PROPOSAL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERJALANAN DINAS

BERBASIS WEB DI DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA DAN
TRANSMIGRASI KABUPATEN KUDUS

Disusun Oleh :

Nama

: Yulfita Fatmiyati

NIM

: 2012 53 086

Program Studi

: Sistem Informasi

Fakultas

: Teknik

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

KUDUS
2015

1. Judul Praktek Kerja Lapangan

Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus.

2. Latar Belakang
Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus merupakan
unsur pelaksana pemerintah Kabupaten yang mempunyai tugas melaksanakan
urusan sosial, ketenagakerjaan dan ketransmigrasian, berkewajiban untuk
memberikan pelayanan dan memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk
mendapatkan informasi yang berkaitan dengan permasalahan di bidang sosial,
ketenagakerjaan dan transmigrasi.
Dalam pelaksanaan tugas tersebut, Dinas Sosial Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Kudus tidak terlepas dari kegiatan perjalanan dinas.
Proses tata kelola perjalanan dinas masih menggunakan microsoft word sehingga
belum maksimal dan belum efektif. Banyak terjadi kesalahan kesalahan
pengetikan dalam menginputkan data serta laporan perjalanan dinas yang belum
bisa memberikan informasi yang terperinci. Selain itu terjadi bentrok jadwal
kegiatan perjalanan dinas antara satu pegawai dengan pegawai lainnya, terjadinya
rangkap dua kali atau lebih pembayaran untuk satu kegiatan perjalanan dinas,
terjadi kerusakan atau kehilangan data perjalanan dinas karena proses dan tata
cara penyimpanan data yang tidak baik serta waktu pembuatan laporan perjalanan
dinas yang cukup lama karena jika kepala dinas membutuhkan laporan tentang
perjalanan dinas dalam waktu satu tahun maka admin dalam bagian keuangan
harus membuka kembali berkas berkas yang sudah tersimpan.
Dokumen pendukung di dalam pengelolaan perjalanan dinas tersebut, antara
lain: surat tugas dari kepala dinas, surat perintah perjalanan dinas, surat undangan
seperti: undangan rapat kerja, pendidikan atau latihan, undangan sosialisasi atau
seminar, dan bentuk undangan formal lainnya yang terkait dengan kegiatan
perjalanan dinas dan bukti fisik mengenai biaya yang dikeluarkan di dalam

melakukan perjalanan dinas, seperti: tiket transportasi, kuitansi penginapan, dan

kuitansi sewa kendaraan.
Berdasarkan hal tersebut maka diperlukannya suatu sistem yang dapat
membantu dalam proses pengelolaan perjalanan dinas sehingga menjadi lebih
efektif yaitu, Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

3. Rumusan Masalah
Dari uraian diatas maka penulis dapat mengambil suatu perumusan masalah
yaitu bagaimana merancang suatu Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas
berbasis web di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

4. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada maka
penulis hanya membatasi permasalahan pada :
1. Pengolahan Data mencakup proses pembuatan Surat Perintah Tugas
(SPT), Surat Perjalanan Dinas (SPPD) dan rincian biaya.
2. Perancangan sistem ini dibuat untuk pengelolaan perjalanan dinas dalam
negeri.
3. Data data yang digunakan diantaranya Data Pegawai, Data Pejabat
Pemberi Perintah Jalan, Data MAK, Data Surat Tugas dan Data Surat
Perintah Perjalanan Dinas, Data Rincian Biaya. Dari data tersebut
menghasilkan informasi Laporan Perjalanan Dinas dan Laporan Rincian
Biaya Perjalanan Dinas.
4. Perancangan sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman
PHP dan database MySQL .

5. Tujuan
Merancang suatu sistem informasi yang berupa website untuk menghasilkan
informasi mengenai pengelolaan perjalanan dinas di Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kabupaten Kudus

6. Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penulisan Laporan PKL ini adalah:
6.1 Bagi Penulis
1. Menambah wawasan dan pengalaman dalam menganalisis sebuah
Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
2. Merupakan sarana untuk melatih mahasiswa dalam menerapkan ilmu
yang telah diperoleh selama kuliah.
6.2 Bagi Akademis
1. Sebagai salah satu wujud bentuk pendidikan nyata (dalam bentuk
praktek) yang diberikan pada mahasiswa.
2. Untuk dijadikan bahan referensi penyusunan laporan PKL bagi
mahasiswa lain.
6.3 Bagi Instansi
1. Membantu dalam pembuatan program pengelolaan perjalanan dinas
yang terkomputerisasi di dalam instansi.
2. Sebagai tambahan informasi dan referensi bagi mahasiswa yang akan
melakukan PKL di dalam instansi tersebut.

7. Tinjauan Pustaka
Aginta dan Febriliyan (2013) dalam jurnalnya yang berjudul Pembuatan
Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal
Perbendaharaan (SIPD-Kanwil DJPBN), menjelaskan bahwa Sistem Informasi
Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan memiliki
fungsionalitas sesuai dengan kebutuhan pengguna yakni: pembuatan surat tugas,
surat perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, SPPD rampung, pembatalan tugas,
pembebanan pembatalan tugas, kebutuhan fasilitas upload arsip digital terhadap
dokumen dan atau bukti fisik yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas,
selain itu, terdapat fasilitas pencatatan history logs mengenai perubahan data
aplikasi dan fasilitas backup dan restore data. Dengan adanya sistem informasi
perjalanan dinas ini diharapkan dapat membantu Bagian Umum dan Bagian

