LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

ANALISIS SISTEM E-OFFICE (SURAT DIGITAL)

disusun oleh :
Rio Rifaldi
Npm : 205100025

PROGRAM STUDI S1-SISTEM INFORMASI

FAKULTAS KOMPUTER UNIVERSITAS MITRA INDONESIA
BANDAR LAMPUNG
2023
HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
yang dipersiapkan dan disusun oleh:

Rio Rifaldi
Npm : 195100025

Dosen Pembimbing

, M.T.I
NPP. 2222
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan bimbingan nya,
sehinga saya dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini
dengan baik, dan saya mengambil judul “ANALISIS SISTEM E-OFFICE
(SURAT DIGITAL)’’ . Praktek Kerja lapangan di laksanakan pada tanggal 01
Agustus 2023 sampai dengan tanggal 01 Oktober 2023 di Kantor Kementrian
PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung. Penulis menyadari
bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi
penulis untuk menyelesaikan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada :

1. Dr. H. Andi Surya, selaku Ketua Yayasan Mitra Lampung;

2. Ibu Dr. Hj. Armalia Renny M.A, selaku Rektor Universitas Mitra
Indonesia;
3. Bapak Romi Hendri, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Komputer
Universitas Mitra Indonesia;
4. Bapak Triyugo Winarko, M.T.I., selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi;
5. Bapak, S.Kom., M.M., selaku dosen pembimbing dalam penulisan skripsi
ini;
6. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Komputer Universitas Mitra Indonesia;
7. Bapak dan Ibu Staff dan Pegawai Kantor Kementrian PUPR Bagian Balai
Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung yang telah mendukung
memberikan data untuk kebutuhan laporan PKL ini;

Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT berkenan membalas

segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga laporan PKL ini
membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Bandar Lampung, 05 Oktober 2023

Rio Rifaldi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini surat merupakan sarana komunikasi

untuk menyampaikan infromasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsinya sebagai sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat,

bukti historis, dan pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu organisasi

atau instansi adalah hal yang penting karena dapat menunjang perkembangan

organisasi atau instansi dari sisi administrasi. Informasi-informasi penting

maupun rahasia terkait dengan suatu instansi terkandung di dalamnya.

Pada Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung, sampai saat ini dalam pengolahan data Prosedur yang diterapkan

dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kementerian PUPR

masih dilakukan secara manual. dokumentasi pengarsipan dalam hal ini

pencatatan surat masuk maupun surat keluar hanya dicatat pada buku agenda

dan ekspedisi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama apabila ingin

mencari berkas surat kembali.

Permasalahan lain berkaitan dengan penyimpanan dalam hal ini

pengarsipan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy yang

mengakibatkan kemungkinan dapat terjadinya kehilangan surat. Permasalahan

lain selanjutnya yaitu sulitnya menelusuri surat sehingga terjadi penundaan

waktu dalam tindak lanjut dari surat masuk tersebut penyebabnya adalah

karena pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik. Berkaitan dengan

masalah disposisi ketika sekretaris menyerahkan surat masuk beserta lembar

disposisi kepada pimpinan, sedangkan pada saat bersamaan pimpinan tidak

berada di ruang kerjanya maka pimpinan tidak dapat memeriksa surat sehingga

disposisi menjadi tertunda.

Dan dengan sistem yang masih manual juga menyebabkan permasalahan

banyaknya penggunaan kertas yang digunakan untuk mengelola arsip surat

masuk dan surat keluar sehingga mengeluarkan biaya lebih dalam hal

operasional arsip surat masuk dan surat keluar pada Kementrian PUPR Bagian

Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung.

Untuk mengatasi permasalahan diatas, penulis tertarik untuk membuat

sebuah penelitian PKL yang berjudul “Analisis Sistem E-Office (Surat Digital)”

dan dengan merancang sebuah sistem e-office yang nantinya dapat diterapkan

kedalam sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

Perancangan ini nantinya menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan

tanggal dan jenis surat untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar

memudahkan staff pegawai Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah

Sungai Mesuji Sekampung dalam mengelola surat digital.

1.2 Identifikasi Masalah

Adapun identifikasi masalah yang di teliti penulis adalah:

1. Pada Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung, sampai saat ini dalam pengolahan data Prosedur yang

diterapkan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada

Kementerian PUPR masih dilakukan secara manual.

 2. Pencatatan surat masuk maupun surat keluar hanya dicatat pada buku

agenda dan ekspedisi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama

apabila ingin mencari berkas surat kembali.

3. Pengarsipan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy yang

mengakibatkan kemungkinan dapat terjadinya kehilangan surat.

