada diri

pribadi maupun semua pihak yang membaca.

Peneliti

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat menyurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi

secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat

dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,

sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,

maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan

salah arti pada pihak penerima. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas

dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat

dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban

secara cepat sesuai yang dikehendaki.

Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi

dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa

pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin

tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat

proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat

membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik

swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan

dengan aktivitas korespondensi.

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah

suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua

1
 2

pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Surat menyurat dalam

perusahaan maupun instansi pemerintah sangatlah penting sebagai sumber

asli yang sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini seiring dengan

perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin pesat dan canggih,

maka arus informasi haruslah disampaikan secara cepat dan akurat. Dengan

demikian meluasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin pula

kebutuhan akan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan

cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh perusahaan swasta maupun

instansi pemerintahan.

Mengingat begitu penting peranan surat dalam sebuah perusahaan

atau instansi pemerintah maka selayaknya dilakukan penanganan khusus

terhadap surat menyurat sehingga surat masuk dan surat keluar dapat tercatat

sebagai arsip penting yang suatu saat jika diperlukan kembali dapat

membantu penanganan masalah atau keperluan yang sedang dihadapi

perusahaan.

Surat menyurat terjadi setiap hari dalam Perusahaan PT. Estika

Jasatama. Banyaknya surat yang masuk dan surat keluar sehingga banyak

pula pencatatan penting darimana surat itu berasal dan kemana surat itu akan

dituju.

Untuk itu diperlukan seorang personel kantor yang dapat menangani

surat-surat masuk maupun surat keluar. Personel tersebut harus mahir, teliti

dan cekatan dalam menangani surat. Maka dari itu diperlukan pula sarana
 3

yang mendukung dalam penyimpanan data-data surat-surat masuk maupun

surat keluar.

Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan

mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. Dengan penyimpanan

manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan

menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.

Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang

dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen. Sistem informasi

ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan

dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi

untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam tata usaha

bagian Arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan

keluar.

Dalam mewujudkan sistem manajemen yang baik dalam suatu

perusahaan atau organisasi diperlukan suatu pengelolaan yang terkontrol

dalam hal pengurusan dan penanganan surat. Hal ini dimaksudkan untuk

mencegah bocornya informasi didalam sebuah surat, baik itu informasi yang

sifatnya penting maupun yang sifatnya biasa kepada pihak-pihak lain dan

juga untuk dapat mempermudah penyusunan dan pengaturan surat.

Berdasarkan uraian diatas, Peneliti ingin mengkaji lebih dalam

mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Umum PT.

Estika Jasatama dengan menggunakan salah satu bahasa program yaitu Java

Netbeans. Oleh sebab itu Peneliti memilih judul “Sistem Informasi

 4

Pengarsipan Surat Menyurat di PT. Estika Jasatama Menggunakan

JAVA”.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka yang menjadi masalah adalah:

1. Apakah hasil uji coba program dapat membantu pelaksanaan dalam

pengolahan data?

2. Apakah pengolahan data dan dokumen yang diusulkan dapat berjalan

dengan baik?

3. Apakah aplikasi yang diusulkan lebih baik dibandingkan aplikasi

sebelumnya?

4. Apakah program aplikasi yang diusulkan mudah penggunaanya?

5. Apakah proses pengolahan dokumen yang diusulkan lebih efektif daripada

proses yang sebelumnya digunakan?

6. Apa manfaat dari pembuatan program aplikasi dan proses yang baru?

7. Apakah program aplikasi yang dibuat sesuai dengan proses kerja?

8. apakah rancangan sistem sudah sesuai dengan yang diharapkan?

C. Pembatasan Masalah

Agar pembahasan dalam penelitian lebih terarah maka Peneliti

membatasi permasalahan terhadap sistem pengolahan surat masuk dan surat

keluar. Hal ini dimaksudkan agar langkah pemecahan masalah lebih terfokus.
 5

Untuk menghindari meluasnya cakupan penelitian, maka Peneliti

mempersempitnya dengan alasan sebagai berikut:

1. Program Aplikasi dibuat hanya terbatas dalam bidang pengarsipan surat

masuk dan surat keluar.

2. Perancangan sistem hanya pada penginputan pengarsipan surat masuk dan

surat keluar.

3. Pengolahan yang dilakukan hanya yang berhubungan dengan pengolahan

dokumen surat masuk dan surat keluar dari PT. Estika Jasatama.

4. Aplikasi yang dikembangkan menggunakan Java NetBeans dan

pengolahan database dengan menggunakan My SQL.

D. Perumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah dan pembatasan masalah yang telah

diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan masalah penulisan adalah sebagai

berikut :

1. Bagaimana merancang program aplikasi sistem pengarsipan data surat

masuk dan surat keluar di PT. Estika Jasatama ?

2. Bagaimana hasil sistem pengelolaan kearsipan data surat masuk dan surat

keluar pada PT. Estika Jasatama ?

E. Tujuan Penelitian

Sesuai rumusan masalah diatas, maka penelitian ini bertujuan :

 6

1. Untuk mengetahui lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan

dan pemeliharaan kearsipan pada bagian umum PT. Estika Jasatama dalam

penanganan surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk menunjukan hasil sistem pengelolaan kearsipan data surat masuk

dan surat keluar pada PT. Estika Jasatama.

F. Kegunaan Penelitian

Pada prinsipnya penelitian ini merupakan suatu penerapan dari teori

menjadi praktek, maka dibawah ini akan diuraikan kegunaan penelitian yaitu :

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian pemikiran sebagai bahan masukan bagi perusahaan.

2. Bagi Pihak Lain

Sebagai sumber informasi yang bermanfaat dan mengetahui tentang

proses surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem nomor.

3. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam

meningkatkan pemahaman dan wawasan keilmuan khususnya dibidang

kesekretariasan serta mengetahui gambaran aplikasinya dilapangan. Dan

sebagai tambahan informasi dalam hal mengkaji mengenai proses

pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

G. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun sebagai berikut :

 7

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan secara garis besar dari

keseluruhan penulisan penelitian ini. Bab ini berisi tentang

latar belakang, identifikasi masalah, pembatasan masalah,

perumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan penelitian

dan sistematika penulisan.

Bab II Landasan Teori

Pada bab ini berisi tentang landasan atau mengemukakan

dasar-dasar teori atau pemikiran yang berkaitan dengan

pembahasan atau tema yang diangkat

Bab III Metodologi Penelitian

Pada bab ini akan dijelaskan tentang metode penelitian yang

digunakan, lokasi dan waktu penelitian, pendekatan

penelitian, langkah-langkah perancangan sistem.

Bab IV Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Pada bab ini berisi tentang sistem yang diusulkan Peneliti

terdiri dari yang umum yang menjelaskan gambaran secara

global diperlukan sistem yang baru dalam penanganan

pendataan atau pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

Bab V Penutup

Pada bab ini adalah bentuk uraian yang merupakan

simpulan dari tiap-tiap bab dan berisi saran-saran yang

 8

dipandang perlu dalam pengolahan data agar penelitian ini

dipergunakan dengan sebaik-baiknya.

 BAB II

LANDASAN TEORI, PENELITIAN YANG RELEVAN, DAN

KERANGKA BERPIKIR

A. Konsep Dasar Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Dalam menyusun sebuah perancangan sistem informasi pengarsipan

data surat masuk dan surat keluar diperlukan beberapa konsep atau teori-teori

atas dasar pemikiran dimana konsep tersebut merupakan sebuah teori yang

benar-benar berhubungan dengan sebuah perancangan sistem pengarsipan

data surat masuk dan surat keluar yang akan dibuat.

1. Definisi Sistem

Pengertian dan definisi sistem pada dasarnya berbeda-beda pada

bidangnya. Semua sistem pada bidangnya masing-masing mempunyai

persyaratan seperti sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi

antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya dan yang

terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Bambang Swasto (2003 : 28), sistem adalah suatu kesatuan yang

terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi dan saling

bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks dan merupakan

bentuk yang saling terkait yang membentuk kesatuan gagasan yang

terorganisir dan saling terikat satu sama lain.

9
 10

Berikut definisi sistem yaitu :

» Gordon B. Davis ( 2004 : 10) :

“Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”.

» Raymond Mcleod (2001 : 67) :

“Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga

membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu”.

» Ludwig Von Bartalanfy (2003 : 21)

“ Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu

antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan”.

» Anatol Raporot (2002 : 98)

“ Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu

sama lain”.

» L. ACKOF (2003 : 56)

“ Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri

dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya”.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen sistem (Components)

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berhubungan atau berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-

elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

 11

sistem yang mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan

suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan suatu daerah yang membatasi suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar yang

menunjukan ruang lingkup sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan suatu sistem merupakan segala sesuatu diluar batas

sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar sistem yang menguntungkan yaitu kekuatan dari

sistem dan dengan demikian harus tetap terjaga dan terpelihara.

Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus ditahan dan

dikendalikan, karena akan mengganggu kelangsungan hidup sistem

jika dibiarkan.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan penghubung satu

subsistem kesubsistem lainnya dapat berinteraksi dan membentuk satu

kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

 12

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan kedalam sistem

dan menentukan keluaran sistem. Masukan dapat berupa masukan

perawatan (maintenance input), yaitu energi yang dimasukan agar

sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input),

yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem lain.

g. Pengolahan Sistem (Process)

Pengolahan sistem adalah bagian yang merubah masukan menjadi

keluaran sebuah data sistem.

h. Sasaran Sistem atau Tujuan (Goal)

Sasaran sistem atau tujuan merupakan hal penting yang dipacu

untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Jika suatu sistem tidak

memiliki tujuan, maka operasi sistem tidak akan berjalan dan tidak

ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang

akan dibutuhkan sistem keluaran yang akan menghasilkan suatu

sistem.

i. Penyimpanan (Storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara

dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.

Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen

 13

tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan

memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang

sama.

2. Definisi Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang

diolah dari beberapa data menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang

menerima yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang

digunakan untuk pengambilan keputusan.

Menurut Raymond Mcleod (2001 : 85) :

“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki

arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini

atau mendatang”.

Konsep dasar informasi :

 14

Gambar 2.1 Siklus Informasi

(John Burch dan Gary Grudnitski, 2006:27)

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses

terhadap data sehingga informasi yang bermanfaat bagi pengguna.

Pengolahan data menjadi sebuah informasi akan menghasilkan informasi

berikutnya dan seterusnya.

Dasar data merupakan bentuk mentah yang belum dapat dikatakan

informasi, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang ditangkap sebagai

masukan, diproses melalui suatu model dan membentuk suatu informasi.

Pengguna kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk

membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan

membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi

 15

masukan pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk

suatu siklus informasi atau Information Cycle.

3. Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu organisasi atau suatu instansi

pemerintahan dapat dikatakan sebagai suatu kesatuan yang menyediakan

sebuah data atau informasi bagi semua tingkatan dalam sebuah organisasi

kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengubah, mengolah dan

mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem

informasi atau peralatan sistem lainnya.

Menurut Mc Leod (2001 : 99) :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk

mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai

media untuk menampilkan informasi”.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,

teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi

rutin dan memberikan sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap

kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu

informasi untuk pengambilan keputusan.

4. Komponen Sistem Informasi

 16

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen

yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi

terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara

fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik.

a. Komponen sistem informasi manajemen secara fungsional

Komponen sistem informasi manajemen secara fungsional adalah

seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan

data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan dan penyajian informasi

yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

1) Sistem administrasi dan operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti

bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah

ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus

menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

2) Sistem pelaporan manajemen

Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan

laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil

keputusan atau manajer.

3) Sistem database

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi

oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai

kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan

organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar

 17

yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin

bertambah.

4) Sistem pencarian

Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan

dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan

dalam bentuk yang tidak terstruktur.

5) Manajemen data

Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-

komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-

masing komponen sistem informasi.

b. Komponen sistem informasi manajemen secara fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah

keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk

menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen

tersebut meliputi:

1) Perangkat keras

a) Komputer (CPU, Memory)

b) Pesawat Telepon

c) Peralatan penyimpan data (Decoder)

2) Perangkat lunak

a) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan

manajemen data

b) Program aplikasi
 18

3) Database

a) File-file tempat penyimpanan data dan informasi

b) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan,

flashdisk, disket.

4) Prosedur pengoperasian

a) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai

untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan

b) Instruksi penyiapan data sebagai input

c) Instruksi operasional

5) Personalia pengoperasian

a) Operator

b) Programmer

c) Analisa sistem

d) Personalia penyiapan data

e) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

5. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian

pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD

menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima

data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu
 19

persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses)

dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain.

Penggunaan notasi atau simbol dalam diagram arus data dapat

berguna untuk membantu komunikasi antara analis sistem dengan pemakai

sistem agar dapat memahami suatu sistem secara logika. Selain itu, notasi

atau simbol dalam diagram arus data juga membantu untuk memahami

suatu sistem pada semua tingkat komplementasinya.

a. Diagram Alir Data (DAD)

DAD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada

dan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik

dimana data tersebut akan tersimpan. DAD merupakan salah satu alat

yang digunakan di dalam pengembangan sistem secara

terstruktur. Beberapa simbol yang digunakan dalam DAD, yaitu :

1) Entity

Entity dapat disebut juga ‘Kesatuan Luar,’ yaitu suatu unit

kerja/ jabatan, atau sejenisnya yang berada di luar sistem tetapi

memberi andil atas pemberian atau penerimaan data dari sistem

secara langsung. Entity dapat pula disebut dengan sumber

pemberi data (input), maupun tujuan pemberian data (output).

2) Proses

Proses adalah suatu tindakan yang akan diambil terhadap data

yang masuk. Karena proses adalah tindakan, maka proses berisi

 20

kata kerja, proses diberikan identifikasi (nomor) agar

mempermudah sekuen untuk diagram detilnya.

3) Arus Data

Arus data menggambarkan data yang mengalir dari

terminator ke proses atau dari proses ke proses lainnya. Data yang

dibawa oleh arus data harus disebutkan dan diletakkan di atas

lambang arus data dan bila arus data digambar panjang, sebaiknya

penulisan data mendekati lambang anak panahnya.

4) Penyimpan Data (Data Store)

Data yang akan disimpan perlu ditempatkan ke satu tempat

penyimpanan data. Data yang disimpan dapat berupa data manual

maupun data digital. Untuk data digital, penyimpan data tersebut

kelak akan dijadikan file data di komputer. Arus data yang anak

panahnya menuju penyimpan data, kegiatannya adalah

‘menulis/merekam’ data, sehingga isi file data akan berubah

karenanya. Sedangkan alur data yang anak panahnya menuju ke

proses dari penyimpan data, kegiatannya adalah ‘membaca’ data,

sehingga isi file data tidak akan berubah.

b. DFD Level

DFD dapat digambarkan dalam Diagram Konteks dan Level n,

pada huruf n dapat menggambarkan level dan proses disetiap

lingkaran.
 21

1) Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam

diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan

sistem secara keseluruhan. Aliran dalam konteks diagram

memodelkan masukan kesistem dan keluaran dari sistem seperti

halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem. Aliran

data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi

kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan

respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon.

Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan

transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran

data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk

menghasilkan respon pada kejadian tertentu. Dengan mencegah

interaksi yang tidak perlu (extraneous prompts) yang berorientasi

pada implementasi masukan-keluaran dan mengkonsentrasikan

pemodelan pada jaringan aliran data.

2) Diagram Level n

Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk

menggambarkan diagram fisik maupun diagram logis. Dimana

diagram level n merupakan hasil pengembangan dari konteks

diagram kedalam komponen yang lebih detail tersebut disebut

dengan top-down partitioning. Jika melakukan pengembangan

 22

dengan benar, maka akan mendapatkan DFD-DFD yang

seimbang.

DFD sebagai perangkat pemodelan bisa dikatakan sederhana,

tetapi sangat berguna untuk memodelkan fungsi dalam sistem.

Jika yang akan dimodelkan punya ketergantungan dengan waktu

(misalnya real time system), maka harus digunakan tambahan

model lain atau kadang-kadang tambahan notasi lain, artinya

tidak bisa hanya dengan DFD. Tetapi ironisnya, banyak

penganalisa sistem mengira hanya dengan DFD, mereka sudah

tahu segala-galanya tentang analisa terstruktur. Pada kenyatannya

telah dibuktikan bahwa tanpa perangkat pemodelan tambahan,

DFD masih sesuatu yang serba kekurangan.

Perbedaan antara Physical DFD dan Logical DFD :

a. Physical DFD

Diagram fisik memiliki atribut yang menjelaskan

tentang, lokasi dimana sebuah proses dilakukan, siapa yang

melakukan proses tersebut, perangkat apa yang digunakan

untuk melakukan proses tersebut. Atribut tersebut biasanya

dituliskan pada bagian bawah simbol proses (bawah garis

horisontal).

b. Logical DFD
 23

Diagram logik hanya berisi data yang diarahkan

menuju/dari sistem, yaitu data yang benar-benar dibutuhkan

proses.

6. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan

definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem

mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data

store.

Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data

yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan

dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam

tahap analisis dan perancangan suatu sistem.

Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user

dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data

yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user.

Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk

merancang input, laporan dan database.

Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada

DFD. Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama

alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan

struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang

didasarkan pada alur data di dalam DFD.

 24

Pendefinisian data elemen dalam kamus data dengan cara :

- Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD.

- Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih

elementary (kecil).

