Plagiarism Checker X Originality Report

Similarity Found: 20%

Date: Thursday, February 03, 2022

Statistics: 237 words Plagiarized / 1175 Total words
Remarks: Medium Plagiarism Detected - Your Document needs Selective Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Arsip merupakan suatu kumpulan warkat
dimana penyimpanannya dilakukan secara teratur dan berencana dengan tujuan untuk
memudahkan penemuan kembali setiap kali diperlukan. Tujuan adanya arsip yaitu untuk
menyatukan informasi, memudahkan dalam mengakses dan penemuan kembali
informasi. Dalam suatu lembaga peranan arsip sangat penting karena arsip merupakan
sumber informasi dan sumber arsiptasi . Dengan pengelolaan yang baik dan terstruktur
maka surat akan tetap terjaga keamanannya serta memudahkan dalam pencarian saat
dibutuhkan kembali.

Pesatnya kemajuan dunia teknologi informasi dan komputer memberikan banyak

kegunaan, di antaranya dalam hal pengolahan data, sebab kerja pengolahan dan
penyimpanan data memerlukan penanganan yang tepat dan cepat. Komputer menjadi
salah satu alat yang tepat dalam mengerjakan hal yang cukup kompleks dan menjadi
tempat yang efisien sebagai media penyimpanan digital. Kelurahan adalah pembagian
wilayah administratif di Indonesia di bawah kecamatan. Kelurahan merupakan wilayah
kerja lurah sebagai perangkat daerah kabupaten atau kota. Kelurahan dipimpin oleh
seorang lurah yang berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil. Kelurahan merupakan unit
pemerintahan terkecil setingkat dengan desa.

Berbeda dengan desa, kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih terbatas.
Dalam perkembangannya, sebuah desa dapat diubah statusnya menjadi kelurahan, atau
sebaliknya. (wikipedia) untuk membantu kinerja lurah , untuk memenuhi target yang
diinginkan. Didalam pengeloaan arsip surat masuk dan keluar harus sangat penting
diperhatikan, agar berkas tersebut tidak hilang, rusak dan cepat ketika dibutuhkan,
berdasarkan wawancara dengan lurah kelurahan desa harjobinangun Fajar akbar
S.E.,M.Si Pengarsipan surat masuk dan keluar masih dilakukan dengan cara manual atau
belum terkomputerisasi yaitu dengan cara mencatatnya ke buku sehingga memliki
kelemahan ketidak efisienan dan efektifnya ruang, waktu, biaya.

Ketidak efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan
seperti filing cabinet, map, rak dan lainnya. Ketidak efisienan waktu yang dimaksud
adalah hal pencarian dokumen yang lama. Ketidak efektifan biaya yang dimaksud
adalah dalam hal peraatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan serta
pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. Teknologi saat ini berkembang pesat dan
salah satu teknologi yang dimanfaatkan hampir dalam segala aspek kehidupan adalah
komputer.komputer dapat membantu kita selessaikan tiap pekerjaan secara mudah dan
cepat ,terutama dalam aktivitas surat-menyurat pada suatu instansi surat merupakan
sarana komunikasi dan bukti otentik yang sangat penting dalam sebuah instansi(syaban
& bunyamin,2018).surat terbagi menjadi 2 jenis yaitu surat masuk dan surat keluar .surat
masuk mengacu pada segala jenis surat yang di buat untuk kepada instansi
lain(Prawono & Pamungkas,2017) .

Dalam kemajuan teknologi saat ini , ternyata belum banyak penerapan sebuah informasi
mengenai pengarsipan pada suatu instansi (Y.Irawan,2020).arsip merupakan sebuah
catatan penting dalam segala macam bentu dan karakteristiknya yang memiliki arti
sebagai alat komunikasi dan informasi antara instansi (Farell et al., 2018) salah satu
bagian dari instansi yaitu instansi kelurahan memiliki staf tata usaha .

Dalam pengelolaan surat masuk-keluar pada Kelurahan Harjobinangun belum

melakukan moderenisasi dengan komputer dimana masih menggunakan cara manual
yaitu mencatat rincian surat lalu menyimpan surat dalam lemari penyimpanan
berdassarkan jenis surat . proses yang dilakukan dengan cara tersebut akan
membutuhkan buku besar dan tempat penyimpanan yang lebih banyak untuk
pengarsipan surat serta akan mengalami kesulitan mencari data yang sudah lampau. Hal
tersebut dirasa akan memprlambat pekerjaan satu sama lain . Pengelolaan arsip surat di
Kantor Desa masih dilakukan dengan cara sederhana dan konvensional.

Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar masih berbentuk hard copy kemudian
surat disimpan pada rak arsip. Untuk pencatatan surat dilakukan pada buku agenda dan
diketik komputer dalam file excel. Hal ini berdampak pada lamanya proses pencarian
arsip surat, karena harus membuka terlebih dahulu kumpulan arsip satu per satu,
sehingga ini kurang efisien. Penyimpanan data arsip surat dalam file excel juga
dikhawatirkan hilang, sebab terhapus, terkena virus komputer, dan sebagainya.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis membuat kerja Praktek dengan judul
“SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB”. 1.2.
Rumusan Masalah Bagaimana membuat sistem informasi pengelolan Arsip Surat Masuk
dan Surat Keluar Pada Kantor Kelurahan Harjobinangun Berbasis Web sehingga dapat
membantu mengolah surat masuk dan surat keluar guna efisiensi dan efektifitas kerja,
dengan harapan kesalahan-kesalahan yang muncul dapat diperkecil dan proses
pengarsipan dapat di kerjakaan lebih baik lagi. 1.3.

