Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Diskominfo Kabupaten Tapanuli Tengah

http://ejournal.seaninstitute.or.id/index.
php/InfoSains
Jurnal Info Sains : Informatikan dan Sains, Volume 13, No 02 April -
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis

Web pada Diskominfo Kabupaten Tapanuli Tengah
1*
Roni Syahputra Nduru, 2Candra Mecca Sufyana
1*,2
Manajemen Informatika Diploma IV, Politeknik Piksi Ganesha
Email: ronisyahputran@gmail.com1*, candra86mecca@gmail.com2
Keywords The use of technology that has developed in the current era plays an important role in
assisting an activity in the field of information systems. The Communication and
Informatics Office in the Central Tapanuli district is a government agency that manages
incoming and outgoing mail to communicate with organizations inside and outside the
Information System, agency. fulfilled, such as minimal information received. A web-based information
Letters, Waterfall, system is needed to be able to solve problems in managing mail. Researchers created an
UML, PHP, Python, information system for incoming and outgoing mail to improve the quality and efficiency
Mysql of mail management using the Waterfall method in a series of development processes
that used UML (Unified Modeling Language) using the programming language Php,
Python, Html and Mysql database. It is expected that with this information system it is
hoped that it will become a proposed system to facilitate the management of letters
quickly and accurately.
1. INTRODUCTION
Perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi saat ini sudah mengalami kemajuan
yang sangat pesat dan membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.
Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi[1]–[3]. Dalam sistem bidang informasi surat menjadi sangat penting dalam
kegiatan Instansi pemerintah maupun swasta. Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan
oleh pihak tertentu kepada pihak lain dengan tulisan. Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan[4]–[6]. Kegiatan surat menyurat adalah hal yang penting di dalam suatu
instansi. Setiap data surat masuk maupun data surat keluar perlu dipastikan tersimpan dan tertata
dengan baik. Saat ini, masih terbilang banyak instansi atau organisasi yang melakukan pengelolaan
surat secara manual dimana surat yang diterima dicatat manual ke dalam buku sehingga apabila
catatan tersebut hilang, tercecer maupun rusak maka data surat akan hilang. Dinas Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Tapanuli Tengah merupakan lembaga KOMINFO yang terletak di Kabupaten
Tapanuli Tengah yang memiliki tugas sebagai penyelenggaraan urusan pemerintah bidang
komunikasi dan informatika untuk daerah Kabupaten Tapanuli Tengah, Sumatera Utara. Oleh karena
itu, Dinas KOMINFO Tapanuli Tengah dapat menerima banyak surat maupun undangan kedinasan
dan tak sedikit diantaranya yang perlu didisposisikan. Namun dalam pengelolaan surat yang diterima,
DISKOMINFO masih dilakukan secara manual oleh resepsionis begitupula dengan proses disposisi
surat yang masih manual dalam bentuk surat fisik. Proses ini tentunya memakan waktu yang cukup
lama dan rentan akan teradinya kesalahan dalam pengelolaan surat maupun dalam pengiriman surat,
seperti terjadinya surat rusak, tercecer maupun hilang. Hal ini menyebabkan pengelolaan surat pada
DISKOMINFO Kabupaten Tapanuli Tengah menjadi tidak efisien dan efektif. Pada proses
pengiriman surat juga terjadi kendala seperti surat yang akan dikirim sewaktu waktu tidak dapat
langsung dikirimkan karena harus menunggu jasa pengiriman kembali dalam beberapa waktu
kemudian. Penggunaan kertas yang berlebih juga menjadi masalah kedua yang terjadi pada
DISKOMINFO Kabupaten Tapanuli Tengah, hal tersebut mengakibatkan biaya yang diperlukan
menjadi lebih banyak. masalah penanganan surat merupakan masalah utama dalam menjaga keutuhan
informasi Yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. penanganan
surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat surat yang masuk dapat tersusun secara
Jurnal Info Sains : Informatikan dan Sains is licensed under a Creative Commons Attribution-Non Commercial
4.0 International License (CC BY-NC 4.0)
Page | 1
http://ejournal.seaninstitute.or.id/index.php/InfoSains
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
rapi tanpa menghabiskan banyak waktu dan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut
[7]–[10]. sistem persuratan yang buruk dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi seperti hilangnya
surat dan informasi yang terdapat didalam surat, kantor juga menjadi tidak rapi akibat tumpukan surat
yang terbengkalai, serta sulit untuk menemukan kembali surat yang telah lalu. berdasarkan beberapa
permasalahan yang ditemukan oleh penulis, maka pada penelitian ini diusulkan suatu sistem informasi
dengan sistem elektronik yang dapat membantu dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan Surat
keluar yaitu dengan cara memanfaatkan teknologi berbasis website yang memungkinkan pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dapat berjalan efektif dan efisien.
2. METHODS
Metode pengumpulan data dilakukan penulis untuk merancang sistem informasi surat masuk
dan surat keluar pada DISKOMINFO Tapanuli Tengah.
2.1. Metode Pengumpulan Data