- Menguraikan komposisi paket data dalam data store.

- Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.

- Menguraikan hubungan yang terinci antara data store dalam suatu Entity

Relationship Diagram (ERD).

Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi itu adalah :

Tabel 2.1 Notasi Kamus Data

(Jogiyanto, 2005:725)

Notasi Arti

Terdiri dari, terbentuk dari, sama

=
dengan

+ Dan

( ) Optional

{ } Iterasi/pengulangan, missal : 1 { …} 10

Pilih satu dari beberapa alternative

[ ]
(pilihan). Misal : [A|B|C|D]

** Komentar

@ Identifier suatu data store

| Pemisah dalam bentuk []

Alias Nama lain untuk suatu data

 25

Data Dictionary (DD) harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang

data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat hal-

hal berikut :

a. Nama Arus Data.

Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka

nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang membaca

DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di

DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

b. Alias.

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnya bagian pembuat faktur

dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang

menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan

permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai

struktur yang berbeda.

c. Bentuk Data.

Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. DD

 26

yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir

akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. DD yang mencatat data

yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan

komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh

sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar

monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan

oleh sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan

variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. DD yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen

cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan

untuk merancang database.

d. Arus Data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD agar memudahkan mencari

arus data ini di DFD.

e. Penjelasan.

Untuk tidak memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang

arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah tembusan

permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur

penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f. Periode.
 27

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu

dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukakan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

g. Volume.

Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata

arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk

mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan

jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

h. Struktur Data.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari item-

item apa saja.

7. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD atau Entity Relationship Diagram merupakan model jaringan

merupakan model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam

sistem secara abstrak yang menekankan pada struktur dan relationship data,

biasanya digunakan oleh profesional sistem untuk berkomunikasi dengan pemakai

eksekutif tingkat tinggi dalam perusahaan yang tidak tertarik pada pelaksanaan

operasi sistem sehari-hari.

 28

Dalam sebuah relasi database, tabel yang memuat kunci utama yang

digunakan sebagai referensi kunci utama tabel lainnya yang disebut dengan tabel

induk sedangkan tabel yang memuat kunci tamu disebut tabel anak. Ada 3 bentuk

relasi yang lazim digunakan, antara lain:

a. Relasi one to one. Relasi ini meyatakan bahwa hanya satu record pada tabel

anak yang dapat direlasikan dengan satu record pada tabel induk. Field

kunci utama yang digunakan sebagai kunci utama pada tabel lainnya disebut

field relasi.

b. Relasi one to many. Relasi ini meyatakan bahwa beberapa record pada tabel

anak dapat direlasikan dengan satu record pada tabel induk.

c. Relasi many to many. Relasi ini meyatakan bahwa beberapa record pada

tabel anak dapat direlasikan dengan satu record pada tabel induk, dan

sebaliknya beberapa record pada tabel induk dapat direlasikan pada satu

record pada tabel anak. Namun dalam perancangan tabel. Relasi many to

many dari 2 tabel tidak lazim / tidak boleh dilakukan, karena hal itu

menjadikan field kunci tidak lagi bersifat unik.

Selain itu dalam sebuah ERD juga memiliki suatu kardinalitas yang

menunjukkan berapa banyak entitas yang berelasi dengan satu entitas tertentu

serta untuk menentukan primary key dan foreign key (kunci tamu) yang

menghubungkan suatu tabel dengan tabel lainnya pada pemetaan ERD ke tabel-

tabel basis data yang sesuai.

 29

8. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang

memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi

memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya

merupakan suatu ketidak konsistenan (tidak normal) apabila dilakukan

penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu

basis data.

Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel

dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level

normalisasi.

Bentuk normalisasi form terdiri dari :

a. Jenis-Jenis Atribut Kunci

Antara database dengan relasional merupakan data yang saling

berhubungan. Pada dasarnya basis data menggunakan model relasional

karena pada model ini menggunakan kunci untuk membedakan antara satu

table dengan tabel lainnya. Kunci-kunci yang digunakan memiliki fungsi

masing-masing dalam membedakannya.

Dibawah ini macam-macam kunci pada sebuah model relasional :

1) Super Key

Super key merupakan salah satu atau lebih atribut yang dimiliki

agar dapat membedakan setiap baris data dalam tabel secara unik.
 30

2) Candidate Key

Dalam candidate key ini merupakan atribut yang mempunyai nilai

unik dan memiliki satu atribut yang dapat mengidentifikasi secara

unik suatu kejadian nyata. Ada satu atribut juga yang menyatakan

secara tidak langsung dimana tidak dapat membuang atribut tanpa

merusak kepemilikan.

3) Primary Key

Dapat mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tapi dapat juga

mewakili setiap kejadian dari suatu data. Candidate key dapat

mewakili secara menyeluruh terhadap data yang ada karna dapat

menjadi peluang Primary Key.

4) Foreign Key

Atribut dengan menjadi kunci utama pada sebuah relasi tetapi

pada relasi lain atribut tersebut hanya atribut biasa dari suatu relasi

memiliki atribut yang menuju ke Primary Key dari relasi lain.

5) Alternate Key

Atribut yang tidak terpilih atau tidak dipakai sebagai Primary Key

dan Candidate Key.

6) Composite Key

Merupakan atribut gabungan dua key atau lebih yang secara unik

dapat mengidentifikasi sebuah tupel.

 31

b. Tahapan Normalisasi

Ada macam-macam bentuk Normalisasi yang ada dalam mendesain

basis data adalah sebagai berikut :

1) Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak

ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, data dapat saja tidak

lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

2) Bentuk normal pertama (1NF)

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila

setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa

nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom

(tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).

3) Bentuk normal kedua (2NF)

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel

berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci

primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom

disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada

suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang

sama.

4) Bentuk normal ketiga (3NF)

 32

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel

berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer

tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

5) Bentuk normal Boyce-Codd (BCNF)

Bentuk BCNF terpenuhi dalam sebuah tabel, jika untuk setiap

functional dependency terhadap setiap atribut atau gabungan atribut

dalam bentuk: X ? Y maka X adalah super key. Tabel tersebut harus

didekomposisi berdasarkan functional dependency yang ada, sehingga

X menjadi super key dari tabel-tabel hasil dekomposisi. Setiap tabel

dalam BCNF merupakan 3NF. Akan tetapi setiap 3NF belum tentu

termasuk BCNF .

6) Bentuk normal keempat (4 NF)

Bentuk normal 4NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah

memenuhi bentuk BCNF, dan tabel tersebut tidak boleh memiliki

lebih dari sebuah multivalued attribute.

7) Bentuk normal kelima (5NF)

Bentuk normal 5NF terpenuhi jika tidak dapat memiliki sebuah

lossless decomposition menjadi tabel-tabel yg lebih kecil. Jika 4

bentuk normal sebelumnya dibentuk berdasarkan functional

dependency, 5NF dibentuk berdasarkan konsep join dependence.

Yakni apabila sebuah tabel telah di-dekomposisi menjadi tabel-tabel

lebih kecil, harus bisa digabungkan lagi (join) untuk membentuk

tabel semula.
 33

9. Pengertian Kearsipan

Adapun yang dimaksud dengan arsip (Tintin Astini, 2003 : 11) ialah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam

kehidupan nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada

pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.

Fungsi arsip membedakan :

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama

dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

 34

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

1. Pengurusan Surat Masuk

Langkah-langkah pengurusan surat masuk adalah sebagai berikut :

a. Penerimaan

Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2) Meneliti ketepatan alamat pengirim.

3) Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat

telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran adalah memisah-misahkan surat sesuai dengan

kepentingannya. Adapun tujuannya adalah :

1) Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat yang masuk.

2) Untuk menentukan prioritas penanganannya.

3) Untuk mempermudah pengawasan.

Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisah-pisah sesuai dengan

bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :

1) Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris dan karyawan.

2) Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas

penting dan surat dinas rahasia.

 35

3) Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus

seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, dan

lain-lain. Surat tersebut dicatat dalam buku penerimaan

tersendiri.

4) Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi wewenang

untuk masalah tersebut. Penyortiran dapat dilakukan

berdasarkan golongan surat, golongan surat terdiri dari surat

dinas, surat rutin atau biasa.

c. Pencatatan

1) Pembukaan sampul, bila surat yang datang bukan surat rahasia

maka surat tersebut boleh dibuka oleh bagian yang berwenang

dengan cara membuka amplop, membaca, meneliti isi surat

agar pemimpin dapat cepat menangkap isi surat tersebut yang

dilakukan oleh bagian kearsipan, kepala sekretariat atau

menurut kebijakan pimpinan.

