Penerapakan E-Office Pada Lembaga Penyiaran Publik Radio Republik

Indonesia

Syifa Laili Hidayah

Universitas Negeri Jakarta, Indonesia

Article Info Abstrak

Keywords:
E-Office, peran E-Office,
Aplikasi Electronic
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan Aplikasi E-Office di
Lembaga Penyiaran Publik Radio Republik Indonesia. Metode yang
digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan
pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah
observasi, wawancara dan studi kepustakaan.

Abstract

This study aims to analyze the application of E-Office Applications in Republic

of Indonesia Public Radio Broadcasting Institution. which method used in this study
is a qualitative research method with case study approach. The data collection
technique used is observation, interview and literature study.
PENDAHULUAN

Dalam era global seperti saat ini, setuju atau tidak, mau atau tidak mau, kita harus tetap
berhubungan dengan teknologi khususnya teknologi informasi. Teknologi telah mempengaruhi
hampir seluruh aspek kehidupan sehari-hari (Dewi Salma P. & Eveline Siregar, 2007). Informasi
sudah seperti kebutuhan layaknya barang ekonomi yang lain. Hal ini dapat dimengerti karena
masyarakat sekarang menuju era masyarakat informasi (information age) atau masyarakat ilmu
pengetahuan (knowledge society). Peran informasi menjadi kian besar dan nyata dalam dunia modern
seperti saat ini. Bahkan, pemilik dari informasi ini mempunyai kedudukan yang tinggi dan akan
menguasai dunia (Nur Kholis, 2015). Perkembangan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja
dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga
akhirnya produktivitas akan meningkat.
Perkembangan teknologi informasi berdampak pada bermunculnya berbagai jenis kegiatan
yang berbasis pada teknologi, seperti e-office, e-commerce, e-education, e-medicine, e-laboratory,
dan lainnya, yang semuanya itu berbasiskan elektronik. Oleh karena itu sebuah sistem informasi
dibutuhkan oleh organisasi atau instansi agar pekerjaan yang dilakukan menjadi efektif dan efisien
karena diatur oleh sebuah sistem. Dalam hal ini sistem elektronik office sebagai media otomatisasi
dapat membantu kegiatan proses administrasi tersebut yang disertai dengan pembuatan laporan-
laporannya, yang tentu saja tidak akan membuang waktu yang lama karena telah tersedia program
yang dapat mempercepat pemrosesan pengambilan data yang dibutuhkan dan dengan adanya
kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia, yang mewajibkan setiap proses bisnis atau
kegiatan kantor pemerintahan daerah harus berjalan dengan efektif dan efisien, serta terjadinya
transformasi proses kegiatan kantor dari sistem konvensional atau manual ke sistem otomatisasi.
Dalam observasi peneliti berhasil mengamati peranan E-Office yang diterapkan pada Kantor
LPP RRI Jakarta adalah SIMPATIK RRI yang berguna sebagai penyimpanan dokumen-dokumen
penting mengenai data pegawai dengan jumlah pegawai sebanyak 291 orang. Penyimpanan
dokumen-dokumen data pegawai dikelola oleh divisi sumber daya manusia Kantor LPP RRI Jakarta,
divisi tersebut menggunakan dua cara sebagai backup dokumen, yaitu secara fisik dan elektronik.
Secara fisik, dokumen data pegawai dicetak kemudian dimasukkan kedalam ordner dan disimpan
secara manual pada lemari arsip di divisi sumber daya manusia. Sedangkan secara elektronik,
dokumen data pegawai di-scan, di-rename, di-upload dan disimpan pada aplikasi E-Office. Aplikasi
E-Office ini digunakan agar dokumen data pegawai tidak mudah rusak, tidak mudah hilang, mudah
dalam pencarian dokumen saat dibutuhkan kembali. Jika pegawai di Kantor LPP RRI Jakarta
membutuhkan suatu dokumen mengenai data pribadi atau keluarga dapat mengambil datanya dari
aplikasi E-Office, tidak perlu meminta dokumen ke divisi sumber daya manusia kecuali jika
dokumen tidak tersedia di aplikasi E-Office. Berikut dokumen-dokumen data pegawai:
1. Data kehadiran pegawai;
2. Data pribadi, pasangan serta anak pegawai;
3. Data alamat pegawai;
4. Data komunikasi pegawai (nomor telepon, alamat email pribadi, alamat email kantor, voice mail,
fax);
5. Data pendidikan pegawai;
6. Data riwayat jabatan pegawai;
7. Data kenaikan pangkat pegawai;
8. Data sosialisasi pegawai;
9. Data personal ID pegawai (jamsostek, kartu pegawai PNS dan NON PNS, KTP, NPWP dan akta
kelahiran)
10. Data kenaikan gaji berkala pegawai
11. Data bank detail pegawai
12. Data hukuman disiplin pegawai
13. Data penghargaan pegawai, dan
14. Data cuti pegawai.
Data observasi tersebut didukung oleh hasil singkat dari wawancara peneliti dengan beberapa
informan yang ada di dalam kantor LPP RRI Jakarta. Peranan E-Office pada kantor LPP RRI Jakarta
berjalan cukup baik dalam Aplikasi seperti SIMPEG (Sistematika Pegawai), aplikasi ini berguna
untuk mencatat absensi kehadiran, pencapaian kinerja karyawan dengan beragam kegiatan, dan juga
sebagai papan informasi tentang pegawai yang ada di dalam kantor LPP RRI Jakarta. Tidak hanya
itu, Aplikasi E-Office juga sangat berperan dalam ruang lingkup divisi sumber daya manusia, seperti
yang dikatakan oleh salah satu pegawai yang ada di divisi tersebut bahwasannya Aplikasi E-Office
berguna sebagai sarana maupun acuan karyawan dalam pendataan maupun pengarsipan data pegawai
yang ada di kantor LPP RRI Jakarta.
 Dari hasil wawancara singkat tersebut, peneliti juga menerapkan hasil pra riset sebagai data
pendukung untuk latar belakang masalah, hasilnya sebagai berikut.