4. Sulitnya menelusuri surat sehingga terjadi penundaan waktu dalam

tindak lanjut dari surat masuk tersebut penyebabnya adalah karena

pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik.

5. Dan dengan sistem yang masih manual juga menyebabkan permasalahan

banyaknya penggunaan kertas yang digunakan untuk mengelola arsip

surat masuk dan surat keluar sehingga mengeluarkan biaya lebih dalam

hal operasional arsip surat masuk dan surat keluar pada Kementrian

PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung.

1.3 Rumusan Masalah

Untuk menjelaskan fokus masalah yang akan di terapkan dalam laporan

PKL ini, penulis menyusun rumusan masalah yaitu “Bagaimana merancang

Sistem E-Office (Surat Digital)” ?

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan permasalannya adalah:

1. Laporan ini hanya membahas tentang sistem e-office untuk pengarsipan

surat masuk dan surat keluar secara digital.

2. Studi kasus penelitian ini dilakukan pada tempat praktik kerja lapangan

(PKL) yaitu Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai

Mesuji Sekampung.
1.5 Tujuan Penulisan

Sedangkan tujuannya adalah :

1. Merancang sistem sistem e-office untuk pengarsipan surat masuk dan

surat keluar secara digital untuk menggantikan sistem yang masih

manual.

2. Untuk mempermudah dan mempercepat proses sistem e-office untuk

pengarsipan surat masuk dan surat keluar secara digital.

1.6 Manfaat Penulisan

Manfaat dari kegiatan PKL ini bersifat teoritis dan praktis, sebagai berikut :

1. Bagi penulis, laporan PKL ini berguna menambah wawasan dan

pengetahuan penulis mengenai pegelolaan data surat masuk dan surat

keluar yang masih manual untuk dapat diterapkan kedalam sistem yang

terkomputerisasi menjadi surat digital.

2. Bagi Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung, laporan PKL ini bermanfaat untuk Kementrian PUPR

Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung sebagai

masukan untuk menerapkan sistem surat digital untuk membantu staff

pegawai dalam mengelola data surat masuk dan surat keluar.

3. Bagi Universitas Mitra Indonesia, laporan PKL ini bermanfaat sebagai

referensi universitas Universitas Mitra Indonesia untuk pengembangan

sistem yang lebih baik lagi.

1.7 Metode Pengumpulan Data dan Pengembangan Sistem

Secara umum dalam rangka pengumpulan data dan pengembangan sistem

yang dilakukan penulis pada saat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan adalah

dengan menggunakan metode – metode berikut :

1.7.1 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang dilakukan pada penulisan laporan ini adalah :

1. Metode Wawancara (Interview)

Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara

mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung

dengan staff pegawai Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah

Sungai Mesuji Sekampung mengenai pengelolaan surat masuk dan

surat keluar yang berjalan saat ini.

2. Metode Pengamatan (Observation)

Pengumpalan data dengan mengamati atau observation yaitu metode

pengumpulan data dengan cara pengamatan dan pencatatan secara

langsung. Pada tahap ini penulis melakukan pengematan terhadap

sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Kementrian PUPR

Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung secara

langsung untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang berjalan.

3. Dokumentasi

Melakukan dokumentasi data-data yang diperlukan untuk membangun

sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sebagai

data pendukung atau lampiran.

1.7.2 Metode Pengembangan Sistem

 Metode pengembangan sistem dalam penulisan laporan pkl ini

menggunakan metode waterfall, Menurut Yunindra (2020:61), metode waterfall

Pengembangan sistem berarti menyusun sistem baru untuk mengganti sistem lama

secara keseluruhan atau memperbaiki bagian-bagian tertentu dalam sistem lama.

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem yaitu dengan siklus

klasik/air terjun dengan tahapan-tahapan yang terdiri dari Survei Sistem, Analisis

Sistem, Desain Sistem, Pembuatan Sistem, Implementasi Sistem dan

Pemeliharaan Sistem. Model air terjun (waterfall) dapat dilihat pada gambar 1.1

berikut ini :

Gambar 1.1 Model Air Terjun/Waterfall

Sumber : Yunindra, (2020:63)

Fase yang digunakan yang penulis dalam pengembangan sistem ini adalah

sebagai berikut :

1. Analisis Sistem

Dalam tahap perencanaan ini akan dicoba dan dipahami permasalahan

yang muncul dan mendefinisikan secara rinci. Kemudian, menentukan

tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasikan kendala-kendalanya.

2. Analisis Persyaratan
 Dalam tahap analisis ini, akan dianalisis permasalahan yang ada lebih

detail dengan menyusun studi kelayakan, seperti kelayakan dibidang

ekonomi, hukum dan lain-lain.