2) Pemeriksaan lampiran dan pemberiaan tanggal, setelah surat

dibuka, diberi stempel agenda yang didalamnya berisi tanggal

penerimaan surat dan dilanjutkan dengan memeriksa

kelengkapan surat yang terdiri dari : nomor surat, alamat surat,

perihal, lampiran.

d. Mengagendakan surat masuk

 36

Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat-surat yang

datang kedalam buku agenda atau sebuah database.

e. Pengarahan surat masuk

Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut,

sekretaris mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pimpinan

yang berwenang. Pengarahan surat ini, biasanya ditulis dalam lembar

disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat

tersebut dibaca oleh pimpinan.

f. Penyampaian surat

Setelah surat diagendakan dan diarahkan sesuai dengan

kepentingannya maka yang dilakukan oleh seorang petugas atau sekretaris

adalah mencatat surat berdisposisi kedalam buku ekspedisi intern.

Ekpedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukan bukti dalam

penyampaian surat dalam suatu organisasi. Kemudian surat disampaikan

kepada pimpinan yang bersangkutan diparaf sebagai tanda terima.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan surat masuk merupakan kegiatan kearsipan yang

dilakukan oleh petugas atau seorang sekretaris dengan menggunakan

sistem tertentu sesuai dengan prosedur yang ada dengan tujuan agar arsip

atau surat yang disimpan dapat dengan cepat ditemukan kembali pada saat

diperlukan.

2. Pengurusan Surat Keluar

 37

a. Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan segala persiapan dan alat-

alat untuk menunjang kepada pengelolaan yang baik, pengelolaan ini tidak

terlepas dari penyusunan surat. Peneliti surat harus mengetahui masalah

apa yang akan disampaikan kepada penerima surat atau organisasi yang

dituju serta bagaimana urutan penyusunannya. Seorang Peneliti surat harus

memperhatikan petunjuk dari pimpinan atau orang yang minta dibuatkan

surat, dan surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yan diberikan.

Dengan demikian, tidak akan terjadi salah arti.

b. Pembuatan konsep surat

Sebelum surat diketik biasanya surat tertuang dalam bentuk

konsep. Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian umum

dengan idenya dari pimpinan atau dari kepala bagian. Sebelum surat

diketik, konsep yang sudah ditulis diajukan kepada pejabat atau pimpinan

untuk diperiksa kembali.

c. Pengetikan surat

Membuat atau mengetik surat adalah salah satu aktivitas

pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam suatu kantor. Dalam

pengetikan surat, terlebih dahulu harus mengetahui apa saja yang harus

diketik dan peralatan apa yang dipakai. Pengetikan surat dinas dan

pengetikan surat niaga akan berbeda, sesuai dengan bentuk surat yang

biasa dipakai pada kantor tersebut.

d. Pentaklikan
 38

Pentaklikan adalah surat yang sudah diketik yang memerlukan

koreksi oleh pimpinan, dimana pimpinan tersebut sudah memeriksa dan

menyetujui surat yang telah diketik dengan tidak ada kesalahan dan siap

untuk dikirimkan.

e. Pencatatan

Setelah surat diketik maka surat tersebut dikembalikan kepada

pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang telah

ditandatangani diberi cap dan disertai kelengkapan lainnya. Setelah dicap

atau distempel, kemudian dicatat dalam buku agenda atau database.

Setelah selesai dicatat kemudian surat tersebut siap untuk dikirimkan.

9. Sekilas Tentang Netbeans IDE 6.8

Netbeans merupakan salah satu IDE yang paling tangguh saat ini dalam

melakukan pemrograman Java. Selain itu, Netbeans menyediakan paket yang

lengkap dalam pemrograman dari pemrograman standar (aplikasi desktop),

pemrograman enterprise, dan pemrograman perangkat mobile.

IDE merupakan sebuah lingkungan dimana semua tombol perintah yang

diperlukan untuk mendesign aplikasi, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi

disajikan dengan baik untuk memudahkan pengembangan program.

Penulisan menggunakan Text Editor NetBeans IDE 6.8 untuk membuat

kode sumber dapat dilihat pada Gambar 2.2.

 39

Gambar 2.2 NetBeans IDE 6.8

(Sadewa. 2010 : 4)

a. Langkah Awal Menjalankan Aplikasi NetBeans IDE 6.8

1. Klik tombol start pada bagian Taskbar.

2. Pilih menu Programs dan pilih Netbeans, kemudian klik Netbeans.

3. Setelah itu pilih New Project seperti Gambar 2.3.

 40

Gambar 2.3 New Project Netbeans IDE 6.8

(Sadewa. 2010 : 4)

4. Kemudian pilih Java pada Categories dan pilih Java Application

pada Projects. Lalu Klik Next. Dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 2.4 New Java Application

(Sadewa. 2010 : 4)
 41

5. Kemudian isi project name dengan nama file yang diinginkan.

Kemudian klik Finish.

6. Untuk membuat form pada netbeans klik kanan pada Source

Packages, pilih New Jframe Form. Akan tampil gambar dibawah

ini.

Gambar 2.5 New JFrame Form

(Sadewa. 2010 : 4)

7. Kemudian isi Class name-nya lalu klik Finish.

8. Setelah klik Finish akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Selanjutnya silahkan membuat Aplikasi yang diinginkan.

 42

Gambar 2.6 Layar Project NetBeans IDE 6.8

(Sadewa. 2010 : 5)

b. Komponen Netbeans IDE 6.8

1. Main Windows

Jendela utama ini bagian dari IDE yang mempunyai fungsi yang

sama dengan semua fungsi utama dari program aplikasi Windows lainnya.

Jendela utama Netbeans terbagi menjadi tiga bagian, berupa Main Menu,

Toolbar dan Component Pallete.

2. Toolbar

Netbeans memiliki beberapa toolbar yang masing-masing memiliki

perbedaan fungsi dan setiap tombol pada bagian toolbar berfungsi sebagai

pengganti suatu menu perintah yang sering digunakan. Toolbar sering

disebut juga dengan Speedbar. Toolbar terletak pada bagian bawah baris

menu. Pada kondisi default Netbeans memiliki beberapa bagian toolbar,

 43

antara lain : Build Main Project, Clean and Build Main Project, Run Main

Project, Debug Main Project, dan Profile Main Project.

3. Component Palette

Component Pallete berisi kumpulan ikon yang melambangkan

komponen-komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component

Library), pada Component Pallete akan ditemukan beberapa page control,

seperti Swing Containers, Swing Controls, Swing Menu, Swing Windows,

AWT, Beans, dan Java Persistence.

Gambar 2.7 Component Palette

(Sadewa. 2010 : 5)
 44

4. From Designer

Form Designer merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai

tempat untuk merancang program aplikasi. Form berbentuk sebuah meja

kerja yang dapat diisi dengan komponen-komponen yang diambil dari

Component Pallete.

Gambar 2.8 Form Kerja NetBeans IDE 6.8

(Sadewa. 2010 : 6)

5. Source Editor

Source Editor merupakan tempat untuk menuliskan kode program.

Pada bagian ini dapat dituliskan pernyataan-pernyataan dalam Object

Java. Keuntungan bagi pemakai Netbeans adalah bahwa tidak perlu

 45

menuliskan kode-kode sumber, karena Netbeans telah menyediakan

kerangka penulisan sebuah program seperti yang tampak pada gambar 2.9.

Gambar 2.9 Source Editor

(Sadewa. 2010 : 6)

6. Object Inspector

Object Inspector digunakan untuk mengubah properti atau

karakteristik dari sebuah komponen. Object Inspector terdiri dari dua

tab, yaitu Properties dan Events seperti yang tampak pada Gambar

2.10.
 46

Gambar 2.10 Object Inspector

(Sadewa. 2010 : 6)

10. Koneksi Database Java

Koneksi database Java sering disebut sebagai JDBC, adalah sebuah

Application Programming Interface (API) untuk bahasa pemrograman Java yang

mendefinisikan bagaimana klien dapat mengakses database. Ini menyediakan

metode untuk query dan meng-update data dalam database. JDBC berorientasi

pada database relasional.

 47

Sebuah jembatan JDBC-ke-ODBC memungkinkan sambungan ke sumber data

ODBC dapat diakses dalam lingkungan host JVM.

11. Database MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL

(bahasa Inggris: Database Management System) atau DBMS yang multithread,

multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat

MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General

Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual di bawah lisensi komersial

untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, di mana perangkat lunak

dikembangkan oleh komunitas umum dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki

oleh Penelitinya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah

perusahaan komersial Swedia MySQL AB, di mana memegang hak cipta hampir

atas semua kode sumbernya sehingga pengguna dapat mengunduh software ini

dan memakainya secara gratis.

12. Perkembangan Database MySQL

MySQL merupakan hasil buah pikiran dari Michael “Monty” Widenius,

David Axmark dan Allan Larsson yang dimulai pada tahun 1995. Mereka

kemudian mendirikan perusahaan bernama MySQL AB di Swedia. Tujuan awal

ditulisnya program ini adalah untuk mengembangkan aplikasi web yang akan

digunakan oleh salah satu klien MySQL AB.

