1 LAPORAN MAGANG

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT

(Studi Kasus Pada Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah)

1.1 Oleh:
SARAH PRISKILA
NIM : 1936008

2 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

3 FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS PASIR
PANGARAIAN
2022
 4 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan terknologi komputer dan sistem informasi pada saat ini telah
mengalami peningkatan yang sangat pesat, dimana hal ini sejalan dengan kebutuhan
masyarakat terhadap informasi. Masyarakat saat ini cenderung cepat dalam mengikuti
arus perkembangan teknologi menuntut adanya ketersediaan informasi yang cepat,
tepat dan akurat. Setiap instansi baik instansi pemerintahan maupun swasta pasti
membutuhkan sistem informasi yang mampu menunjang kinerjanya untuk
mendapatkan serta menghasilkan informasi dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Kantor Kelurahan Kepenuhan adalah tempat kerja lurah sebagai perangkat daerah
yang merupakan perangkat yang mempunyai tanggung jawab dibawah camat.
Kelurahan sendiri mempunyai tanggung jawab pemerintahan yang diberikan oleh camat
dan melakukan tugas pemerintahan lainnya sesuai engan ketentuan perundangan yang
ada.

Kelurahan kepenuhan tengah didukung oleh sumber daya manusia sebanyak 18 orang dalam

menjalankan tugasnya. Untuk bagian arsip sendiri tidak dikelola oleh semua pegawai

melainkan dikelola oleh beberapa staff saja dengan satu orang sebagai kepala pimpinan yang

mengelola surat secara keseluruhan. Pelaporan segala jenis arsip surat dari tahun ke tahun

masih dilakukan secara manual dengan menginputkan data informasi surat dengan

menggunakan Microsoft excel, bekerja dengan excel membutuhkan kecermatan dan ketelitian

untuk memastikan data yang anda input benar sebelum melakukan save pada dokumen.
Bahkan ketika data yang tersimpan sudah benar, resiko kesalahan pengetikkan yang tidak

sengaja atau tanpa sadar men delete isian pada cell excel masih bisa saja terjadi. Terutama saat

dokumen atau file excel tersebut sering digunakan bolak balik saat anda mengupdate informasi

baru yang harus dirubah di beberapa kolom atau cell isian. Dimana untuk melakukan

pendataan informasi laporan mengenai segala arsip pun hanya dapat dilakukan pelaporan

secara keseluruhan yang mana hal tersebut seharusnya dapat dilakukan secara lebih efektif dan

efisien. Hal yang dapat dilakukan untuk mempermudah pegawai dalam membuat laporan
pendataan arsip surat yaitu dengan cara menambahkan rentang tanggal pencetakan laporan

yang ingin diketahui informasi datanya secara lebih detail.

Maka dari itu, berdasarkan uraian dan analisa yang telah dilakukan, pada Kegiatan Magang
ini, penulis akan membuat sebuah sistem informasi yang dapat melakukan pengelolaan
arsip surat berbasis web dengan menggunakan Bahasa PHP guna menyajikan data-data
secara lengkap dan efisien yang diharapkan mampu membantu pihak Kantor Kelurahan
kepenuhan tengah dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip surat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat dirumuskan pokok
permasalahan yaitu :
1. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengelola
arsip surat di Kelurahan Kepenuhan Tengah dalam mempermudah memberikan
informasi serta laporan untuk segala jenis surat secara lengkap?
2. Bagaimana cara memudahkan para pegawai dalam mencetak data arsip surat
menjadi lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip surat Kelurahan
Kepenuhan Tengah?
3. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengelolaan
arsip surat pada Kantor Kelurahan Tengah?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan, dapat diambil rumusan
masalah adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi pengelolaan arsip surat di kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah
merupakan sebuah sistem informasi berbasis web yang memiliki fitur untuk
menambahkan dan menghapus jenis surat yang ada seperti surat masuk, surat
keluar, disposisi, dan undangan, melihat informasi seluruh jenis surat, mengelola
pegawai, serta mencetak laporan surat.
2. Sistem informasi yang dibangun merupakan sebuah sistem informaasi yang dapat
digunakan oleh pegawai kantor Kelurahan khususnya staff bagian arsip.
1.4 Tujuan Magang
Tujuan dari pembuatan sistem informasi pengelolaan arsip surat di kantor
Kelurahan Kelurahan Kepenuhan ini adalah :
1. Untuk merancang dan membangun sebuah sistem informasi pengelolaan arsip
surat untuk kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah yang berbasis web.

