BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kemajuan pesat dalam Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) dewasa

ini, dimanifestasikan dengan diciptakannya berbagai bentuk peralatan canggih

yang berkemampuan tinggi dan dipergunakan dalam segala bidang kehidupan.

Pada saat ini kebutuhan akan penggunaan komputer telah merambah hampir

disegala bidang kebutuhan pekerjaan, baik bidang kedokteran, arsitektur, bisnis,

perkantoran dan sebagainya. Dengan perkembangan tersebut, maka kebutuhan

akan komputer yang terbaru dan tercepat menjadi pilihan dan perioritas bagi

penggunanya.

Suatu perkantoran, perusahaan, lembaga atau instansi, baik instansi

pemerintah maupun swasta, peranan komputer sudah menjadi suatu kebutuhan.

Sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, pengoptimalan penggunaan

komputer sudah menjadi kebutuhan yang mutlak, di samping kualitas sumber

daya manusianya itu sendiri. Dengan optimalisasi penggunaan komputer oleh

sumber daya manusia yang berkualitas, maka efektivitas dan efesiensi akan dapat

diraih dalam menyelesaikan pekerjaan perkantoran.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka kebutuhan akan pengolahan data

dengan menggunakan teknologi canggih, yakni dengan menggunakan komputer

guna melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas administrasi perkantoran di

1
Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang sangat dibutuhkan. Artinya, di dalam pengolahan

administrasi terutama yang berhubungan dengan data, baik berupa data laporan-

laporan, data persuratan, data pengarsipan dan lain sebagainya, sudah tidak

relevan dan tidak efektivitas lagi dikelola dengan menggunakan sistem manual

yakni dengan menggunakan mesin ketik manual, namun harus dengan sistem

komputerisasi yaitu dengan menggunakan komputer.

Penggunaan komputer diberbagai bidang pekerjaan yang ada di kantor

Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng

Rappang, akan dapat memperlancar dan mempercepat tingkat penyelesaian suatu

pekerjaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan melihat dan menyadari manfaat yang

dapat diperoleh dari penggunaan komputer.

Menurut Razaq (2002;9-10) mengemukakan bahwa manfaat yang dapat

diperoleh dari penggunaan komputer antara lain :

1. Accuracy, artinya komputer dapat memilih dan melakukan klasifikasi data

dengan ketelitian yang tinggi.

2. Capasity, artinya Komputer mampu menyimpan dan mengolah data dalam

jumlah besar.

3. Timeliness, artinya kecepatan pengolahan dan respon proses dengan waktu

yang sangat cepat.

4. Completeness, artinya informasi yang dihasilkan lengkap dan terperinci

sehingga dapat digunakan oleh pengambil keputusan.

2
5. Cost, artinya biaya yang diperlukan dalam proses cukup rendah, apabila

dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan.

Untuk mewujudkan dan mencapai tujuan atau manfaat dari penggunaan

komputer yang ada di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah

IV Kabupaten Sidenreng Rappang, maka tentunya dalam hal ini sangat didukung

oleh sumber daya manusianya, artinya staf atau petugas penginput data atau

dengan kata lain operator komputer yang ada di kantor UPTD Pendidikan

Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang, harus dapat serta mampu

mengoperasikan komputer secara maksimal dan profesional.

Melihat kondisi tersebut di atas, maka dalam penerapan konsep efektivitas

penggunaan komputer di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan

Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang, secara umum belum berjalan dengan

maksimal dan belum efektif dalam hal pengolahan data dengan menggunakan

komputer. Dari hasil pengamatan yang dilakukan memperlihatkan bahwa

pelaksanaan tugas dalam pengelolaan administrasi belum secara utuh mengarah

kepada konsep komputerisasi. Staf bagian administrasi belum mampu

menggunakan atau mengoperasikan komputer secara profesional.

Pengelolaan administrasi atau dalam pengolahan data, masih ditemukan

adanya pengelolaan atau pengolahan data yang belum memenuhi standar

pengelolaan yang efektif, antara lain masih ditemukan adanya pengisian blanko

laporan dengan menggunakan mesin ketik manual, sehingga dalam penyelesaian

pembuatan laporan tersebut terkadang masih terlambat atau tidak tepat waktu.

3
 Hal ini dapat terjadi pula karena proses pembuatan laporan tersebut masih

manual, sehingga harus membutuhkan waktu yang cukup lama untuk

menyelesaikannya. Karena biasanya dalam pengetikan sering terjadi kesalahan

yang tidak dapat dihapus, sehingga harus berulang-ulang diganti.

Selanjutnya juga masih ada sistem manual dalam pembuatan laporan-

laporan atau informasi yang menggunakan papan tulis. Artinya data atau

informasi yang disajikan masih ditulis di papan tulis atau papan laporan yang

terpasang di dinding atau di tembok. Sehingga hal ini dapat menimbulkan kesan

bahwa sistem penyajian laporan belum mengarah ke sistem yang modern. Staf

atau pegawai yang ada di Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan

Wilayah IV, jika mampu mengoperasikan komputer secara maksimal dan

profesional, maka tentunya dalam penyajian laporan-laporan atau informasi

berupa data dapat dibuat dengan cara yang menarik dan modern yaitu dengan

mengolah data tersebut melalui komputer kemudian menyajikan dalam bentuk

bagan atau grafik perkembangannya, baik per triwulan, per semester maupun per

tahunnya. Setelah dirancang dan dibuat sedemikian rupa dengan menggunakan

komputer, selanjutnya di cetak pada kertas dan dipasang pada papan tulis atau

papan laporan yang telah tersedia.

Data tersebut di atas yang dapat dirancang sedemikian rupa misalnya, data

perkembangan keadaan murid, perkembangan keadaan guru, dan data-data yang

lain yang menunjukkan adanya perkembangan setiap per semester atau setiap

tahunnya.

4
 Selanjutnya peneliti juga menemukan masih ada staf yang dalam

melaksanaan tugasnya belum menampakkan sifat dan ciri sebagai seorang yang

profesional, sehingga dalam melaksanakan tugas pokoknya masih kurang efektif.

Hal ini terlihat dan ditemukan adanya staf atau pegawai dalam keadaan santai

menunggu pekerjaan dan terkadang juga sebaliknya, pada saat-saat tertentu

ditemukan pekerjaan ditunda atau tidak ditangani secara langsung, sehingga

menumpuk. Apabila kondisi ini terus berlangsung, maka akan banyak waktu,

biaya, tenaga dan materi yang terbuang dengan sia-sia yang pada akhirnya akan

merugikan pemerintah dan pihak yang terkait.

Ada dua hal yang mendasar yang perlu diantisipasi bagi staf atau pegawai

dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya yaitu pertama, telah terjadi

pergeseran pengelolaan administrasi dari pengelolaan administrasi tradisional

atau konvensional kearah penerapan konsep manajemen modern, seperti

pemanfaatan dan penggunaan alat-alat tekhnologi yaitu salah satunya adalah alat

teknologi komputer. Untuk itu, dalam proses pengelolaan administrasi pada suatu

perkantoran, perusahaan, instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta, perlu

adanya penerapan penggunaan alat tekhnologi canggih berupa komputer. Kedua,

tuntutan masyarakat akan semakin beragam dan berkualitas serta menghendaki

adanya pelayanan yang prima, cepat, mudah dan murah. Dalam hal ini layanan

kedinasan untuk kepentingan umum dituntut agar semakin handal dan

berkualitas, staf atau pegawai yang ditempatkan dalam suatu jabatan dan

5
 pekerjaan harus pekah, tanggap dan terbuka terhadap perubahan dan tuntutan

masyarakat.

Berdasarkan uraian-uraian tersebut di atas, sehingga mendorong peneliti

untuk melakukan penelitian dan menuangkan hasil penelitian tersebut ke dalam

tulisan ini dengan mengambil tema yakni: Efektivitas Penggunaan Komputer

Dalam Pengolahan Data Administrasi Di Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang.

Dari judul tersebut, maka penelitian yang dilaksanakan berusaha untuk

mengungkap masalah yang ditemukan seperti yang telah dikemukakan di atas,

antara lain belum dipergunakannya komputer secara maksimal dan profesional,

belum efektif serta belum efisien, sehingga diperoleh suatu gambaran tentang

efektivitas penggunaan komputer dalam pengolahan data di Kantor Unit

Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang.

B. Rumusan Masalah

Dalam rangka mengoptimalisasikan penggunaan komputer untuk dapat

berfungsi secara maksimal sesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan, maka

sumber daya manusia harus berkualitas guna menuju pencapaian tujuan yang

efisien dan efektif.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka peneliti dapat merumuskan

masalah sebagai berikut :

6
 1. Bagaimana tingkat efektivitas penggunaan komputer dalam pengolahan data

administrasi di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV

Kabupaten Sidenreng Rappang.

2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi penggunaan komputer dalam

pengolahan data administrasi di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang.

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang ada, maka tujuan penelitian adalah

sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui tingkat efektivitas penggunaan komputer dalam

pengolahan data administrasi di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang.