 48

MySQL versi 1.0 dirilis pada Mei 1996 dan penggunaannya hanya terbatas

di kalangan intern saja. Pada bulan Oktober 1996, MySQL versi 3.11.0 dirilis ke

masyarakat luas di bawah lisensi “Terbuka Tapi Terbatas”. Barulah pada bulan

Juni 2000, MySQL AB mengumumkan bahwa mulai MySQL versi 3.23.19

diterapkan sebagai GPL (General Public License). Dengan lisensi ini, maka

“Siapa pun boleh melihat program aslinya dan menggunakan program

eksekusinya dengan cuma-cuma. Dan bila ingin memodifikasi pada program

aslinya, maka program modifikasi tersebut harus dilepas di bawah lisensi GPL

juga”.

Hingga kini MySQL terus berkembang dengan berbagai penyempurnaan

sehingga dirilis MySQL versi 5.0.21 pada bulan Mei 2006, yang melakukan

administrasi dalam basis data MySQL, dengan menggunakan modul yang berupa

Command Prompt (perintah: mysql dan mysqladmin). Saat ini dapat dirancang

sebuah database melalui modul berbasis grafik GUI (Graphical User Interface)

seperti PhpMyAdmin dan MySQL Query Browser Tools.

13. Perintah Dasar Database MySQL

Dalam menjalan MySQL diperlukan berbagai perintah untuk membuat

suatu database, berikut ini disebutkan beberapa perintah dasar dalam

menggunakan MySQL. Untuk menjalankan MySQL pertama kali cukup dengan

mengetikkan mysql pada Command Prompt. Perintah-perintahnya adalah sebagai

berikut :
 49

1. Menampilkan database : SHOW DATABASE;

2. Membuat database baru : CREATE DATABASE database;

3. Memilih database yang akan digunakan : USE database;

4. Menampilkan tabel : SHOW TABLE;

5. Membuat tabel baru : CREATE TABLE tabel (field spesifikasi_field,...);

6. Menampilkan struktur tabel : SHOW COLUMNS FROM tabel atau

DESCRIBE tabel;

7. Mengubah struktur tabel : ALTER TABLE tabel Jenis_Pengubahan;

8. Mengisikan data : INSERT INTO table(kolom1, ) VALUES („data_kolom1‟,);

atau INSERT INTO table SET kolom1 = „data_kolom1‟, ;

9. Menampilkan data : SELECT kolom FROM tabel WHERE kriteria ORDER

BY kolom atau SELECT * FROM tabel;

10. Mengubah data : UPDATE tabel SET kolom = pengubahan_data WHERE

kriteria;

11. Menampilkan data dengan kriteria tertentu : SELECT kolom1,... FROM table

WHERE kriteria;

12. Menghapus data : DELETE FROM tabel WHERE kriteria;

13. Menghapus tabel : DROP tabel;

14. Menghapus database : DROP database;

15. Keluar dari MySQL : QUIT; atau EXIT;

 50

14. XAMPP

XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),

Apache, MySQL, Php, Perl. XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket

perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dalam paketnya terdapat Apache (web

server), MySQL (database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server,

phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. XAMPP memiliki kelebihan

yaitu multi platform Berjalan di Windows OS, Linux, Mac X OS, dan Solaris.

XAMPP untuk Windows

Distribusi untuk Windows 2000, 2003, XP, Vista, dan 7. Versi ini berisi: Apache,

MySQL, PHP + PEAR, Perl, mod_php, mod_perl, mod_ssl, OpenSSL,

phpMyAdmin, Webalizer, Mercury Mail Transport System untuk Win32 dan

NetWare, Sistem v3.32 Ming, FileZilla FTP Server, mcrypt, eAccelerator,

SQLite, dan WEB-DAV, mod_auth_mysql.

B. Penelitian Yang Relevan

1. Penelitian

Judul : “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan TerhadapEfisiensi Kerja Pegawai”

Sumber : Astri Intan Harahap, 2009, Universitas Sumatera Utara.

Tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

 51

b. Untuk mengetahui lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan dan

pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

c. Untuk dijadikan sebagai bahan masukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Hasil dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui pengaruh

pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas

Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.

2. Jurnal

Judul : “Rancang Bangun Sistem Informasi Pencatatan Arsip Dan

DokumenBerbasis Web Menggunakan Php Codeigniter Dan Mysql Di

Departemen Mis Universitas Kanjuruhan Malang”

Sumber : Amak Yunus , 2009, Universitas Kanjuruhan Malang .

Tujuan Penelitian jurnal ini adalah:

a. Untuk merancang sistem pencatatan arsip berbasis web

b. Untuk mengembangkan sistem informasi pencatatan arsip dan dokumen

berbasis web dengan menggunakan php framework codeigniter.

Rangkaian kegiatan penelitian yang telah dilakukan telah menghasilkan

beberapa kesimpulan sebagai berikut :

a. Penelitian telah menghasilkan rancang bangun sistem pencatatan arsip

berbasis web.
 52

b. Hasil dari rancang bangun diatas, telah dikembangkan dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP dengan disertai dukungan framework CodeIgniter.

C. Kerangka Berpikir

Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang utama dalam suatu

organisasi. Tanpa informasi maka tidak aka nada organisasi. Informasi melalui

komunikasi menjadi perangkat bagi suatu organisasi sehingga organisasi bisa

bersatu dan saling terkait atau terhubung.

Gambar 2.11 Skema Kerangka Berpikir

 53

Pada kondisi awal sistem yang digunakan pada Pusdiklat Badan Pusat Statistik

Jakarta Selatan masih bersifat manual serta belum efektif dengan menggunakan

pembukuan yang masih manual ditulis dalam buku agenda dan belum

terkomputerisasi sehingga sistem pengarsipan tidak berjalan secara efisien.

Hasil perancangan sistem yang diinginkan meliputi merancang sistem

administrasi kearsipan yang terkomputerisasi untuk mempermudah pencatatan

surat masuk dan surat keluar pada PT. Estika Jasatama agar pencatatan surat

menjadi lebih baik dan lebih efisien.

Informasi yang dibutuhkan antara lain yaitu struktur organisasi beserta wewenang

setiap jabatan, data-data berupa surat masuk dan surat keluar pada PT. Estika

Jasatama.

Implementasi dan Perawatan dalam sistem kearsipan pada PT. Estika Jasatama

yang mencakup data surat masuk dan surat keluar menggunakan Netbeans dan

database My SQL, meng-update setiap data surat masuk dan surat keluar

sehingga mempermudah pengolahan data.

 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Tempat penelitian dilakukan pada PT. Estika Jasatama Jl. Imam Bonjol

No. 61 Gedung Graha Mandiri Lt. 9, Jakarta Pusat 10310. Telp. (021)

2305583-86, Fax. (021) 2305587.

2. Waktu Penelitian

Peneliti melakukan penelitian selama 4 (empat) bulan dengan perincian

jadwal sebagai berikut :

Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Analisa kebutuhan sistem

Studi kepustakaan/studi
2
literature

Pengumpulan data dan

3
perancangan sistem

4 Implementasi

5 Pengujian Sistem

6 Penulisan laporan

53
 54

B. Metode Penelitian

Dalam melakukan penelitian diperlukan suatu metode penelitian yang

sesuai dengan pokok permasalahan yang akan diteliti. Metode penelitian adalah

cara-cara berpikir dan sesuatu perbuatan yang dipersiapkan dengan baik untuk

mengadakan penelitian, dan untuk mencapai suatu tujuan penelitian, sedangkan

metodologi adalah ajaran tentang metode-metode.

Pengertian penelitian menurut para ahli :

1. Menurut David H Penny (2004 : 67). Penelitian adalah pemikiran yang

sistematis mengenai berbagai jenis masalah yang pemecahannya memerlukan

pengumpulan dan penafsiran fakta-fakta.

2. Menurut J. Suprapto (2003 : 90). Penelitian adalah penyelidikan dari suatu

bidang ilmu pengetahuan yang dijalankan untuk memperoleh fakta-fakta atau

prinsip-prinsip dengan sabar, hati-hati, serta sistematis.

3. Menurut Sutrisno Hadi (2001 : 120). Sesuai dengan tujuannya, penelitian dapat

diartikan sebagai usaha untuk menemukan, mengembangkan dan menguji

kebenaran suatu pengetahuan.

4. Mohammad Ali (2005 : 79). Penelitian adalah suatu cara untuk memahami

sesuatu melalui penyelidikan atau usaha mencari bukti-bukti yang muncul

sehubungan dengan masalah itu, yang dilakukan secara hati-hati sekali sehingga

diperoleh pemecahannya.