2. Untuk membantu pegawai dalan melakukan pengelolaan arsip surat yang

lebih efektif dan efisien serta mempermudah dalam pendataan surat-surat yang
ada.
3. Untuk mempermudah pegawai dalam melakukan pengecekan
perihal pengkonfirmasian surat yang dapat dilihat secara langsung pada sistem.

1.5 Manfaat Magang

Manfaat dari pembuatan sistem informasi pengelolaan arsip surat di kantor
Kelurahan Kepenuhan Tengah ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi pihak instansi terkait
a. Memudahkan pegawai Kelurahan Kepenuhan Tengah untuk melakukan
pengelolaan arsip surat dengan cara yang lebih sederhana serta transparan
bagi seluruh pegawai.
b. Efisiensi dan efektifitas dalam melakukan pengelolaan arsip surat oleh
pegawai kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah
2. Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa dapat menerapkan dan menambah pemahaman dalam
pembuatan web serta dapat mengasah kemampuan dalam menerapkan
konsep MVC dalam pembuatan web.
b. Menambah pengalaman mahasiswa dalam bekerja sama dan membangun
relasi dengan instansi pemerintahan.
1.6 Sistematika Penulisan

4.1.1 BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab satu akan diuraikan tentang latar belakang penelitian,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian serta sistematika penulisan.
4.1.2 BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai profil singkat Instansi,
visi misi, dan struktur organisasi yang ada pada Kantor Kelurahan
Kepenuhan Tengah.

4.1.3 BAB 3 TUGAS MAGANG

Pada bab ini penulis menguraikan tentang masalah Uraian Tugas
Magang, dan Analisa Permasalahan yang ada di Kantor Kelurahan
Kepenuhan Tengah.
4.1.4 BAB 4 LANDASAN TEORI
Pada bab empat ini menjelaskan tinjauan pustaka yang mendukung
sistem, termasuk teori dan konsep dasarnya.
4.1.5 BAB 5 ANALISA DAN PERANCANGAN
Pada bab ini berisi bagaimana cara menganalisa cara kerja aplikasi
yang dibangun.
4.1.6 BAB 6 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini memuat tentang testing dan implementasi tahap yang
memberikan gambaran apakah tahapan-tahapan yang kita lalui
sebelumnya berhasil atau tidak.
4.1.7 BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan terhadap sistem yang
dibuat dan saran untuk pengembangan terhadap sistem yang telah
dibuat.
4.1.8 DAFTAR PUSTAKA
Berisi tentang rujukan yang digunakan pada laporan magang.
4.1.9 LAMPIRAN
Berisi form wawancara dan script program yang digunakan pada magang
5
6
7
8 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sekilas Tentang Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah

Kelurahan Kepenuhan Tengah merupakan satu-satunya Kelurahan yang ada di
kecamatan Kepenuhan, Kabupaten Rokan Hulu, Riau, Indonesia. Kecamatan
kepenuhan Berpusat di Kota Tengah. Negeri ini dijuluki Negeri Beradat.

Kelurahan Kepenuhan Tengah terdiri dari 10 RW dan 30 RT. Berikut ini adalah
rincian data penduduk di Kelurahan Kepenuhan Tengah:
a. Jumlah RT : 30
b. Jumlah RW : 10

Tahun 2022 Bulan Ke-

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1. Jumlah 3258 3262 3263 3269 3271 3287 3329 3347
Laki-laki
2. Jumlah 3341 3336 3339 3340 3346 3352 3354 3346
Perempuan
3 Jumlah 6450 6438 6442 6446 6456 6466 6465 6487
Penduduk

