LAPORAN KERJA PRAKTEK

Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen

Surat Perintah Perjalanan Dinas di BPKAD Provsu

Untuk melengkapi Sebagian Dari

Syarat-syarat Akademik Yang Diperlukan Pada
Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh

21 Juni 2021 s/d 20 Agustus 2021

Disusun Oleh :
Vinsha Hidayatul Putri Hanna
180170070

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
LHOKSEUMAWE
2021
 LEMBAR PENGESAHAN
Kerja Praktek dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan
Dokumen Surat Perintah Perjalanan Dinas di BPKAD Provsu” disusun oleh
Vinsha Hidayatul Putri Hanna, NIM : 180170070, Jurusan Teknik Informatika,
Untuk melengkapi sebagian dari syarat-syarat Akademik yang diperlukan pada
Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh Lhokseumawe.

Bukit Indah, 18 Januari 2021

Mengetahui

Pembimbing, Ketua Program Studi

Teknik Informatika,

Hafizh Al-Kautsar Aidilof S.T., M.Kom. Safwandi.ST.,M.Kom

NIP. 199204302019031013 NIP. 19771213200812
ABSTRAK
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, Allah SWT yang mana
telah memberikan rahmat dan hidayat-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan Laporan
Kerja Praktek yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Surat
Perintah Perjalanan Dinas di BPKAD Provsu” dengan lancar dan tepat waktu. Shalawat dan
salam kepada junjungan alam nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari zaman
kegelapan menuju zaman yang diterangi oleh cahaya iman dan islam. Adapun tujuan
penulisan laporan ini ialah untuk memenuhi syarat-syarat dalam menyelesaikan Kerja Praktek
Program Studi Teknik Informatika di Universitas Malikussaleh.

Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak, oleh karena itu
penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada :

1. Orang tua tercinta yang pasti dan akan selalu memberikan doa, semangat, dukungan,
dan motivasi selama melakukan studi.
2. Bapak Safwandi, S.ST.,M.KOM. selaku Kepala Program Studi Teknik Informatika
Universitas Malikussaleh.
3. Bapak Hafizh Al-Kautsar Aidilof S.T., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing Kerja
Praktek yang telah banyak memberi arahan, bimbingan serta pembelajaran demi
kelancaran pelaksanaan kerja praktek.
4. Seluruh staff dan karyawan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
Provsu yang telah banyak membantu penulis selama melaksanakan Kerja Praktek.
5. Semua rakan-rakan dan pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang terlibat
dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini sehingga dapat selesai dengan baik.

Akhir kata, penulis menyadari penyusunan laporan ini masih memiliki banyak
kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penulis memohon maaf atas segala
kekurangan yang ditemukan. Saran dan kritik senantiasa penulis nantikan untuk menambah
ilmu pengetahuan dan penyempurnaan laporan ini menjadi lebih baik.. Semoga penyusunan
laporan ini bermanfaat bagi semua pihak.

Lhokseumawe, 12 September 2021

 Penulis,

Vinsha Hidayatul Putri Hanna

DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) ialah surat tugas kepada pejabat
Negara atau Pegawai Negeri Sipil untuk melakukan perjalanan dinas baik didalam
maupun luar kota. Dalam hal ini setiap pegawai yang melakukan perjalanan dinas
akan diberikan nomor berdasarkan aspek tertentu. Selanjutnya akan dibuatkan laporan
pertanggung jawaban mengenai dana pengeluaran SPPD tersebut baik tahunan
ataupun bulanan. Namun kendala yang terjadi ialah ketika ingin meninjau kembali
data pegawai yang melakukan dinas dalam satu bulan. Untuk mengetahuinya, kita
harus menghitung dan mencarinya secara manual, dimana hal ini dinilai tidak
sistematis dan efisien.
Arsip yang merupakan sumber informasi memiliki fungsi penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah instansi. Arsip juga
menjadi rekam jejak dan bukti serta dokumentasi bagi instansi yang bersangkutan.
Selama ini pengerjaan pengarsipan dokumen SPPD di BPKAD Provsu masih
dikerjakan secara manual dan dinilai kurang efisien. Dimana dalam pengerjaannya
memiliki waktu proses yang panjang dan rumit serta pengulangan data dengan
indikasi yang sama. Dalam hal ini diharapkan penggunnan database dapat
mempermudah admin/staff dalam mencari data pegawai yang melakukan perjalanan
dinas.
Oleh karena itu perancangan Sistem Informasi Pengarsipan berbasis web ini
haruslah memiliki fitur input, simpan, cari, dan output sehingga diharapkan dapat
mengurangi redudansi data dan mempermudah pengerjaan laporan pengeluaran dana
SPPD baik tahunan maupun bulanan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis selama melakukan kerja
praktek di kantor Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provsu,
maka dapat diidentifikasi yang akan di bahas dalam laporan ini adalah :
 1. Bagaimana cara merancang sistem informasi pengarsipan dokumen SPPD
berbasis web, untuk mempermudah mencari data pegawai yang melakukan
perjalanan dinas di BPKAD Provsu?
2. Bagaimana implementasi sistem informasi pengarsipan dokumen SPPD berbasis
web tersebut?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan umum penulisan laporan kerja praktek Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan Dokumen SPPD di BPKAD provsu adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu bukti telah melakukan Kerja Praktek.
2. Untuk mempermudah pegawai bagian Bendahara Pengeluaran BPKAD Provsu
dalam melakukan pengarsipan dokumen SPPD.