2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi

penggunaan komputer dalam pengolahan data administrasi di kantor Unit

Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng

Rappang.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dalam penelitian ini yaitu,

1. Secara praktis, bahwa hasil penelitian yang dilakukan diharapkan dapat

menambah pengetahuan dan pengalaman peneliti dan pembaca lainnya untuk

dapat mengetahui efektifitas penggunaan komputer dalam pengelolaan

7
 administrasi perkantoran yang baik berdasarkan prinsip-prinsip manajemen

modern, sehingga data atau informasi yang akan disajikan atau dihasilkan

dapat lebih mudah, cepat, efektif dan lebih efisien.

2. Dari segi kegunaan teoritis, diharapkan agar hasil penelitian

ini dapat menjadi dasar pemikiran dalam upaya pengembangan ilmu

pengetahuan dan juga diharapkan dapat melahirkan teori-teori yang baru

tentang penggunaan komputer secara maksimal.

3. Secara akademis, bahwa hasil penelitian ini, diharapkan dapat

bermanfaat bagi kelanjutan penelitian selanjutnya.

8
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka

1. Konsep Efektifitas

Di bidang pemerintahan, masalah efektivitas dalam pengolahan data

pengelolaan administrasi, sudah saatnya untuk dilaksanakan, karena

efektivitas mengandung pengertian pemanfaatan segala sumber daya yang

ada untuk mencapai tujuan yang maksimal. Efektifitas juga mengandung

pengertian bahwa segala kegiatan yang dilaksnakan oleh pemerintah

menyangkut kepentingan rakyat umum yang diselenggarakan oleh pemerintah

dengan melibatkan seluruh aparat sebagai abdi masyarakat untuk mencapai

hasil yang maksimal.

Dalam pengertian teorititis atau praktis, tidak ada persetujuan

universal mengenai apa yang dimaksud dengan “efektivitas”. Bagaimana kita

mendefinisikan akan selalu berkaitan dalam suatu pendekatan menurut tujuan.

Menurut pendekatan ini, sebuah organisasi didirikan untuk mencapai tujuan

tertentu. Beberapa ahli mendefinisikasn tetnang efektivitas menurut

pendekatan tersebut yaitu, dilakukan tercapai sesuai dengan apa yang

direncanakan dan dalam waktu yang telah ditentukan.

Di dalam organisasi, efektivitas pegawai menekankan pada

pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan atau anggota dari organisasi itu. Tugas-

9
 tugas yang harus dilaksanakan adalah bagian dari pekerjaan atau posisi dalam

organisasi itu. Sumber-sumber keefektifan tersebut meliputi kemampuan,

keahlian, pengetahuan, sikap dan motivasi.

Menurut Handoko (1964;52) mengemukakan beberapa kriteria untuk

mengukur pencapaian tujuan efektif atau tidak yaitu;

a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai.

b. Kejelasan strategi dalam pencapaian

tujuan.

c. Proses analisis dan perumusan kebijakan

yang mantap.

d. Perencanaan yang matang.

e. Penyusunan program yang mantap.

f. Tersedianya sarana dan prasarana.

g. Sistem pengawasan dan pengendalian

yang bersifat mendidik.

2. Definisi Komputer

Pada masa sekarang, kita sudah tidak asing lagi mendengar istilah

komputer. Bahkan dikalangan orang-orang yang status sosial ekonominya

sudah mapan, anak-anaknya pun sudah dapat menggunakan komputer. Jika

demikian apa sebenarnya komputer itu?. Pengertian komputer dapat

dibedakan ke dalam dua arti, yakni komputer dalam arti sempit dan komputer

dalam arti luas.

10
 Menurut Alamsyah (1993:24) dalam bukunya mengemukakan bahwa

dalam arti sempit komputer merupakan alat untuk melakukan perhitungan-

perhitungan. Sedangkan dalam arti luas, komputer merupakan suatu sistem

yang digunakan untuk melaksanakan pengolahan data, baik berupa data

numerik maupun data non-numerik.

3. Sistem Kerja Komputer

Suatu sistem terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan

yang membentuk satu kesatuan. Demikian juga dengan komputer, dimana

komputer terdiri dari perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software)

dan manusia (brainware).(Razaq, 2002;12).

4. Perinsip Kerja Komputer

Perinsip kerja suatu komputer tidak jauh berbeda dengan perinsip

kerja manusia. Manusia dalam melakukan pekerjaan diperlukan suatu

perintah, baik berupa respon ataupun simulasi di luar dirinya, kemudian

perintah tersebut diproses dalam otak manusia (proses berfikir). Dari hasil

proses berfikir tersebut, manusia melaksanakan perintah atau simulasi

tersebut.

Dalam bukunya Razag (2002;13) mengemukakan bahwa perinsip

kerja komputer yakni komputer menerima masukan (input) yang dilakukan

oleh manusia. Setelah masukan dilakukan, komputer melakukan proses

terhadap masukan tersebut (proses). Setelah diproses, komputer akan

11
 menampilkan hasil proses tersebut dalam suatu alat keluaran (output), baik

melalui monitor maupun melalui printer.

Hasil proses tersebut dapat disimpan dalam suatu alat penyimpanan.

Apabila manusia menyimpan hasil proses di dalam otaknya, sedangkan

komputer menyimpan hasil proses ke dalam suatu alat yang dikenal dengan

hardisk.

5. Pengertian Data

Data merupakan suatu kombinasi dari berbagai macam gambar,

simbol-simbol, kata-kata yang dapat diolah dan diproses untuk mencapai

suatu tujuan yang diinginkan.

Menurut John J. Longkutoy dalam skripsi Asri (2000;16) : Data

adalah istilah majemuk dari kata datum, yang berarti fakta atau bagian dari

fakta yang mengandung arti yang dihubung dengan kenyataan, simbol-

simbol, gambar-gambar, kata-kata, ide-ide, objek, situasi dan kondisi.

6. Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Apakah

sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu

organisasi?.

Menurut Jogiyanto dalam skripsi Asri (2000;13) mendefinisikan

sebagai berikut: informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

12
 Pengambilan keputusan yang baik akan bermanfaat bagi organiasi

baik saat ini, maupun saat yang akan datang sangat dibutuhkan kualitas

informasinya. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu

informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang

bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi yang harus

mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber

informasi sampai ke penerima informasi tersebut kemungkinan terjadi

gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah terlambat tidak akan mempunyai

nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan

keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat pada

organisasi.

Dewasa ini, mahalnya nilai informasi disebabkan informasi diperoleh

secepatnya, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk

mendapatkannya, seperti menggunakan teknologi canggih seperti komputer

yang digunakan untuk mengolah dan mengirimkan informasi tersebut.

Relevan, berarti informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan

penerimanya. Data yang tidak relevan dengan bidangnya tidak akan

mempunyai pengaruh apa-apa kepada penerimanya, sehingga hanya akan

mubasir.

13
7. Konsep Administrasi

Sejak dulu sampai sekarang setiap orang mempunyai kebutuhan-

kebutuhan yang sudah menjadi kodratnya. Untuk memenuhi kebutuhan

tersebut, maka manusia mempunyai tujuan dan tidak semua tujuan tersebut

dapat dipenuhi oleh manusia seorang diri. Tujuan-tujuan yang sederhana

mungkin dapat diusahakan sendiri, tetapi tujuan-tujuan yang besar atau berat

tidak mungkin dicapai hanya dengan seorang diri. Oleh karena itu, timbullah

keharusan untuk saling bekerjasama dalam hal mengusahakan tercapainya

tujuan yang dikehendaki.

Dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok orang yang

mempunyai tujuan tertentu dan usaha kerjasama. Ketiga faktor ini jalin

menjalin dan saling berkaitan, sehingga menimbulkan suatu proses dalam

masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia, berikut segenap kejadian

yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu yang secara teratur diarahkan kepada

sesuatu tujuan tertentu. Segenap rangkaian perbuatan sekelompok orang

dalam suatu usaha kerjasama yang menyelenggarakan tercapainya sesuatu

tujuan tertentu dapat dicakup dengan istilah “administrasi”.

Menurut Purwadarminta dalam Skripsi Muliati (2004;14) menyatakan

bahwa administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap

usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Rangkaian perbuatan menyelenggarakan ini terbentang diantara saat

ditentukannya tujuan yang ingin dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan itu.

14
 Perumusan tersebut di atas ternyata bahwa administrasi hanyalah

rangkaian perbuatan penyelenggaraan saja dan bukan perbuatan-perbuatan

pengerjaan (operatif) yang langsung bertalian dengan tujuan yang ingin

dicapai.

Selanjutnya Gie (1983;9) mengungkapkan bahwa administrasi adalah

segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian perbuatan

menyelenggarakan ini terbentang diantara saat ditentukannya tujuan yang

ingin dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan itu”.

Dari definisi tersebut di atas, terkandung maksud bahwa dalam

pelaksanaannya terdapat unsur pengolahan. Jadi, pada dasarnya administrasi

itu dapat diartikan sebagai pengelolaan sekelompok orang dengan

memanfaatkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuan.

