BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu bagian dari mata

kuliah dari kurikulum yang terdapat pada program studi Teknik dan Ilmu

Komputer di Universitas Potensi Utama, maka penulis diwajibkan untuk

melaksanakan PKL sebagai salah satu syarat untuk pemenuhan kurikulum . Dan

termasuk proses belajar mengajar atau praktek langsung bagi mahasiswa untuk

menambah wawasan, pengetahuan, keterampilan dan etika pergaulan khususnya

pada lingkungan kerja nyata bagi mahasiswa. Sebelum mahasiswa tersebut

memasuki dunia bisnis yang sebenarnya, sehingga diharapkan setelah mahasiswa

lulus bukan hanya menguasai ilmu pemasaran didunia nyata dengan baik,namun

bermanfaat bagi dirinya maupun bagi perusahaan dimana tempat mahasiswa

tersebut bekerja nantinya.

Kantor desa manunggal merupakan sebuah lembaga instansi pemerintahan

desa yang berada dikecamatan labuhan deli kabupaten deli serdang. Yang mana

organisasi tersebut dijalankan oleh Pemerintah dan wilayah kerja pemerintahan

desa dipimpin oleh kepala desa yang memiliki tugas pokok mewujudkan dan

mendukung pelaksanaan pemerintan desa dalam Penyelenggaraan bidang

Pemerintah,baik di bidang Pembangunan dan bidang Pembinaan kehidupan

masyarakat .
 Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Desa Manunggal,

penulis ditempatkan di Bagian Kearsipan. Dan penulis menemukan masalah

dibagian Arsip yaitu sistem pengolahan data kearsipan , seperti surat masuk dan

surat keluar masih menerapkan sistem yang manual, sehingga dalam proses

pencarian, penyimpanan, dan pengolahan masih memerlukan waktu, dan tenaga

yang lebih. Oleh sebab itu, penulis akan mengubah sistem manual menjadi sistem

terkomputerisasi.

Pengembangan ini akan memanfaatkan teknologi informasi yang akan

membantu pengolahan data arsip disuatu desa terutama pada proses data surat

masuk dan surat keluar. Berdasarkan latar belakang diatas penulis tertarik untuk

mengangkat judul dalam laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini yaitu “

Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor

Desa Manunggal “

I.2. Ruang Lingkup PKL

Ruang lingkup dari penulisan hanya memfokuskan proses pengolahan data

kearsipan “Surat masuk dan Surat keluar” pada kantor desa manunggal.

I.2.1. Identifikasi Masalah

Pada dasarnya ruang lingkup dari praktek kerja lapangan yang dilakukan

penulis pada kantor desa manunggal mencakup informasi pengolahan data

kearsipan ,maka penulis membahas mengenai Masalah yang terjadi yaitu :

1. Proses pengolahan dokumen atau arsip dikantor desa manunggal masih

belum diterapkan system yang terstandarisasi

2. Didalam pendataan kearsipan surat masuk dan surat keluar dilakukan masih

menggunakan sistem manual, sehingga prosesnya akan semakin lambat dan

tidak efesien.

3. Dalam proses pencarian dokumen atau surat masih dengan sistem yang tidak

akurat dimana kita diharuskan membaca tiap kepala surat untuk memastikan

apakah benar itu ysng kita perlukan.

I.2.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang penulis buat sebagai berikut :

1. Bagaimana Proses Sistem Informasi Pengolahan data kearsipan pada kantor

desa manunggal agar tidak membutuhkan waktu yang lebih lama ?

2. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi pengolahan data kearsipan

dikantor desa manunggal secara lebih tepat dan efektif ?

3. Bagaimana Megoptimalkan Perangkat Komputer dalam Penggunaannya?

I.2.3. Batasan masalah

Adapun batasan masalah dalam Laporan Praktek Kerja Lapangan Sistem

Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor Desa Manunggal adalah :

1. Data input meliputi data Surat Masuk dan Surat Keluar.

2. Data proses meliputi data Kearsipan Pada Kantor Desa Manunggal.

3. Merancang Sistem Informasi Pengolahan data kearsipan pada kantor desa

manunggal dengan UML.