5. Tuckman (2007 : 178) mendefinisikan penelitian (research) : a systematic

attempt to provide answer to question, yaitu penelitian merupakan suatu usaha

yang sistematis untuk menemukan jawaban ilmiah terhadap suatu masalah.

 55

Sistematis artinya mengikuti prosedur atau langkah-langkah tertentu. Jawaban

ilmiah adalah rumusan pengetahuan, generaliasi, baik berupa teori, prinsip baik

yang bersifat abstrak maupun konkret yang dirumuskan melalui alat- primernya,

yaitu empiris dan analisis. Penelitian itu sendiri bekerja atas dasar asumsi, teknik

dan metode.

Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan penelitian adalah suatu

penyelidikan untuk menemukan jawaban ilmiah dengan mencari bukti-bukti yang

berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

Metode yang dilakukan adalah metode kualitatif dengan jenis metode

metode grounded (grounded research), yaitu suatu metode penelitian yang

didasarkan kepada fakta dan menggunakan analisa perbandingan guna

mengembangkan teori.

Ciri rumusan masalah yang disarankan dalam Grounded Theory atau

Grounded Research adalah:

a. Berorientasi pada pengidentifikasian permasalahan yang diteliti.

b. Mengungkap secara tegas tentang obyek (formal dan material) yang

akan diteliti, serta

c. Berorientasi pada proses dan tindakan.

Peneliti bukan hanya mencari dan mengumpulkan data-data yang

diperlukan, tetapi juga langsung melakukan klarifikasi terhadap data tersebut,

memahami, mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data, sehingga menjadi

data atau teori yang dapat digunakana untuk penyelesaian masalah.

 56

C. Metode Pengumpulan Data

Pada dasarnya instrumen data penelitian yang dipakai yaitu gounded

theory adalah peneliti sendiri. Dalam proses kerja pengumpulan data itu, ada 2

(dua) metode utama yang dapat digunakan secara simultan, yaitu observasi dan

wawancara mendalam (depth interview). Peneliti menambahkan metode tambahan

seperti dokumentasi karena Peneliti memerlukan beberapa data yang berupa

dokumen. Metode observasi dan wawancara dalam Grounded Theory tidak

berbeda dengan observasi dan wawancara pada jenis penelitian kualitatif lainnya.

Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang dibutuhkan

untuk perancangan sistem komputerisasi yang terdapat pada Pusdiklat Badan

Pusat Statistik Jakarta Selatan ini, Peneliti menggunakan 3(tiga) metode, yaitu :

1. Metode Lapangan (Field Research)

a. Observasi

Peneliti mempelajari dan mengamati sistem komputerisasi yang terdapat

pada PT. Estika Jasatama. Dilakukannya observasi tersebut untuk

memahami suatu cara hidup sistem komputerisasi yang sudah ada untuk

dikembangkan kembali.

b. Interview (wawancara)

Pada tahap pertama peneliti menentukan dimana dan dari siapa data akan

dikumpulkan . Kegiatan ini juga meliputi penentuan bahan-bahan dan

identifikasi informan yang diperlukan dalam wawancara. Pada tahap

kedua mencakup pengenalan karakteristik dari responden. Peneliti

melakukan interview (wawancara) kepada sekretaris dan bagian tata usaha

 57

yang merupakan responden yang berhubungan langsung dengan

kebutuhan data yang diperlukan.

c. Dokumentasi

Peneliti menambahkan metode dokumentasi untuk melakukan

pengumpulan data dengan cara melihat dan mencatat data yang ada pada

dokumen atau arsip PT. Estika Jasatama.

2. Studi Literatur

Pengumpulan data dan informasi yang Peneliti lakukan untuk perancangan

sistem kearsipan surat masuk dan surat keluar adalah dengan cara :

a. Mempelajari sistem dari aplikasi data-data yang sudah ada menjadi

aplikasi yang lebih berkembang.

b. Mempelajari buku-buku literatur mengenai menganalisis dan

mendesain sebuah sistem kearsipan surat.

c. Mempelajari buku-buku pemrograman Netbeans IDE 6.8 untuk

mengiterasikan dengan MySQL sebagai databasenya.

D. Langkah-Langkah Pengembangan Sistem

Untuk menyempurnakan hasil dari penelitian ini, Peneliti mencoba

menuliskan langkah-langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem

komputerisasi berbasis komputer pada PT. Estika Jasatama.

Langkah-Langkah Perancangan analisa sistem menurut Jogiyanto (2005:

130) adalah :

1. Mengidentifikasi Masalah ( Identify)

 58

a. Mengidentifikasi penyebab masalah.

b. Mengidentifikasi titik keputusan.

c. Mengidentifikasi personil kunci (primary key).

2. Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand)

a. Menentukan jenis penelitian.

b. Merencanakan jadwal.

c. Membuat penugasan penelitian.

d. Membuat agenda wawancara.

e. Mengumpulkan hasil penelitian.

3. Menganalisa sistem (Analyzes)

a. Menganalisa kelemahan sistem.

b. Menganalisa kebutuhan informasi pemakai.

4. Membuat laporan hasil analisa (Report)

a. Pelaporan bahwa analisa telah selesai dilakukan.

b. Meluruskan kesalahan apa yang telah ditemui dan dianalisa.

Siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah-langkah utamanya

adalah sebagai berikut :

 59

Gambar 3.1 Waterfall Model

(Sommerville, 2003)

Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :

1. System engineering merupakan pengumpulan kebutuhan seluruh elemen

sistem. Pada tahap ini dimulai dengan penentuan kebutuhan untuk semua

unsure-unsur sistem dan kemudian membagi menjadi beberapa subset dari

kebutuhan ini yang salah satunya kedalam perangkat lunak. Gambaran

sistem ini dibutuhkan apabila perangkat lunak harus berhubungan dengan

unsure-unsur lain seperti perangkat keras, user dan database. Rancang

bangun sistem analisa meliputi kebutuhan yang dikumpulkan pada tingkat

sistem yang lebih rendah dari Top-Level desain dan analisa.

2. Software requirements analysis merupakan pengumpulan kebutuhan

dengan berfokus pada perangkat lunak, meliputi : domain informasi,

fungsi, unjuk kerja, antar muka.

 60

3. Design, meliputi : perancangan struktur data, arsitektur perangkat lunak,

rincian prosedural, karakteristik antar muka. Proses disain

menterjemahkan kebutuhan ke dalam suatu presentasi perangkat lunak

yang dapat digunakan sebagai penilaian kualitas sebelum memulai

pengkodean.

4. Coding merupakan penerjemah perancang kebentuk yang dimengerti oleh

mesin atau bahasa komputer. Langkah pengkodean yang dilaksanakan

pada bagian ini. Jika design dilakukan dalam suatu cara yang terperinci,

pengkodean dapat terpenuhi secara mekanistik.

5. Testing, mencakup kegiatan : penguji lojikal, penguji fungsional,

menemukan kesalahan dan memastikan suatu masukan diproses menjadi

keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan.

6. Maintenance merupakan bagian dari siklus pengembangan dan dilakukan

setelah perangkat lunak dipergunakan. Kegiatan ini adalah corrective

maintenance, yaitu mengkoreksi kesalahan pada perangkat lunak, yang

baru terdeteksi pada perangkat lunak dipergunakan.

 BAB IV

PEMBAHASAN

Setelah mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan di bagian

pengarsipan pada Pusdiklat Badan Pusat Statistik Jakarta Selatan, maka dibuat

perancangan sistem yang dapat membantu sekretaris dibagian pengelolaan data

arsip surat masuk dan surat keluar. Sehingga kinerja lebih efektif.

A. Aturan Bisnis Sistem Kearsipan Yang Diusulkan

Aturan bisnis sistem kearsipan yang diusulkan pada Pusdiklat Badan Pusat

Statistik adalah :

1. Sortir Surat Masuk

Sekretaris menerima surat masuk yang berasal dari instansi atau

perusahaan. Surat-surat yang masuk disortir berdasarkan sifat dan tujuan

surat.

2. Penginputan Surat Masuk

Surat yang disortir diinput kedalam database serta pada surat urgent

diberikan nomor disposisi. Surat yang sudah diberi disposisi kembali

dimasukkan datanya

3. Surat Diturunkan

Surat yang sudah diagendakan diberikan kepada tujuan surat itu dituju.

61
 62

4. Konsep Surat

Konsep surat diberikan kepada sekretaris disertakan nomor surat, tanggal

surat, perihal, isi dan setelah surat lengkap diberi stempel untuk dikirim.

5. Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Laporan yang dibutuhkan diberikan sekretaris jika data surat masuk dan

surat keluar diperlukan.

