MANAJEMEN APLIKASI E-SURAT DALAM PENGELOLAAN

ARSIP AKTIF (STUDI KASUS APLIKASI E-SURAT DI BADAN

ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA BOGOR)
Erma Prasetyo*), Amin Taufiq Kurniawan
Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prf. Soedarto, SH,
Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275

Abstrak
Skripsi ini berjudul “Manajemen Aplikasi e-Surat dalam Pengelolaan Arsip Aktif (Studi Kasus Aplikasi e-
Surat di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor)”. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui konten arsip yang diterapkan dalam menggunakan aplikasi e-Surat, mengetahui pengetahuan
arsiparis, dan implementasi aplikasi e-Surat. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif
dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara
mendalam, dan studi dokumentasi. penelitian ini menggunakan 4 informan arsiparis. Teknik analisis data
dalam penelitian ini meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan dan verifikasi.
Hasil penelitian Manajemen Aplikasi e-Surat dalam Pengelolaan Arsip Aktif adalah Pertama, Jenis
konten arsip yang diterapkan dalam digitalisasi dengan menggunakan aplikasi e-Surat ini adalah arsip
aktif. Contoh surat yang didigitalisasi seperti, surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat
panggilan, pengumuman dan surat undangan rapat dinas. Kedua, pengetahuan arsiparis dalam
menerapkan aplikasi e-Surat didapat dengan adanya pelatihan sehingga dalam proses pelaksanaan
pengelolaan arsip secara digital tidak mengalami kesulitan. Ketiga, implementasi aplikasi e-Surat di
Badan Arsip dan Perpustakaan dan perpustakaan Daerah Kota Bogor ini sudah sesuai dengan SOP yang
ada, maka dari itu implementasi aplikasi e-Surat tentang pengelolaan surat aktif sudah tidak ada kendala

Kata kunci: manajemen; aplikasi; e-Surat; arsip aktif; badan arsip

Abstract

This thesis entitled "Application Management e-Surat in the Management Active record (Case Study e-
Surat Application in Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor) The purpose of this research is to
determine the content of the archive that is applied in the use of e-Surat application, knowing knowledge
archivists, and implementation of e-Mail application. This study uses qualitative descriptive method with
case study approach. Data collected by observation, interview and documentation study. This study uses
four informants archivists. Data analysis techniques in the study include data reduction, data
presentation, and conclusion and verification. The results of the study e-Surat Management Application in
the Management of the Active Archive is the First, type archive content applied in the digitalization by
using e-Surat application is active archive. Examples of such digitized letters, decrees, instructions, the
work order, circulars, summonses, notices and letters of invitation official meetings. Both, knowledge
archivist in implementing e-Surat applications come with their training so that in the process of
implementing digital archive management no trouble. Third, implementation of applications in e-Surat
Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor is in conformity with the existing SOP therefore the
implementation of the e-mail letter on active management is no obstacle

Keywords: management; application; e-Surat; active record; badan arsip

*)Penulis Korespondensi
E-mail: erma.prasetyo.ep@gmail.com
1. Pendahuluan
Arsip sangat penting bagi suatu institusi/
lembaga karena sebagai alat komunikasi internal dan
merupakan suatu pengetahuan dari sejarah yang
digunakan sebagai solusi untuk suatu permasalahan.
Arsip secara otomatis akan tercipta dari aktifitas suatu
instansi yang berperan sebagai sumber informasi dalam
melaksanakan kegiatan, serta akan terus berkembang
dengan perkembangan tata pemerintah dan masyarakat.
Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun
perkantoran tentunya akan menghasilkan dokumen-
dokumen yang digunakan sebagai bukti dari
pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan bagi
suatu pimpinan.
Menurut Laksmi (2015: 176-177) fungsi arsip
dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan
statis. Arsip dinamis terbagi menjadi dua yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis
adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan sehari-hari adminitrasi Negara.
Berdasarkan pengertian tersebut, arsip merupakan
sesuatu hal yang vital dan penting terutama bagi sebuah
organisasi yang informasinya terus berjalan dengan
begitu cepat. Usaha yang dapat dilaksanakan untuk
mencapai salah satunya adalah dengan melaksanakan
pengelolaan arsip dinamis aktif dengan baik dan benar.
Salah satu dari jenis arsip aktif adalah surat. Surat
dianggap penting karena merupakan sarana komunikasi
tertulis utama yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak ke pihak lain dalam suatu
instansi. Surat juga merupakan arsip yang paling tinggi
intensitas pengelolaannya sebagai arsip di organisasi
atau kantor. Oleh karena itu, surat tersebut perlu
mendapatkan pengelolaan yang baik dan benar. Seperti
yang sudah disebutkan, surat merupakan salah satu alat
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi secara tertulis. Jika demikian pengelolaan
surat sebagai salah satu bentuk atau wujud arsip
dinamis harus baik dan benar agar arus komunikasi
berjalan dengan lancar di suatu kantor atau instansi.