Gambar 1.1 Hasil Pra Riset Pertanyaan pertama

Sumber : Data diolah oleh peneliti

Dari hasil pra riset pada gambar diagram di atas yang telah diisi oleh beberapa pegawai yang ada di
kantor LPP RRI Jakarta menjelaskan, bahwa sebagian pegawai menilai penerapan Aplikasi E-Office
di perusahaan telah berjalan dengan baik dan semestinya, hal ini pun dapat mendukung hasil

wawancara singkat peneliti dengan karyawan sebelumnya.

Gambar 1.2 Hasil pra riset pertanyaan kedua
Sumber : Data diolah oleh peneliti

Dalam pertanyaan pra riset kedua, menunjukkan hasil jawaban yang dominan, pertanyaan
tersebut mengangkat adanya kendala dalam penerapan Aplikasi Electronic Office. Seperti hasil
wawancara sebelumnya, kendala yang sering ditemui adalah pegawai yang tidak paham atau tidak
 tahu cara menjalankan Aplikasi tersebut. Dikarenakan situasi dan kondisi mereka yang sudah siap
untuk pensiun, mereka tidak akan mengikuti pelatihan tentang user pemakai Aplikasi Electronic
Office. Maka dari itu, semuanya akan dibebankan pada divisi sumber daya manusia dan juga
kesekretariatan. Hasil jawaban pra riset ini merupakan data survei yang peneliti berikan kepada para
pegawai kantor LPP RRI Jakarta. Diantaranya pegawai divisi SDM, Sekretariat, Keuangan, Teknik,
dan biro umum.
Pegawai yang akan pensiun tidak mengetahui bahwa dalam artian luas e-office merupakan
sebuah aplikasi administrasi perkantoran berbasis website untuk memfasilitasi disposisi surat oleh
pimpinan (Walikota/Wakil Walikota/Pimpinan OPD), dan melakukan manajemen persuratan
sehingga memudahkan dalam proses administrasi, pencarian dan pengarsipan surat. Penerapan e-
office sendiri berkaitan dalam pengurangan penggunaan kertas yang berlebih di sebuah perusahaan.
Aplikasi ini dapat menguntungkan dan memudahkan pekerjaan mereka di kantor.