3. Perancangan

Setelah dapat memahami sistem sebelumnya, maka akan dibuat

rancangan sistem baru yang dibangun dengan memperhatikan kriteria-

kriteria sistemnya.

4. Pembuatan Sistem

Pembuatan sistem yaitu membuat perangkat lunak yang sudah di buat

menjadi perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem

perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin ditransformasi kedalam

satu atau lebih program yang dapat dijalankan. Tahapan ini telah

menentukan alur software hingga pada tahap algoritma detail.

5. Implemenasi Sistem

Tahap ini perangkat lunak disadari sebagai sebuah program lengkap

atau unit program. Desain yang telah diubah dalam bentuk kode-kode

program. Tahap ini, kode-kode program yang dihasilkan masih pada

tahap modul-modul. Diakhir tahap ini, tiap modul di testing Unit

program diintegrasikan dandiuji menjadi sistem yang lengkap untuk

meyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi.

6. Pemeliharaan Sistem

Normalnya, ini adalah tahap yang terpanjang. Sistem dipasang dan

digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak

 ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan inmplementasi unit

sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.

1.8 Waktu dan Tempat Pelaksanaan PKL

Waktu PKL : Agustus 2023 – September 2023

Tempat PKL : Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai

Mesuji Sekampung

Alamat : Jl. Gatot Subroto No.57, Garuntang, Kec. Bumi Waras,

Kota Bandar Lampung, Lampung

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka

Merupakan bagian yang sangat penting dari sebuah proposal atau laporan

penelitian, karena pada bab ini juga diungkapkan pemikiran atau teori-teori yang

melandasi dilakukannya penelitian. Tinjauan pustaka dapat diartikan sebagai

kegiatan yang meliputi mencari, membaca dan menelaah laporan-laporan

penelitian dan bahan pustaka yang memuat teori-teori yang relevan dengan

penelitian yang akan dilakukan.

2.1.1 Pengertian Analisis

Menurut Indyah Hartami Santi (2020:12), analisis adalah suatu kegiatan

dalam mempelajari serta mengevalusi suatu bentuk permasalahan atau kasus yang

terjadi.

Menurut Wahyudi Agustiono (2022:35), analisis adalah penelitian terhadap

sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau

memperbaharui sistem yang telah ada.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa analisis adalah

kegiatan berpikir untuk menguraikan suatu keseluruhan menjadi komponen

sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan

fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu.

2.1.2 Pengertian Sistem

Menurut Indyah Hartami Santi (2020:1) Sistem adalah kumpulan atau

himpunan dari suatu unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Menurut Wahyudi Agustiono (2022:2) Sistem adalah satu kesatuan utuh

yang terdiri dari beberapa bagian yang saling terhubung dan berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu.

 Dari beberapa pengertian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa

sistem merupakan sekumpulan elemen, himpunan dari suatu unsur, komponen

fungsional yang saling berhubungan dan berinteraksi satu sama lain untuk

mencapai tujuan yang diharapkan.

2.1.3 Pengertian Informasi

Menurut Indyah Hartami Santi (2020:8), Informasi adalah data yang telah

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

Menurut Wahyudi Agustiono (2022:9), Informasi adalah kumpulan data

yang terstruktur yang disampaikan seseorang kepada orang lain.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian

informasi adalah data yang diolah agar bermanfaat dalam pengambilan keputusan

bagi penggunanya.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Indyah Hartami Santi (2020:9), sistem informasi adalah suatu

kombinasi teratur apapun baik dari people, hardware, software,maupun database

yang mengumpulkan,mengubah,dan menyebarkan informasi di dalam suatu

bentuk organisasi.

Menurut Wahyudi Agustiono (2022:9) sistem informasi merupakan Sistem

Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan.

 Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem

informasi adalah sebuah rangkaian prosedur yang menggabungkan subsistem-

subsistem yang memepertemukan kebutuhan organisasi dengan laporan yang

diperlukan.

2.1.5 Pengertian E-Office

Menurut Asima Yanty Siahan (2022:429) Electronic Office (e-office) adalah

suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan

komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi

dibuat melalui media telekomunikasi. E-office merupakan software dan digunakan

untuk mengatur pola pekerjaan yang sudah atau akan dilakukan oleh pegawai,

menyimpan, dan mengontrol konten-konten yang ada didalam suatu organisasi

secara elektronik. E-Office merupakan aplikasi perkantoran yang mengganti

proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan

memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN), maupun jaringan internet (online).

Electronic dalam E-Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang

berhubungan dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan

menggunakan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan

perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband

berkecepatan tinggi dan internet, maka perkantoran telah menjadi elektronis

secara elektronik. Pekerjaan kantor yang selama beberapa dekade dilakukan

secara manual telah berubah menjadi elektronik.