Jumlah 1573 1575 1579 1581 1581 1585 1590 1596

KK

Data Wilayah Kelurahan Kepenuhan Tengah adalah sebagai berikut :

a. ORBITAS WILAYAH

Desa/Kelurahan : > 6 Jam Ada di Pusat Kecamatan

√

5 – 6 Jam Bantaran Sungai

3 – 4 Jam Rawan Banjir (tetapi bukan
sungai)
1 – 2 Jam Bebas Banjir
< 1 Jam
 b. JARAK GEOGRAFIS
Jarak :
Kegunung - Km Ketempat Hiburan 90 Km
Kelaut - Km Ketempat Wisata 56 Km
Kesungai 2 Km Kekantor Polisi/Militer 0,05 Km
Kepinggir Hutan 8 Km Keperbatasan Kabupaten 10 Km
Kepasar 0 Km Keperbatasan Propinsi 90 Km
Kepelabuhan 2 Km Keberbatasan Negara 460 Km
Kebandara 52 Km Kestasiun 385 Km
Keterminal 220 Km

c. LETAK GEOGRAFIS
Kawasan :
Hutan Ada / Tidak Industri / Pabrik Ada / Tidak
Tambang Ada / Tidak Perkantoran Ada / Tidak
Pantai Ada / Tidak Rawa Ada / Tidak
Perbukitan / Pergunungan Ada / Tidak Perdagangan Ada / Tidak
Persawahan Ada / Tidak Kumuh Ada / Tidak
Perkebunan Ada / Tidak Jasa Hiburan Ada / Tidak
Peternakan Ada / Tidak Wisata Ada / Tidak
Industri Kecil/ Rumah tangga Ada / Tidak Bantaran Sungai Ada / Tidak
Saluran listrik tegangan tinggi Longsor Ada / Tidak
Ada / Tidak
(SUTET)
Rawan banjir Ada / Tidak

d. KEPUSAT PEMERINTAHAN
Jarak Kepemerintahan :
Kekecamatan 0.1 Km
Kekabupaten Rokan Hulu 45 Km
Kepropinsi Riau 248 Km

2.2 Visi dan Misi Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah

Adapun visi dan misi dari Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah adalah sebagai
berikut :
Visi
“Terwujudnya Kelurahan Kepenuhan Tengah yang Lebih Maju dan Sejahtera”

Misi
1. Meningkatkan Kualitas Hidup Masyarakat.
2. Mewujudkan Pemerintahan yang Baik (Good Governance), melalui Peningkatan
Kualitas Pelayanan Kepada Masyarakat.
 3. Meningkatkan Pembangunan Berbasis Pada Partisipasi Masyarakat.Dalam
Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengawasan Pembangunan.
4. Mewujudkan Kemandirian Ekonomi dan Meratakan Tingkat Kesejahteraan
Masyarakat.
5. Mewujudkan Keterbukaan Informasi Publik Sebagai Kontrol Kinerja dan
Akuntabilitas.

2.3 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR KELURAHAN KEPENUHAN TENGAH

KECAMATAN KEPENUHAN KABUPATEN ROKAN HULU

LURAH
SUHAIMI S.Sos
NIP19640504 198804 1 001.

SEKRETARIS LURAH
HERDIANTO
NIP. 19800408 200212 1 005

KASI TAPEM KASI PPM KASI TRANTIB

MUHAMMAD ERWAN,AD AMRI,AD H. AKHMAD DARBI, S.Sos
NIP. 19741226 199903 1 001 NIP. 19690726 199703 1 002 NIP. 19640904 198703 1 007

KALING 1 KALING 2 KALING 3 KALING 4 KALING 5

HERU PRANOTO, ST LISMARDI ARDIAN NASRUL HADI, S.Pd HILMAN HAMDANI

Gambar 2.3 Struktur Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah.

(Sumber : Kelurahan Kepenuhan Tengah,Kecamatan Kepenuhan)

2.4 Program Kerja

Kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah kecamatan Kepenuhan mempunyai
tugas membantu Camat dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan Kelurahan,
melakukan pemberdayaan masyarakat Kelurahan, melaksanakan pelayanan
masyarakat di Kelurahan, memelihara ketentraman dan ketertiban umum di
wilayah Kelurahan, memeliharan sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan
umum di Kelurahan, melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat dan
melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kelurahan Kepenuhan Tengah adalah
sebagai berikut:

1. LURAH mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan pemerintahan yang

dilimpahkan oleh camat sesuai karateristik wilayah dan kebutuhan daerah serta
melaksanakan tugas pemerintahan lainnya berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Berikut adalah fungsi dari lurah:
a) Penyelenggaraan dan evaluasi di bidang pemerintahan;
b) Penyelenggaraan dan pembinaan di bidang pemberdayaan masyarakat;
c) Penyelenggaraan, pembinaan, pengembangan dan fasilitasi ekonomi dan
pembangunan;
d) Penyelenggaraan dan pembinaan di bidang ketentraman dan ketertiban
umum;
e) Pembinaan terhadap lembaga kemasyarakatan di wilayah kelurahan;
f) Pengelolaan urusan kesekretariatan.