Penciptaan arsip meliputi kegiatan pengurusan surat
masuk dan surat keluar merupakan kegiatan yang selalu
ada dalam suatu kantor. Pengurusan surat masuk dan
surat keluar dari satu intansi dengan intansi lain tidak
selalu sama.
Dalam pengelolaan surat dapat diselenggarakan dengan
menggunakan dua cara yaitu:
1. Buku Agenda
Menurut Agus Sugiarto (2005: 27) pencatatan
dengan buku agenda dilakukan oleh instansi yang
belum menerapkan sistem kartu kendali. Pencatatan
surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan
dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan
buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan
tahunnya;
2. Kartu Kendali
Menurut Sedarmayanti (2003: 85) pengurusan
dengan menggunakan kartu kendali disebut dengan
sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah
helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-
kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu
kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda,
yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap
dua, rangkap tiga atau rangkap empat, sesuai
dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Penyimpanan arsip dilakukan bagi arsip aktif
dan arsip inaktif yang sudah didaftar. Prinsip
penyimpanan adalah dapat menjamin keselamatan fisik
dan informasi arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Agar tujuan penyimpanan tercapai, arsip harus
didasarkan pada bentuk dan medianya, serta
ketersediaan sarana dan prasarana simpan arsip yang
sesuai dengan standar. Selain itu, pengaturan suhu dan
kelembaban ruang simpan arsip juga harus dijaga
secara konstan sesuai karakter medianya. Menurut
Sukoco (2007: 44) membagi lima pokok sistem
penyelenggaraan filling yaitu:
1. Sistem abjad
Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan
susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen
bersangkutan;
2. Sistem subyek
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokan nama
masalah atau subyek pada isi surat;
3. Sistem geografis
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada pengelompokan menurut nama tempat.
Sistem ini seringdisebut juga sistem lokasi atau
sistem nama tempat;
4. Sistem nomor
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun dengan menggunakan kode angka
atau nomor;
5. Sistem kronologis
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem
penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat
disimpulkan bahwa fasilitas yang digunakan dalam
proses penyelenggaraan kearsipan harus memiliki
kualitas dan mutu yang baik, agar arsip yang disimpan
dapat terjaga keawetan baik dari segi fisik maupun dari
segi informasi yang terkandung di dalamnya.
Sedangkan ruang penyimpanan arsip harus diatur baik
segi penataan arsip maupun dari segi kelembaban dan
temperatur udara.
Ruangan yang terlalu lembab maupun terlalu
kering dapat merusak keawetan arsip, oleh karena itu
bila akan membangun tempat penyimpanan arsip, pilih
lokasi yang jauh dari keramaian, buatlah jendela-
jendela yang dipasang kawat halus agar debu dan
serangga tidak masuk, jendela dan pintu baiknya
menghadap ke arah Utara dan Selatan agar arsip tidak
terkena sinar matahari secara langsung untuk
mengantisipasi kerusakan arsip akibat sinar matahari
yang berlebihan.
Salah satu kegiatan yang termasuk di dalam
pengelolaan arsip yaitu pengurangan jumlah arsip atau
penyusutan arsip. Pemusnahan arsip umumnya terdiri
dari seleksi arsip yang akan dimusnahkan, pembuatan
daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan, pembuatan
berita acara pemusnahan, dan pelaksanaan pemusnahan
dengan saksi-saksi (Sugiarto dan Teguh Wahyono,
2005: 115-116). Berkaitan dengan angka penilaian
arsip dinamis, The Liang Gie (2009: 145) menyatakan
bahwa:
“Semakin besar persentase angka
penilaian, arsip-arsip tersebut semakin baik
karena masih mempunyai nilai kegunaan,
sebaliknya persentase angka penilaian masih
kecil berarti arsip tersebut sudah menurun
nilai gunanya atau mungkin sudah tidak
berguna lagi, sehingga perlu diadakan
penyusutan.Untuk arsip aktif angka penilaian
harus mencapai 5-20%.”
Berdasarkan pendapat di atas dapat
disimpulkan bahwa makin besar jumlah peminjaman
arsip, makin tinggi nilai guna arsip. Sebaliknya,
semakin berkurang jumlah peminjam arsip semakin
banyak arsip yang berkurang nilai gunanya. Angka
penilaian arsip masih tergolong baik apabila sekurang-
kurangnya menunjukkan angka 20%. Untuk
menentukan berapa lama arsip disimpan, apa
tindakannya setelah jatuh waktu, kesemuanya
dinyatakan dalam jadwal retensi arsip. Menurut
Sulistyo-Basuki (2003: 309), jadwal retensi Arsip
adalah daftar yang berisi keterangan jenis arsip
dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai dengan
nilai gunanya, tindakan setelah jatuh waktu.
Pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara
efektif dan efisien. Untuk itu suatu organisasi harus
melakukan perkembangan teknologi informasi dalam
bidang kearsipan. Dengan adanya perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi, pelaksanaan tata
persuratan didalam suatu organisasi berkembang
menjadi secara elektronik. Dalam hal ini
pengurusansurat masuk dan surat keluar menggunakan
media komputer.
Penggunaan media komputer menjadikan surat
masuk dan surat keluar termasuk kedalam golongan
arsip digital. Pengertian arsip digital yaitu: “Electronic
Record is a record that is suitable transmission or
processing by a digital computer (Arsip digital adalah
arsip yang dapat ditransmisikan, atau diproses dengan
menggunakan komputer digital). (International Council
of Archives (ICA) 1997). Read dan Ginn (2011:313)
menambahkan bahwa “electronic records may contain
quantitative data, text, images, or sounds that originate
as an electronic signal”. Maksudnya adalah bahwa
arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks,
gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal
elektronik. Media elektronik terdiri dari media
magnetik dan media optikal.
Read dan Ginn (2011:313) menjelaskan media
magnetik sebagai “a variety of magnetically coated
materials used by computers for data storage”. Media
elektronik merupakan berbagai bahan yang dilapisi
secara magnetik digunakan komputer untuk
penyimpanan data. Sedangkan media optikal adalah “a
high-density information storage medium where
digitally encoded information is both written and read
by means of a laser”. Media optikal merupakan media
penyimpanan informasi dengan kepadatan tinggi
dimana informasi digital dikodekan menggunakan
laser.
Selain itu pengelolaan arsip digital bukan
hanya ada di perusahaan swasta saja, tetapi telah
merambah ke bidang birokrasi yang berupaya dalam
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bagus. Tak
ingin tertinggal dari sektor privat, pemerintah selaku
organisasi sektor publik mulai menggunakan Teknologi
Informasi dan Komunikasi dalam rangka menguatkan
hubungan dengan warga negara, dunia usaha, dan
sesama instansi pemerintah. Penggunaan TIK oleh
pemerintah ini yang kemudian dikenal dengan
electronic government atau e-government. Menurut
Steifert and Bonham dalam Alshehri and Steve Drew
(2010), memberi penjelasan mengenai pengertian e-
government:
“e- government adalah sebuah cara
bagaimana pemerintah menggunakan
teknologi informasi khususnya aplikasi
internet berbasis web, untuk menyediakan
akses yang mudah terhadap informasi
pemerintah dan menyediakan pelayanan
publik, juga untuk meningkatkan kualitas
pelayanan pemerintahan, serta melakukan
transformasi hubungan antara pejabat publik
dengan penduduk dan juga bisnis. “
Menurut Kepala Kantor Data Elektronik
(KDE) Jawa Tengah Puji Astuti, otomasi kearsipan
tidak bisa dihindari lagi karena selain perkembangan
teknologi informasi dana dan sarana yang harus
disiapkan untuk penyimpanan fisik arsip semakin besar.
Kearsipan secara elektronik di satu perusahaan dan
pemerintahan memiliki banyak keunggulan dibanding
konvensional karena selain efisien juga memiliki
tingkat keamanan data yang memadai dan dapat
menyampaikan informasi secara online selama 24 jam.
Menurut Merry dalam Komalasari (2010: 49)
walaupun perkembangan teknologi informasi sudah
mewarnai bisnis konvensional, sistem pengarsipan
elektronik tidak secara otomatis menggantikan
dokumen kertas. Justru kedua sistem pengarsipan
tersebut saling mendukung dan melengkapi karena
untuk dokumen otentik tetap membutuhkan sistem
penyimpanan konvensional.
Kota Bogor merupakan salah satu kota yang
mempunyai tata kelola pemerintahan yang menerapkan
sistem digital ke arah e-government. e-Surat merupakan
aplikasi pengelolaan surat menyurat secara
digital/elektronik berbasis open source dan terintegrasi
dengan sistem SMS yang berguna untuk mempercepat
penyampaian informasi surat dan disposisi kepada
pihak yang dituju (Dinkominfo, 2012).