Walaupun administrasi merupakan suatu kebulatan proses

penyelenggaraan, namun untuk tata tertib pelaksanaannya seperti yang

dikemukakan oleh Gie (1983;12) dapat dibedakan dalam 8 unsur sebagai

berikut :

a. Pengorganisasian, yaitu rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka

yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dari usaha kerjasama

bersangkutan.

15
b. Manajemen, yaitu rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan/staf dan

mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu benar-

benar tercapai.

c. Tata hubungan, yaitu rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu

pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

d. Kepegawaian, yaitu rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-

tenaga kerja yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

e. Keuangan, yaitu rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelajaran

dalam usaha kerjasama.

f. Perbekalan, yaitu rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,

mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan

dalam usaha kerjasama itu.

g. Tata Usaha, yaitu rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam usaha kerjasama itu.

h. Perwakilan, yaitu rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan

dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu.

Masing-masing unsur administrasi tersebut di atas mencakup beberapa

pola perbuatan, dan kedelapan unsur tersebut saling bertautan satu sama lain,

sehingga merupakan kesatuan yang tidak terpisahkan yang menunjang

seluruh proses pengerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam

usaha kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

16
8. Administrasi Perkantoran

Setiap instansi pemerintah atau badan swasta apapun, mulai dari

pimpinan sampai kepada staf, tentu diperlukan adanya proses administrasi.

Proses administrasi tersebut dinamakan administrasi perkantoran yang

meliputi kegiatan penyampaian keterangan secara lisan dan perbuatan surat-

surat tertulis serta laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak

hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan kegiatan.

Dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan

tertentu dan usaha kerjasama. Ketiga faktor ini jalin menjalin dan saling

berkaitan, sehingga menimbulkan suatu proses dalam masyarakat berupa

rangkaian perbuatan manusia berikut segenap kejadian yang terjadi sebagai

akibat perbuatan itu yang secara teratur diarahkan kepada sesuatu tujuan

tertentu. Segenap rangkaian perbuatan sekelompok orang dalam suatu usaha

kerjasama yang menyelenggarakan tercapainya sesuatu tujuan tertentu dapat

dicakup dengan istilah administrasi perkantoran.

Pelaksanaan administrasi perkantoran dalam suatu instansi atau badan

usaha yang meliputi aneka warna ketatausahaan, dilakukan oleh banyak

karyawan dengan memakai bermacam alat administrasi yang modern dan

canggih seperti dengan penggunaan komputer untuk membantu kelancaran

pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk dapat berjalan dengan sebaik-baiknya, maka administrasi

perkantoran tersebut perlu direncanakan, diatur, disusun, ditertibkan,

17
 dikendalikan dan diawasi, sehingga dalam pelaksanaannya dapat berjalan

sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam tujuan organisasi tersebut.

Untuk memperoleh informasi gambaran yang jelas mengenai

administrasi perkantoran ini, berikut dikemukakan pendapat para ahli sebagai

berikut :

Dalam bukunya Terry, seperti yang dikemukakan The Liang Gie

(1983;56) menyatakan bahwa “administrasi perkantoran adalah perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengontrolan mengenai pekerjaan kantor

dan terhadap mereka yang melakukan pekerjaan itu agar supaya tercapai

tujuan yang telah ditentukan”.

Sedangkan menurut Gie (1983;58) menyatakan bahwa administrasi

perkantoran adalah proses tata usaha yang dilakukan oleh segenap karyawan

dengan rencana-rencana, diawasi dan dikendalikan agar tercipta tujuan yang

diinginkan dalam organisasi”.

Berdasarkan kedua pendapat tersebut, maka nampak bahwa

administrasi perkantoran itu dilaksanakan oleh segenap unsur yang ada dalam

suatu organisasi melalui perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan

pengendalian agar benar-benar mengarah pada tujuan yang telah ditetapkan

oleh organisasi.

9. Pengelolaan Administrasi Perkantoran

Kantor adalah tempat dalam pelaksanaan suatu kegiatan dimana

dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan

18
atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai

keteragan yang penting bagi setiap usaha dan kegiatan yang dilakukan.

Pekerjaan kantor berkenan pertama-tama dengan warkat atau tulisan

dari kegiatan yang dilakukan. Secara lengkap dapat dikatakan bahwa

pengelolaan administrasi perkantoran menurut Gie (1983;11) adalah “segenap

rangkaian aktiva menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

setiap usaha kerjasama.

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, menurut intinya adalah proses

penyelenggaraan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada enam

pola perbuatan yaitu :

a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan

dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis

keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang

dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi

modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu

dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar.

c. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih

berguna.

19
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan

alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat

dari pihak satu kepada pihak lain.

f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat

ditempat tertentu dengan aman.

Berdasarkan pada enam pola kegiatan tersebut di atas, pada setiap

pekerjaan operatif dan dalam suatu organisasi manapun, tentu dilaksanakan

pengelolaan administrasi perkantoran. Dalam garis besarnya, maka

pengelolaan administrasi perkantoran ini menurut Gie (1983;23) menyatakan

bahwa terdapat tiga peranan pokok yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai

tujuan dari suatu organisasi.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu

untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

Sebagai suatu proses, maka pengelolaan administrasi perkantoran

mempunyai ciri utama yaitu :

a. Bersifat pelayanan

Ciri yang pertama berarti bahwa pengelolaan administrasi

perkantoran merupakan pekerjaan pelayanan. Konsekuensi dari sifat

20
 pelayanan itu ialah bahwa pengelolaan administrasi perkantoran tidak

berdiri sendiri, ia harus selalu dikaitkan dengan sesuatu pekerjaan yang

lain agar dapat mencapai tujuan yakni bagaimana dapat melayani dengan

baik.

b. Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi

Ciri yang kedua ini, bahwa ia bersifat merembes kemana-mana,

hal ini berarti bahwa pengelolaan administrasi perkantoran diperlukan

dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi, sebab pekerjaan

ini meliputi semua aspek dalam organisasi.

c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Ciri yang ketiga ini merupakan ciri yang pokok, sebab semua

orang yang terlibat dalam kegiatan organisasi pasti akan bergerak dan

bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, sebab

tanpa dilaksanakan oleh semua unit organisasi, maka organisasi itu tidak

akan mencapai tujuan dengan baik.

Berdasarkan pembahasan-pembahasan tersebut di atas dapatlah

dipahami bahwa pengelolaan administrasi perkantoran adalah rangkaian

kegiatan dan perbuatan yang dilakukan oleh aparat/pegawai secara bersama

dalam proses administrasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. Kerangka Pikir

Efektivitas suatu perkantoran dalam menjalankan fungsinya guna

melaksanakan tugas-tugas sebagai pengelola administrasi dan persuratan, harus

21
didasari oleh adanya tenaga pengelola yang berkualitas. Dalam hal ini sumber

daya manusia yang ada, harus benar-benar mampu dan terampil dalam

melaksanakan suatu pekerjaan atau tanggung jawab yang diberikan oleh

atasannya. Sehingga di dalam proses pelaksanaan tugas-tugas yang dikerjakan,

tidak mengalami atau tidak menemui suatu hambatan dalam pencapaian sasaran

atau tujuan yang telah ditetapkan.

Hal ini dapat tercapai jika didukung pula oleh sarana dan prasarana yang

tersedia dalam suatu perkantoran. Jika sumber daya manusia yang ada sudah

berkualitas, maka tentunya dalam penggunaan sarana dan prasarana tersebut akan

dapat bermanfaat, sehingga efektivitas dan efisiensi dapat tercapai.

Dalam mengelola suatu pekerjaan senantiasa dituntut adanya efektivitas.

Efektivitas tersebut tidak dapat dicapai tanpa adanya dukungan dari semua pihak

dan unit-unit kerja yang ada, sebab efektivitas membutuhkan dukungan

kerjasama, disiplin, sarana dan prasarana. Tanpa adanya dukungan tersebut, maka

efektivitas dalam mencapai tujuan organisasi tidak dapat terealisasi dengan baik.

Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta mulai dari pucuk

pimpinan sampai tingkat organisasi terbawah, tentu di dalamnya dilakukan proses

administrasi perkantoran, proses tersebut berupa pengelolaan pekerjaan

perkantoran yang meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan perbuatan

secara tertulis yang dilakukan dengan tangan atau mesin.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka efektivitas penggunaan komputer

dalam pengolahan data di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan

22
Wilayah IV, sangat bermanfaat dan diarahkan agar tercipta pemanfaatan segala

sumber daya yang ada dalam mengelola administrasi untuk mewujudkan

pelayanan yang prima kepada seluruh TK dan Sekolah Dasar Negeri yang ada di

Wilayah IV Kecamatan Baranti, Kecamatan Kulo dan Kecamatan Panca Rijang

atau instansi yang terkait di dalamnya.