Observasi
Metode observasi yaitu metode pengamatan dan pencatatan secara langsung dilakukan oleh
peneliti di bidang kerja dengan tujuan agar peneliti dapat memahami dan menyelesaikan masalah
dalam surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan metode yang efektif.
Wawancara
Metode wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan secara langsung
terhadap kepala bidang, Sekretariat dan pegawai yang mengurus persuratan metode ini dilakukan
untuk memperkuat hasil observasi. Sehingga diperlukan wawancara dengan tanya jawab.
Studi Pustaka
Metode kepustakaan di ambil dari beberapa jurnal dan buku tentang surat masuk dan keluar
yang di perlukan dalam penelitian.
2.2. Metode Waterfall
Model waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau
terurut dimulai dari analisis kebutuhan software, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung
(support)[11], [12].
Menurut [13]–[15]mengemukakan bahwa “Model SDLC waterfall disebut juga dengan model
sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Berikut tahapan
metode waterfall sebagai berikut.
Figure 1. Metode Waterfall
Page | 2
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Tahap Requirements
Pada tahap ini penulis mempelajari sistem kerja surat masuk dan keluar untuk dapat
mengevaluasi permasalahan yang ada di DISKOMINFO Tapanuli tengah seperti : Banyaknya
penggunaan kertas yang dipakai, Pencatatan dan pencarian berkas surat yang masih manual
menggunakan buku agenda, Keterlambatan surat karna menunggu untuk di setujui kembali, Biaya
operasional jasa pengiriman surat. Sehingga diperlukan nya perancangan sistem berbasis web untuk
memudahkan dalam memproses surat masuk dan keluar. Untuk tahap pengumpulan data diambil dari
observasi,wawancara,studi pustaka.
Tahap Design
Tahap ini penulis menggunakan tools UML (Unified Modelling Language). Sistem ini di
rancang menggunakan software diagram.io dari mulai membuat diagram use case, class diagram,
activity diagram.
Tahap Implementation
Pada tahapan ini sistem dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman php, pyton
dan html. untuk database menggunakan aplikasi mysql serta server ubuntu untuk
menjalankan/running program.
Tahap Verification
Tahap pengujian dilakukan untuk memastikan beberapa rangkaian proses yang telah di buat di
tahap sebelumnya, pengujian black box testing dilakukan untuk memenuhi fungsi program sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
Tahap Maintenance
Tahapan akhir ini adalah pemeliharaan sistem pada pengembangan perangkat lunak yang telah
di buat untuk meningkatkan layanan pada kebutuhan sistem yang baru dan meminimalisir bug pada
sistem sebelumnya.
2.3. Kebutuhan Fungsional
Merupakan gambaran suatu kebutuhan layanan aktivitas yang di lakukan pengguna di dalam
sistem. Berikut Deskriptif kebutuhan pengguna sebagai berikut.
Tabel 1. Kebutuhan Fungsional
No Aktor Deskripsi
1. Kepala Bidang (Kabid) Login Sistem
Menerima surat masuk
Menerima Surat Keluar
Memberikan Disposisi Surat
Melihat Hasil Disposisi
2. Sekretaris Login Sistem
Menerima Surat masuk
Menerima Surat Keluar
Memvalidasi Surat
Menerima Disposisi
3. Pegawai Login Sistem
Mengelola Surat Masuk
Mengelola Surat Keluar
Melihat Hasil Disposisi
Page | 3
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
4. Instansi Luar Mengirim Surat Keluar

Menerima Surat Masuk
2.4. Kebutuhan Non Fungsional

Sebuah kebutuhan yang mengutamakan perangkat dan bersifat properti berupa perangkat keras
(Hardware), kebutuhan sumber daya manusia (Brainware) dan juga kebutuhan perangkat lunak
(Software)[V.Rajlich, 2016].
3. RESULTS AND DISCUSSION

3.1 Use Case Diagram
Use Case Diagram deskripsi hubungan Interaksi satu aktor atau lebih dalam sebuah system
yang telah di buat.
Figure 2. Use Case Diagram
3.2. Class Diagram