2. SEKRETARIS LURAH mempunyai tugas pokok mengoordinasikan, membina,

mengatur dan mengendalikan penyusunan program. Pengelolaan urusan keuangan
dan pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan serta administrasi
kepegawaian. Berikut adalah fungsi dari sekretaris:
a) Penyusunan program, koordinasi, pembinaan, pengaturan, dan pengendalian
penyusunan program dan rencana kegiatan kelurahan;
b) Penyusunan program, koordinasi, pembinaan, pengaturan, dan pengendalian
penyusunan rencana anggaran;
c) Penyusunan program, koordinasi, pembinaan, pengaturan dan pengendalian
pengelolaan urusan surat menyurat, ekspedisi dan kearsipan;
d) Penyusunan program, koordinasi, pembinaan, pengaturan dan pengendalian
urusan rumah tangga dan perlengkapan; dan
e) Penyusunan program, pembinaan, pengaturan, pengendalian dan evaluasi
pengelolaan administrasi kepegawaian.
3. SEKSI TATA PEMERINTAHAN (TAPEM) mempunyai tugas pokok
mengkoordinasikan penyusunan program dan melaksanakan pembinaan dan
pelaporan di bidang urusan pemerintahan dan pertanahan serta pemberdayaan
masyarakat. Berikut adalah fungsi dari seksi pemerintahan dan kemasyarakatan:
a) Pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data di bidang pemerintahan dan
kemasyarakatan;
b) Pengumpulan bahan dalam rangka pembinaan wilayah dan masyarakat;
c) Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan dan
kemasyarakatan;
d) Pelaksanaan tugas-tugas pembantuan di bidang pemungutan Pajak Bumi
dan Bangunan;
e) Pelakanaan tugas-tugas di bidang administrasi pertanahan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
f) Pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pembinaan lembaga
kemasyarakatan;
g) Pelaksanaan pelayanan dan pengelolaan administrasi kependudukan dan
data-data kependudukan;
h) Pelaksanaan pembinaan dalam bidang keagamaan, kesehatan, keluarga
berencana dan pendidikan masyarakat;
i) Pengumpulan penyaluran dana/bantuan terhadap korban bencana alam dan
bencana lainnya;
j) Pembinaan kegiatan pengumpulan zakat, infak dan shadaqah;
k) Pelaksanaan pengumpulan dana Palang Merah Indonesia (PMI);
l) Pengumpulan bahan dan menyusun laporan di bidang pemerintahan dan
kemasyarakatan.

4. SEKSI PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

(PPM) mempunyai tugas pokok mengkoordinasikan penyusunan program dan
melaksanakan pembinaan dan pengembangan di bidang ekonomi dan
pembangunan. Berikut adalah fungsi dari seksi ekonomi dan pembangunan;
a) Pengumpulan, pengolahan, dan evaluasi data di bidang ekonomi dan
pembangunan;
 b) Pelaksanaan kegiatan dalam rangka meningkatkan swadaya dan partisipasi
masyarakat dalam rangka meningkatkan perekonomian dan pelaksanaan
pembangunan;
c) Pembinaan koordinasi pelaksanaan pembangunan serta pemeliharaan
prasarana dan sarana fisik asset pemerintahan kota di lingkungan kelurahan;
d) Pelaksanaan administrasi perekonomian dan pembangunan di kelurahan;
e) Pembinaan dan penyiapan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan
Musyawarah Rencana Pembangunan (Musrenbang) Tingkat Kelurahan;
f) Pengumpulan bahan dan penyusunan laporan di bidang perekonomian dan
pembangunan.