Berdasarkan pembahasan tersebut, maka kerangka pikir dalam penelitian

yang dilakukan adalah sebagai berikut:

Skema Kerangka Pikir

Kualitas
SDM / Operator

Data /
Informasi

Pengolahan Pelayanan
Data/Adm. Prima
(Komputer)

Efektivitas

Sarana dan
Prasarana

23
 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian

Sebagai objek penelitian dalam memperoleh data dan informasi, maka

peneliti mengadakan penelitian di Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang. Dimana pada tahun 2005

yang lalu 3 (tiga) Kantor Dinas Pendidikan di Kecamatan Panca Rijang,

Kecamatan Kulo dan Kecamatan Baranti, tergabung menjadi satu kantor yang

berpusat di Kecamatan Panca Rijang Kabupaten Sidenreng Rappang. Peneliti

mengadakan penelitian di kantor ini dengan alasan bahwa Kecamatan ini

mempunyai posisi yang strategis dalam rangka pelayanan kepada

pejabat/pegawai fungsional dan struktural yang ada diruang lingkup Dinas

Pendidikan wilayah IV, khususnya bagi para Kepala Sekolah Dasar, Kepala

Taman Kanak-Kanak, dan para guru TK dan Guru SD, serta semua instansi yang

terkait di dalamnya.

Penelitian direncanakan selama tiga bulan, yakni dari Mei sampai Juli

2007 dengan tahap-tahap sebagai berikut :

1. Tahap persiapan, merupakan identifikasi permasalahan yang akan menjadi

topik penelitian ini.

24
 2. Tahap pelaksanaan, merupakan proses pengumpulan data melalui observasi

dan wawancara/interview.

3. Tahap penyelesaian/penelitian, dimana memisahkan data-data yang penting

dan menyusun dalam suatu bentuk skripsi.

B. Variabel dan Disain Penelitian

Variabel penelitian ini yaitu efektivitas penggunaan komputer, yang

dimaksudkan disini adalah efektivitas tingkat hasil pencapaian terhadap

pengelolaan administrasi dengan menggunakan komputer.

Berdasarkan hal tersebut, maka disain penelitian ini adalah deskriptif

kualitatif yaitu suatu disain atau bentuk penelitian dengan memberikan gambaran

tentang efektivitas penggunaan komputer dalam pengelolaan administrasi dalam

mewujudkan pelayanan yang prima dan maksimal di kantor Unit Pelaksana

Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang dengan

menggunakan metode pendekatan survey.

C. Definisi Operasional Variabel

Dalam penelitian ini, yang dimaksud dengan efektivitas penggunaan

komputer adalah suatu proses yang dilakukan oleh pegawai dalam hal melakukan

suatu pekerjaan yang menyangkut pelaksanaan administrasi perkantoran dengan

menggunakan sarana teknologi canggih yakni dengan menggunakan komputer

untuk penyelesaian pekerjaan kantor dengan baik dan tepat waktu.

25
 Dengan menggunakan alat teknologi komputer tersebut, kita dapat

memperoleh suatu gambaran atau hasil bahwa dengan menggunakan komputer,

maka segala pekerjaan yang berhubungan dengan data dapat terselesaikan dengan

baik dan tepat waktu, lebih efisien dan lebih akurat dalam pengelolaan

administrasi perkantoran, guna menghasilkan laporan-laporan atau informasi di

kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang.

Untuk mencapai hasil yang maksimal dalam penggunaan komputer, maka

tentunya harus memanfaatkan segala sumber daya yang ada, terutama sumber

daya manusia yang mengoperasikan komputer tersebut, guna mewujudkan

pelayanan yang prima, yang dioperasionalkan melalui :

1. Kerjasama

2. Ketekunan

3. Sarana dan Prasarana

4. Koordinasi

Yang dimaksud dengan pengolahan data adalah kegiatan mencatat dan

menghimpun data, mengolah, menggandakan, mengirim serta menyimpan

data, yang kesemuanya dapat dikatakan sebagai kegiatan penyelesaian

administrasi, yang dioperasionalkan melalui :

a. Prosedur / tata cara pelayanan

b. Ketepatan waktu

c. Sarana dan prasarana pelayanan

26
D. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Menurut Nazir (1983:37), bahwa populasi adalah kumpulan dari

ukuran-ukuran tentang sesuatu yang ingin kita buat informasi. Populasi

adalah berkenaan dengan data, bukan dengan orangnya ataupun bendanya.

Berdasarkan pendapat di atas, maka populasi dalam penelitian ini

adalah semua pegawai atau staf yang ada dalam ruang lingkup Unit Pelaksana

Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang yang

berjumlah 30 Orang, terdiri dari:

a. Kepala UPTD = 1 orang

b. Bendahara Rutin = 2 orang

c. Bendaharawan Gaji = 2 orang

d. Pegawai / Staf = 6 orang

e. Pengawas Jalur Sekolah = 2 orang

f. Pengawas Jalur Luar Sekolah = 2 orang

g. Tenaga Lapangan Dikmas = 5 orang

h. Pegawai Honorer / Kontrak = 2 orang

i. Operator Komputer di SDN Kecamatan Baranti = 8 orang

Jumlah = 30 orang

2. Sampel

27
 Penentuan sampel dalam penelitian ini adalah sampel total atau

penelitian sensus yakni keseluruhan dari populasi. Karena populasi tersebut di

atas hanya sedikit, maka peneliti mengambil dan menentukan sampel yaitu

keseluruhan dari populasi yang berjumlah 30 orang.

Penentuan sampel tersebut berdasarkan teori Arikunto yang

mengemukakan bahwa apabila seorang ingin meneliti semua elemen yang ada

dalam wilayah penelitian, maka penelitiannya merupakan penelitian populasi.

Studi atau penelitiannya juga disebut studi populasi atau studi sensus

(1998:115).

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung kepada objek

penelitian tentang pelaksanaan tugas aparat di kantor UPTD Pendidikan

Wilayah IV.

2. Interview, yaitu teknik pengumpulan data dengan wawancara langsung

dengan informan kunci yang erat kaitannya dengan masalah yang diteliti.

3. Kuisioner, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan daftar

pertanyaan kepada para responden sesuai dengan objek penelitian.

4. Studi kepustakaan, yaitu suatu kegiatan membaca dan mengumpulkan

literatur yang ada kaitannya dengan penelitian ini.

28
F. Teknik Analisis Data

Data yang diperoleh pada saat penelitian akan dianalisis secara kualitatif

guna memberi gambaran tentang tingkat efektifitas penggunaan komputer dalam

pengolahan data administrasi di kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang dalam penyelesaian laporan-laporan atau dalam mewujudkan

pelayanan yang prima kepada semua pihak yang terkait dan faktor-faktor yang

mempengaruhi pelaksanaannya disertai dengan dukungan tabel frekuensi dan

persentase.

29
 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian

1. Keadaan Geografis

Kabupaten Sidenreng Rappang sangat strategis, yang Ibukotanya

memiliki jarak kira-kira 183 Km di sebelah Utara kota Makassar, dan berada

pada garis koordinat antara 3˚43 - 4˚09 lintang Selatan, dan 119 - 120˚10

bujur Timur. Masing-masing berbatasan dengan:

1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Pinrang dan Enrekang

2. Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Luwu dan Wajo

3. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Barru dan Soppeng

4. Sebelah Barat berbatasan dengan Kabupaten Pinrang dan Kota Pare-Pare.

Secara administratif, Kabupaten Sidenreng Rappang dengan luas

wilayah 1.883,25 Km2, terbagi atas 11 Kecamatan dan 103 Desa/Kelurahan.

Adapun nama-nama Kecamatan dan jumlah desa / kelurahan, dapat

dinyatakan dalam bentuk tabel sebagai berikut:

30
 Tabel 4.1.: Nama-Nama Kecamatan Dan Jumlah Desa / Kelurahan Di
Kabupaten Sidenreng Rappang
Jumlah
No. Nama Kecamatan Total
Desa Kelurahan
1 Panca Lautang 7 3 10
2 Tellu LimpoE 3 6 9
3 Watang Pulu 5 5 10
4 Baranti 3 5 8
5 Panca Rijang 4 4 8
6 Kulo 7 - 7
7 Maritengngae 5 7 12
8 Sidenreng 4 3 7
9 Pitu Riawa 9 2 11
10 Dua Pitue 7 2 9
11 Pitu Riase 11 1 12
Jumlah 65 38 103
Sumber : Kantor Bupati Sidenreng Rappang Tahun 2006

Diantara 11 Kecamatan tersebut di atas, kantor UPTD Pendidikan

Wilayah IV, tempat diadakan penelitian, terletak di Kecamatan Panca Rijang

yang beribukota di Rappang terletak antara 3°12 - 4°02 Lintang Selatan dan

119°38 - 112°07 Bujur Timur, yang masing-masing berbatasan dengan

Sebalah Utara Kecamatan Kulo, Sebelah Timur berbatasan dengan

31
 Kecamatan Watang Sidenreng, sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan

Maritengngae dan di sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Baranti.

Wilayah administratif Kecamatan Panca Rijang mempunyai luas

34,02 Km2 1,9 % dari luas wilayah Kabupaten Sidenreng Rappang dengan

kondisi topografi kecamatan 52% merupakan dataran, 3% berupa perbukitan

dan 45% berupa gunung.