4. Transaksi yang akan di proses pada Sistem Informasi berupa Transaksi

secara manual dengan mengacu pada data yang dimasukan secara

terkomputerisasi pada kantor Desa Manunggal.

5. Sistem Informasi ini menggunakan multiuser yang terdiri dari lebih dari satu

user menggunakan secara bersama pada kantor desa manunggal.

I.3. Tujuan Dan Manfaat

l.3.1 Tujuan

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis pada Kearsipan kantor

desa manunggal adalah .

1. Untuk menganalisa Sistem Informasi pendataan kearsipan pada Kantor Desa

Manunggal.

2. Untuk merancang sistem informasi pengolahan data kearsipan pada kantor

desa manunggal.

3. Untuk Mempermudah pegawai dalam pencarian dokumen saat diperlukan.

Dan memananilisir resiko kerusakan atau kehilangan berkas/dokumen

masyarakat .

4. Membuat sistem informasi yang dapat menghasilalkan laporan data kearsipan

secara cepat dan akurat.

I.3.2. Manfaat

Adapun manfaat yang di peroleh Mahasiswa selama melaksanakan

Praktek Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :

1. Untuk Merancang Sistem informasi pengolahan data kearsipan pada kantor

desa manunggal yang dapat membantu pegawai dalam mengolah data

kearsipan.
2. Menambah pengetahuan dan pengalaman kepada penulis terutama dalam

bidang pembuatan suatu sistem yang informatif dan efisien serta dapat

menerapkan pengetahuan yang ada pada Kantor Desa manunggal.

3. Memperbaiki sistem yang ada pada Kantor Desa Manunggal dengan

perancangan sistem pengolahan data kearsipan agar akurat dan efisien untuk

memudahkan pegawai dalam pembuatan laporan kearsipan.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada

minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi

gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan

seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula sehingga

merupakan suatu proses yang tiada hentinya.

Secara umum dalam rangka pengumpulan data yang dilakukan penulis

pada saat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan adalah dengan menggunakan

metode-metode berikut:

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

a. Obsevasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan

pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis

menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional

perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan.

Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar .
 b. Wawancara

Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis

dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya pada

pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada .yaitu kepada

Bapak M.Zulkarnaim Selaku Sekretaris desa .

Dengan pertanyaan sebagai berikut :

1. Penulis : Bagaimana proses pengolahan data kearsipan Pada

kantor desa manunggal ini Pak?

Narasumber : Sistem Pengolahan data kearsipan dilaksanakan masih

secara manual nak.

2. Penulis : Apa kendala selama ini yang menghambat proses

Pengolahan data kearsipan ini Pak?

Narasumber : Kendala nya yaitu pada proses pendataan surat masuk

dan keluar yang masih menggunakan microsoft word

dan microsoft excel menyebabkan terjadinya

penumpukan berkas di Ruang arsip.

2. Penelitian Pustaka (Library Research)

Yaitu penelitian yang didasarkan kepada keperpustakaan serta buku-buku

seperti buku laporan PKL dari alumni Universitas Potensi Utama yang diperoleh

dari perpustakaan Universitas Potensi Utama, literature, tulisan ilmiah dan

sebagainya. Data sekunder (data yang di peroleh dari sumber lain dalam bentuk

laporan).
3.Sampling (Sampel)

Dalam metode ini penulis diizinkan untuk mengambil data yang

dibutuhkan. Khususnya data yang mengenai dengan Kearsipan Pada Kantor Desa

Manunggal.

I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor

Desa Manunggal yang beralamat di Jl.Veteran Pasar 8 Dusun Kec.Labuhan Deli

Kab.Deli Serdang Yang Dilaksanakan dalam kurun waktu kurang lebih satu bulan

dari tanggal 22 Februari s/d 16 Maret 2021.