Perancangan Sistem Pengarsipan Berkas Dan Surat

Bank Jateng Syari’ah Berbasis Web

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Disusun Untuk Melengkapi Persyaratan Laporan Kerja Praktik

Pada Program Studi Sistem Informasi

Oleh :
Arkandhika Zahwa Fauzan (190101066)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DUTA BANGSA SURAKARTA
2021

1
2
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis sampaikan kepada Allah SWT atas selesainya laporan kerja praktek

dengan judul “Perancangan Sistem Pengarsipan Berkas Dan Surat PT. Bank

Pembangunan Daerah Jawa Tengah KCPS Boyolali”

Atas dukungan moral dan materil yang diberikan penyusunan makalah ini penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Dwi Kurniyawati Selaku Pimpinan Bank Jateng Syariah Cabang Pembantu Boyolali

2. Bapak Drs. Singgih Purnomo, M.M., selaku Rektor Universitas Duta Bangsa Surakarta.

3. Bapak Wijiyanto, M. Pd, M, Kom., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas

Duta Bangsa Surakarta.

4. Bapak Eko Purwanto, M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.

5. Ibu Hanifah Permatasari, M.Kom., selaku pembimbing I yang telah membimbing dan

mengarahkan dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini.

6. Bapak Rajif Muncar Wirawan selaku pembimbing ke II yang telah membimbing dalam

pelaporan kerja praktek

7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ilmu Komputer Universitas Duta Bangsa Surakarta yang

telah memberikan bimbingan serta ilmu pengetahuan kepada penulis.

8. Bapak dan Ibu tercinta yang tidak henti-hentinya memanjatkan doa sehingga penulis

dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.

9. Teman-teman seperjuangan yang telah membantu penulis dalam menyusun karya tulis

ilmiah ini.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu dan

mendukung terselesaikannya karya ilmiah ini.Semoga Allah SWT Selalu memberikan

kemudahan, kelancaran, dan kesuksesan kepada seluruh keluarga besar Bank Jateng

3
Syari’ah Boyolali dalam menjalankan setiap tugas, kewajiban, dan pekerjaan agar

memperoleh hasil yang maksimal. Dan Semoga Allah SWT selalu memberikan Ridho-

Nya agar pembutan laopran kerja praktek ini berjalan lancar dan memenuhi kriteria nilai

dari tugas kerja praktek

BAB 1

4
 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengarsipan adalah sebuah proses dan cara dimana informasi dalam bentuk dokumen

disimpan dengan aman dalam jangka waktu tertentu yang ditentukan oleh hukum. Dokumen

dapat diarsipkan dalam berbagai format dan perangkat. Meskipun suatu dokumen berstatus

tidak aktif namun dokumen itu dapat diaktifkan kembali. Di PT. Bank Pembangunan Daerah

Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali terdapat banyak arsip yang sekarang masih disimpan

dan diamankan dalam sebuah ruangan dan di taruh dalam sebuah map dan kardus untuk

memisahkan antar arsip

Pengarsipan di PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali

pun masih menggunakan metode manual yaitu dengan cara menaruh daftar setiap arsip dalam

sebuah buku catatan, dan ini membuat pengarsipan kurang efisien, dimana jika ingin membaca

dan mengaktifkan kembali sebuah surat harus melihat daftar buku dan akan memakan cukup

banyak waktu dan jika sudah ketemu dengan arsip yang ingin dibaca dan diaktifkan kembali

maka tahap kedua juga harus mencari dalam sebuah wadah dan map yang dimana terdapat

bertumpuk-tumpuk arsip sehingga kesulitan dalam mencari arsip tersebut

Untuk mempermudah serta memperlancar dalam pencarian dan penyimpanan sebuah

dokumen arsip, maka penulis ingin membuat sebuah rancangan sitem pengarsipan berkas dan

surat di Bank Jateng Syariah, agar dapat memudahkan pegawai dalam menyimpan dan mencari

sebuah dokumen arsip baik berkas – berkas maupun surat penting

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diuraikan, rumusan masalah yang akan diangkat yaitu :

“Bagaimana merancang Sistem Pengarsipan Berkas Dan Surat PT. Bank Pembangunan Daerah

Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali Berbasis Web”