2. Keadaan Demografis

Penduduk merupakan bagian yang terpenting dari suatu daerah,

demikian pula di Kecamatan Panca Rijang, karena penduduk adalah

merupakan subjek untuk kemakmuran dan kesejahteraan manusia.

Kecamatan Panca Rijang dalam pelaksanaan tugas-tugas

pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan didukung

dengan 4 Kelurahan dan 4 Desa dengan jumlah personil 33 orang yang

menempati posisi sebagai Camat, Kepala Seksi, Lurah beserta staf serta para

Kepala Desa beserta staf.

Dari segi jumlah penduduk, Kecamatan Panca Rijang berdasarkan

hasil registrasi penduduk akhir tahun 2006 berjumlah 24.381 jiwa terdiri dari

11.592 jiwa penduduk laki-laki dan 12.789 jiwa penduduk perempuan.

Jumlah penduduk tersebut di atas mempunyai KK sebanyak 5.759 dengan

rata-rata kepadatan penduduk tiap desa sebanyak 3.048, sedangkan kepadatan

rata-rata per Km2 sebanyak 717. Jumlah rata-rata anggota rumah tangga

sebanyak 4 jiwa.

32
B. Efektivitas Pengelolaan Data Administrasi dan Pelayanan

1. Kerjasama

Hasil penelitian melalui pengamatan yang dilakukan terhadap

pelaksanaan kerjasama pegawai di kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Pendidikan Wilayah IV, dalam hal efektivitas pengelolaan data administrasi

dengan menggunakan menggunakan teknologi canggih yakni dengan

komputer, oleh pegawai menunjukkan bahwa kerjasama pegawai sudah baik

dilaksanakan, karena aparat yang ada, sudah mampu menjalin hubungan kerja

yang baik, baik itu kepada sesama pegawai, maupun antara pegawai dengan

pimpinan (Kepala Unit).

Hasil pengamatan itu didukung dengan pendapat responden mengenai

kerjasama ini. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 4.2.: Pendapat Responden Tentang Kerjasama Pegawai Dalam

Pengelolaan Data Administrasi
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat baik 18 60,00

2 Baik 10 33,33
3 Kurang baik 2 6,67
4 Tidak Baik - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

33
 Berdasarkan data responden seperti nampak pada Tabel 4.2 di atas,

maka nampak bahwa responden cenderung memilih jawaban sangat baik,

yaitu terdapat sejumlah 18 orang atau 60% dan sejumlah 10 orang atau

33,33% yang memberi jawaban baik dan yang memberi jawaban kurang baik

hanya 2 orang atau 6,67%.

Berdasarkan responden tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa

kerjasama pegawai kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV sudah baik.

Hal tersebut didasarkan pada hubungan yang telah dibangun sejak lama,

ditambah lagi dengan kepemimpinan kepala UPTD yang sangat menekankan

pentingnya unsur kerjasama dalam setiap pekerjaan yang ada di kantor.

Data tersebut pada tabel 4.2 juga didukung dengan hasil wawancara

yang dilakukan dengan kepala UPTD Pendidikan Wilayah IV, dimana

memberi jawaban yang sama dengan kesimpulan yang penulis kemukakan di

atas.

Jawaban responden tersebut di atas mengindikasikan bahwa kerjasama

yang telah dilakukan, didukung pula dengan penempatan pegawai

berdasarkan latar belakang pendidikan sudah tepat, yang dianggap sudah

berfungsi sesuai dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, sebab

mereka mampu menunjukkan kinerja yang optimal. Hal ini didukung dengan

hasil wawancara dengan informan yang menyatakan bahwa penempatan

pegawai pada kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV yang didasarkan pada

latar belakang pendidikan pegawai yang bersangkutan, yang dalam

34
melaksanakan tugas mereka dipandang cakap dalam menyelesaikan

pekerjaan.

Berdasarkan hal tersebut, maka latar belakang pendidikan pegawai

mempunyai hubungan dengan pencapaian hasil kinerja pegawai itu sendiri.

Data berikut (Tabel 4.3) memperkuat hasil penelitian sesuai apa yang telah

diperoleh di lapangan, yakni:

Tabel 4.3.: Data Pegawai Berdasarkan Latar Belakang Pendidikan

No. Jabatan Pendidikan

1 Kepala UPTD S1
2 Bendahara Rutin SLTA
3 Bendaharawan Gaji SLTA
4 Pegawai / Staf S1
5 Pengawas Jalur Sekolah S1
6 Pengawas Jalur Luar Sekolah Sarjana Muda
7 Tenaga Lapangan Dikmas S1
8 Pegawai Honorer / Sosial SLTA
9 Operator Komputer di SD Kec. Baranti Diploma
Sumber : Kantor UPTD Wil. IV, Juni 2007

Selain penempatan yang dianggap sudah sesuai dengan latar belakang

pendidikan yang dimiliki oleh seorang pegawai, maka yang perlu juga

diperhatikan dalam unsur kerjasama ini adalah dari segi keterampilan dan

kemampuan yang dimilikinya. Hal ini dapat dilihat dari tanggapan responden

pada tabel 4.4. sebagai berikut :

35
 Tabel 4.4.: Pendapat Responden Tentang Kemampuan Pegawai
Membangun Hubungan Kerjasama dalam Pengelolaan
Administrasi
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat mampu 19 63,33

2 Mampu 11 36,66
3 Kurang mampu - 0
4 Tidak mampu - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Responden dalam memberikan jawaban terhadap pertanyaan

penempatan pegawai didasarkan atas kemampuan pegawai dalam

membangun kerjasama, maka responden cenderung memilih jawaban sangat

mampu terdapat 19 orang atau 63,33%, sedangkan responden dengan jawaban

mampu sebanyak 11 orang atau 36,66%.

Data tersebut didukung dengan informasi yang diperoleh melalui

informan bahwa dalam hal kerjasama segenap pegawai mampu membangun

semangat kerjasama yang baik, antara lain nampak bila ada sesuatu yang

dikerjakan, maka tak segan-segan pegawai yang bersangkutan meminta

bantuan dari pegawai yang lain, dan pegawai yang dimintai bantuan tersebut

dengan senang hati membantunya, dan pekerjaan-pekerjaan lainnya di Kantor

UPTD Pendidikan Wilayah IV, misalnya kerja bakti, tidak ada pegawai

36
duduk santai hanya memperhatikan temannya bekerja, tetapi mereka semua

aktif dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka diketahui bahwa kerjasama

pegawai pada Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV dinilai baik, sehingga

untuk memberikan pelayanan yang prima kepada seluruh pegawai, Guru TK

dan guru SD, serta Kepala Sekolah yang ada di ruang lingkup dinas

pendidikan wilayah IV yang membutuhkan pelayanan, akan dapat dicapai

dengan baik. Kerjasama ini meliputi pula kegiatan-kegiatan pencatatan,

menghimpun data, mengelolah dan menyusun data, menggandakan serta

membuat laporan, yang kesemuanya itu tidak dilakukan sendiri tanpa adanya

bantuan dan kerjasama yang baik. Dengan adanya kerjasama yang baik, maka

setiap pekerjaan yang berat akan menjadi ringan.

Kerjasama yang sudah terpelihara dengan baik akan berpengaruh

terhadap kinerja yang dihasilkan pegawai, utamanya dalam hal pengelolaan

administrasi perkantoran khususnya dengan menggunakan komputer untuk

menunjang terwujudnya pelayanan yang prima. Pendapat responden

mengenai peningkatan kinerja sehubungan adanya kerjasama aparat, dapat

kita lihat pada tabel berikut di bahwa ini:

Tabel 4.5.: Pendapat Responden Tentang Pengaruh Kerjasama Dengan

Peningkatan Kinerja Pegawai
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat berpengaruh 10 33,33

2 Berpengaruh 20 66,66
3 Kurang berpengaruh - 0

37
 4 Tidak berpengaruh - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Pendapat reponden berdasarkan tabel 4.4 tersebut di atas, menujukkan

bahwa jawaban responden cenderung memilih jawaban berpengaruh dimana

terdapat sejumlah 20 orang atau 66,66%, dan 10 orang atau 33,33% yang

menyatakan sangat berpengaruh. Jawaban responden tersebut di atas

mengindikasikan bahwa membangun dan membina hubungan kerjasama yang

baik akan mempengaruhi peningkatan kinerja pegawai utamanya dalam hal

memberikan pelayanan yang prima seperti yang diharapkan, dalam arti bahwa

pegawai yang ada pada Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV dengan adanya

semangat kerjasama ini, diharapkan dapat mewujudkan pelayanan yang

prima.