2.1.6 Gambaran Umum Perusahaan/ Instansi

Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung (BBWS MS) merupakan

salah satu Balai yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum
Nomor: 13/PRT/M/2006 tanggal 17 Juli 2006 tentang Organisasi dan Tata

Laksana Balai Wilayah Sungai yang kemudian dirubah dengan Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum Nomor : 26/PRT/M/2006 tanggal 9 November 2006 tentang

Perubahan atas Peraturan Menteri Nomor 12/PRT/M/2006 Tentang Susunan

Organisasi dan Tata Laksana Balai Besar Wilayah Sungai dan Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum Nomor : 13/PRT/M/2006 tentang Susunan Organisasi dan Tata

Laksana Balai Wilayah Sungai.

Terbentuknya Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung merupakan

kesinambungan program beberapa Satuan Kerja.Sebelum berdirinya Balai Besar

Wilayah Sungai Mesuji Sekampung (sebagaimana diamanatkan Undang Undang

Nomor 7 Tahun 2004 tentang Sumber Daya Air), Departemen Pekerjaan Umum

khususnya Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (dahulu Direktorat Jenderal

Pengairan) memiliki satuan kerja yang berfungsi melaksanakan pekerjaan baik

konstruksi maupun non konstruksi di masing-masing provinsi.

Khusus di Provinsi Lampung satuan kerja yang mengelola bidang sumber

daya air terdiri dari beberapa Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT) antara

lain SNVT Irigasi dan Rawa Andalan Lampung, SNVT Pengelolaan Air Baku,

SNVT. Induk Pelaksana Kegiatan Pengembangan Wilayah Sungai WS Seputih

WS Sekampung yang Membawahi SNVT Pengembangan dan Konservasi Sumber

Air, SNVT Pengendalian Banjir dan Pengamanan Pantai serta SNVT Banjir Way

Seputih Way Sekampung. Masing-masing SNVT tersebut berkoordinasi dengan

direktorat terkait di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air,

Departemen Pekerjaan Umum sesuai bidang yang dikelola.

 Sebagaimana diamanatkan dalam UU Nomor 7 Tahun 2004 tentang Sumber

Daya Air, Menteri Pekerjaan Umum melalui Peraturan Menteri PU Nomor

11a/PRT/M/2006 tanggal 28 Juni 2006 telah menetapkan pengelolaan sungai di

Indonesia yang dibagi dalam 133 Wilayah Sungai (WS). Dari jumlah tersebut,

yang merupakan kewenangan pemerintah (pusat) sejumlah 69 WS yang terdiri

dari 5 WS lintas negara, 27 WS lintas provinsi dan 37 WS strategis Nasional.

Berdasarkan Peraturan Menteri PU tersebut, BBWS Mesuji Sekampung

mengelola 2 Wilayah Sungai di Provinsi Lampung yaitu Wilayah Sungai Seputih

Sekampung dan Wilayah Sungai Mesuji Tulang Bawang, yang sebelumnya

dikelola oleh Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT) yang ada di Provinsi

Lampung.

2.1.7 Alamat Lokasi Perusahaan/ Instansi

Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung

Alamat : Jl. Gatot Subroto No.57, Garuntang, Kec. Bumi Waras, Kota Bandar

Lampung, Lampung

Telp : (0721) 482187

Email : pupr.bbwsm@gmail.com

Web-site : http://sda.pu.go.id
 Gambar 2.1 PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung

2.1.8 Visi dan Misi Perusahaan/ Instansi

VISI DAN MISI

Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung

Visi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat tahun 2015-2019

adalah:

Terwujudnya Infrastruktur Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat Yang

Handal Dalam Mendukung Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri, Dan

Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong.

MISI :

1. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk

sumber daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan

pangan, dan kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor

strategis ekonomi domestik dalam rangka kemandirian ekonomi;

2. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung

konektivitas guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan

sistem logistik nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup

 global yang berfokus pada keterpaduan konektivitas daratan;

3. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan

rakyat untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam

rangka mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan

prinsip ‘infrastruktur untuk semua’;

4. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan

perumahan rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri

konstruksi yang berkualitas untuk keseimbangan pembangunan

antardaerah, terutama di kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan

kawasan perdesaan, dalam kerangka NKRI;

5. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan

umum dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia,

pengendalian dan pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan

pengembangan untuk mendukung fungsi manajemen meliputi

perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan

yang tepat, dan pengawasan yang ketat.

