PROPOSAL

APLIKASI WEB SURAT MASUK SMK

NEGERI 1 SIMPANGKATIS BERBASIS
WEB

Nama : Muhammad Dezaka Wicansyah

No. UKG : 0057048190
Program Studi : Teknik Komputer dan Informatika
Asal Sekolah : SMK Negeri 1 Simpangkatis

KOMPETENSI KEAHLIAN REKAYASA PERANGKAT LUNAK

SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS
TAHUN 2023
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam era digitalisasi yang terus berkembang, tuntutan akan efisiensi dan kemudahan
dalam mengelola berbagai dokumen organisasi semakin meningkat. Salah satu aspek
penting dalam pengelolaan dokumen adalah surat masuk. Surat masuk merupakan
salah satu jenis dokumen yang memerlukan perhatian khusus dalam pengarsipan,
distribusi, dan pemantauan statusnya. Saat ini, banyak organisasi masih mengandalkan
metode manual dalam pengelolaan surat masuk, yang seringkali kurang efisien dan
rentan terhadap kesalahan manusia.

Oleh karena itu, proposal ini memperkenalkan ide untuk mengembangkan sebuah
aplikasi surat masuk berbasis web yang akan membantu organisasi dalam pengelolaan
surat masuk mereka. Aplikasi ini akan membawa sejumlah manfaat, termasuk:

1. Efisiensi: Aplikasi ini akan memungkinkan pengguna untuk dengan mudah

mengimpor, mencari, dan mengelola surat masuk secara elektronik,
mengurangi keterlambatan dalam penanganan surat.

2. Kolaborasi: Aplikasi ini akan memfasilitasi kolaborasi antar pengguna,

memungkinkan mereka untuk bekerja sama dalam menangani surat masuk dan
menyusun tindak lanjut.

3. Keamanan dan Pencatatan: Aplikasi ini akan menyediakan kontrol akses yang
ketat, memastikan keamanan data, dan mencatat semua tindakan yang terkait
dengan surat masuk, memberikan transparansi dan akuntabilitas.

4. Penghematan Waktu dan Sumber Daya: Dengan penggunaan aplikasi ini,

organisasi dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya
diperlukan untuk pengelolaan surat masuk secara manual.

5. Lingkungan yang Ramah: Penggunaan aplikasi ini juga mendukung inisiatif

organisasi untuk menjadi lebih ramah lingkungan dengan mengurangi
penggunaan kertas.
 Dengan memperkenalkan aplikasi surat masuk berbasis web ini, organisasi akan
mampu meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas layanan mereka dalam
pengelolaan surat masuk. Hal ini sejalan dengan visi kami untuk membantu organisasi
mencapai transformasi digital yang lebih baik dan memenuhi kebutuhan era modern.

Selanjutnya, proposal ini akan membahas lebih lanjut tentang rincian aplikasi dan
manfaat yang akan diberikan kepada organisasi

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dari pengembangan proyek sistem Aplikasi Surat Masuk adalah sebagai berikut:
1. Mengajukan rencana pembuatan aplikasi surat masuk berbasis web sebagai solusi
inovatif.
2. Mengatasi permasalahan dalam pengelolaan surat masuk manual yang tidak
efisien.
3. Memberikan solusi yang ramah lingkungan dalam pengelolaan surat masuk
organisasi.
Berdasarkan maksud diatas maka tujuan yang ingin dicapai dari pengembangan
system informasi aplikasi surat masuk ini antara lain:

1. Pengembangan Aplikasi: Menciptakan aplikasi berbasis web yang user-

friendly.

2. Meningkatkan Efisiensi: Mengurangi waktu penanganan dan distribusi surat

masuk.

3. Kolaborasi: Meningkatkan kemampuan kolaborasi dalam penanganan surat

masuk.

4. Keamanan dan Pencatatan: Memastikan keamanan data surat masuk dan

pencatatan tindakan.

5. Penghematan Sumber Daya: Mengurangi penggunaan kertas dan sumber daya.

6. Transformasi Digital: Mendukung transformasi digital organisasi.

C. Ruang Lingkup Pekerjaan
Uraikan secara rinci ruang lingkup pekerjaan yang nantinya akan ditangani, misalnya:
1. Pengembangan
Dalam membuat aplikasi Surat Masuk, metode pengembangan menggunakan
pendekatan penelitian dan pengembangan atau Research and Develompment.
Model yang digunakan adalah model waterfall.