5
1.3 Batasan Masalah
Untuk membatasi masalah yang dibahas pada laporan ini, maka penulis

membatasi permasalahannya yaitu :

a. Sistem hanya memiliki 1 hak akses yaitu hanya pegawai bank saja yang dapat

membuka sistem ini

b. Admin dalam sistem ini dapat mengelola data berkas dan arsip yang akan

disimpan dalam sistem

1.3 Manfaat

1.3.1 Manfaat Teoritis

Perancangan sistem ini diharapkan memberikan sebuah pengalaman kerja yang

dapat mengembangkan ilmu dalam memasuki dunia kerja. Dengan merancang sebuah

sistem ini, saya berharap menambah ilmu saya dalam membuat sebuah rancangan sistem

atau juga membuat sebuah sistem itu sendiri

1.3.2 Manfaat Praktis

Perancangan ini diharapkan dapat menjadi sebuah sistem yang berguna bagi

seluruh cabang Bank Jateng Syariah dimana perancangan ini juga dapat menjadi sebuah

pertimbangan bagi pembaca dan mahasiswa lainnya

1.7 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Pelaksanaan kerja praktik ini dilakukan selama 2 bulan 6 hari dan terhitung sejak tanggal

15 November 2021 sampai dengan tanggal 22 Januari 2022 yang bertempat di di PT. Bank

Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali dengan alamat Jl. Raya
6
Boyolali-Semarang No.27, Ngrancah, Siswodipuran, Kec. Boyolali, Kabupaten Boyolali, Jawa

Tengah

Gambar 1.1 Lokasi di PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu
Boyolali
(Sumber : Google Maps 2022)

1.8 Sistematika Penulisan

Agar dalam penulisan lebih terarah maka penulisan ini disusun secara sistematis adapun

sistematikanya sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi Latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, , manfaat ,waktu dan tempat

pelaksanaan,serta sistematika penulisan

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bagian bab ini terdapat penjelasan dan teori yang akan mendukung perancangan

tentang sistem pengarsipan yang berada PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah

KCPS Boyolali

BAB III : TINJAUAN UMUM

Pada bagaian bab ini terdapat penjelasan tentang profil PT. Bank Pembangunan Daerah

Jawa Tengah KCPS Boyolali, serta wewenang dan objek kerja

7
BAB IV : PEMBAHASAN

Pada bagian ini terdapat tentang tahap perancangan sistem pengarsipan PT. Bank

Pembangunan Daerah Jawa Tengah KCPS Boyolali

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini terdapat kesimpulan dan saran

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Menurut Mulyanto dalam Kuswara dan Kusmana (2017:18) Sistem informasi adalah

suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware dan
8
brainware yang memproses informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai

suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi.

2.2 Arsip

Menurut undang – undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009, Bab 1 tentang

Ketentuan Umum pasal 1, ayat 1 dan 2. Kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan dengan arsip.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

2.3 Surat

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk

menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan

dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Menurut Iis Sopyan

(2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang

memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide. Surat pada

sebuah perusahaan dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Surat masuk

Menurut Wursanto (1997:10), Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang

diterima dari instansi lain atau dari perusahaan. Dapat pula diberikan pengertian bahwa surat

masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos (kantor pos) dengan menggunakan

buku pengiriman (buku ekspedisi).

b. Surat keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari

instansi lain atau perorangan (Wursanto, 1991:144). Dari pendapat para ahli tersebut penulis

9
mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah

pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan

yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar

administrasi instansi tersebut

2.5 PHP

Menurut Arief (2011) PHP adalah Bahasa server-side–scripting yang menyatu dengan

HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side-

scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi diserver kemudian hasilnya

akan dikirimkan ke browser dengan format HTML. Dengan demikian kode program yang ditulis

dalam PHP tidak akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP

dirancang untuk membuat halaman web yang dinamis, yaitu halaman web yang dapat

membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data

ke halaman web

2.6 SQL

Menurut Maxfield (2001), MySQL adalah cara berbicara dengan basis data yang

terstandarisasi, terlepas dari metode apapun yang mendasari penyimpanan dan pengaksesan data.

2.7 MySQL

Menurut Maxfield (2001), MySQL adalah mesin database yang mendukung bahasa query

database SQL

2.8 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2009:4), UML merupakan metode kolaborasi antara metode-metode

booch, OMT (Object Modeling Technique), serta OOSE (Object Oriented Software

Engineering) yang digunakan untuk menganalisa perancangan sistem.

10
 Atau juga bisa disebut didefinisikan sebagai suatu bahasa standar visualisasi,

perancangan, dan pendokumentasian sistem, atau dikenal juga sebagai bahasa standar

penulisan blueprint sebuah software.

a. Use case diagram

Diagram use case merupakan gambaran atau representasi dari interaksi yang terjadi

antara sistem dan lingkungannya. Use case adalah teknik penemuan kebutuhan perangkat lunak

yang dikenalkan pertama kali dalam metode pendekatan berbasis objek yang dikembangkan oleh

Jacobson dan kawan-kawan pada tahun 1990an. Dan berikut adalah contoh gambar pada use

case diagram berikut adalah gambar pola pada use case diangram

Tabel 2. 1.Simbol Use Case Diagram

(Sumber : Anshori , 2019 :1)
: Simbol Keterangan

Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi

yang akan dibuat di luar sistem informasi itu sendiri.

Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan

suatu hasil yang terukur bagi suatu actor

Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum khusus) antar dua buah use

case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari yang

lainnya.

Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri

(independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen

yang tidak mandiri (independent).

Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang

<<include>> ditambahkan memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya.

11
 Relasi use case tambahan ke sebuah use case, dimana use case yang

<<extend>> ditambahkan dapat berdiri sendiri.

b. Activity diagram

Diagram aktivitas adalah bentuk visual dari alir kerja yang berisi aktivitas dan tindakan,

yang juga dapat berisi pilihan, pengulangan, dan concurrency. Dalam Unified Modeling

Language, diagram aktivitas dibuat untuk menjelaskan aktivitas komputer maupun alur aktivitas

dalam organisasi. berikut gambar tabel yang berisi tentang activity diagram :

Tabel 2. 1.Simbol Use Case Diagram

(Sumber : Anshori,2019 : 1)
SIMBOL KETERANGAN

Sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.

Aktivitas yang dilakukan sistem,aktivitas biasanya diawali dengan kata

kerja.
Percabangan dimana ada pilihan aktivitas yang lebih dari satu.

Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki

sebuah status akhir
Swimlane memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas yang terjadi
Penggabungan dimana yang mana lebih dari satu aktivitas lalu
digabungkan jadi satu.

2.9 Pengertian Netbeans

Netbeans adalah aplikasi Integrated Development Environment (IDE) yang berbasiskan

Java Menurut Nofriadi (2015:4).

12
 BAB III

TINJAUAN UMUM

13
3.1 Profil Instansi

PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali merupakan

unit bisnis yang dibentuk oleh bank jateng guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk

dan jasa perbankan berbasis syariah. Berdiri pada tanggal 01 Oktober 2016 yang bertempat di

kabupaten boyolali

3.1.1 Visi :

Menjadi bank syariah terpercaya dan menjadi kebanggaan masyarakat

3.1.2 Misi :

1. Memberikan kontribusi yang signifikan pada lana bank jateng

2. Menyediakan produk-produk dan jasa perbankan syariah dengan layanan prima untuk

memberikan kepuasan dan nilai tambah bagi nasabah dan sehingga mampu menggerakan

sektor riil sebagai pilar pertumbuhan ekonomi regional

3. Menjadi kemitraan dengan pihak-pihak terkait untuk membangun sinergi dalam

pengembangan bisnis

4. Memberikan peluang dan dorongan bagi seluruh karyawan dengan mengembangkan

seluruh potensi dirinya untuk kesejahteraan diri dan keluarganya, nasabah serta masyarakat

pada umumnya.

14
3.2 Struktur Organisasi

Pemimpin Cabang
Pembantu Syariah

Kepala Unit Kepala Unit

Pemasaran Pelayanan

Analis Legal dan Back

Pembiayaan Administrasi Teller Office, Customer
Pembiayaan Umum Service
dan
Akuntansi

Pengemudi Pesuruh Tenaga Satpam

Kebersihan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah

KCPS Boyolali

(Sumber : PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah KCPS Boyolali, 2021)

3.3 Pembagian Tugas Dan Wewenang

3.3.1 Pemimpin Cabang Pembantu Syariah

a. Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan di KCPS

yang selaras dengan rencana strategis Bank Jateng dengan

berkoordinasi dengan Cabang Induk Syariah.

b. Memimpin pelaksanaan kegiatan pemasaran pembiayaan, dana dan

jasa di KCPS.

c. Memimpin kegiatan penyaluran pembiayaan di Cabang Pembantu

Syariah.

15
 d. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengupayakan kegiatan

pengelolaan, restrukturisasi dan penyelesaian pembiayaan di KCPS.

e. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengupayakan terlaksananya

kegiatan pelayanan di KCPS.

f. Berkoordinasi dengan Kantor Cabang Syariah terkait kegiatan

operasional akuntansi dan pengelolaan SDM.

g. Menginvestarisir permasalahan-permasalahan yang ada di KCPS dan

mengupayakan penyelesaian sesuai batas kewenangannya.

h. Melaporkan dan mengusulkan penyelesaian kepada Kantor Cabang

Syariah terkait permasalahan-permasalahan diluar kewenangan.

i. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja operasional KCPS

sesuai rencana kerja dan anggaran yang telah ditetapkan.

j. Melakukan koordinasi dengan Kantor Cabang Syariah mengenai

kegiatan pemasaran dan pelayanan.

k. Monitoring dan pemeliharaan likuiditas harian di KCPS.

l. Melaksanakan tugas lainnya.