Pengelolaan surat masuk adalah seluruh
kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk,
pengolahannya atau penyelesaiannya hingga surat itu
disimpan. Setelah melakukan pengelolaan surat masuk,
tahap selanjutnya adalah pengelolaan surat
keluar.Pengelolaan surat keluar adalah semua kegiatan
dari pembuat surat hingga pengiriman dan
penyimpanannya.Dalam proses Penyimpanan arsip
dilakukan bagi arsip aktif dan arsip inaktif yang sudah
didaftar. Prinsip penyimpanan adalah dapat menjamin
Keselamatan fisik dan informasi arsip sesuai
Jadwal Retensi Arsip (JRA). Agar tujuan penyimpanan
tercapai, arsip harus didasarkan pada bentuk dan
medianya, serta ketersediaan sarana dan prasarana
simpan arsip yang sesuai dengan standar. Selain itu,
pengaturan suhu dan kelembaban ruang simpan arsip
juga harus dijaga secara konstan sesuai karakter
medianya.
Fasilitas yang paling pokok dalam pengelolaan
arsip adalah ketersediannya ruangan penyimpanan
arsip, karena penempatan untuk menyimpan arsip
sangat membutuhkan ruang yang sesuai dengan sayarat.
Sedangkan ruangan haruslah kering dan tidak terkena
sinar matahari secara langsung agar arsip-arsip tidak
cepat rapuh karena paparan sinar matahari. Menurut
Wursanto (2003: 221), yang dimaksud dengan ruangan
dalam hal ini adalah rungan penyimpanan arsip.
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1. Ruangan penyimpanan dijaga agar tetap
kering.Untuk mengatur kelembaban udara dan
temperatur udara dapat dipasang AC, selain untuk
mengatur kelembaban dan temperatur udara, juga
bisa untuk mengurangi banyaknya debu;
2. Ruangan harus terang dan sebaiknya
mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari. Sinar matahari di samping untuk
memberi penerangan ruangan, dapat pula
membantu membasmi musuh-musuh kertas arsip;
3. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara
dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu
lembab;
4. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan
serangan api. Untuk mencegah kemungkinan
adanya serangan api;
5. Gedung atau ruang penyimpanan arsip hendaknya
jauh dari tempat-tempat penyimpanan barang-
barang yang mudah terbakar;
6. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan
serangan air;
7. Lokasi ruang/ penyimpanan arsip hendaknya
bebas dari tempat-tempat industri;
8. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya
disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan
disimpan di dalamnya.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat
disimpulkan bahwa fasilitas yang digunakan
dalamSedangkan proses pengelolaan secara digital
tidak dapat disamakan dengan konvensional, karena
memiliki manajemen pengelolaan yang berbeda. Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem
pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap pegawai
kantor dalam bentuk penciptaan arsip dan penyimpanan
berbasis komputer.
Sistem ini dilakukan menggunakan program
aplikasi komputer yang biasa digunakan dalam
pekerjaan kantor, seperti word processing, spread
sheet, publisher, dan program aplikasi perkantoran
yang lain.Menurut Sukoco (2007:116) sistem
manajemen dokumen elektronik (e-Record
Management / ERM) yang baik akan mendukung :
1. Pertukaran informasi yang efektif serta
interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga
pemerintah;
2. Menyediakan sumber informasi yang berkualitas
dan otentik;
3. Prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun
transparansi informasi;
4. Pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi
lintas lembaga pemerintah.
Untuk memenuhi persyaratan akuntabilitas
dan melayani ke-butuhan internal, maka setiap lembaga
pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang
terkait dengan keputusan dan transaksi yang
dilakukannya. Dokumen perlu diakuisisi, dikelola, dan
disimpan dalam sebuah sistem yang mampu
memelihara integritas serta keasliannya. Menurut
 Zulkifli (2003:113) Sebuah dokumen harus memiliki
sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus
memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten/kandungan:
Merupakan informasi yang membangun sebuah
dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar,
simbol, dan sebagainya;
2. Konteks:
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam
pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah
dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional,
dan operasional;
3. Struktur :
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta
hubungan antar elemen di dalamnya.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan
dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus
memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen
tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-
langkah pemindaian (scanning) dokumen asli
(spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan
(dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta
keberlanjutan keberadaannya.
Permasalahan yang menarik untuk dikupas
penulis salah satunya selain belum semua lembaga atau
instansi menerapkan proses digitalisasi, dikarenakan
digitalisasi merupakan hal yang masih sangat baru di
dunia kearsipan dan dibandingkan di tempat lain yang
telah menerapkan digitalisasi, Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Bogor memiliki fasilitas untuk
melakukan proses digitalisasi, pemerintah pun
mendukung pelaksanaan program digitalisasi guna
menyelamatkan nilai dari arsip salah satunya dengan
digitalisasi,.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor
hanya memiliki beberapa tenaga ahli yang berkompeten
di bidang digitalisasidikarenakan tidak semua SDM
diberi pelatihan tentang digitalisasi dengan
menggunakan aplikasi e-Surat. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui bagaimana implementasi aplikasi e-
Surat di Badan Arsip dan Perpustakaan dan
Perpustakaan Daerah Kota Bogor yang terdiri dari
konten arsip yang didigitalisasi dan pengetahuan
arsiparis mengenai aplikasi e-Surat.