Batasan Masalah Dari latar belakang berikut maka sistem yang dibuat memiliki batasan
masalah seperti, Sistem pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web
meliputi data surat masuk, surat keluar pada kantor Kelurahan Harjobinangun. 1.4.
Tujuan Kerja Praktik Adapun tujuan Rancang Bangun Sistem Arsip surat masuk dan
keluar yaitu memberikan kemudahan kelurahan harjobinangun dalam mengelola arsip
surat masuk dinas dan keluar ,disposisi surat, dan mencetak rekap laporan arsip surat
masuk dinas dan keluar 1.5.

Manfaat Kerja Praktik Berdasarkan tujuan pembuatan sistem informasi ini di harapkan
memiliki manfaat untuk memberikan kemudahan tentang pengarsipan data-data kantor
Kelurahan Harjobinangun berupa surat masuk, surat keluar, undangan masuk, undangan
keluar yang sebelumnya masih dilakukan secara manual tulis tangan dan tanpa terarsip
dengan baik. 1.6. Metode Penelitian Dalam melakasanakan Kerja Pratek ini ada
beberapa metode yang digunakan oleh penulis yaitu : Lokasi Penelitian Penelitian ini di
lakukan di kelurahan harjobinangun yang beralamat di Pojok, Harjobinangun, Pakem,
Sleman, 55582, Harjo Binangun, Pakem, Sleman . Teknik pengumpulan data berupa
suatu pertanyaan (statement) tentang sifat, keadaan tertentu dan sejenisnya.

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam

rangka mencapai tujuan penelitian (Gulo,2002) Dalam penelitian ini, metode
pengumpulan data yang digunakan adalah dengan pengumpulan data primer dan data
sekunder, yaitu: Data Primer Teknik pengambilan data dengan survey primer dilakukan
dengan wawancara kepada lurah harjobinangun. Selain itu juga dilakukan observasi
lapangan untuk data pendukung bagi penelitian ini. 1. Observasi. Observasi adalah
teknik atau cara untuk melakukan penelitian dengan meninjau langsung tempat
pembuatan sistem Pengelolaan arsip surat masuk dan keluar kelurahan harjobinangun,
yaitu dijalan Pojok, Harjobinangun, Pakem, Sleman, 55582, Harjo Binangun, Pakem,
Sleman Wawancara.

Wawancara yang dilakukan dengan bapak Sukandar yang bertugas sebagai Kepala
urusan Tata Usaha Kantor Kelurahan Harjobinangun adalah teknik pengumpulan
informasi melalui komunikasi langsung dengan lurah harjobinangu dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan terkait hal-hal yang dibutuhkan sebagai penulis dalam membuat
laporan dan sistem yang akan dibangun. Studi Literatur. Studi Literatur yang penulis
gunakan dalam penyusunan Kerja Praktek ini yaitu pengumpulan data yang dilakukan
dengan membaca dari berbagai referensi maupun media, menyangkut
informasiinformasi yang dibutuhkan penulis Data Sekunder Data sekunder yang
digunakan untuk melengkapi data berupa kajian literatur yang berkaitan dengan
penelitian yang dilakukan. Sumber data sekunder didapat dari dokumen – dokumen
yang berhubungan dengan objek penelitian di kelurahan Harjobinangun. 1.7.

Sistematika Penulisan Laporan Penyusunan laporan kerja praktik ini akan tersusun
secara sistematika menjadi lima bab yaitu sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab
ini terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan
penelitian, manfaat kerja praktek , metodologi pelaksanaan kerja praktek dan
sistematika laporan kerja praktek. BAB II : GAMBARAN UMUM DAN LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan tentang gambaran umum dari instansi kerja praktik, serta
menjelaskan konsep dan dasar teori yang mendukung penulisan laporan kerja praktek
ini.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan kebutuhan sistem,
perancangan sistem, perancangan Data Flow Diagram (DFD), perancangan basis data,
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi hasil implementasi dari rancang bangun
Sistem Informasi pengelolaan arsip surat masuk dan keluar Kelurahann harjobinangun.
BAB V : PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari pembuatan
rancangan bangun Sistem pengelolaan arsip surat masuk dan keluar di Kelurahan
harjobinangun. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
INTERNET SOURCES:
-------------------------------------------------------------------------------------------
1% - idoc.pub › documents › prosedur-kearsipan-34wm9gjgwml7
<1% - digilib.um.ac.id › images › stories
4% - www.danginpurikaja.denpasarkota.go.id › artikel
<1% - core.ac.uk › download › pdf
<1% - eprints.dinus.ac.id › 11723 › 1
7% - eprints.ums.ac.id › 91637 › 1
1% - lib.unnes.ac.id › 18124/1/7351308007
<1% - repository.bsi.ac.id › index › unduh
1% - eprints.dinus.ac.id › 12691 › 1
1% - jutif.if.unsoed.ac.id › index › jurnal
2% - metodepenelitianhlw134d03.wordpress.com › metode
<1% - repositori.unsil.ac.id › 1707 › 3
1% - repository.dinamika.ac.id › id › eprint
1% - www.academia.edu › 10069589
<1% - repository.unpas.ac.id › 26672 › 6
<1% - www.sipas.id