Pernyataan tersebut didukung dengan jawaban responden mengenai

kemampuan mewujudkan pelayanan prima kepada seluruh pegawai/staf dan

para Kepala SD, dan Guru TK/SD yang ada di ruang lingkup UPT Dinas

Pendidikan Wilayah IV, yang membutuhkan pelayanan yang cepat, tepat dan

efektif, seperti nampak pada tabel 4.6 berikut ini:

Tabel 4.6.: Pendapat Responden Tentang Kemampuan Pegawai Dalam

Mewujudkan Pelayanan Prima dengan Adanya Kerjasama
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat mampu 8 26,66

2 Mampu 22 73,33
3 Kurang mampu - 0

38
 4 Tidak mampu - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Berdasarkan tabel tersebut di atas, menunjukkan bahwa pegawai

mampu mewujudkan pelayanan prima kepada seluruh pegawai, staf, guru

TK/SD, Kepala SD yang ada di ruang lingkup UPT Dinas Pendidikan

Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang yang membutuhkan pelayanan,

dimana terdapat 22 orang atau 73,33% menjawab mampu dan 8 orang atau

26,66% memberikan jawaban sangat mampu.

Pernyataan tersebut didukung dengan jawaban dari hasil wawancara

dengan informan yang menyatakan bahwa kerjasama yang telah diperlihatkan

oleh pegawai pada Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV, sudah mulai dapat

meningkatkan pelayanan.

2. Disiplin Pegawai

Dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan utamanya dalam

pengelolaan data administrasi yang baik, efektif dan efisien, yang dapat

dipertanggungjawabkan, sehingga mewujudkan pelayanan prima, maka tidak

hanya didasarkan pada kemampuan membangun kerjasama, akan tetapi juga

dipengaruhi pula dengan faktor kedisiplinan. Kedisiplinan disini lebih

difokuskan kepada ketaatan dalam menjalankan tugas-tugas pokok dan

kewajibannya sebagai seorang pegawai dalam arti taat pada jam kerja dan taat

39
dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan, sampai ketaatannya dalam

menjalankan perintah atasan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa kedisiplinan pegawai pada

Kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV cukup disiplin. Hal tersebut

dibuktikan dengan jawaban responden seperti nampak dalam tabel berikut di

bawah ini:

Tabel 4.7.: Pendapat Responden Tentang Kedisiplinan Pegawai Dalam

Menyelesaikan Tugas dan Pekerjaan
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat disiplin 7 23,33

2 Disiplin 21 70,00
3 Kurang disiplin 2 6,67
4 Tidak disiplin - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Tabel tersebut di atas memperlihatkan bahwa tingkat kedisiplinan

pegawai dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan sudah cukup baik. Hal ini

dapat dilihat dari jawaban responden bahwa terdapat 7 orang (23,33%) yang

menyatakan sangat disiplin, 21 orang (70,00%) yang menyatakan disiplin dan

hanya 2 orang (6,67%) yang menyatakan kurang disiplin.

Jawaban responden tersebut mengindikasikan bahwa pegawai yang

ada pada kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng

Rappang sudah cukup disiplin dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan,

utamanya dalam pengelolaan data administrasi dengan menggunakan

40
komputer. Hal ini didasarkan pula dari hasil pengamatan kami, bahwa

pegawai atau staf tersebut sudah dapat mematuhi perintah atasan / pimpinan

yakni mendahulukan kepentingan dinas daripada kepentingan lain. Hal ini

nampak dan sesuai dengan hasil wawancara dengan informan bahwa apabila

ada suatu tugas dan pekerjaan yang sifatnya mendesak, maka pekerjaan itu

dapat diselesaikan dengan baik tanpa adanya omelan dan dikerjakan dengan

senang hati.

Hasil penelitian lain mengenai kedisiplinan ini, adalah para pegawai

senantiasa mentaati ketentuan jan kerja yang sudah ditetapkan yakni masuk

kantor pada pukul 07.30 Wita dan pulang kerja pada pukul 14.00 Wita setiap

hari Senin sampai dengan Kamis, Jum’at pulang kerja pukul 11.00 Wita dan

Sabtu pulang kerja pukul 13.00 Wita. Walaupun masih ada pegawai yang

terkadang terlambat masuk kantor, karena ada kepentingan yang harus

diselesaikan dahulu sebelum masuk kantor. Hasil pengamatan kami tersebut

didukung dengan jawaban responden seperti nampak pada tabel berikut ini :

Tabel 4.8.: Pendapat Responden Tentang Kedisiplinan Pegawai Dalam

Mentaati Jam Masuk dan Pulang Kantor
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat disiplin 8 26,67

2 Disiplin 18 60,00
3 Kurang disiplin 4 13,33
4 Tidak disiplin - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

41
 Data tersebut di atas memperlihatkan bahwa responden dalam

mentaati jam masuk dan pulang kantor sudah cukup baik, dimana terdapat 8

orang (26,67%) menjawab sangat disiplin, 18 orang (60,00%) memberi

jawaban disiplin, dan hanya 4 orang (13,33%) memberi jawaban kurang

disiplin.

3. Sarana dan Prasarana

Selain unsur kerjasama dan disiplin pegawai dalam melaksanakan

tugas dan pekerjaan, unsur sarana dan prasarana adalah merupakan unsur

kerja yang sangat menunjang. Dimana sarana dan prasarana ini juga dianggap

sebagai salahsatu faktor yang berpengaruh dalam menyelesaikan pengelolaan

administrasi di suatu perkantoran.

Untuk mengetahui bagaimana tanggapan responden terhadap sarana

dan prasarana kerja Kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang yang ada, guna menyelesaikan tugas dan pekerjaan,

berikut dikemukakan pendapat responden seperti pada tabel berikut ini :

Tabel 4.9.: Pendapat Responden Tentang Penunjang Sarana Dan

Prasarana Kerja Dalam Menyelesaikan Tugas dan Pekerjaan
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat menunjang 11 36,66

2 Menunjang 19 63,33
3 Kurang menunjang - 0
4 Tidak menunjang - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

42
 Berdasarkan data tersebut di atas, penunjang sarana dan prasarana

dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan, utamanya dalam pengelolaan data

administrasi di Kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang menunjang, dimana terdapat 11 orang (36,66%)

menyatakan sangat menunjang, 19 orang (63,33%) yang memberi jawaban

menunjang.

Data-data tersebut didukung dengan hasil wawancara dengan

informan yang menyatakan bahwa sarana kerja yang ada di Kantor UPT

Dinas Pendidikan Wilayah IV sudah baik, dimana di kantor tersebut sudah

tersedia komputer sebanyak 2 unit, mesin ketik 2 unit, meja dan kursi kerja

yang masing-masing pegawai / staf sudah dapat satu pasang, sementara itu

dilengkapi dengan prasarana kerja yang cukup, dimana di dalam kantor

tersebut terdapat halaman / taman yang dikelilingi meja dan kursi yang

biasanya digunakan untuk pertemuan atau rapat, terdapat satu ruang pimpinan

(kepala Unit), satu ruang data / komputer, satu ruang staf / pegawai, dan

mempunyai satu ruang tunggu.

Sarana dan prasarana kerja seperti apa yang telah diuraikan di atas,

kenyataannya memang mendukung dalam menyelesaikan tugas dan

pekerjaan, utamanya dalam pengelolaan data administrasi dengan

menggunakan komputer. Dengan menggunakan sistim komputer dalam

pengolahan data administrasi, maka efektivitas dan efisiensi waktu akan

43
 tercapai. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan hasil responden seperti pada

tabel berikut ini :

Tabel 4.10.: Pendapat Responden Tentang Penggunaan Komputer dalam

Pengolahan Data Administrasi di Kantor UPT Dinas
Pendidikan wilayah IV
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat efektif 4 13,33

2 Efektif 26 86,66
3 Kurang efektif - 0
4 Tidak efektif - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Berdasarkan tabel di atas, menunjukkan bahwa tanggapan responden

tentang penggunaan komputer dalam pengolahan data administrasi di Kantor

UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang sudah

efektif, dimana responden sebanyak 4 orang (13,33%) menyatakan sangat

efektif, dan yang menyatakan efektif sebanyak 26 orang (86,66%), sedangkan

responden yang menyatakan kurang efektif

C. Pengelolaan Administrasi Perkantoran

Dalam mewujdukan pelayanan yang prima, maka harus didukung dengan

pengelolaan administrasi yang baik, administrasi yang dimaksudkan disini adalah

administrasi perkantoran yang dilaksanakan oleh pegawai atau staf yang ada di

44
Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang

berdasarkan jenis surat yang dimohonkan oleh para Guru TK / Guru SD, ataupun

para Kepala Sekolah Dasar. Bagaimana pengelolaan administrasi perkantoran

tersebut dilaksanakan? Berikut uraiannya:

1. Prosedur / Tata Cara Pelayanan

Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa administrasi yang dimaksudkan

disini adalah administrasi perkantoran dalam hal mewujudkan pelayanan

yang prima, yaitu prosedur atau tata cara pelayanan, kecepatan dan ketepatan

waktu pengelolaan administrasi perkantoran.

Dalam pengelolaan administrasi, prosedur atau tata caranya diatur

agar mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh pegawai / staf ,

Kepala Sekolah, Guru TK dan Guru SD yang ada di ruang lingkup Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang. Prosedur atau tata

cara pelayanan tersebut mengandung unsur kesederhanaan yang meliputi

kemudahan penyelenggaraan dan tata cara pelayanan.