2. Metode Penelitian
Desain penelitian merupakan dasar dalam
melakukan penelitian. Desain penelitian adalah
pedoman dalam melakukan proses penelitian
diantaranya dalam menetukan instrumen pengambilan
data, penentuan sampel, pengumpulan data, dan analisa
data (Arikunto, 2010: 90). Penelitian ini menggunakan
desain penelitian kualitatif dengan pendekatan studi
kasus.
Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong,
(2011:4) Penelitian kualitatif merupakan fenomena
penelitian lapangan dengan mengumpulkan informasi
atau data tentang keadaan-keadaan secara nyata dari
orang-orang dan perilaku yang diamati kemudian
dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata
dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya
kalimat hasil wawancara. Sedangkan penelitian
kualitatif yang dikemukakan oleh Leedy dan Ormrod
dalam Samiaji (2012: 7) penelitian kualitatif
merupakan penelitian yang mencoba memahami
fenomena dalam seting dan konteks naturalnya dimana
peneliti tidak berusaha untuk tidak memanipulasi
fenomena yang diamati.
Dengan demikian penulis dapat mengambil
kesimpulan bahwa penelitian kualitatif adalah
penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena
mengenai suatu hal yang berlandaskan pada prosedur
yang didukung kuat sesuai dengan keilmuan kemudian
dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata
dan gambar sesuai dengan kalimat hasil wawancara
tanpa memanipulasi fenomena yang diamati.Jenis
penelitian ini menggunakan deskriptif kualitatif dengan
pendekatan studi kasus.
Jenis data yang digunakan dalam penelitian
adalah data deskriptif. Data deskriptif adalah data yang
disajikan dalam bentuk kata verbal atau gambar.
Adapun data deskriptif dalam penelitian ini yaitu
gambaran objek penelitian, meliputi:deskripsi objek
penelitian, visi dan misi, struktur organisasi, keadaan
sarana dan prasarana, dasar hukum serta permasalahan
dalam penelitian.
Jenis Sumber data dalam penelitian ini dibagi
menjadi dua, yaitu: Data Primer dan Data Sekunder.
Menurut Hasan (2002: 82) data primer ialah data yang
diperoleh atau dikumpulkan langsung di lapangan oleh
orang yang melakukan penelitian atau yang
bersangkutan yang memerlukannya. Data primer di
dapat dari sumber informan yaitu individu atau
perseorangan seperti hasilwawancara yang dilakukan
oleh peneliti. Data primer ini antara lain;
a. Catatan hasil wawancara.
b. Hasil observasi lapangan.
c.Data-data mengenai informan.
Pengambilan informan dalam penelitian ini
menggunakan teknik purposive sampling, yaitu
mengambil sampel dengan pertimbangan tertentu
yangdipandang dapat memberikan data secara
maksimal (Arikunto, 2010: 33).Informan dalam
penelitian ini adalah orang yang dimanfaatkan untuk
memberikan informasi tentang situasi, kondisi, dan
memiliki banyak pengalaman tentang latar
penelitian.Dengan demikian, peneliti menetapkan
informan dalam penelitian ini dengan kriteria sebagai
berikut:
1. Arsiprasi di BAPD
2. Mengetahui aplikasi e-Surat
3. Pernah menggunakan aplikasi e-Surat
Dalam pemilihan informan, peneliti memiliki
pertimbangan untuk memenuhi persyaratan yang
peneliti kehendaki sebagai informan. Informan yang
dipilih harus benar-benar berkompeten di bidangnya
sehingga selama melaksanakan penelitian tidak terjadi
kesalahan.
Bogdan dalam Sugiyono, (2009: 334)
menyatakan bahwa analisis data adalah proses mencari
dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh
dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-
bahan lain sehingga dapat mudah dipahami dan
hasilnya dapat diinformasikan kepada orang lain.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Jenis Arsip dan Tahapan Digitalisasi Arsip
Aktif di Badan Arsip dan Perpustakan Daerah
Kota Bogor
Proses digitalisasi arsip hal pertama yang perlu
diperhatikan adalah keaslian dan juga kelengkapan
informasinya. Progam digitalisasi arsip ini
dilaksanakan sebagai upaya mempermudah SDM
arsiparis dalam menjalankan tugas lebih mudah dan
cepat serta keamanan dalam menyimpan suatu
informasi yang tetap terjaga dari kerusakan yang
sengaja maupun tidak sengaja. Kegiatan digitalisasi ini
memerlukan proses berkesinambungan dalam
memindahkan konten dari media lama (tekstual) ke
media baru (digital). Badan Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Bogor ini dalam pengelolaan surat sudah
secara digital dan manual. Proses digitalisasi surat ini
menggunakan aplikasi yang bernama e-Surat. Aplikasi
ini dirancang untuk mempermudah proses pengelolaan
surat secara digital. Aplikasi ini membantu dalam
proses penyimpanan yang dapat bertahan lama.