3.3.2 Kepala Unit Pemasaran

a. Membantu Kepala KCPS dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran

tahunan unit pemasaran KCPS.

b. Mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan

pengelolaan penyaluran pembiayaan di KCPS.

c. Mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan

16
 pengelolaan legal dan administrasi pembiayaan di KCPS.

d. Melaksanakan kegiatan restrukturisasi dan penyelesaian pembiayaan

yang masuk dalam kolektibilitas kurang lancar, diragukan, macet,

penghapusan dan penghapusan AMU (KL, D, M, PH, PH AMU) di

KCPS.

e. Mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan pemasaran

pembiayaan, dana dan jasa di KCPS

3.3.3 Analis Pembiayaan

a. Membantu kepala unit pemasaran dalam penyusunan rencana kerja dan

anggaran tahunan unit pemasaran KCPS.

b. Melaksnakan dan mengevaluasi pelayanan pembiayaan usaha produktif.

c. Melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pengawasan dan

pembinaan pembiayaan usaha produktif dengan kolektibilitas lancar dan

dalam perhatian khusus (DPK).

d. Melaksanakan kegiatan sosialisasi produk/fasilitas pembiayaan usaha

produktif.

e. Melaksanakan cross selling kepada nasabah tentang produk dan jasa bank

lainnya.

3.3.4 Legal dan Administrasi Pembiayaan

a. Membantu pemimpin unit pemasaran dalam penyusunan rencana kerja dan

anggaran tahunan di unit pemasaran di KCPS.

b. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan pengelolaan legal dan

administrasi pembiayaan atas pembiayaan di KCPS.

17
 c. Melaksanakan dan mengevaluasi pemeliharaan rekening nasabah

pembiayaan.

d. Membuat, mengadministrasikan dan memeriksa berkas/surat yang

dikeluarkan KCPS terkait dengan aktifitas pembiayaan nasabah dan prosedur

lain yang mengikutinya.

e. Melaksanakan dan mengevaluasi pelaporan administrasi per pembiayaan.

f. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan pengelolaan angsuran

pembiayaan

g. Melaksanakan cross selling kepada nasabah tentang produk dan jasa bank

lainnya.

h. Melaksanakan tugas lainnya.

i. Review dan pelaporan.

3.3.5 Kepala Unit Pelayanan

a. Membantu kepala KCPS dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran

tahunan unit pelayanan KCPS.

b. Mengorganisasikan, melaksanakan dan mengevaluasi pengelolaan kegiatan

pelayanan di KCPS.

c. Melaksanakan tugas lainnnya

a. Teller

a. Membantu pemimpin unit pelayanan dalam penyusunan rencana kerja dan

anggaran tahunan di unit pelayanan KCPS sesuai dengan peraturan yang

18
 berlaku.

b. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan pelayanan transaksi tunai

nasabah baik untuk kebutuhan nasabah maupun untuk kebutuhan intern

bank di KCPS.

c. Melaksanakan cross selling kepada nasabah tentang produk dan jasa bank

lainnya.

d. Melaksanakan kegiatan pelayanan prima kepada nasabah.

e. Melaksanakan tugas lainnya.

b. Review dan pelaporan Customer Service

a. Membantu kepala unit pelayanan dalam penyusunan rencana kerja dan

anggaran tahunan di unit pelayanan KCPS sesuai dengan peraturan yang

berlaku.

b. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit pelayanan KCPS.

c. Melaksanakan cross selling kepada nasabah tentang produk dan jasa bank

lainnya.

d. Memberikan evaluasi dan mengusulkan kepada atasan terkait

permasalahan yang muncul sehubungan dengan pelaksanaan tugas

customer service.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain diluar tugas pokok yang diberikan guna

mendukung kegiatan unit kerja.

f. Review dan pelaporan

c. Back Office, Umum dan Akuntansi

19
 a. Membantu kepala unit pelayanan dalam penyusunan rencana kerja dan

anggaran tahunan unit pelayanan KCPS.

b. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan usaha bank dalam pengelolaan

kliring, RTGS, transfer dan inkaso di KCPS.

c. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan transaksi non tunai.

d. Melaksanakan kegiatan operasional perbankan terkait bidang akuntansi.

e. Melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang umum

di KCPS.