Keuangan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk membuat

surat dan atau laporan perjalanan dinas menjadi lebih baik.
Sinta Mariyani (2014) dalam skripsinya yang berjudul Perancangan Sistem
Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD
Kabupaten Tangerang menjelaskan tentang perancangan sistem pendataan surat
masuk dan surat keluar yang dapat menampilkan data-data surat yang masuk
maupun yang keluar, menampilkan halaman form pendataan yang dapat
digunakan untuk menyimpan, merubah, menghapus data surat masuk, melakukan
proses upload dan juga menampilkan scan dokumen surat. Sistem pendataan surat
masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini dirubah menjadi sistem informasi
komputerisasi, sehingga tidak menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak
mudah hilang dan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses pendataan,
pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.
Muttaqin (2013) dalam skripsinya yang berjudul Sistem Informasi Surat
Perintah Tugas (SPT) Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Badan
Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh menjelaskan
tentang pengolahan data surat tugas yang dibuat dengan menggunakan Microsoft
Visual Basic sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data
atau menginput data dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan teknologi
komputer dan Microsoft Visual Basic sebagai alat pengolahan data surat perintah
tugas maka, menjadi lebih mudah dan cepat untuk mengolah data surat perintah
tugas.
Sedangkan dalam penelitian ini, akan dijelaskan mengenai data perjalanan
dinas di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus meliputi
data : pegawai, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, kegiatan dan biaya.

8. Objek PKL
Nama Instansi : Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Kudus.
Alamat

: Jl. Mejobo No. 65 Kudus (59319)

Telepon

: (0291) - 438691

9. Metode Penelitian
Metode yang nantinya akan digunakan pada penelitian ini adalah :
9.1. Jenis dan sumber data
9.1.1 Jenis data
a. Data Primer
Adalah data yang diperoleh langsung dari Kantor Dinas Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus..
b. Data Sekunder
Adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu melalui
dokumentasi data dari buku-buku literatur mengenai sistem
informasi pengelolaan.
9.1.2 Sumber Data
a. Internal
Yaitu data yang diperoleh dari obyek penelitian yang didapatkan
dengan cara wawancara dan observasi .
b. Eksternal
Merupakan data yang diperoleh selain dari obyek penelitian baik
dari dokumen-dokumen maupun buku-buku
9.2. Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang benar-benar akurat, relevan dan valid maka
penulis mengumpulkan data dengan cara :
9.2.1 Observasi
Pengumpulan data dilakukan secara langsung dengan mengamati
objek penelitian dan melakukan pencatatan terhadap hasil penelitian objek
di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus.
9.2.2 Interview
Pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung
dengan Kepala Bagian Keuangan di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Kudus.

9.2.3 Studi Pustaka

Pengumpulan data dilakukan dengan mencari teori atau konsep yang
dapat digunakan sebagai landasan teori atau kerangka dalam penelitian,
untuk mencari metodologi yang sesuai dan membandingkan antara teori
yang ada dengan fakta yang ada di lapangan.
9.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle),
waterfall adalah permodelan dalam suatu perangkat lunak merupakan suatu hal
yang dilakukan di tahapan awal. Di dalam suatu rekayasa perangkat lunak,
sebenarnya masih memungkinkan tanpa melakukan permodelan. Hal ini tidak
dapat lagi dilakukan dalam suatu industri perangkat lunak.
Tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah :
a. System Engineering (Rekayasa Sistem), merupakan kegiatan untuk
menentukan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem atau menentukan
kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.
b. Analisys System (Analisis Sistem), dilakukan untuk memperoleh
informasi tentang sistem, menganalisis data data yang ada dalam sistem
yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan perjalanan dinas. Informasi
yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem.
c. Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru berdasarkan
data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya dengan cara
merancang perangkat lunak diantaranya Unified Modeling Language
(UML), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Menu,
Merancang input dan rancangan Output.
d. Coding (Pengkodean), yaitu suatu kegiatan untuk membuat program atau
mengimplementasikan hasil rancangan program aplikasi yang didalamnya
memuat pengkonversian data kedalam sistem yang baru dan pengkonversian
sistem secara berkala termasuk dalam hal pemeliharaan sistem itu sendiri.
e. Testing (Pengujian), yaitu kegiatan untuk melakukan pengujian program
yang sudah dibuat, apakah sudah benar atau belum, sudah sesuai atau belum

diuji dengan cara manual jika testing sudah benar maka program boleh
digunakan.
f. Maintenance (Perawatan), yaitu merupakan suatu kegiatan untuk
memelihara program aplikasi yang telah dibuat, agar keutuhan program
dapat terjaga seperti validasi data, updating data, dan menjaga program dari
serangan virus, orang yang tidak berhak yang dapat merusak program.

10. Jadwal Kegiatan

Kegiatan

Pelaksanaan
Proposal
Laporan PKL
Pengajuan
BAB I
Pengajuan
BAB II
Pengajuan
BAB III
Pengajuan
BAB IV
Pengajuan
BAB V
Seminar

Bulan
Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

11. Daftar Pustaka

Geniusa, A. dan Samopa, F. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan
Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (SIPDKanwil DJPBN). Jurnal Teknik Pomits. 2, (2). 366-370.
Muttaqin. (2013). Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan
Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Badan Kepegawaian
Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh. Skripsi. STMIK
Ubudiyah Indonesia. Banda Aceh.
Mariyani, S. (2014). Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk
Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.
Skripsi. STMIK Raharja. Tangerang.
Jogiyanto. (2005). Analisa Dan Desain Sistem Informasi. Andi Yogjakarta.
Yogyakarta