2.1.9 Tugas Pokok dan Fungsi

Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung mempunyai tugas

melaksanakan pengelolaan sumber daya air yang meliputi Perencanaan,

Pelaksanaan Konstruksi, Operasi dan Pemeliharaan dalam rangka konservasi

sumber daya air, pengembangan sumber daya air, pendayagunaan sumber daya air

dan pengendalian daya rusak air pada wilayah sungai Mesuji Sekampung melalui

peningkatan sarana dan prasarana, kualitas sumber daya manusia,

penyelenggaraan pemerintah yang baik, dukungan masyarakat dan dunia usaha

sehingga mampu mendorong pembangunan nasional untuk peningkatan

kesejahteraan masyarakat.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas Balai Besar

Wilayah Sungai Mesuji Sekampung menyelenggarakan Fungsi :

a. Penyusunan pola dan rencana pengelolaan

sumber daya air wilayah sungai Mesuji Sekampung

b. Penyusunan rencana dan pelaksanaan pengelolaan kawasan lindung

sumber air pada wilayah sungai Mesuji Sekampung

c. Pengelolaan sumber daya air yang meliputi konservasi dan

perlindungan sumber daya air, pengembangan sumber daya air,

pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada

wilayah sungai Mesuji Sekampung

d. Penyiapan rekomondasi teknis dalam pemberian ijin atas penyediaan

peruntukan, pembangunan dan pengusahaan sumber daya air pada

wilayah sungai Mesuji Sekampung

e. Operasi dan Pemeliharaan sumber daya air pada wilayah sungai Mesuji

Sekampung

f. Pengelolaan sistem hidrologi

g. Menyelenggarakan data dan informasi sumber daya air

h. Fasilitasi Kegiatan Tim Koordinasi Pengelolaan sumber daya air pada

wilayah sungai Mesuji Sekampung

i. Pemberdayaan masyarakat dalam pengelolaan sumber daya air pada

wilayah sungai Mesuji Sekampung

j. Pelaksanaan ketentuan Balai Besar Wilayah Sungai

 2.1.10 Struktur Organisasi Perusahaan/ Instansi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung

Penjelasan dari Bagan diatas sebagai berikut :

1. Kepala Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung

Merencanakan operasional, mengoordinasikan dan menyelenggarakan serta

mengevaluasi kegiatan dibidang pembangunan dan pengembangan

jalan/jembatan, dan preservasi jalan/jembatan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

2. Bagian Umum dan Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas memberikan pelayanan urusan tata

usaha dan rumah tangga balai, akuntansi keuangan, dan akuntansi barang milik

negara kepada semua administratif kepada semua unsur di Balai Besar Wilayah

Sungai dan komunikasi publik dan hukum

3. Bidang Keterpaduan Pembangunan Infrastruktur SDA

Bidang Keterpaduan Pembangunan Infrastruktur Sumber Daya Air

mempunyai tugas melaksanakan penyusunan keterpaduan pola, program dan

rencana kegiatan pengelolaan sumber daya air, analisis dan evaluasi kelayakan

program dan kegiatan pengelolaan sumber daya air, analisis dampak lingkungan,
penyusunan perjanjian kinerja dan laporan kinerja Balai, koordinasi dan fasilitasi

penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, fasilitasi

pengadaan barang dan jasa, pelaksanaan koordinasi terkait pengadaan tanah,

pelaksanaan pemberdayaan masyarakat di bidang program dan perencanaan

umum pengelolaan sumber daya air, pengelolaan sistem hidrologi serta sistem

informasi dan data sumber daya air, dan pelaksanaan koordinasi terkait pengadaan

tanah.

4. Bidang Pelaksana Jaringan Sumber Air

Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Air mempunyai tugas penyusunan

rencana kegiatan, penyusunan perencanaan teknik, pengendalian dan pengawasan

pelaksanaan perencanaan teknik bidang sungai, pantai, drainase utama perkotaan,

bendungan, danau, situ, embung, dan tampungan air lainnya, pelaksanaan

konstruksi dan non konstruksi, persiapan penyerahan operasi dan pemeliharaan,

fasilitasi penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, fasilitasi

pengadaan barang dan jasa, pelaksanaan pemberdayaan masyarakat di bidang

pelaksanaan jaringan sumber air, serta pelaksanaan pemberian bimbingan teknis

kepada pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota dalam

pelaksanaan konstruksi sarana dan prasarana jaringan sumber air di bidang sungai,

pantai, drainase utama perkotaan, bendungan, danau, situ, embung, dan

tampungan air lainnya, serta pelaksanaan penyusunan saran teknis untuk

pengalihan alur sungai dan pemanfaatan bekas sungai.