Aplikasi e-Surat ini didapat dari Kantor
Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Aplikasi e-
Surat membantu Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Bogor untuk mempermudah mendisposisikan
surat. Aplikasi ini bisa diakses dengan membuka
alamat ini di internet http://esurat.kotabogor.go.id dan
dapat di download di android. arsip yang
didigitalisasikan dengan menggunakan aplikasi e-Surat
adalah surat masuk dan surat keluar sedangkan di
Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor
dapat melakukan digitalisasi yang lainnya seperti foto
dan peta yang besarnya sekitar A0. Akan tetapi tidak
dengan menggunakan aplikasi e-Surat karena memiliki
keterbatasan hanya dapat melakukan digitalisasi surat
masuk dan surat keluar. Alat yang dipergunakan
mengalihmediakan arsip surat yang bernama scanner,
sedangkan alat untuk mengalih mediakan arsip peta
menggunakan Plotter.
Dari penjelasan di atas, penulis mendapatkan
hasil yang hampir sama dari proses kerja digitalisasi,
seperti yang dijelaskan Sugiharto (2010: 54) proses
digitalisasi sbb:
Tabel 1. Perbandingan Digitalisasi( Sugiharto, 2010)
No Jenis Proses Peralatan
Dokumen Digitalisasi
1 Foto Scanning Flatbed Scanner
atau Kamera Set
pada meja Flatbed
2 Peta Scanning ScannerKhusus
atau Kamera Set
pada meja Flatbed
3 Kertas Scanning Flatbed Scanner
atau Kamera Set
pada meja Flatbed
Proses digitalisasi arsip surat masuk di Badan
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor dengan
menggunakan aplikasi e-Surat meliputi sebagai berikut:
pengecekan surat, pembuatan lembar disposisi,
pembuatan kartu surat masuk, pengisian surat
pengendalian naskah dinas, selanjutnya baru dimulai
proses digitalisasi dan melakukan scan. Pada proses
scanning arsip dilakukan alih media ke arsip digital
sebelum menginput melalui aplikasi e-Surat. Alat
scanyang digunakan adalah scanner tipe Canonscan
5600 F. Ketika melakukan scanning arsip akan muncul
tampilan dan mulai mengisi kolom yang berisi file
name sesuai yang diinginkan dan pada kolom save as
type diisi dengan PDF.
Proses digitalisasi surat masuk dengan
menggunakan aplikasi e-Surat maupun manual dan
digital terdapat metadata deskriptif seperti memberi
data judul, tema, keterangan, dll. dalam proses
pengelolaan surat masuk.Analisis dari informan yaitu
dengan adanya metadata maka akan lebih
mempermudah sebuah arsip digital, dan akan lebih
mudah untuk mempertahankan informasi dalam jangka
panjang. Hal ini diperkuat dari penjelasan National
Information Standards Organizations (NISO) (2004, 1)
menyatakan bahwa:
“metadata is structured information
that describes, explains, locates, or otherwise
makes it easier to retrieve, use, or manage an
information resource”.
Dari uraian di atas dapat diartikan metadata
adalah informasi terstruktur yang menggambarkan,
menjelaskan, menempatkan, atau mempermudah untuk
mengambil, menggunakan, atau mengelola sebuah
sumber informasi.
Segala bentuk penyimpanan dalam berbagai
media menyesuaikan pada perkembangan teknologi.
Proses ini mengharuskan para arsiparis bekerja sama
dengan praktisi IT untuk menganalisis perubahan

teknologi dengan sebuah perencanaan jangka panjang
dalam rangka digitalisasi dokumen/ arsip. Menurut
Sugiharto (2010: 56-57) dalam jurnalnya yang berjudul
“Penyelamatan Informasi Arsip di Era Teknologi
Digital”. Menjelaskan beberapa format media
penyimpanan dokumen/arsip dalam bentuk digital,
dan beberapa komponen penyimpanan IT :
1. HardDisk Drives
2. MagneticTape (Linear Tape Open /LTO)
3. OpticalDisks
4. Robotics
Dari teori di atas hasil wawancara menunjukan
bahwa media yang digunakan dalam menyimpan
koleksi yang sudah dalam bentuk digital di Badan
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor ini masih
kurang beraneka ragam. Hal ini dkarenakan media yang
digunakan masih terlalu sedikit jenisnya yaitu masih
menggunakan CD dan juga hard disk. Hal ini sangat
jauh seperti yang diutarakan oleh Sugiharto (2010: 56-
57) dalam jurnalnya yang berjudul penyelamatan
informasi arsip di era teknologi digital mengenai
format media penyimpanan dokumen/arsip dalam
bentuk digital, dan beberapa komponen penyimpanan
IT.