f. Melaksankan dan mengevaluasi kegiatan hubungan kepegawaian di KCPS.

g. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan usaha bank dalam pelayanan

jasa-jasa bank lainnya di KCPS.

h. Melaksanakan operasional perbankan sesuai dengan penyusunan rencana

kerja dan anggaran di KCPS

i. Melaporkan kegiatan operasional baik harian, mingguan dan bulanan serta

tahunan yang bersifat lisan ataupun tertulis untuk kepentingan intern

KCPS.

j. Melaksanakan pembukuan transaksi ATM.

k. Melaksanakan cross selling kepada nasabah tentang produk dan jasa bank

lainnya.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tugas pokok yang diberikan guna

mendukung kegiatan unit kerja.

3.4 Obyek Kerja Praktik

20
 PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali sebagai

Tempat Kerja Praktik saat ini masih menggunakan cara manual untuk mengarsipkan sebuah

berkas dan surat, dan apabila surat masuk petugas arsip akan mencatat lalu menyimpannya

ke dalam sebuah ruangan arsip. Arsip surat masuk dan berkas berkas di catat pada buku

catatan surat masuk. Ketika petugas ingin mencari kembali arsip tersebut harus dengan cara

mencari di buku dan kembali ke ruangan arsip.

Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis membuat penelitian mengenai

perancangan sistem informasi pengarsipan berkas dan surat sebagai obyek kerja praktik

21
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Pengumpulan Kebutuhan

Disini melakukan pengumpulan kebutuhan yaitu dengan mengidentifikasi buku

,surat, berkas yang akan dibuatkan sistem informasinya

4.1.1.2 Analisa Sistem yang sedang berjalan

Prosedur yang berjalan saat ini PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah KCPS

Boyolali dalam hal menerima maupun mengirim sebuah surat dan mengarsip berkas, masih

menggunakan metode manual

Gambar 4.1 Workflow Pengarsipan Surat dan Berkas yang sedang berjalan
(Sumber : Dokumen Pribadi 2022)

4.1.1.3 Analisa Permasalahan sistem yang sedang berjalan

Dalam kegiatan kerja praktik ini penulis mewawancarai karyawan PT. Bank

Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali mengenai pengelolaan

pengarsipan berkas dan surat, dan dari hasil wawancara tersebut penulis menganalisa

22
terhadap masalah yang ada. Dan disini penulis mencoba menggunkan analisis PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, and Efficiency, Service)

Tabel 4.1 Analisis PIECES

PIECES Sistem yang berjalan Sistem yang diusulkan

Analisis Pada sistem yang berjalan Sistem yan diusulkan
Peformance dalam pengarsipan berkas adalah dimana sistem
dan surat, masih yang dapat menyimpan
menggunakan metode surat dan berkas dalam
manual dan ditemukan surat basis data dan dengan
dan berkas yang belum fasilitas penomoran
dicatat maupun salah otomatis
penomoran pada datanya
Analisis Informasi pada surat dan Disini sistem yang
Information berkas mungkin sudah dibuat akan langsung
lengkap, akan tetapi jika memunculkan data
akan melihat kembali data pada surat dan berkas
tersebut, harus mencari secara otomastis
dalam penyimpanan setelah pencarian
ataupun buku catatan melalui sistem dan
basis data
Analisis Economy Penyimpanan surat dan Penyimpanan akan
berkas secara manual langsung pada basis
memakan banyak ruang dan data dan tanpa harus
harus mendapat perawatan, memakan biaya
dimana ini membutuhkan perwatan maupun
biaya yang tidak murah dan kertas
harus menggunakan banyak
kertas dan buku
Analisis Control Pada pengarsipan berkas Dalam sistem
dan surat kemungkinan walaupun surat dan
terdapat kerusakan maupun berkas rusak atau
hilang hilang, data masih
tersimpan dalam sistem
Analisis Eficiency Pengarsipan seacara manual Dalam sistem ini
memakan banyak tempat pengarsipan tapa harus
dalam pengarsipan tesebut memakan ruang
apapun untuk
menyimpan arsip
sehingga lebih efisien
Analisis Service Pada saat melakukan Pengarsipan berkas
pengarisipan, karyawan dapat dilakukan di

23
 tidak dapat melayani Komputer tempat
transaksi kepada nasabah karyawan melayani
tanpa harus
meninggalkan meja
mereka

Dengan adanya permasalahan tersebut, penulis mengajukan ide untuk merancang sebuah

sistem yaitu pengarsipan berkas dan surat berbasis web. Diharapkan nantinya sistem ini

membantu operasional pada pengarsipan berkas dan surat di PT. Bank Pembangunan

Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali.