5. Bidang Pelaksana Jaringan Pemanfaatan Air

 Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air mempunyai tugas

melaksanakan penyusunan rencana kegiatan, penyusunan perencanaan teknik,

pengendalian dan pengawasan pelaksanaan perencanaan teknik bidang irigasi,

rawa, dan tambak, air tanah dan air baku, konservasi tampungan air, air tanah, dan

air baku, serta sarana dan prasarana konservasi air tanah dan air baku, pelaksanaan

konstruksi dan non konstruksi, persiapan penyerahan operasi dan pemeliharaan,

fasilitasi penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, fasilitasi

pengadaan barang dan jasa, pelaksanaan pemberdayaan masyarakat di bidang

pelaksanaan jaringan pemanfaatan air, serta pelaksanaan pemberian bimbingan

teknis kepada Pemerintah Daerah provinsi dan Pemerintah Daerah kabupaten/kota

dalam pelaksanaan konstruksi sarana dan prasarana jaringan sumber air di bidang

irigasi, rawa, dan tambak, air tanah dan air baku, konservasi tampungan air, air

tanah, dan air baku, serta sarana dan prasarana konservasi air tanah dan air baku.

6. Bidang Operasi dan Pemeliharaan

Bidang Operasi dan Pemeliharaan mempunyai tugas melaksanakan

penyusunan rencana kegiatan, pengendalian dan pengawasan pelaksanaan

perencanaan teknik, persiapan pelaksanaan operasi dan pemeliharaan dan

pelaksanaan operasi dan pemeliharaan, fasilitasi penerapan sistem manajemen

keselamatan dan kesehatan kerja, fasilitasi pengadaan barang dan jasa, serta

pelaksanaan pemberdayaan masyarakat di bidang operasi dan pemeliharaan,

pelaksanaan penanggulangan kerusakan akibat bencana, pengelolaan sistem

peringatan dini, pelaksanaan penyusunan rencana alokasi air tahunan, pelaksanaan

penyusunan kajian penetapan garis sempadan sungai, garis sempadan danau, garis

sempadan situ dan garis sempadan jaringan irigasi, fasilitasi kegiatan tim
koordinasi pengelolaan sumber daya air pada wilayah sungai, pelaksanaan

penyusunan rekomendasi teknis dalam pemberian izin penggunaan sumber daya

air serta penyidikan tindak pidana bidang sumber daya air.

2.1.11 Diagram Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau sering disebut

dengan bagan alir formulir (form flowchart). Menurut Fatta dan Marco

(2015:75),”Diagram Alir Dokumen (DAD) merupakan suatu bagan untuk

mewakili arus atau aliran data dalam suatu sistem”. Adapun penjelasan lebih

detail dan rinci dipaparkan di bawah ini. Bagan alir dokumen ini menggambarkan

tentang alir dokumen dan informasi dalam setiap bidang yang bertanggungjawab

dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen ini dapat menampilkan asal dari

setiap dokumen, bagaimana proses distribusinya, tujuan penggunaannya, tempat

tujuan akhirnya, serta segala hal yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir

melawati alir sistemnya. Simbol-simbol pada Bagan Alir Dokumen

 Tabel 2.1 Diagram Alir Dokumen

2.1.12 Data Flow Diagram

DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu langkah atau metode untuk

membuat sebuah perancangan sistem yang mana berorientasi pada alur data yang
bergerak kesebuah sistem lainnya. Dalam membuat Sistem Informasi ini, DFD

sering dipakai. DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem dengan

baik. Dimana DFD ini nantinya dikasihkan kepada para programmer untuk

memulai proses coding. Yang mana para programmer ini melakukan sebuah

coding sesuai dengan DFD yang dibuat oleh para analis sebelumnya. Simbol-

simbol pada Data Flow Diagram sebagai berikut :

Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram

Simbol Keterangan

Menunjukkan kegiatan atau kerja yang

Proses dilakukan oleh orang, mesin ataukomputer

Menunjukkan kesatuan (entity) di lingkungan

Simbol External Entity luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi,
atau sistem lainnya yang berada di lingkungan
luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output darisistem

Menunjukkan simpanan dari data yang dapat

berupa : suatu file atau database disistem
komputer, suatu arsip atau catatan manual
Simbol Data Store (simpanan data)

Menunjukkan arus data yang dapat berupa

masukan untuk sistem atau hasil dari proses
Simbol Data Flow (arus data) sistem.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Sistem surat masuk dan surat keluar yang terdapat di Kementrian PUPR

Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung saat ini diproses secara

manual. Proses penyimpanan data membutuhkan banyak buku-buku dan

pengerjaan penyimpana data pun terbilang cukup memakan banyak waktu dan

tidak efisien. Dengan sistem yang sekarang banyak kemungkinkan data hilang dan

sulit ditemukan dalam proses pencarian untuk sebuah data sistem yang

diperlukan.