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan laporan ini adalah :
1. Menambah ilmu dan pengetahuan penulis dalam hal dunia kerja, dan dalam
pembuatan program tersebut.
2. Meningkatkan keakuratan rekapitulasi dokumen SPPD di BPKAD Provsu.
3. Menghemat waktu pegawai Bedahara Pengeluaran dalam pengerjaan rekapitulasi
SPPD dalam dan luar daerah di BPKAD Provsu.

1.5 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang dibahas dalam Laporan Kerja Praktek ini yaitu:
1. Sistem yang dirancang hanya terkait dengan dokumen SPPD di BPKAD Provsu,
sistem tidak termasuk dokumen-dokumen lain yang ada.
2. Sistem yang dirancang memiliki 2 (dua) interface yaitu : Admin sebagai pengelola
seluruh system dan User sebagai pengguna system.
3. Pengujian sistem ini menggunakan PHP, lochalhost pada XAMPP dan aplikasi
chrome.

1.6 Metodologi Penelitian

Beberapa metodologi penelitian yang dilakukan penulis dalam mengumpulkan data-
data yang diperlukan sebagai penunjang laporan kerja praktek meliputi :
 1. Study Literature (Penelitian Kepustakaan), yaitu tinjauan kepustakaan dan media
internet yang ada terkait dengan masalah yang dibahas seperti perancangan sistem
informasi.
2. Field Research (Penelitian Lapangan), yaitu melalui pengamatan langsung pada
objek permasalahan, sehingga penulis mendapatkan data dan informasi secara
langsung melalui kegiatan sehari-hari pada BPKAD Provsu.
3. Metode Interview yaitu melakukan wawancara langsung dengan pegawai yang
ada di Bidang Keuangan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi
yang akurat dan benar.

1.7 Jadwal dan Waktu Pelaksanaan

Kerja Praktek ini dilaksanakan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset
Daerah (BPKAD) Provinsi Sumatera Utara yang berlokasi di lantai 7 gedung Bank
SUMUT Jalan Imam Bonjol No.18, Madras Hulu, Kec. Medan Maimun, Kota
Medan,. Adapun lama waktu pelaksanaan kerja praktek ini selama 2 (Dua) bulan yaitu
terhitung dari tanggal 21 Juni 2021 sampai dengan 20 Agustus 2021.

1.8 Sistematika Penulisan

Secara garis besar adapun materi penulisan Laporan Kerja Praktek ini terbagi menjadi
lima (5) BAB dengan sistematis penulisan ialah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penulisan, metodologi penulisan dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini menjelaskan tentang sejarah
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
Pada
BAB IV PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Pada
BAB V PENUTUP
Pada
 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah Instansi

2.1.1 Sejarah Singkat Sumatera Utara
Dizaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintah
yang bernama Gouverment Van Sumatera, yang meliputi seluruh wilayah Sumatera
dan dikepalai oleh seorang Gouvernur (yang berkedudukan di Medan). Di zaman
permulaan kemerdekaan Republik Indonesia, Sumatera tetap merupakan suatu
kesatuan pemerintah yaitu Provisi Sumatera yang dikepalai oleh seorang Gubernur
dan terdiri dari daerah-daerah Administratif Keresidenan yang dikepalai oleh seorang
Residen.

Namun mengingat adanya kesulitan-kesulitan perhubungan yang terjadi

terlebih dari segi pertahanan, Provinsi Sumatera dibagi menjadi 3 Provinsi yang
berhak mengatur dan mengurus rumah tangga nya sendiri sesuai dengan Undang-
undang No. 10 Tahun 1948 tanggal 15 April 1948, yang selanjutnya ditetapkan
sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara. Daerah tersebut meliputi :
1. Provinsi Sumatera Utara, yang meliputi Keresidenan-kereseidenan Aceh, Sumatra
Timur dan Tapanuli.
2. Provinsi Sumatera Tengah, yang meliputi Keresidenan-kersidenan Sumatera Barat,
Riau dan Jambi
3. Provinsi Sumatera Selatan, yang mneliputi Keresidenan-keresidenan Bengkulu,
Palembang, Lampung dan Bangka Belitung.

Adapun tonggak sejarah Provinsi Sumatera Utara yang dapat disimpulkan dari
penjelasan diatas yaitu ;
1854 Gouvernement van Sumatra, ibukotanya berada di Medan
1948 Berdirinya Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi
Sumatera Selatan
1949 Dibentuknya Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur
1950 Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur digabungkan kembali
sebagai Provinsi Sumatera Utara
 1956 Berdirinya Provinsi Aceh, dengan wilayahnya sebahagian dari Provinsi
Sumatera Utara.

Menurut Undang-undang Darurat No. 9 tahun 1956 (tentang Pembentukan

Daerah Otonom Kota-kota kecil) serta Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-
undang No. 4 tahun 1964 (tentang Pembentukan Daerah Tk.II) saat ini wilayah di
Sumatera Utara terdiri dari 25 kabupaten dan 8 kota.

2.1.2 Sejarah BPKAD Provsu

Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) merupakan unsur
pelaksana fungsi penunjang bidang keuangan dan tugas pembantuan. BPKAD
dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab
kepada Walikota/Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2.2 Visi dan Misi