4.1.1.4 Analisis Kebutuhan sistem

a) Analisis Fungsional
Dalam sistem pengarsipan berkas dan surat terdapat pengguna yang dapat

berinteraksi pada lingkungan sistem, yaitu admin yang memiliki kebutuhan

informasi sebagai berikut :

1) Sekenario kebutuhan admin

a. Administrator dapat melakukan login
b. Administrator mengelola data admin
c. Administrator dapat melakukan konfirmasi surat dan berkas
d. Administrator dapat melihat data surat dan berkas
e. Administrator dapat mengelola data pada surat dan berkas
f. Administrator dapat melakukan pengarsipan surat dan berkas
g. Administrator melakukan log out
2) Kebutuhan Sistem

a. Pengguna harus login terlebih dahulu agar dapat melakukan pengarsipan dan

24
 melihat data pada sistem

b. Pemgguna Harus Log out setelah selesai menggunakan sistem

c. Sistem melakukan penyimpanan pengguna

b) Analisa non Fungsional

1. Spesifikasi Hardware

a. Pengguna

1) CPU

a. AMD Athlon Gold 3150U Processor 2.4 GHz (5M Cache, up to 3.3

GHz)

b. Hard Disk : 2 TB

2) Keyboard

3) Monitor

2. Spesifikasi Software

1) MySQL sebagai database Server

2) PHPMyAdmin sebagai pengelola database pada MySQL

3) Draw io sebagai tools untuk mengelola UML

4) Netbeans sebagai pengelola sketsa atau prototype dan digunakan untuk

mengembangkan sistem dalam native code

5) Google Chrome untuk mengakses PHPMyAdmin

4.2. Perancangan Usecase Diagram

Pada Proses ini perancangan dirancang menggunakan Unified Modeling

Language (UML). Berikut adalah Use Case Diagram dari perancangan sistem pengarsipan

25
:

Gambar 4.2 Use Case Diagram

1. Identifikasi Aktor

Tabel 4.2 Identifikasi Aktor

AKTOR Penjelasan
1. Petugas Arsip a. Sebagai sumber data
dengan melakukan login
menggunakan id dan
pasword
b. Akses yang dimiliki adalah
dapat melihat data yang
berada pada berkas dan
surat yang masuk ke bank
2 .Instansi/Perusahaan lain a. Mengirim data yaitu surat
dan berkas kepada pihak
bank melalui petugas arsip
b. Menjaga kerahasiaan data
data pada surat dan berkas

2. Identifikasi Use Case Diagram

Tabel 4.3 Identifikasi Use Case Diagram

26
 No Use Case Identifikasi Use Case Diagram Aktor
1. Login Login hanya bisa dilakukan oleh Petugas arsip
petugas arsip yang sudah punya id dan
password
2. Surat dan a. Petugas arsip menerima surat dan Petugas rsip
berkas masuk berkas dari instansi/perusahaan lain
b. Instansi/perusahaan lain hanya dapat
menyerahkan datanya saja tanpa Instansi/perushaan
memilki akses kedalam sistem lain
3. Konfirmasi a. Petugas arsip mengkonfirmasi surat Petugas arsip
dan berkas yang diterima, apakah
benar dari instansi/perusahaan lain
atau palsu
b. Petugas dapat akses menerima dan
menolak surat tersebut
4. Pengarsipan Petugas mempunyai akses untuk Petugas arsip
berkas dan mengimput data dari berkas dan surat
surat yang masuk kedalam basis data

5. Laporan Petugas mempunyai akses untuk Petugas arsip

menulis laporan terhadap surat dan
. berkas masuk

4.2.1.2 Skenario Use Case dan Activity Diagram

Skenario use case dibuat untuk jalannya masing-masing use case yang telah didefinisikan

terlebih dahulu. Skenario use case pada perancangan sistem pengarsipan surat dan berkas adalah

sebagai berikut :

1. Login Petugas Arsip

Nama Usecase : Login

Actor : Petugas Arsip

Deskripsi : Proses ini adalah sebuah proses melakukan login sebagai petugas

arsip untuk membuka akses masuk kedalam sistem.