KAJIAN PUSTAKA

Pengertian E-OFFICE
Elecetronic office atau e-office yang sering juga diistilahkan dengan otomatisasi perkantoran.
Otomatisasi dalam bahasa inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan
computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N,V, 1993). E-office merupakan sistem
informasi yang memiliki berbagai macam bentuk, salah satunya adalah website. Dalam sistem
informasi berbasis web. E-Office merupakan aplikasi administrasi perkantoran yang dikembangkan
untuk memudahkan kegiatan administrasi perkantoran.

Definisi E-Office
E-Office adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan naskah secara elektronik
yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi bersifat legal dan dan
berbasis web. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang
banyak
 menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer. Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi
perkantoran, sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini
pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Dalam electronic office, pegawai
 mempunyai akses untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan di dalam file komputer miliknya
atau milik orang lain, karena dalam electronic office, antar komputer dalam suatu perkantoran saling
terkoneksi.

Penerapan Penggunaan E-Office

Penggunaan aplikasi e-office sangat membantu karyawan dalam menyelesaikan kegiatan
pengelolaan arsip, membuat surat, dan lainnya sehingga pegawai lebih cepat dan tepat waktu dalam
menyelesaikan pekerjaannya. Berikut skema yang diterapkan e-office di integra. E-office mampu
bekerja secara optimal dan dapat memberikan kemudahan kepada pekerja/staff sehingga membantu
dalam efektivitas dan efisiensi waktu serta dapat meningkatkan produktivitas pegawai.
Meningkatnya produktivitas pegawai dalam dilihat dari kinerja pegawai yang semakin hari semakin
baik dan mampu menyelesaikan tugasnya sesuai waktu yang telah ditentukan.

Manfaat Penerapan E-Office

a) Tentunya dalam penyimpanan database tersimpan secara terpusat.
b) Database disimpan berupa cloud, vps, dan collocation server.
c) Sistem dapat dijalankan menggunakan internet atau tampa internet.
d) Dapat diintegrrasikan dengan layanan sms dan e-mail broadcast untuk notifikasi bagi pengguna
aplikasi.
e) Sistem dapat dengan mudah diakses melalui smartphone dan tablet.
f) Dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya walaupun berbeda instansi.

METODE PENELITIAN
Dalam menyelesaikan penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif.
Pendekatan kualitatif sering disebut dengan pendekatan naturalistik karena penelitiannya dilakukan
secara alamiah. Dalam penelitian kualitatif peneliti berperan sebagai instrument, oleh karena itu
dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrumen penelitian adalah orang atau human instrument.
Artinya, data yang dikumpulkan bukan berupa data angka, melainkan data yang berasal dari naskah
wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi, catatan atau memo peneliti dan dokumen resmi lain
yang mendukung. Tujuan menggunakan pendekatan kualitatif adalah agar peneliti dapat
menggambarkan realita empiris di balik fenomena yang terjadi.
Teknik Pengumpulan Data
Data Primer
Sumber data primer ini didapatkan dengan melakukan observasi secara langsung selama 6
bulan pada masa praktik kerja lapangan dan juga melakukan wawancara agar mendapatkan informasi
yang jelas dan akurat.
1. Wawacara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua
pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan pewawancara
(interviewer) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2010: 186). Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan wawancara semi terstruktur. Jenis wawancara ini mengharuskan
pewawancara membuat kerangka dan garis besar pokok-pokok yang dirumuskan tidak perlu
dipertanyakan secara berurutan (Moleong, 2010: 187).
Tujuan peneliti menggunakan metode ini adalah untuk memperoleh data secara jelas dan
konkret tentang bagaimana peranan pemerintah daerah melalui dinas pariwisata mampu untuk
mengelola potensi pariwisata yang terdapat di daerahnya. Peneliti menggunakan metode ini sebagai
petunjuk wawancara yang hanya berisi petunjuk secara garis besar tentang proses dan isi wawancara
untuk menjaga agar pokok-pokok yang direncanakan dapat seluruhnya tercakup. Pelaksanaan
wawancara dan pengurutan pertanyaan disesuaikan dengan keadaan responden dalam konteks
wawancara sebenarnya. Peneliti menggunakan wawancara terstruktur dengan menggunakan
interview guide yang pokok kemudian pertanyaan dikembangkan seiring atau sambil bertanya
setelah informan tersebut menjawab sehingga terjadi wawancara yang interaktif antara peneliti
dengan informan.
2. Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data yang digunakan dalam
metodologi penelitian sosial. Pada intinya metode dokumentasi adalah metode yang digunakan untuk
menelusuri data horistik. Dalam penelitian ini, peneliti mendapatkan beberapa gambar bentuk
aplikasi e-office yang ada pada kantor LPP RRI Jakarta. Selanjutnya, sebagai dokumentasi pribadi,
peneliti memiliki foto-foto tentang lingkungan perkantoran dan kegiatan yang ada pada kantor LPP
RRI Jakarta.
3. Observasi
 Observasi langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada
pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut. Observasi atau pengamatan merupakan salah
satu teknik penelitian yang sangat penting. Pengamatan itu digunakan karena berbagai alasan
(Moleong, 2010: 242).