3.1.1 Analisis Input

3.1.1.1 Analisis Input Surat Masuk

Pada prosedur ini surat yang datang langsung dibagian tata usaha

diagendakan tanggal, nomor dan perihal, setelah itu diserah ke kepala dinas atau

sekretaris, kepala dinas menindak lanjuti atau membaca prihal isi surat masuk

tersebut. Setelah selesai diketahui oleh kepala dinas isi surat masuk langsung

diserahkan kepada sekretariat untuk di buatkan disposisi surat. kemudian suratpun

dikembalikan lagi dibagian tata usaha kemudian memberikan informasi kepada

staff pegawai Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung yang terkait untuk melaksanakan perintah sesuai isi surat masuk dan

disposisi kepala dinas. Dan surat masuk diarsip dan dicatat kedalam buku agenda

surat masuk oleh bagian tata usaha.

 Gambar 3.1 Analisis Input Surat Masuk

3.1.1.2 Analisis Input Surat Keluar

Pada prosedur analisis input surat keluar bagian tata usaha membuat surat

keluar dan langsung diserahkan ke kepala dinas atau sekretaris untuk dilakukan
pemeriksaan, kemudian kepala dinas membacar surat keluar dan menanda tangani

serta memberikan cap kop dinas nya pada surat keluar sebagai bukti yang sah.

Lalu surat yang sudah ditindak lanjuti oleh kepala dinas diserahkan kembali

kebagian tata usaha untuk dilakukan pencatatan kebuku agenda surat keluar.

Gambar 3.2 Analisis Input Surat Keluar

3.1.2 Analisis Proses

3.1.2.1 Analisis Proses Surat Masuk

Analisis proses dari penelitian ini dapat diketahui bahwa setiap surat

masuk pada Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji
Sekampung harus melalui bagian tata usaha terlebih dahulu, baru kemudian

diserahkan kepada sekretaris atau kepala dinas Kementrian PUPR Bagian Balai

Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung untuk dibaca dan dibuatkan disposisi

oleh kepala dinas dan surat dikembalikan kembali kepada bagian tata usaha untuk

diteruskan kepada karyawan yang terkait untuk melaksanakan perintah sesuai isi

surat masuk dan disposisi kepala dinas kemudian surat masuk diarsipkan dan

dicatat kedalam buku agenda masuk oleh bagian tata usaha.

3.1.2.2 Analisis Proses Surat Keluar

Analisis proses surat keluar bagian tata usaha membuat surat keluar dan

langsung diserahkan ke kepala dinas atau sekretaris untuk dilakukan pemeriksaan,

kemudian kepala dinas membacar surat keluar dan menanda tangani serta

memberikan cap kop dinas nya pada surat keluar sebagai bukti yang sah. Lalu

surat yang sudah ditindak lanjuti oleh kepala dinas diserahkan kembali kebagian

tata usaha untuk dilakukan pencatatan kebuku agenda surat keluar

3.1.3 Analisis Output

3.1.3.1 Analisis Output Buku Agenda Surat Masuk

 Gambar 3.3 Analisis Output Buku Agenda Surat Masuk

Pada gambar 3.3 Analisis output diatas merupakan hasil akhir dari proses

pengelolaan data surat masuk pada Kementrian PUPR Bagian Balai Besar

Wilayah Sungai Mesuji Sekampung yang didata pada buku agenda surat masuk

oleh bagian tata usaha.

3.1.3.2 Analisis Output Buku Agenda Surat Keluar

Gambar 3.4 Analisis Output Buku Agenda Surat Keluar

Pada gambar 3.4 Analisis output diatas merupakan hasil akhir dari proses

pengelolaan data surat keluar pada Kementrian PUPR Bagian Balai Besar

Wilayah Sungai Mesuji Sekampung yang didata pada buku agenda surat keluar

oleh bagian tata usaha.

3.2 Evaluasi Sistem yang Berjalan

3.2.2 Surat Masuk Yang Berjalan

Sistem sedang berjalan pengelolaan data surat masuk adalah sebagai

berikut:

a. Mulai

b. Bagian tata usaha menerima surat dari luar yang ditujukan untuk

Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung.

c. Kemudian surat masuk diberikan kepada kepala dinas untuk dibaca dan di

disposisi kepada pegawai yang ditunjuk oleh kepala dinas dan dikembalikan

kebagian tata usaha.

d. Bagian tata usaha memberikan disposisi kepada pegawai dari kepala dinas

kemudian mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk dan

mengarsipkan surat masuk

e. Selesai.
 Gambar 3.5 DAD Evaluasi Sistem Surat Masuk Yang Berjalan

3.2.3 Surat Keluar Yang Berjalan

Sistem sedang berjalan pengelolaan data surat keluar adalah sebagai berikut:

a. Mulai

b. Bagian tata usaha membuat surat keluar dan diberikan kepada kepala dinas

Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung.

c. Kemudian surat diberikan kepada kepala dinas untuk dibaca dan di tanda

tangani oleh kepala dinas dan dikembalikan kebagian tata usaha.

d. Bagian tata usaha mencatat surat keluar kedalam buku agenda surat keluar

dan mengarsipkan surat keluar

e. Selesai.