Class Diagram adalah Diagram yang berbentuk Class, Atribut, Struktur yang memiliki
hubungan yang sangat jelas antara setiap objeknya. Berikut ini merupakan gambaran model sistem
menggunakan Class Diagram:
Figure 3. Class Diagram
Page | 4
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
3.3 Activity Diagram

Activity Diagram Perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar berbasis web di
DISKOMINFO Tapanuli Tengah yang digambarkan dalam bentuk alur kerja, aktifitas dan tindakan
pemilihan atau pengulangan sebagai berikut:
Figure 4. Activity Diagram
3.4. Implementasi Sistem

Berikut tampilan hasil yang telah dikembangkan pada tahap implementasi dan testing dalam
metode waterfall sebagai berikut:
Figure 5. Halaman Login

Halaman login adalah sebuah halaman dimana pengguna masuk dengan user dan password yang
sudah di validasi oleh sistem sesuai hak akses yang sudah di buat.
Page | 5
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Figure 6. Halaman Dashboard

Halaman Dashboard adalah halaman terusan setelah berhasil menginput username dan password di
halaman login. Halaman ini menampilkan beberapa informasi data surat masuk dan keluar, user
manage, grafik surat.
Figure 7. Halaman Surat E-mail

Halaman surat e-mail adalah halaman yang menerima dan mengirim surat dari pihak instansi luar.
Figure 8. Tambah Surat Masuk

Tambah surat masuk digunakan untuk melakukan input surat masuk kembali yang akan ditujukan
kepada kepala bidang dan sekretaris Dinas Kominfo untuk di tindak lanjuti.
Page | 6
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Figure 9. Halaman Surat Masuk

Halaman surat masuk adalah halaman yang menampilkan semua informasi surat masuk yang sudah
di proses lanjut atau belum
Figure 10. Tambah Surat Keluar

Tambah surat masuk digunakan untuk membuat surat balasan tujuan pihak instansi luar dan akan
disetujui apabila surat sudah di tanda tangani oleh kepala bidang.
Figure 11. Halaman Surat Keluar

Halaman surat keluar menampilkan semua informasi surat keluar yang sudah di proses lanjut.
Page | 7
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Figure 12. Halaman Arsip Surat

Arsip surat adalah halaman yang menampilkan surat yang sudah di Disposisi dan Verifikasi oleh
kepala bidang dan sekretariat kemudian di serahkan ke pegawai untuk di simpan ke halaman arsip
surat.
Figure 13. Halaman User Manage

Halaman user adalah halaman hanya bisa di akses oleh kepala bidang dan digunakan untuk
menambah user pegawai untuk memproses alur surat masuk dan keluar.
3.5. Pengujian Sistem