5. SEKSI KENTENTRAMAN DAN KETERTIBAN (TRANTIB) mempunyai

tugas pokok mengkoordinasikan penyusunan program dan melaksanakan
pembinaan di bidang ketentraman dan keteriban kelurahan. Berikut adalah fungsi
dari seksi ketentraman dan ketertiban umum:
a) Pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data di bidang ketentraman dan
ketertiban kelurahan;
b) Pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat termasuk pembinaan
perlindungan masyarakat;
c) Pelayanan masyarakat di bidang ketentraman dan ketertiban masyarakat
termasuk penanggulangan bencana alam;
d) Pelaksanaan kegiatan dalam rangka meningkatkan swadaya dan partisipasi
masyarakat untuk menciptakan keamanan swakarsa di kelurahan.
 BAB III

TUGAS MAGANG

3.1 Uraian Tugas Magang

Tugas Magang ini dilaksanakan di Pemerintahan Yaitu Pada Kantor

Kelurahan Kepenuhan Tengah. Dimulai pada Tanggal 11 Juli 2022 sampai 16
September 2022. Setiap minggu disusun sebuah agenda atau Project Planning
mulai dari proses pengumpulan data hingga penulisan laporan magang.
Adapun kegiatan pada minggu pertama adalah adaptasi dengan lingkungan
kantor dan juga perkenalan dengan pegawai yang ada. Kegiatan minggu kedua
dilanjutkan dengan melakukan pengamatan terhadap prosedur kerja sistem
pencatatan. Kegiatan rutin dikantor setiap senin sampai dengan rabu yang kami
ikuti yaitu, apel yang diadakan setiap pagi bersama seluruh pegawai kantor
Kelurahan Kepenuhan Tengah.
Adapun kegiatan pada minggu pertama adalah konsultasi dan dengan pihak
kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah dan juga perkenalan dengan pimpinan.
Kegiatan pada bulan pertama dilanjutkan dengan melakukan pengamatan terhadap
prosedur kerja dan melihat sistem kepegawaian yang sekarang diterapkan. Pada
bulan kedua melakukan tahap pengumpulan data. Pada bulan ketiga dilakukan
perumusan solusi yang dapat diberikan terhadap masalah yang terjadi pada proses
data kepegawaian. Solusi tersebut kemudian dilaporkan kepada pihak kantor
Kelurahan Kepenuhan Tengah, untuk dilakukan perancangan sistem baru yang
menjadi solusi atas masalah yang ada, setelah selesai mengumpulkan data.
3.2 Analisa Permasalahan Di Tempat Magang
Adapun permasalahan pada kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah yaitu
pengelolaan Arsip Surat dengan cara pencatatan dan belum terkomputerisasi,
hal ini mengakibatkan staff harus merekap ulang dan sehingga membutuhkan
waktu yang cukup lama. Dengan sistem pencatatan yang berjalan sekarang,
belum bisa melihat secara detail.
 3.3 Jadwal Pengerjaan Magang
Magang yang dila kukan selama tiga bulan ini memiliki jadwal pengerjaan
seperti yang diuraikan pada tabel dibawah ini:
Tabel 3.3 Jadwal Pengerjaan Magang
Waktu Pelaksanaan

No Kegiatan Juli Agustus September Oktober

1. Kunjungan Lokasi
Magang

2. Menganalisa
Kebutuhan
Instansi

3. Studi Kepustakaan

4. Wawancara dan
Mengumpulkan
Data

5. Analisa dan
Perancangan

6. Pengujian

Aplikasi

7. Laporan

Magang

3.4 Metode Pengerjaan Magang

Metode dalam mengerjakan magang ini yaitu sebagai berikut:
1. Studi Lapangan
Studi lapangan adalah pengumpulan data dengan cara meneliti
permasalahan yang ada di lapangan, studi lapangan terdiri dari observasi.
Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan
 penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil,
observasi dilakukan di kantor Kelurahan Kepenuhan Tengah.
2. Wawancara ( Interview)
Yaitu prosedur pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya
jawab atau wawancara secara dengan lisan maupun tulisan dengan pihak
terkait pada Kelurahan Kepenuhan Tengah.
3. Studi Pustaka
Pengumpulan data-data yang sesuai dengan judul penulisan magang yang
berhubungan dengan pembuatan program dengan menggunakan HTML,
SQL, CSS, PHP, dan Javascript. misalnya dari buku atau sumber internet
sebagai reverensi.

Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Kelurahan Kepenuhan Tengah

memiliki 7 bidang yang masing – masing dipimpin oleh satu orang kepala. Disetiap
bidang terpecah menjadi sub – sub bagian yang mengurusi berbagai macam hal
yang berbeda – beda. Lokasi tempat penulis melakukan Magang adalah pada
bidang secretariat dan secara lebih spesifik pada sub bagian pemrograman. Sub
bagian pemrograman adalah salah satu bagian dari bidang secretariat yang
membantu Sekretaris dalam melaksanakan pengelolaan dan penyusunan program
dan pelaporan masing – masing Badan. Fungsi dari sub bagian pemrograman
adalah sebagai berikut :
3.2.1 Penyiapan bahan pengkoordinasian penyusunan program,
monitoring, evaluasi, dan pelaporan masing – masing Badan;
3.2.2 Pelaksanaan pengelolaan hubungan masyarakat;
3.2.3 Pengelolaan situs web Badan, dan
3.2.4 Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan sesuai bidang
tugasnya.

Untuk melakukan menjalankan fungsinya, maka setiap bidang memiliki

sumber daya manusia sebagai menggerak fungsi – fungsinya. Dimana pada kantor
Kelurahan Kepenuhan Tengah terdiri dari 18 pegawai tetap. Dari 18 pegawai tetap
ini membentuk suatu sub bagian yaitu sub bagian pengarsipan. Bagian
pengarsipan disini ditugaskan untuk mengelola segala jenis surat baik surat masuk
maupun surat keluar yang dikelola secara penuh oleh seorang kepala pada sub
bagian tersebut. Berdasarkan fungsi tersebut, maka penulis diberikan tugas untuk
membuat sebuah sistem informasi pengelolaan arsip surat di kantor Kelurahan
Kepenuhan Tengah, dimana sistem informasi ini sesuai dengan fungsi untuk
mengelola pengarsipan surat.
 BAB IV

LANDASAN TEORI
4.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berinteraksi hingga
membentuk satu kesatuan (Cahyaningrum, 2013) .

Sistem merupakan kumpulan elemen yang memiliki hubungan satu sama

lain sehingga membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan
(Anggraeni & Iriani, 2016).

4.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah serangkaian data yang memiliki sifat sementara,
tergantung pada waktu, yang mampu memberikan kejutan atau surprise kepada
penerima informasi (Anggraeni & Iriani, 2016).

4.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen yang saling
bekerja sama dalam rangka mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,
pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi (Cahyaningrum, 2013).
4.4 Pengertian Analisa Sistem
Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang diharapkan sehingga dapat di
usulkan perbaikan-perbaikannya (Rusli Muhidin Dkk,2017)

4.5 Perancangan Sistem

4.5.1 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan salah satu unsur atau tahapan dari
keseluruhan pembangunan sistem komputerisasi. Perancangan sistem
untuk sistem informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang lebih
lama daripada pemecahan masalah pada umumnya memperlihatkan aliran
data utama pada sistem (Fitri Ayu & Nia Permatasari,2018)
 4.6 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem dan Logika Program
4.6.1 Aliran Sistem Informasi
Aliran sistem informasi sangat berguna untuk mengetahui
permasalahan yang ada pada suatu sistem. Dari sini dapat diketahui
apakah sistem informasi tersebut masih layak dipakai atau tidak ,
masih manual atau terkomputerisasi. Jika sistem informasinya tidak
layak lagi maka perlu adanya perubahan dalam pengolahan datanya
sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta
keputusan yang lebih baik (Muhammad Saed Novendri Dkk,2019)

4.6.2 Tabel 4.6.1 Simbol-simbol aliran sistem informasi (Muhammad

Saed Novendri Dkk,2019)
Simbol Nama Fungsi
Dokumen Digunakan untuk input

Kegiatan Manual Menunjukkan

pekerjaan manual

Kartu Plong Menunjukkan input

/output yang
menggunakan kartu
plong
Proses Menunjukkan kegiatan
proses dari operasi

program komputer

Operasi Luar Menunjukkan operasi

yang dilakukan diluar
proses operasi
komputer
 Basis Data Untuk media
penyimpanan secara
terkomputerisasi
Diskette Menunjukkan
input/output
menggunkan diskette
Keyboard Menunjukkan input
/output menggunakan
online keyboard
Display Menunjukkan output
yang ditampilkan
di
monitor
Garis Air Menunjukkan arus dari
proses