Gambar 3.6 DAD Evaluasi Sistem Surat Keluar Yang Berjalan

3.3 Perancangan Sistem Usulan

Analaisis sistem yang akan dikembangkan dengan model

pengembangan waterfall akan mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab

yang akan ditangani oleh bagian tata usaha dalam mengelola data surat

masuk dan surat keluar. Adapun penggambaran rancangan sistem yang

diusulkan dari penelitian Analisis Sistem E-Office (Surat Digital) adalah

sebagai berikut:.

3.3.1 Diagram Konteks

Gambar 3.7 Diagram Konteks Sistem Usulan

Pada gambar 3.7 diatas dapat dijelaskan Diagram konteks adalah suatu gambaran

keseluruhan dari proses sistem secara garis besar. Pada perancangan diagram

konteks diatas dari penelitian Analisis Sistem E-Office (Surat Digital), bagian tata

usaha menginputkan data pegawai, data surat masuk, data disposisi surat masuk

dan data surat keluar sebagai masukan ke sistem. Kemudian sistem akan
menghasilkan disposisi surat masuk yang akan diberikan kepada bagian tata usaha

dan pegawai yang ditunjuk untuk menangani surat masuk tersebut, dan sistem

juga mengahasilkan laporan data surat masuk dan data surat keluar kepada Kepala

Dinas PUPR untuk diotorisasi.

3.3.2 Data flow Diagram

Gambar 3.8 Data Flow Diagaram

Pada gambar 3.8 diatas dapat dijelaskan Data Flow Diagram (DFD) merupakan

penjabaran dari diagram konteks menjelaskan tentang Analisis Sistem E-Office

(Surat Digital), tata usaha input data pegawai yang disimpan dalam tabel pegawai,

input data surat keluar yang disimpan dalam tabel surat keluar, input data

disposisi surat masuk yang disimpan dalam tabel disposisi surat masuk dan input

data surat masuk yang disimpan kedalam tabel surat masuk. Kemudian sistem

akan menghasilkan laporan surat keluar dan surat masuk dan diberikan ke pada
Kepala Dinas Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung.
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini mahasiswa dapat

membekali diri dimana mereka telah di buka kan mata terhadap teknologi yang

berkembang dan terus berkembang. Dari analisa yang dilakukan terhadap sistem

yang berjalan, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan diketahui bahwa dalam

proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kementrian PUPR

Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung masih

dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan mencatat surat masuk dan

surat keluar pada buku agenda surat masuk dan surat keluar.

2. Hasil perancangan sistem yang dilakukan didapatkan hasil perancangan

data flow diagram (DFD) dan diagram konteks yang dapat membantu

Kementrian PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji

Sekampung dalam mengelola data surat masuk dan surat keluar menjadi

terkomputerisasi dengan menerapkan hasil perancangan kedalam

bahasa pemrograman

4.2 Saram

Analisis Sistem E-Office (Surat Digital) masih sangat banyak kekurangan

dan batasan, untuk pengembang selanjutnya perancangan ini dapat dikembangkan

lagi menjadi sistem surat masuk dan surat keluar berbasis web dan mobile agar

dapat membantu kepala dinas dan pegawai Kementrian PUPR Bagian Balai Besar

Wilayah Sungai Mesuji Sekampung, karena sistem berbasis mobile dan web
memiliki kelebihan yaitu dapat diakses dimanapun dan kapan pun dengan jaringan

internet sehingga memudahkan kepala dinas dalam mengjangkau agenda agenda

surat masuk tanpa datang kekantor mengingat kesibukan kepala dinas Kementrian

PUPR Bagian Balai Besar Wilayah Sungai Mesuji Sekampung yang sangat padat.
 DAFTAR PUSTAKA

Asima Yanty Siahan. 2022. Transformasi Pembangunan Melalui Pelayanan

Publik. Jakarta:CV Pena Persada

https://sda.pu.go.id/balai/bbwspemalijuana/pages/profil/struktur-organisasi

Indyah Hartami Santi. (2020). Analisa Perancangan Sistem. Pekalongan:PT Nasya

Expanding Management

Wahyudi Agustiono. (2022). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Malang:MNC

Publishing
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Dokumentasi