B. Dekomposisi Fungsi Sistem Yang Diusulkan

Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi bagian-bagian subsistem

yang lebih kecil dan merupakan cara yang nyaman untuk memaparkan,

memandang, dan memahami relasi diantara sistem. Dengan mendekomposisikan

sebuah sistem, kita dapat menyajikan keseluruhan sistem sebagai suatu hubungan

antara subsistem dengan subsistem yang lebih tinggi. Setiap subsistem melakukan

satu atau lebih fungsi tertentu untuk membantu keseluruhan setiap tingkat yang

lebih tinggi untuk mencapai suatu tujuan.

Gambar 4.1 Dekomposisi pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk

dan Surat Keluar

 63

C. Rancangan Masukkan (input), Proses dan Keluaran(output)

1. Masukkan (input)

File Masukan

a. Data surat masuk yaitu surat masuk yang diolah datanya untuk

mengetahui sifat dan tujuan surat tersebut.

Nama Tampilan : Data Surat Masuk

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Bag. Tata Usaha

Isi : id_sm

tgl_sm

no_disposisi

asal_surat

Tgl_Surat

no_surat

perihal

disposisi

keterangan

b. Data surat keluar yaitu surat yang dibuat sesuai dengan konsep yang

diberikan kepada sekretaris.

Nama Tampilan : Data Surat keluar

Sumber : Bag. Tata Usaha

Tujuan : Sekretaris

Isi : id_sk
 64

no_surat

tgl_surat

tujuan

perihal

pembuat

2. Rancangan Keluar

Laporan

a. Laporan data surat masuk merupakan data yang terbit atau dikeluarkan

karena data diperlukan setelah data lengkap.

Nama Tampilan : Data Surat Masuk

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Bag. Tata Usaha

Isi : id_sm

tgl_sm

no_disposisi

asal_surat

Tgl_Surat

no_surat

perihal

disposisi

keterangan

b. Laporan data surat keluar merupakan data yang dibutuhkan saat surat

dikeluarkan agar mengetahui tujuan surat.

 65

Nama Tampilan : Data Surat Keluar

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Bag. Tata Usaha

Isi : id_sk

no_surat

tgl_surat

tujuan

perihal

pembuat

D. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, dan Rinci Sistem yang

Diusulkan

1. Diagram Konteks
 66

Form Disposisi
Disposisi
Tanda Terima Dokumen
Data Surat Masuk
Pengirim Form Persetujuan Surat Keluar Pimpinan
Persetujuan

Menerima Laporan Data Surat

Tanda Terima Surat Masuk
Data Surat Keluar
Menerima Laporan Data
Laporan Data Surat Masuk Dokumen
Sistem Informasi
Menerima Laporan
Pegawai pengiriman
Surat Masuk dan
Menerima Laporan Data Surat
Surat Keluar Keluar
Laporan Data Surat Keluar

Data Dokumen
Pemberi Laporan Data Dokumen Surat Pengantar
Dokumen
Laporan Pengiriman Kurir

Gambar 4.2 Diagram Konteks untuk Proses Sistem Informasi surat masuk

dan surat keluar pada PUSDIKLAT Badan Pusat Statistik

 67

1. Diagram Nol

Gambar 4.3 Diagram Nol untuk Proses Sistem Informasi surat masuk dan

surat keluar pada PUSDIKLAT Badan Pusat Statistik

 68

2. Diagram Rinci

a. Diagram Rinci Level 1 untuk proses 1.0

Gambar 4.4 Diagram Rinci Usulan Level 1 untuk proses 1.0

 69

b. Diagram Rinci Level 1 untuk proses 2.0

Gambar 4.5 Diagram Rinci Usulan Level 1 untuk proses 2.0

 70

c. Diagram Rinci Level 3.0

Gambar 4.6 Diagram Rinci Usulan Level 1 untuk proses 3.0

 71

d. Diagram Rinci Level 4.0

4.1 Laporan Data Surat

Masuk
Buat Laporan
Surat Masuk
Data Surat
Masuk

4.2 Laporan Data

Dokumen
Buat Laporan
Dokumen Pimpinan
Data
Dokumen

4.3 Laporan Data Surat

Keluar
Buat Laporan
Surat Keluar
Data Surat
Keluar

Gambar 4.7 Diagram Rinci Usulan Level 1 untuk proses 4.0

E. Kamus Data Yang Diusulkan

Kamus data merupakan penjelasan tertulis mengenai data yang berada

di dalam database. Adapun kamus data yang digunakan dalam rancangan

sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Pengirim : @id_as + nama + alamat + jabatan

+ no_telp

2. Pegawai : @id_s + nama + alamat + tgl_lahir

+ jabatan + no_telp

3. Pemberi Dokumen : @id_TU + nama + alamat +

tgl_lahir + jabatan + no_telp

 72

4. Pimpinan : @id_SB + nama + alamat +

tgl_lahir + jabatan + no_telp

5. Kurir : @id_s + nama + alamat + tgl_lahir

+ no_telp

6. Surat masuk : @id_SM + tgl_sm + no_disposisi +

asal_surat + tgl_Surat + no_surat + perihal + disposisi +keterangan

7. Surat keluar : @id_SK + + no_surat + tgl_surat +

perihal + pembuat

8. Dokumen : @id_DK + + no_dok + tgl_dok +

perihal

9. Laporan surat masuk : @id_SM + tgl_sm + no_disposisi +

asal_surat + tgl_Surat + no_surat + perihal + disposisi +keterangan

10. Laporan surat keluar : @id_SK + + no_surat + tgl_surat +

perihal + pembuat

11. Laporan Dokumen : @id_DK + + no_dok + tgl_dok +

perihal

F. Spesifikasi Proses Sistem Yang Diusulkan

Spesifikasi proses menjelaskan dan menguraikan proses terkecil dari

proses Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada PUSDIKLAT

Badan Pusat Statistik Jakarta Selatan seperti proses berikut :

1. Proses : 1.0

Nama proses : Pendataan Surat Masuk

 73

Masukan : Surat

Keluaran : Surat

Uraian : Surat dari pengirim diproses kedalam proses

pendataan surat masuk dan diterima pimpinan untuk

diberikan form disposisi kepada pegawai.

2. Proses : 2.0

Nama proses : Pendataan Dokumen Non Surat

Masukan : Jenis Surat dan Tujuan

Keluaran : Dokumen Non Surat

Uraian : Pemberi dokumen memberikan data dokumen

kepada pimpinan.

3. Proses : 3.0

Nama proses : Pendataan Surat Keluar

Masukan : Surat Keluar

Keluaran : Surat

Uraian : Data surat keluar diberikan pegawai kepada

pimpinan untuk disetujui.

4. Proses : 4.0

Nama proses : Laporan

Masukan : Surat dan Dokumen Non Surat

Keluaran : Surat dan Dokumen Non Surat

 74

Uraian : Surat masuk, surat keluar dan dokumen non surat

dilaporkan kepada pimpinan.