Pengujian black box testing bertujuan agar penulis dan pengguna untuk mempermudah pengujian
terhadap sistem agar dapat kegunaan dan sistem yang berfungsi dengan baik.
Tabel 2. Pengujian Black Box Testing
No Fungsi yang Cara pengujian Interface Hasil
di uji
1. Login User memasukkan Username dan Password User masuk pada valid
halaman dashboard
dengan tahapan yang
sudah di buat.
2. Surat masuk Klik Add pada halaman surat masuk Muncul list menginput valid
surat masuk
3. Surat Keluar Klik Add Surat Keluar Muncul list menginput Valid
surat keluar
4. Arsip Surat Klik Arsip surat pada bagian bawah edit Surat di simpan ke Valid
halaman arsip surat
5. Verfikasi Klik tombol edit pada sisi kanan surat Muncul halaman list Valid
Page | 8
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
Surat verifikasi
5. Tanda Klik tombol edit pada sisi kanan surat Muncul halaman Valid
Tangan disposisi surat
Surat
6. User Klik halaman user manage Menampilkan beberapa Valid
Management halaman user
4. CONCLUSION
Berdasarkan hasil dari penulisan dan pembahasan surat di DISKOMINFO kabupaten
tapanuli tengah dapat di simpulkan sebagai berikut : a) Dengan adanya peralihan surat masuk
dan keluar berbasis web, mengurangi potensi penggunaan kertas berlebih di dinas kominfo
tapanuli Tengah. b) Dengan sistem surat berbasis web dapat memudahkan masyarakat dalam
melakukan pencarian arsip surat yang aksesnya bisa dilakukan di mana saja dan terhubung ke
jaringan koneksi. c) Sistem surat masuk dan keluar berbasis web memungkinkan kolaborasi
antara berbagai pihak instansi dari luar atau di dalam organisasi yang memudahkan pengguna
untuk saling berbagi informasi, d) Dengan adanya sistem surat berbasis website ini efektifitas
dan efisiensi waktu memudahkan dalam pengiriman surat keluar dalam waktu yang singkat.
REFERENCES
[1] R. Arifin and N. Latif, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada
Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar,” Inspir. J. Teknol. Inf. dan Komun., vol. 10, no. 1,
pp. 68–76, 2020.
[2] A. A. Fauzi et al., PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI BERBAGAI SEKTOR
PADA MASA SOCIETY 5.0. PT. Sonpedia Publishing Indonesia, 2023.
[3] I. G. I. Sudipa et al., PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI BERBAGAI BIDANG. PT.
Sonpedia Publishing Indonesia, 2023.
[4] A. Sugiarto, “Manajemen kearsipan modern,” 2018.
[5] F. Agustina, “Manajemen kearsipan elektronik,” Khazanah J. Pengemb. Kearsipan, vol. 9, no.
2, pp. 57–61, 2017.
[6] H. E. Wahanani and M. H. P. Swari, “Usability Testing pada Sistem Kearsipan Dokumen
Dosen,” J. Krisnadana, vol. 2, no. 3, pp. 424–431, 2023.
[7] A. Supriyatna and V. Maria, “Analisa tingkat kepuasan pengguna dan tingkat kepentingan
penerapan sistem informasi djp online dengan kerangka pieces,” Khazanah Inform. J. Ilmu
Komput. Dan Inform., vol. 3, no. 2, pp. 88–94, 2017.
[8] J. A. Prawono and A. R. Pamungkas, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar Di STMIK AUB Surakarta,” Informatika, vol. 2, no. 1, 2015.
[9] A. Susanto, N. W. P. Septiani, and M. Lestari, “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Surat Masuk Surat Keluar dan SPPD Dikelurahan Jatijajar,” J. Ris. dan Apl. Mhs. Inform., vol.
2, no. 01, pp. 8–14, 2021.
[10] A. B. Praja, D. Darmansah, and S. Wijayanto, “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk dan
Surat Keluar Berbasis Website Menggunakan Metode Waterfall,” J. Sist. Komput. dan Inform.,
vol. 3, no. 3, pp. 273–282, 2022.
[11] R. Hidayat, S. Marlina, and L. D. Utami, “Perancangan sistem informasi penjualan barang
handmade berbasis website dengan metode waterfall,” Simnasiptek 2017, vol. 1, no. 1, pp.
Page | 9
September 2023
E-ISSN.2797-7889, P-ISSN.2089-3329
175–183, 2017.
[12] Y. E. Rachmad et al., Rekayasa Perangkat Lunak. PT. Sonpedia Publishing Indonesia, 2023.
[13] A. S. Rosa, “Rekayasa perangkat lunak terstruktur dan berorientasi objek,” 2016.
[14] V. Rajlich, Software Engineering: The Current Practice. CRC Press, 2016. [Online].
Available: https://books.google.co.id/books?id=onbNBQAAQBAJ
[15] G. Gurung, R. Shah, and D. P. Jaiswal, “Software Development Life Cycle Models-A
Comparative Study,” Int. J. Sci. Res. Comput. Sci. Eng. Inf. Technol. March, pp. 30–37, 2020.
Page | 10

Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Diskominfo Kabupaten Tapanuli Tengah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Diskominfo Kabupaten Tapanuli Tengah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

http://ejournal.seaninstitute.or.id/index.

Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis

2.1. Metode Pengumpulan Data

Figure 1. Metode Waterfall

4. Instansi Luar Mengirim Surat Keluar

2.4. Kebutuhan Non Fungsional

3. RESULTS AND DISCUSSION

Figure 2. Use Case Diagram

3.2. Class Diagram

Figure 3. Class Diagram

3.3 Activity Diagram

Figure 4. Activity Diagram

3.4. Implementasi Sistem

Figure 5. Halaman Login

Figure 6. Halaman Dashboard

Figure 7. Halaman Surat E-mail

Figure 8. Tambah Surat Masuk

Figure 9. Halaman Surat Masuk

Figure 10. Tambah Surat Keluar

Figure 11. Halaman Surat Keluar

Figure 12. Halaman Arsip Surat

Figure 13. Halaman User Manage

3.5. Pengujian Sistem

Anda mungkin juga menyukai