Penghubung Menunjukkan
penghubung
kehalaman yang masih
atau ke halaman yang
lain
Penghubung Menunjukkan
penghubung
kehalaman yang masih
atau ke halaman yang
lain

4.7 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem
yang terdapat didalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan
(boundary) sistem, adanya interaksi antar eksternal entity dengan
suatu sistem dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan
sistem.
4.7.1 Tabel 4. 7 Simbol-simbol Context diagram (Darmanta Sukrianto,2017)
No Gambar Keterangan
1 Kesatuan luar (Eksternal Entity) merupakan
kesatuan luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang lingkungan
luarnya akan memberikan input atau menerima
output sistem.
2 Proses (Process) merupakan kegiatan atau kerja
yang dilakukan oleh mesin atau komputer dari
suatu arus data yang masuk kedalam proses
untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses.
3 Arus Data (Data Flow) yaitu arus data mengalir
diantara proses,simpanan data dan kesatuan.
Arus data menunjukkan arus yang masuk
kedalam proses sistem.

4.8 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika
yang tidak tergantung pada perangkat keras,lunak,struktur data dan organisasi
file. Keuntungan dari DFD adalah untuk memudahkan pemakai yang
berkurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan
dikerjakan atau dikembangkan (Darmanta Sukrianto,2017)
4.8.1 Tabel 4. 8 Simbol-simbol data flow diagram (Darmanta Sukrianto,2017)
No Gambar Keterangan
1 Eksternal Entity merupakan kesatuan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lain yang
berada diluar lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output sistem.
2 Proses. Simbol ini digunakan untuk melakukan proses
pengolahan data, yang menunjukkan suatu kegiatan
yang mengubah aliran data yang masuk menjadi
 keluaran.

3 Penyimpanan Data/Data Store merupakan tempat

penyimpanan dokumen-dokumen atau file-file yang
dibutuhkan.
4 Aliran Data. Menunjukan arus data dalam proses

4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu diagram yang
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD
berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat
digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satu-satu, satu-banyak,
dan banyak-banyak (Muhammad Saed Novendri,2019)
4.9.1 Tabel 4. 9 Simbol-simbol pada ERD (Muhammad Saed Novendri,2019)
No Simbol Keterangan
1 Entitas adalah objek data prinsip tentang
informasi yang dikumpulkan. Suatu objek
yang dapat didefinisikan lingkungan
pemakaian dalam konteks sistem yang telah
dibuat.
2 Relasi adalah suatu asosiasi antara dua tabel
atau lebih.
1. Relasi satu ke satu (One-to-One
Relationship) adalah suatu hubungan
dimana entitas pertama hanya
mempunyai 1 hubungan pada entitas
kedua. Hubungan ini di notasikan
dengan 1 ke 1 atau 1:1.
2. Relasi satu ke banyak (One-to-Many
 Relationship) adalah suatu hubungan
dimana satu entitas pertama bias
mempunyai banyak hubungan pada
entitas kedua. Hubungan ini
dinotasikan dengan 1 ke M atau 1:M.
3. Relasi banyak ke satu (Many-to-One
Relationship) adalah suatu hubungan
dimana banyak entitas pertama bias
mempunyai satu hubungan pada
entitas kedua. Hubungan ini
dinotasikan dengan M ke 1 atau M:1.
4. Relasi banyak ke banyak (Many-to-
Many Relationship) adalah setiap
entitas pertama dapat mempunyai
banyak hubungan pada entitas kedua,
begitu juga sebaliknya. Hubungan ini
dinotasikan dengan M ke M atau M:M.
3 Atribut adalah properti atau karakteristik yang
dimiliki oleh suatu entitas data yang berfungsi
mendeskripsikan karakter dari entitas.
4 Menunjukan garis