27
 Pre-Condition : Input ID dan Password

Post-Condition : Masuk pada menu utama sistem

Tabel 4.4 Skenario Usecase Login

Aksi Aktor Aksi Sistem

1. Masuk halaman login
2. Menginput id dan pasword 3. Memvalidasi data, jika benar maka
lanjut ke menu utama jika salah maka
tidak dapat masuk
4. Masuk sebagai petugas arsip dimana
dapat mengakses menu utama

Dari skenario diatas dapat digambarkan activity diagram sebagai berikut

Gambar 4.3 Activity Diagram Login Petugas Arsip

28
2. Activity berkas dan surat masuk

Nama Usecase dan surat masuk

Actor : Petugas, Instansi/perusahaan lain

Deskripsi : Saat Instansi perusahaan mengirim data berkas dan surat masuk

maka petugas arsip akan menerima data tersebut

Pre-Condition : Berkas dan surat dikirim dari Instansi/Perusahaan lain

Post-Condition : Petugas arsip menerima data berkas dan surat

Tabel 4.5 Usecase Berkas dan surat masuk

Aksi Instansi/perusahaan lain Aksi Petugas arsip/sistem

1. Mulai mengirimkan data berkas
dan surat masuk kepada pihak
petugas arsip
2. Pengiriman data sampai
3. Petugas arsip menerima data
berkas dan surat

Dari Skenario diatas dapat digambarkan activity diagram sebagai berikut :

29
 Gambar 4.3 Activity Diagram berkas dan surat masuk

3. Usecase Konfirmasi

Nama Usecase : Konfirmasi

Actor : Petugas arsip

Deskripsi : Petugas arsip melukan konfirmasi terhadap berkas dan surat yang

masuk

Pre-Condition : Petugas arsip mengecek data berkas dan surat

Post-Condition : Petugas arsip mengkonfirmasi data berkas dan surat tersebut

Tabel 4.6 Usecase Konfirmasi

Aksi Petugas arsip Aksi Sistem

1. Petugas arsip menyiapkan data yang
akan dikonfirmasi
2. Sistem mulai mengkonfirmasi data
3. Data telah selesai dikonfirmasi lalu
lanjut ke menu utama

30
Dari skenario diatas digambarkan dalam activity diagram sebagai berikut :

Gambar 4.4 Activity diagram Konfirmasi

4. Activity diagram Pengarsipan berkas dan surat

Nama Usecase : Pengarsipan berkas dan surat

Actor : Petugas Arsip

Deskripsi : Petugas mulai menginput data berkas dan surat, lalu akan di

arsipkan atau disimpan dalam basis data

Pre-Condition : Petugas menginput data dari berkas dan surat

Post-Condition : Data akan disimpan dalam basis data

31
 Tabel 4.7 Usecase Pengarsipan berkas dan surat

Aksi Petugas arsip Aksi Sistem

1. Surat yang telah dikonfirmasi
akan di input kedalam
2. Sistem menunjukan menu
penginputan data berkas dan surat
masuk
3. Petugas arsip mulai menginput
data pada berkas dan surat masuk
dan mulai untuk menyimpan data
4. Sistem akan mulai proses dalam
penyimpanan data tersebut
5. Jika terjadi pembatalan maka akan
kembali ke menu
Dan apabila berhasil maka data
akan tersimpan di data base

Dari skenario activity diatas maka dapat digambarkan activity diagram sebagai

berikut :

32
 Gambar 4.6 Activity Diagram Pengarsipan berkas dan surat

5. Activity diagram Pengarsipan berkas dan surat

Nama Usecase : Laporan

Actor : Petugas Arsip

Deskripsi : Membuat laporan tentang data arsip

Pre-Condition : Petugas arsip membuka form laporan

Post-Condition : Petugas menginput data laporan

Tabel 4.8 Laporan

Aksi Petugas Aksi Sistem

33
 1. Petugas memilih menu laporan

2. Sistem menjalankan sistem tersebut

3. Sistem menampilkan menu

4. Petugas menginput surat dan berkas

pada text field laporan

5. Sistem akan menyimpan laporan

6. Sistem dapat membatalkan dan lanjut

7. Data laporan berhasil di simpan

Dan berikut adalah contoh gambaran activity diagram laporan :

Gambar 4.7 Activity Diagram Laporan

34
4.2.1.3 Class Diagram

Class diagram merupakan suatu diagram yang memperlihatkan atau menampilkan struktur

dari sebuah sistem, sistem tersebut akan menampilkan system class, atribut dan hubungan antara

kelas ketika suatu sistem telah selesai membuat diagram. Berikut class diagramnya:

Gambar 4.7 Class Diagram sistem pengarsipan berkas dan surat

4.2.2.1 Struktur Tabel

35
 Struktur tabel pada basis data berfungsi untuk mengetahui data-data pada aplikasi yang

memerlukan basis data. Tabel tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.8 User

Nama Field Type Data Keterangan

ID Varchar (20) Primary Key
Password Varchar (20)