G. Bagan Terstruktur Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Bagan Terstruktur Data Surat Masuk

Gambar 4.9 Bagan Terstruktur Data Dokumen Non Surat

 75

Gambar 4.10 Bagan Terstruktur Data Surat Keluar

Gambar 4.11 Bagan Terstruktur Data Surat Masuk, Data Surat Keluar dan Data

Dokumen Non Surat

 76

Gambar 4.12 Bagan Terstruktur Laporan Data Surat Masuk, Data Surat Keluar

dan Dokumen Non Surat

H. Spesifikasi Modul Sistem Yang Diusulkan

1. Modul Data Surat Masuk

Mulai

Pilih menu Input

Klik menu item Input Data Surat Masuk

Input nomor surat

Input tanggal surat masuk

Input nomor disposisi

Input asal surat

Input tanggal surat

Input perihal
 77

Input disposisi

Input keterangan

Tekan tombol simpan

Muncul konfirmasi data berhasil disimpan

Tekan ok

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data yang masuk

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

2. Modul Data Surat Keluar

Mulai

Pilih menu Input

Klik menu item Input Data Surat Masuk

Input nomor surat

Input tanggal surat

Input tujuan

Input perihal

Input pembuat

Tekan tombol simpan

Muncul konfirmasi data berhasil disimpan

Tekan ok

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

 78

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

3. Modul Penerima Surat Masuk

Mulai

Pilih menu Input

Pilih menu Data Surat Masuk

Klik menu item Penerima Surat Masuk

Input nomor surat

Input perihal surat

Input nomor NIP

Input penerima surat

Input jabatan

Tekan tombol simpan

Muncul konfirmasi data berhasil disimpan

Tekan ok

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

4. Modul Data Dokumen Non Surat

Mulai

Pilih menu Input

Klik menu item Input Data Dokumen Non Surat

 79

Input nomor dokumen

Input tanggal dokumen

Input nomor disposisi

Tekan tombol simpan

Muncul konfirmasi data berhasil disimpan

Tekan ok

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

5. Modul Pengirim Surat Keluar

Mulai

Pilih menu Input

Pilih menu Data Surat Keluar

Klik menu item Pengirim Surat Keluar

Input nomor surat

Input pembuat surat

Input nomor NIP

Input jabatan

Tekan tombol simpan

Muncul konfirmasi data berhasil disimpan

Tekan ok

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data

 80

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

6. Modul Cari Surat Masuk

Mulai

Pilih menu Search

Klik menu item Search Data Surat Masuk

Input data

Klik Go

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data yang dicari

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

7. Modul Cari Dokumen Non Surat

Mulai

Pilih menu Search

Klik menu item Search Data Dokumen

Input data

Klik Go

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data yang dicari

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai
 81

8. Modul Cari Surat Keluar

Mulai

Pilih menu Search

Klik menu item Search Data Surat Keluar

Input data

Klik Go

Tekan tombol edit untuk memperbaharui data yang dicari

Tekan tombol hapus untuk menghapus data

Tekan tombol batal untuk membatalkan inputan

Selesai

9. Modul Lihat Data Surat Masuk

Mulai

Pilih menu view

Klik menu item view Data Surat Masuk

Selesai

10. Modul Lihat Data Surat Keluar

Mulai

Pilih menu view

Klik menu item view Data Surat Keluar

Selesai

11. Modul Lihat Data Dokumen Non Surat

Mulai

Pilih menu view

 82

Klik menu item view Data Dokumen

Selesai

12. Modul Cetak Data

Mulai

Pilih menu Report

Pilih menu Cetak Laporan Surat Masuk, jika ingin mencetak Data Surat

Masuk

Pilih menu Cetak Laporan Surat Keluar jika ingin mencetak Data Surat

Keluar

Pilih menu Cetak Laporan Dokumen Non Surat, jika ingin mencetak Data

Dokumen

selesai

I. Rancangan Basis Data Sistem Yang Diusulkan

1. Bentuk Normalisasi Sistem Yang Diusulkan

a. Unnormalisasi
 83

id_sm
tgl_sm
no_disposisi
asal_surat
Tgl_Surat
no_surat
perihal
disposisi
keterangan
id_DK
no_dok
tgl_dok
perihal
id_sk
no_surat
tgl_surat
tujuan
perihal
pembuat
no_nip
jabatan
no_nip
penerima
jabat

Gambar 4.13 Bentuk Unnormal Sistem yang Diusulkan

 84

b. Normalisasi bentuk ke-1(1NF)

Gambar 4.14 Bentuk Normalisasi Pertama

 85

2. Spesifikasi File

a. Nama File : Data Surat Masuk

Media : Hardisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : no_surat

Panjang Record : 40+15+15+100+20+100+100+100=490BYTE

Jumlah Record : 1100 RECORD

Struktur :

Tabel 4.1 Spesifikasi File Data Surat Masuk

No. Nama Field Type Lebar Desimal Keterangan

1. no_surat Varchar 40 - Primary Key

2. tgl_sm Varchar 15 - Tanggal Surat Masuk

3. no_disposisi Varchar 15 - No. Disposisi

4. asal_surat Varchar 100 - Asal Surat

5. Tgl_Surat Varchar 20 - Tanggal Surat

6. perihal Varchar 100 - Perihal

7. disposisi Varchar 100 - Isi Surat

8. Keterangan Varchar 100 - Keterangan

 86

b. Nama File : Data Surat Keluar

Media : Hardisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : no_surat

Panjang Record : 40+30+300+200+200+10+20+10+20+20=

850BYTE

Jumlah Record : 1100 RECORD

Struktur :

Tabel 4.2 Spesifikasi File Data Surat Keluar

No. Nama Field Type Lebar Desimal Keterangan

1. no_surat Varchar 40 - No Surat

2. Tgl_Surat Varchar 30 - Tanggal Surat

3. tujuan Varchar 300 - Tujuan Surat

4. perihal Varchar 200 - Perihal

5. pembuat Varchar 200 - Pembuat Surat

6. no_nip Varchar 10 - No pegawai pengirim

7. jabatan Varchar 20 - Jabatan pengirim

8. no_nip Varchar 10 - No pegawai

9. jabat Varchar 20 - Jabatan pegawai

10. penerima Varchar 20 - Penerima surat

 87

c. Nama File : Dokumen Non Surat

Media : Hardisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_DK

Panjang Record : 40+100+50=190BYTE

Jumlah Record : 1150 RECORD

Struktur :

Tabel 4.3 Spesifikasi File Dokumen Non Surat

No. Nama Field Type Lebar Desimal Keterangan

1. id_DK Varchar 40 - Primary Key

2. no_ dok Varchar 100 - Nomor dokumen

3. perihal Varchar 50 - Perihal dokumen

 88

3. ERD

Gambar 4.15 ERD

 89

J. Rancangan Program

1. Form Login Utama

Dalam form login utama akan ditampilkan form yang dapat diakses

oleh admin, adapun desain form login utama tersebut adalah sebagai

berikut :

Gambar 4.16 Tampilan Login

2. Form Menu Utama

Pada form menu utama menyediakan menu-menu yang dapat

diakses oleh admin.

Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama

 90

3. Form Input Data Surat Masuk

Dalam form data surat masuk ini, admin mengisikan data-data

surat masuk. Setelah data diinput, maka data dapat disimpan dan diolah

sesuai keinginan admin.

Gambar 4.18 Tampilan Input Data Surat Masuk

4. Form Input Data Surat Keluar

Dalam form data surat keluar ini, admin mengisikan data-data surat

keluar. Setelah data diinput, maka data dapat disimpan dan diolah sesuai

keinginan admin.
 91

Gambar 4.19 Tampilan Input Data Surat Keluar

5. Form Input Penerima Surat Masuk

Dalam form input penerima surat masuk ini, admin mengisikan

data-data penerima surat masuk. Setelah data diinput, maka data dapat

disimpan dan diolah sesuai keinginan admin.

Gambar 4.20 Tampilan Input Penerima Surat Masuk

 92

6. Form Input Pengirim Surat Keluar

Dalam form input pengirim surat keluar ini, admin mengisikan

data-data pengirim surat keluar. Setelah data diinput, maka data dapat

disimpan dan diolah sesuai keinginan admin.

Gambar 4.21 Tampilan Input Pengirim Surat Keluar

7. Form Search dan Edit Data Surat Masuk

Dalam form search dan edit data surat masuk ini, admin

mengisikan data-data yang ingin dicari. Setelah data ditemukan, maka

data dapat diubah dan diolah sesuai keinginan admin.

 93

Gambar 4.22 Tampilan Search dan Edit Data Surat Masuk

8. Form Search dan Edit Data Surat Keluar

Dalam form search dan edit data surat Keluar ini, admin

mengisikan data-data yang ingin dicari. Setelah data ditemukan, maka

data dapat diubah dan diolah sesuai keinginan admin.

Gambar 4.23 Tampilan Search dan Edit Data Surat Keluar

 94

9. Form Input Data Non Surat

Dalam form input penerima surat masuk ini, admin mengisikan

data-data penerima surat masuk. Setelah data diinput, maka data dapat

disimpan dan diolah sesuai keinginan admin.

Gambar 4.24 Tampilan Input Data Dokumen Non Surat

10. Form View Surat Masuk

Dalam form view surat masuk ini, admin melihat semua data yang

sudah disimpan.
 95

Gambar 4.25 Tampilan View Surat Masuk

11. Form View Surat Keluar

Dalam form view surat keluar ini, admin melihat semua data yang sudah

disimpan.
 96

Gambar 4.26 Tampilan View Surat Keluar

12. Form Report

Dalam form Report surat ini, admin dapat mencetak semua data

atau data yang dipilih untuk dicetak.

Gambar 4.27 Tampilan Report

 BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian telah diuraikan bagaimana perancangan

kearsipan surat masuk dan surat keluar dalam pembangunan aplikasi berbasis

JAVA Netbeans IDE 6.8 pada Pusdiklat Badan Pusat Statistik, maka dapat

disimpulkan sebagai berikut :

1. Dari hasil sistem pengelolaan kearsipan data surat masuk dan surat

keluar pada Pusdiklat Badan Pusat Statistik Jakarta Selatan, dapat

menambahkan hasil yang efisien dalam kinerja pengelolaan arsip surat

masuk dan surat keluar.

2. Pada sistem aplikasi ini hanya memperbolehkan operator atau admin

yang mempunyai form login karena adminlah yang mempunyai hak

akses dalam meng-update data arsip serta menghapus data arsip.

B. SARAN

Pengelolaan arsip yang ada dalam sistem back office yang Peneliti rancang

hanya dapat dikelola oleh satu user admin saja, dalam pengembangan kedepan

hendaknya sistem ini dapat diakses oleh beberapa user yang diberi hak akses

oleh admin, dimana pekerjaan admin dapat dibantu user tersebut. Sehingga

pekerjaan admin lebih mudah, efektif dan efisien.

97