4.10 Flowchart
Flowchart adalah simbol-simbol yang digunakan untuk
menggambarkan urutan proses yang terjadi didalam suatu program komputer
secara sistematis dan logis (Muhammad Saed Novendri,2019)
4.10.1 Tabel 4. 10 Simbol-simbol Flowchart (Muhammad Saed
Novendri Dkk,2019)
Simbol Nama Fungsi
Terminal Simbol ini digunakan
untuk mengawali atau
mengakhiri suatu
proses/kegiatan.
Preparation Simbol ini digunakan
untuk mempersiapkan
harga awal/nilai awal
suatu variable yang akan
diproses dan digunakan
untuk proses loop.
Input/Output Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses input (read)
maupun proses
output(print)
Proses Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
suatu proses yang sedang
dieksekusi.
Decision Simbol ini digunakan
untuk pengujian suatu
kondisi yang sedang
diproses.
Predefined Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pemanggilan
subprogram dari main
program.
 Connector Simbol ini digunakan
sebagai penghubung
antara suatu proses
dengan proses lainnya
yang ada didalam suatu
lembar halaman.
Page Connector Simbol ini digunakan
sebagai penghubung
antara suatu proses
dengan proses lainnya,
tetapi berpindah halaman.
Manual Input Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pemasukan data
melalui media keyboard.
Flow Line Digunakan untuk
menggambar arus proses
satu ke yang lain

4.6 Alat Bantu Dalam Pembuatan Sistem

4.6.1 Definisi PHP
PHP (Hypertext Preprocessor) itu bahasa pemograman berbasis web.
Jadi, PHP adalah bahasa program yang digunakan untuk membuat aplikasi
berbasis web. PHP termasuk bahasa program yang bisa bisa berjalan di sisi
server, atau sering disebut Side Server Language. Jadi, program yang dibuat
dengan kode PHP tidak bisa berjalan kecuali dia dijalankan pada server web,
tanpa adanya server web yang terus berjalan dia tidak akan bisa dijalankan (Yeni
Anggraini Dkk,2020)
4.6.2 Definisi HTML
Hypertext Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markah
yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai
informasi di dalam sebuah penjelajah web internet dan pemformatan
hiperteks sederhana yang ditulis dalam format ASCII agar dapat menghasilkan
tampilan wujud yang terintegritas (Aji Kamana Putra,2021)
4.6.3 Definisi MySQL
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open
source. MySQL merupakan sistem manajemen yang bersifat relational. Artinya,
data yang dikelola dalam database yang akan diletakkan pada beberapa tabel
yang terpisah sehingga manipulasi akan jauh lebih cepat (M.Saed Novendri
Dkk,2019)
4.6.4 Definisi CSS
Cascading Style Sheet (CSS) adalah suatu teknologi yang digunakan
untuk memperindah tampilan halaman website. CSS digunakan untuk
mempersingkat penulisan HTML seperti warna,text,label,font dan background
sehingga menjadi lebih singkat tanpa melakukan pengulangan penulisan lagi
(Aji Kamana Putra,2021)
4.6.5 Definisi Javascript
Javascript merupakan bahasa script populer yang dipakai untuk
menciptakan halaman web yang dapat berinteraksi dengan pengguna dan dapat
merespon event yang terjadi pada halaman (Aji Kamana Putra,2021)
4.6.6 Data
Data merupakan bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau
fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak
acak, yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. (Darmanta Sukrianto & Dwi
Oktarina,2017)
4.6.7 Surat
4.10.2 Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Batrhos, 2013 :
36). Sedangkan Purwanto (2011 : 2), mendefinisikan surat sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak yang lain. Dari penjelasan diatas maka dapat ditarik
kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi tertulis yang
hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan
tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Dengan kata lain dapat
disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk
menyampaikan informasi.(Cahyati & Murti, 2018)
4.6.8 Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media
komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat
didefinisikan bahwa arsip adalah naskahnaskah atau dokumen-dokumen sebagai
pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut
disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar
lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Pengertian Surat merupakan suatu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan
kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu
(Hartono & Wardani, 2019)
Arsip ialah /ar-sip/ dokumen (surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato,
ceramah, dan sebagainya), atau bergambar foto, film, dan sebagainya) dari waktu
yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video,
disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi,
disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi, untuk pembakuan,
pengaturan, dan pengawetan yang diperlukan supaya bahan arsip dapat dikenal dan
disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yang dirusak dan di ubah. (Simangunsong,
2018)
Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media
komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat
didefinisikan bahwa arsip adalah naskahnaskah atau dokumen-dokumen sebagai
pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut
disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar
lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Pengertian Surat merupakan suatu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan
kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.
(Hartono & Wardani, 2019)