Dalam penyimpanan arsip selalu ada
pemusnahan arsip. Hal ini juga terjadi pada arsip secara
digital. Peraturan pemerintah Nomor 34, setiap arsip
ditentukan retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya
dan dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip.
Dalam membuat jadwal retensi arsip setidak-tidaknya
berisi informasi mengenai jenis arsip, jangka simpan
dan keterangan. Penentuan model jadwal retensi arsip
terbuka luas, sesuai dengan kebutuhan instansi masing-
masing dalam hal ini dapat dilakukan pembuatanjadwal
retensi arsip yang lebih rinci misalnya menyangkut
jangka simpan aktif, inaktif dan lain-lain.
Untuk penyimpanan arsip yang telah di alih
mediakan disimpan pada lemari biasa, sedangkan untuk
perawatannya hanya sebatas membersihkan debu saja.
Hal ini sangat jauh dari standar penyimpanan arsip
yang ada. Menurut Wursanto (2004: 221) yang
dimaksud ruangan dalam hal ini adalah rungan
penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur
sebagai berikut:
1. Ruangan penyimpanan dijaga agar tetap
kering.Untuk mengatur kelembaban udara dan
temperatur udara dapat dipasang AC, selain untuk
mengatur kelembaban dan temperatur udara, juga
bisa untuk mengurangi banyaknya debu;
2. Ruangan harus terang dan sebaiknya
mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari. Sinar matahari di samping untuk
memberi penerangan ruangan, dapat pula
membantu membasmi musuh-musuh kertas arsip;
3. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara
dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu
lembab;
4. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan
serangan api. Untuk mencegah kemungkinan
adanya serangan api;
5. Gedung atau ruang penyimpanan arsip hendaknya
jauh dari tempat-tempat penyimpanan barang-
barang yang mudah terbakar;
6. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan
serangan air;
7. Lokasi ruang/ penyimpanan arsip hendaknya
bebas dari tempat-tempat industri;
8. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya
disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan
disimpan di dalamnya.
Proses digitalisasi diperlukan perencanaan
yang matang salah satunya anggaran atau pendanaan.
Program yang sudah disusun harus disertai anggaran
yang dibutuhkan. Anggaran digitalisasi harus
disesuaikan dengan analisis kebutuhan sistem,
ketersediaan peralatan dan media penyimpanan.
Peralatan menjadi sangat penting karena menjadi faktor
utama penyedot terbanyak alokasi anggaran. Dengan
adanya anggaran yang tersedia maka program
digitalisasi dapat berjalan.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
terdapat aturan yang perlu dipahami, setiap langkah
digitalisasi harus dimulai dengan pembuatan master
plan sebagai acuan utama dalam melaksanakan
program. Master plan ini berisikan
kebijakanperencanaan, pendanaan, pedoman-pedoman
operasional (SOP) dan hal teknis lainnya (Sugiharto,
2010: 59).Hal ini sangat membantu bila ada
permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan
perlu melihat kembali acuan utama tesebut, dalam
prosespengelolaan surat dengan menggunakan aplikasi
e-Surat terdapat SOP yang diberikan dari Kominfo.
Dalam konteks penerapan SOP Winarno
(2012: 207) menjelaskan bahwa salah satu faktor yang
menentukan pengaruh implementasi kebijakan
SOPterhadap kinerja pegawai di lingkungan organisasi
adalah struktur organisasi. Struktur organisasi yang
melaksanakan kebijakan memiliki pengaruh penting
pada implementasi. Salah satu aspek struktural paling
dasar dari suatu organisasi adalah prosedur kerja
ukuran dasar (standard operating procedures, SOP).
Dengan menggunakan SOP dapat menyeragamkan
tindakan dari pejabat dalam organisasi.
Teori di atas sesuai dengan apa yang terjadi di
lapangan. Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Bogor adalah salah satu pemerintahan yang
melaksanakan tugas di bidang pemerintahannya dengan
berpedoman pada Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang diinstruksikan oleh Komunikasi dan Informatika
(Kominfo) Penerapan ini menyebabkan semua urusan
dalam hal pengelolaan arsip secara digital dapat. Hal
tersebut sejalan dengan apa yang menjadi temuan di
lapangan dalam proses observasi dan studi
dokumentasi.