Tabel 4.9 Pengarsipan

Nama Field Type Data Keterangan

Id_surat_berkas Varchar (30) Primary key
kode_surat_berkas Varchar (30)
No_surat Varchar (30)
Tanggal_masuk Date
Isi_surat_berkas Text
Perihal_surat_berkas Text

Tabel 4.10 Konfirmasi

Nama Field Type Data Keterangan

Id_surat Varchar (20) Primary key

Dari_pihak Varchar (50)

Tabel 4.11 Laporan

36
 Nama Field Type Data Keterangan
Input_laporan Text Primary Key

4.2.3 Perancangan Desain Tampilan

Perancangan Interface menggambarkan gambaran desain dari sistem yang akan dibuat

sedemikian agar mudah dimengerti oleh pemakai saat memberikan masukan data maupun saat

melihat dari masukan data tersebut

4.3.2.1 Halaman login

Pada halaman ini petugas arsip dapat melakukan login jika sudah mempunyai id dan

password yang terdaftar, agar dapat mengakses menu di dalam sistem nya. Dan berikut adalah

tampilan halaman login

Gambar 4.9 Halaman login

37
4.3.2.2 Halaman Menu Utama

Pada halaman ini pengguna dapat memilih apa yang akan dilakukan selanjutnya dengan

mengkonfirmasi surat dan berkas terlebih dahulu lalu dengan mengarsipkan surat dan berkas

tersebut

Gambar 4.10 Menu utama

4.3.2.3 Halaman Menu Konfirmasi

Pada halaman ini pengguna dapat melakukan konfirmasi data surat dan berkas yaitu

adalah gambarnya sebagi berikut :

38
 Gambar 4.10 Halaman menu konfirmasi

4.3.2.4 Halaman Menu Pengarsipan

Disini pengguna dapat menginput data berkas dan surat, dan juga bisa mencari,
mengedit, dan juga menyimpan berikut adalah gambaran menunya ;

39
 Gambar 4.11 Halaman Pengarsipan Surat
4.3.2.5 Halaman Laporan

Pada halaman ini petugas dapat memasukan laporan tentang data surat dan berkas dan

menunya ada sebgai berikut :

Gambar 4.12 Halaman Menu laporan

40
 BAB V
PENUTUP
5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari perancangan sistem pengarsipan surat dan berkas

pada PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu Boyolali dapat dibuat

kesimpulan sebagai berikut :

a. Pengarsipan berkas pada PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Tengah Cabang Pembantu

Boyolali belum maksimal yang dimana masih menggunakan metode manual yang dicatat

dengan buku arsip dan pengarsipan yang disimpan pada ruangan arsip

b. Pada model perancangan sistem penulis menggunakan metode SDLC atau juga bisa

disebut dengan system development life cycle, SDLC adalah siklus yang digunakan

dalam pembuatan atau pengembangan sistem informasi yang bertujuan untuk

menyelesaikan masalah secara efektif.

c. Dengan adanya sistem pengarsipan berbasis web ini maka petugas arsip tidak perlu

menggunakan buku lagi dan dan harus bolak-balik mencari arsip yang di cari.

6. Saran

Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut prancangan sistem

pengarsipan surat dan berkas :

a. Perancangan sistem yang dibuat masih sederhana, sehingga diharapkan bagi pembaca

untuk memberikan masukan untuk membuat sistem lebih detail

b. Diharapkan kedepannya perancangan sistem ini dapat dibuat dan dapat sebagai referensi

dalam penelitian dan pembuatan sistem yang serupa

41
 DAFTAR PUSTAKA
1) lviera, Yohana. Perancangan Sistem Informasi Rekapitulasi Data Buku Pada Bidang Alih Media

Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan Berbasis Web. Diss. STMIK Palcomtech, 2021.

2) Hariyadi, H., Ambiyar, A., & Syah, N. (2022). SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB PADA

KEARSIPAN SURAT DI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT. Rang Teknik

Journal, 5(1), 160-163.

3) Tanjung, R., Cecep, H., Bahri, S., Gandasari, D., Purba, B., Napitu, R., ... & Simarmata, H. M. P.

(2021). Etika Perkantoran. Yayasan Kita Menulis.

4) Chansanam, Wirapong, et al. "Development of online learning platform for Thai university

students." International Journal of Information and Education Technology 11.8 (2021): 348-355.

5) ARIEF, Iqbal Rizqullah; NOVITA, Ita. PENERAPAN E-COMMERCE UNTUK MENGOPTIMALKAN

PENJUALAN PADA TOKO GITA GIZA. IDEALIS: InDonEsiA journaL Information System, 2021, 4.1:

127-136.

42