Pengelolaan administrasi oleh pegawai / staf, harus mempunyai

prosedur dan tata cara yang sederhana, agar tidak mengandung kemungkinan

adanya tumpang tindih ataupun melalui beberapa meja (birokrasi).

Dalam tabel berikut di bawah ini akan diuraikan tanggapan responden

mengenai kemudahan prosedur dan tata cara pelayanan.

45
 Tabel 4.10.: Pendapat Responden Tentang Kemudahan Prosedur dan Tata
Cara Pelayanan
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat mudah 21 70,00

2 Mudah 9 30,00
3 Kurang Mudah - 0
4 Tidak Mudah - 0
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Pada tabel tersebut di atas menunjukkan bahwa penilaian responden

tentang prosedur dan tata cara pelayanan di Kantor UPT Dinas Pendidikan

Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang, yang menilai sangat mudah

sebanyak 21 orang (70,00%), sementara 9 orang (30,00%) yang menyatakan

mudah. Jadi dari data tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur dan

tata cara pelayanan di Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV mudah

dilaksanakan, karena tidak ada kesulitan yang dialami oleh pegawai / staf

dalam menyelesaikan urusan yang mereka kerjakan.

Prosedur dan tata kerja yang jelas sangat penting artinya, karena akan

menjadi pedoman bagi pegawai / staf dalam memberikan pelayanan yang

cepat, tepat dan memuaskan. Hal ini didukung dengan lengkapnya susunan

aparat yang ada pada kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV, dengan

sendirinya akan mencerminkan adanya prosedur dan tata kerja yang jelas

dalam memberikan pelayanan.

46
 Dari penjelasan tersebut di atas, dalam pengolahan data administrasi

perkantoran dengan menggunakan komputer, maka prosedur dan mekanisme

yang jelas sangat menentukan untuk memudahkan dalam melaksanakan dan

menyelesaikan setiap tugas dan pekerjaan. Walaupun demikian, adanya

prosedur yang jelas tapi tidak diimbangi dengan pegawai / staf yang

berkualitas, serta sarana yang kurang mendukung, maka mekanisme dan

prosedur itu juga akan sia-sia, sebab unsur pegawai / staf merupakan unsur

pelaksana dari setiap pekerjaan dalam mengeola urusan administrasi. Olehnya

itu, sangat diharapkan pengertian dan loyalitas yang tinggi dari segenap

aparat yang ada, agar konsekuen dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya

sebagai abdi negara dan abdi masyarakat.

2. Ketepatan Waktu

Dalam pelaksanaan pelayanan prima sangat dibutuhkan adanya

ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu urusan, karena dengan ketepatan

waktu akan menjamin efektivitas suatu pelayanan. Dengan adanya

pembatasan waktu penyelesaian pelayanan, maka akan sangat membantu dan

meringankan masyarakat dalam menyelesaikan segala urusan, ketepatan

waktu pelayanan sangat ditentukan oleh pelayanan pegawai / staf yang

maksimal dan rasa kesadaran yang tinggi sebagai abdi negara dan abdi

masyarakat. Mengenai ketepatan waktu penyelesaian pelayanan pada kantor

UPTD Pendidikan Wilayah IV, dapat kita lihat dari pendapat responden di

bawah ini :

47
 Tabel 4.11.: Pendapat Responden Tentang Ketepatan Waktu dalam
Menyelesaikan Tugas dan Pekerjaan
No. Tanggapan Responden Frekuensi Persentase

1 Sangat tepat waktu 7 23,33

2 Tepat waktu 14 46,67
3 Kurang tepat waktu 6 20,00
4 Tidak tepat waktu 3 10,00
Jumlah 30 100
Sumber : Data Primer, 2007

Dari tabel tersebut di atas, menunjukkan bahwa penilaian responden

terhadap ketepatan waktu pelayanan. Responden yang menilai sangat tepat

waktu terdapat 7 orang (23,33%), yang menilai tepat waktu sebanyak 14

orang (46,67%), yang menjawab kurang tepat waktu sebanyak 6 orang

(20,00%), dan hanya 3 orang (10,00%) yang menjawab tidak tepat waktu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyelesaian pelayanan dinilai

tepat waktu. Hal ini disebabkan karena pegawai, staf, yang bertanggung

jawab dalam penyelesaian surat tersebut, betul-betul mempunyai tanggung

jawab yang tinggi. Hal ini pula disebabkan karena dalam penyelesaian

persuratan sudah menggunakan komputer.

D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Tingkat Efektivitas Penggunaan

Komputer Dalam Pengolahan Data Administrasi Di Kantor UPT Dinas
Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang

Dalam pengolahan data administrasi, untuk mewujudkan pelayanan prima

dalam suatu organisasi atau instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta,

48
tidak selamanya akan berjalan dengan baik atau efektif seperti kita yang kita

harapkan. Terkadang dalam pelaksanaannya, khususnya aparat, pegawai, staf

ataupun operator komputer sendiri mengalami kendala atau faktor-faktor

penghambat, tetapi ada juga faktor yang mendukung bagi terlaksananya

pengolahan data administrasi dengan baik.

Faktor-faktor penunjang dan faktor-faktor penghambat akan turut

menunjang berhasil tidaknya suatu proses kegiatan pelayanan yang diberikan

oleh aparat, pegawai, staf ataupun operator komputernya sendiri. Adapun faktor

penunjang dan faktor penghambat efektivitas dalam pengolahan data administrasi

pada kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang

sebagai berikut :

1. Faktor-Faktor Penunjang :

a. Terciptanya hubungan kerjasama yang baik dalam pengelohan data

administrasi guna mewujudkan pelayanan yang prima.

b. Disiplin pegawai, staf ataupun operator komputer yang baik dalam

mentaati pelaksanaan tugas dan pekerjaan serta taat pada jam masuk dan

pulang kantor.

c. Terdapatnya sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran

pelaksanaan tugas pegawai, staf, operator dalam mewujudkan pelayanan

prima, utamanya sarana dalam pengolahan data administrasi berupa

komputer.

49
 d. Terciptanya hubungan yang baik antara pegawai, staf, operator dengan

pimpinan dan antara unit kerja yang ada di ruang lingkup UPT Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang.

2. Faktor-Faktor Penghambat :

Melihat faktor-faktor penunjang tersebut di atas yang terdiri dari

indikator penelitian yang diadakan, rasanya tidak ada faktor yang menjadi

penghambat, namun demikian kemungkinan akan menjadi faktor penghambat

dalam mewujudkan efektivitas penggunaan komputer dalam pengolahan data

administrasi di Kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten

Sidenreng Rappang adalah sebagai berikut :

a. Kemungkinan akan terjadi pemborosan alat tulis kantor, dimana

terkadang dijumpai kertas yang terbuang akibat kesalahan ketik. Hal ini

disebabkan karena operator komputer terkadang kurang teliti dalam

memperhatikan hasil ketikannya sebelum diadakan print out.

b. Dalam penyelesaian suatu persuratan dengan menggunakan komputer,

terkadang penyelesaiannya memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini

disebabkan karena terkadang mati lampu, dan operator belum sempat

menyimpan ketikannya (save data). Dan terkadang juga komputer dan

printer tidak optimal kerjanya, mengingat usianya sudah mencapai 5

tahun sehingga jika terjadi hal demikian, maka harus diperbaiki terlebih

dahulu.

50
c. Masih terdapat penyelesaian suatu urusan pelayanan yang kurang tepat

waktu, akibat belum adanya pendelegasian wewenang dari pimpinan

kepada bawahan dalam proses akhir penyelesaian surat, sebagai bukti

legalitas surat.

d. Aparat pengelola pelayanan khususnya staf atau pegawai, belum memiliki

kecakapan teknis, karena kurangnya keterampilan, sehingga masih

dibimbing dan diarahkan oleh pimpinan, mereka belum berani berbuat

sendiri, misalnya membuat konsep surat. Operator komputer juga belum

menguasai secara maksimal dan profesional dalam hal penggunaan

komputer, karena belum pernah kursus komputer sebelumnya.

51
 BAB V

PENUTUP

Pada bab ini akan diuraikan beberapa kesimpulan dan saran-saran

sehubungan dengan hasil penelitian yang penulis temukan di Kantor Unit Pelaksana

Teknis Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang, yakni sebagai

berikut :

A. Kesimpulan

Dari uraian pada Bab IV di atas, maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Pengolahan data administrasi dengan menggunakan komputer di Kantor UPT

Dinas Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang sudah mulai

dilaksanakan 75%, namun belum dilaksanakan secara maksimal, dimana

dalam pelaksanaan pengolahan data administrasi tersebut sudah terjalin

kerjasama, ditunjang dengan adanya disiplin, sarana dan prasarana kerja yang

menunjang, sehingga pegawai/ staf ataupun operator komputer dapat

mewujudkan pelayanan yang prima, baik kepada pegawai/staf, Guru TK/SD,

maupun kepada kepala Sekolah Dasar yang ada di ruang lingkup Dinas

Pendidikan Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang. Di samping itu dalam

mewujudkan pelayanan prima sudah terdapat prosedur dan tata cara

pelayanan yang jelas.