Model Waterfall adalah suatu proses perangkat lunak yang berurutan, dipandang
sebagai terus mengalir kebawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan,
pemodelan, implementasi dan pengujian.
a. System engineering adalah proses menetapkan segala hal yang diperlukan
dalam pelaksanaan proyek.
b. Analysis adalah proses menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk
pembuatan atau pengembangan perangkat lunak.
c. Design adalah tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah
dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer. Tiga
atribut yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur
perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.
d. Coding adalah proses menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma
ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
e. Testing adalah uji coba terhadap program yang telah dibuat.
f. Maintenance adalah perubahan atau penambahan program sesuai dengan
permintaan user.
 BAB II
APLIKASI SURAT MASUK

A. Latar Belakang

Saat ini, SMK Negeri 1 Simpangkatis mengelola surat masuk secara manual, yang
melibatkan pencatatan dan penanganan surat secara konvensional. Dengan jumlah
surat masuk yang terus meningkat dan kebutuhan akan efisiensi administrasi, sistem
pengelolaan surat yang modern menjadi suatu kebutuhan mendesak.

Dalam setiap harinya, sekolah menerima sejumlah surat yang berasal dari berbagai
sumber, seperti instansi pemerintah, organisasi mitra, dan pihak terkait lainnya.
Pencatatan manual yang dilakukan saat ini memakan waktu dan sumber daya yang
berharga, menghambat efisiensi dan mengakibatkan potensi kehilangan data.

Dengan adanya kendala tersebut, diperlukan suatu solusi berupa aplikasi sistem
informasi surat masuk yang dapat mempercepat proses pencatatan, pengelolaan, dan
pelaporan surat masuk. Implementasi teknologi informasi dalam pengelolaan surat
masuk diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, ketelitian data, dan memungkinkan
pemantauan yang lebih baik terhadap alur surat masuk di SMK Negeri 1
Simpangkatis.

B. Perspektif Produk
Aplikasi sistem informasi surat masuk yang diusulkan akan menjadi alat yang
membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan surat masuk di SMK
Negeri 1 Simpangkatis. Beberapa aspek utama dari perspektif produk ini melibatkan
pemenuhan kebutuhan pihak-pihak terkait, termasuk petugas administrasi dan pihak
manajemen di sekolah.
C. Deskripsi Subsistem
Berikut adalah desain sub Sistem Informasi Aplikasi Surat masuk :
 1. Modul login
Fitur login berfungsi untuk autentikasi agar sistem ini aman dan tidak bisa
diakses oleh sembarangan orang.
2. Modul User
Pada tampilan menu User, Admin dapat membuat akun untuk login pada aplikasi
3. Modul Tipe Surat
Pada tampilan menu Tipe Surat, Pengguna dapat melihat ,menambah tipe surat
4. Modul Surat
Pada tampilan menu Surat, pengguna dapat melakukan proses pembuatan
surat, pengecekan surat
5. Modul Disposisi
Pada tampilan menu Surat, pengguna dapat melakukan disposisi surat

D. Manfaat Bagi SMK Negeri 1 Simpangkatis

Dengan pengembangan aplikasi surat masuk berbasis WEB, SMK Negeri 1
Simpangkatis akan merasakan manfaat berupa:

1. Pencatatan yang Efisien:

 Pencatatan surat masuk menjadi lebih cepat dan akurat, menghemat waktu
petugas.

2. Pengelolaan Data yang Terpusat:

 Pengelolaan data surat masuk dapat dilakukan secara digital, memudahkan

monitoring.

3. Pencarian Data yang Cepat:

 Pencarian data surat masuk menjadi lebih cepat dan efisien.

 BAB III
METODOLOGI KERJA

A. Perancangan Sistem
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk SMK Negeri 1 Simpangkatis dilakukan
dalam beberapa tahapan yaitu :
1. Perancangan data

a. Entity Relationship Diagram (ERD)

Terdapat empat tabel master pada system ini yaitu tabel Jenis Surat, tabel
Surat, tabel Disposisi dan table User.
2. Perancangan interace (antar muka)
a. Form Login

b. Form Surat
c. Form Disposisi

d. Form Penggunna
e. Form Jenis Surat