Teknik Keabsahan data

Keabsahan data adalah kegiatan yang dilakukan agar hasil penelitian dapat
dipertanggungjawabkan dari segala sisi. Uji keabsahan data dalam penelitian kualitatif ini meliputi
uji validitas internal (credibility), validitas eksternal (transferability), reabilitas (depenadability), dan
obyektivitas (confirmability).

Teknik Analisis Data

Menurut bogdan (dalam sugiyono, 2016) Analisis data adalah proses mencari dan menyusun
secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain,
sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain. Analisis
data dilakukan dengan mengorganisasikan data, menjabarkan kedalam unit-unit, melakukan sintesa,
menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat
kesimpulan yang dapat diceritakan kepada orang lain. Miles dan huberman mengemukakan bahwa
aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus
menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data yaitu data
reduction, data display, dan verifyng Data.

HASIL DAN DISKUSI

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA

Ajay Supriadi, e. (2020). Prototype Of E-Office Administration Letter System in General Part of
Government of Tangerang Regency. ADI Journal on Recent Innovation (AJRI), 33-42.

Anton Subarno, Amina Sukma Dewi. (2018). E-Office dan Implementasinya. Prosiding Seminar
Nasional Pendidikan Administrasi Perkantoran (SNAP), 107-112.
Djubir Ruslan, E. (2022). Design E-Office Application for Population based on Cloud Computing.
International Journal of Information Technology and Education (IJITE), 91-98.

Endang Lestariningsih, etc. (2015). Rancang Bangun E-Office Administrasi di Bagian Humas
Universitas STIKUBANK SEMARANG. Dinamika Informatika, 102-108.

Etc., S. S. (2020). Analysis of Risk Management in E-Office Application Managed by PT. TELKOM
INDONESIA. E-Proceeding of Engineering, 6897-6909.

Fauzia Herdiana, Marsofiyati. (2019). Penerapan dan Pemanfaatan E-Office Sebagai Perwujudan
Paperless. Jurnal Informasi dan Komunikasi, 69-74.

J, M. L. (2010). Metedologi Penelitian Kualitatif. 138.

Ken Sakibara, E. (2002). E-Office, A communication Support System for Distributed Workes Using
Media Space. Masyarakat Pemrosesan Informasi Jepang, 2821-2831.

Moleong, L. J. (2010). Metedologi Penelitian Kualitatif.

Muhammad Syahidul Haq, N. A. (2021). Development of Codeigniter Based E-Office Applications.

International Conference on Research and Academic Community Services (ICRACOS), 269-274.

Nur Kholis. (2015). Pendidikan Dalam Upaya Memajukan Teknologi. Jurnal Pendidikan.

Salma, P. D., & Siregar, E. (2007). Mozaik Teknologi Pendidikan. Jurnal Pendidikan.

Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Kuantatif dan Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta .

Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantatif dan Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Totok Mulyono, K. (2017). Sistem Informasi E-Office Pendukung Program Paperless Korespondensi
Perkantoran (Studi Kasus: Bagian Administrasi Akademik Akademi Komunitas Semen Indonesia
Gresik). Cahayatech, 33-40.

Yudiana, etc. (2021). Analisis Keamanan Sistem Informasi E-Office Berbasis Website Pada STMIK
ROSMA dengan Menggunakan OWASP TOP 10. CESS (Journal Of Computering Engineering
System And Science), 185-191.