52
 2. Terdapat faktor penghambat dan faktor yang mendukung tingkat efektivitas

pengolahan data administrasi pada kantor UPT Dinas Pendidikan Wilayah IV

Kabupaten Sidenreng Rappang dalam mewujudkan pelayanan prima. Faktor

pendukungnya adalah adanya kerjasama, disiplin pegawai, sarana dan

prasarana kerja yang memadai. Sedangkan faktor penghambatnya ialah

adanya pemborosan ATK, apabila terjadi mati lampu atau komputer tidak

optimal/rusak, maka penyelesaian surat memerlukan waktu cukup lama,

dalam penyelesaian suatu layanan masih terdapat penyelesaian surat yang

kurang tepat waktu, kurangnya kemampuan teknis pengelola layanan dalam

hal kemampuan berinisiatif, serta operator komputer belum maksimal dan

profesional dalam menggunakan komputer karena belum pernah kursus

komputer sebelumnya.

B. Saran-Saran

Dari uraian pada Bab IV di atas, maka berikut penulis memberikan saran-

saran sebagai berikut :

1. Disarankan kepada pimpinan (Kepala Unit) agar memohon kepada Kepala

Dinas Pendidikan Kabupaten Sidenreng Rappang agar setiap tahun

mengadakan pelatihan kecakapan dan keterampilan, khususnya keterampilan

menggunakan komputer kepada masing-masing operator komputer guna

menambah wawasan dan kemampuan mereka, agar dalam penyelesaian

segala bentuk data administrasi dapat terselesaikan dengan baik, tepat waktu,

efektif dan efisien.

53
2. Dalam hal ketepatan dan kejelasan waktu penyelesaian suatu laporan dan

layanan, hendaknya pegawai ataupun staf di Kantor UPT Dinas Pendidikan

Wilayah IV Kabupaten Sidenreng Rappang dapat lebih berani / berinisiatif,

serta bertanggung jawab, agar laporan yang dibuat dapat lebih akurat, dan

pelayanan yang diberikan tidak berbelit-belit, namun harus memuaskan.

3. Sarana pelayanan yang ada, hendaknya selalu dipelihara dengan baik,

khususnya sarana berupa komputer, agar sarana tersebut aman, tidak mudah

rusak sehingga dapat bertahan lama.

54
Lampiran :

ANGKET UNTUK RESPONDEN

NAMA : ……………………………………………………………..
UMUR : ……………………………………………………………..
JENIS KELAMIN : ……………………………………………………………..
ALAMAT : ……………………………………………………………..
Pilihlah Salahsatu Jawaban A, B, Atau C Sesuai Dengan Hati Nurani Saudara Pada
Pertanyaan-Pertanyaan Di Bawah Ini !
1. Bagaimana tanggapan Saudara tentang penggunaan komputer dalam pengolahan
data di Kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV ?
a. Sangat efektif
b. Efektif
c. Kurang efektif
d. Tidak efektif
2. Bagaimana tanggapan Saudara tentang penunjang sarana dan prasarana kerja
dalam mewujudkan pelayanan maksimal dan prima ?
a. Sangat menujang
b. Menunjang
c. Kurang menunjang
d. dak menunjang
3. Bagaimana tanggapan Saudara tentang sarana pelayanan dalam menyelesaikan
tugas dan pekerjaan pada kantor UPTD Pendidikan Wilayah IV ?
a. Sangat mencukupi
b. Mencukupi
c. Kurang mencukupi
d. Tidak mencukupi
4. Bagaimana tanggapan Saudara tentang ketepatan waktu dalam menyelesaikan
tugas dan pekerjaan ?
a. Sangat tepat waktu
b. Tepat waktu
c. Kurang tepat waktu
d. Tidak tepat waktu
5. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kerjasama pegawai dalam pengelolaan
administrasi ?
a. Sangat baik
b. Baik
c. Kurang baik
d. Tidak baik

55
6. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kemampuan pegawai membangun
hubungan kerjasama dalam pengelolaan administrasi ?
a. Sangat mampu
b. Mampu
c. Kurang mampu
d. Tidak mampu
7. Bagaimana tanggapan Saudara tentang pengaruh kerjasama dengan peningkatan
kinerja pegawai ?
a. Sangat berpengaruh
b. Berpengaruh
c. Kurang berpengaruh
d. Tidak berpengaruh
8. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kedisiplinan pegawai dalam Mentaati Jam
Masuk dan Pulang Kantor ?
a. Sangat disiplin
b. Disiplin
c. Kurang disiplin
d. Tidak disiplin
9. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kedisiplinan pegawai dalam
menyelesaikan tugas dan pekerjaan ?
a. Sangat disiplin
b. Disiplin
c. Kurang disiplin
d. Tidak disiplin
10. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kemampuan pegawai dalam mewujudkan
pelayanan prima dengan adanya kerjasama ?
b. Sangat mampu
c. Mampu
d. Kurang mampu
e. Tidak mampu
11. Bagaimana tanggapan Saudara tentang penggunaan komputer dalam pengolahan
data di Sekolah Dasar Negeri yang Anda tempati bertugas ?
e. Sangat efektif
f. Efektif
g. Kurang efektif
h. Tidak efektif
12. Bagaimana tanggapan Saudara tentang sarana dan prasarana dalam
menyelesaikan tugas dan pekerjaan di Sekolah Dasar Negeri yang Anda tempati
bertugas?
b. Sangat mencukupi

56
 c. Mencukupi
d. Kurang mencukupi
e. Tidak mencukupi
13. Bagaimana tanggapan Saudara tentang kerjasama guru dan kepala sekolah dalam
pengelolaan administrasi di sekolah anda ?
a. Sangat baik
b. Baik
c. Kurang baik
d. Tidak baik

57
 DAFTAR ISI
Halaman

KATA PENGANTAR …………………………………………………………. i

DAFTAR ISI …………………………………………………………………… ii

BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PIKIR

: A. Tinjauan Pustaka
1. Definisi Komputer
2. Sistem Kerja Komputer
3. Perinsip Kerja Komputer
4. Pengertian Data
5. Konsep Dasar Informasi
6. Konsep Administrasi
7. Administrasi Perkantoran
8. Pengelolaan Administrasi Perkantoran
B. Kerangka Pikir

BAB III : METODE PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian
B. Variabel dan Disain Penelitian
C. Definisi Operasional Variabel
D. Populasi dan Sampel
E. Teknik Pengumpulan Data
F. Teknik Analisis Data

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Pengolahan Data
B. Pengelolaan Administrasi Perkantoran
C. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tingkat Penggunaan
Komputer terhadap pelaksanaan Administrasi

BAB V : PENUTUP
A. Kesimpulan

58
B. Saran

59
 HALAMAN PENGESAHAN

EFEKTIVITAS PENGGUNAAN KOMPUTER DALAM

PENGOLAHAN DATA ADMINISTRASI DI KANTOR
UNIT PELAKSANA TEKHNIS DINAS PENDIDIKAN
WILAYAH IV KABUPATEN SIDENRENG RAPPANG

Disusun dan diajukan oleh

KAMARUDDIN. S
NPM : 143042003

Menyetujui

Pembimbing I Pembimbing II

Drs. AHMAD MANNU, M.Si. Dra. ANDI NILWANA

NBM. 646 130 NBM. 907 537

Mengetahui :
Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara

60
 HARIYANTI HAMID, S.P, S.Sos.
NBM. 889 710
EFEKTIVITAS PENGGUNAAN KOMPUTER DALAM
PENGOLAHAN DATA ADMINISTRASI DI KANTOR
UNIT PELAKSANA TEKHNIS DINAS PENDIDIKAN
WILAYAH IV KABUPATEN SIDENRENG RAPPANG

Oleh :

KAMARUDDIN. S
NPM : 143042003

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
(STISIP) MUHAMMADIYAH SIDENRENG RAPPANG
2007

61
 DAFTAR PUSTAKA

Abdul Razaq. 2003. Cara Praktis Menguasai Komputer Aplikasi Perkantoran.

Yogyakarta: Indah.

Alamsyah M.K. 1993. Pelajaran Komputer SMK Tingkat I. Bandung: Armico.

Arikunto Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.

Handoko, T. Hani. 1964. Manajemen. Yogjakarta: BPPE.

Moh. Nazir. 1983. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Muh. Asri Makkuraga. 2000. Analisis Sistem Pengolahan Data Intern Penjualan
Produk Asuransi Jiwa Bersama Bumi Putera 1912 Cabang Makassar.
Makassar: STMIK Dipanegara.

Muliati Banggali. 2004. Efektifitas Pengelolaan Administrasi Perkantoran pada

Kantor Camat Panca Rijang Kabupaten Sidenreng Rappang. Rappang:
STISIPM Sidrap.

Sutrisno Hadi. 1986. Metodologi Research. Jogyakarta: Fakultas Psikologi UGM.

The Liang Gie. 1984. Administrasi Perkantoran. Jakarta: Gunung Agung.

62