3.2 Sumber Daya Manusia dalam Proses
Digitalisasi Arsip Aktif di Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Bogor
Kegiatan digitalisasi arsip sangat diperlukan
suatu bentuk tim. Untuk setiap kegiatan digitalisasi
mulai dari surat datang lalu mengidentifikasi arsip yang
akan dialihmediakan hingga penyerahan hasil
digitalisasi dibutuhkan sebuah tim. Tim di Badan Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor akan
bertanggung jawab terhadap kegiatan digitalisasi.
Dalam pelaksanaan pelatihan kompetensi staf sangat
dibutuhkan penjaminan bahwa sebuah alat yang
sudah ada, akan digunakan dan berfungsi dengan baik
dan maksimal. Sehingga sumber daya manusia semakin
berkompeten dan hasil yang didapat untuk sebuah
instansi dapat berkembang. Hasil informasi Menurut
Notoatmodjo (2009: 18) bahwa pentingnya program
pendidikan dan pelatihan antara lain:
1. Sumber daya manusia atau pegawai yang
menduduki suatu jabatan tertentu dalam organisasi,
belum tentu mempunyai kemampuan yang sesuai
dengan persyaratan yang diperlukan dalam jabatan
tersebut. Oleh sebab itu pegawai baru ini perlu
penambahan kemampuan yang mereka perlukan.
2. Kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, jelas
akan mempengaruh suatu organisasi/instansi. Oleh
karena itu jabatan-jabatan yang dulu belum
diperlukan, sekarang diperlukan.Sehingga
diperlukan penambahan atau peningkatan
kemampuan yang diperlukan oleh jabatan tersebut.
3. Di dalam masa pembangunan ini, organisasi atau
instansi baik pemerintah atau swasta merasa
terpanggil untuk menyelenggarakan pelatihan-
pelatihan bagi para pegawainya agar diperoleh
efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan masa
pembangunan.
Proses digitalisasi di Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Bogor tidak mengalami
kesulitan maupun hambatan sehingga sesuai dengan
teori tersebut. Selama penulis melakukan penelitian
arsiparis yang melakukan tugas digitalisasi sudah mahir
dan lancar dalam melakukan proses digitalisasi. Jadi
pelatihan yang diadakan oleh ANRI maupun dikominfo
sangat bermanfaat bagi keberlangsungan kegiatan
pengelolaan arsip dinamis dengan menggunakan e-
Surat untuk melakukan proses digitalisasi.
Arsiparis yang mengelola digitalisasi surat
masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi
e-Surat telah mendapat pelatihan mengenai
pengggunaan aplikasi e-Surat. Pelatihan aplikasi ini
didapat dari Dinas Komunikasi dan Informatika. Dalam
pemberian pelatihan untuk arsiparis di Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Bogor, bukan hanya Dinas
Komunikasi dan Informatika (Dinkominfo) saja yang
memberikan pelatihan terhadap arsiparis, tetapi ada
juga dari ANRI yang memberikan pelatihan mengenai
aplikasi pengelolaan arsip aktif. Walaupun berbeda
aplikasi yang digunakan dalam proses pelaksanaan
digitalisasi arsip aktif di Badan Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Bogor.
Ilmu yang didapat dari pelatihan di ANRI
memiliki banyak manfaat sehingga arsiparis memiliki
pengetahuan mengenai penggunaan aplikasi yang
berbeda. Pelatihan ini diadakan agar arsiparis di Badan
Arsip dan Perpustakaan. Sehingga dalam proses
digitalisasi surat aktif tidak memiliki kendala yang
rumit dikarenakan arsiparis telah memiliki pengetahuan
mengenai penggunaan aplikasi e-Surat.
3.3 Pemanfaatan Digitalisasi di Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Bogor
Setiap orang memiliki berbagai macam kebutuhan,
di antaranya kebutuhan informasi. Kebutuhan informasi
bagi sebagian orang adalah kebutuhan pokok yang
harus dipenuhi. Menurut Sutabri (2004: 31)adalah nilai
informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan
biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Informasi
yang nantinya diterima akan dijadikan pedoman dalam
melakukansegala kegiatan sehingga menghasilkan
sebuah keputusan dan pemenuhan kebutuhannya.
Deegen menjelaskan dalam bukunya Digital Futures
(Deegan dan Simon Tanner: 2002: 23), ada beberapa
manfaat digitalisasi sebagai berikut:
1. Akses cepat ke item permintaan tinggi dan sering
digunakan;
2. Akses mudah ke komponen individual dalam item
(contoh: artikel dalam jurnal);
3. Akses cepat ke materi secara remote;
4. Kemampuan untuk mendapatkan materi yang
tidak diterbitkan lagi (out of print);
5. Berpotensi untuk menampilkan materi dalam
format yag tidak dapat dicapai (contoh: ukuran
terlalu besar atau peta);
6. Mengizinkan penyebaran koleksi dan digunakan
secara bersama;
7. Berpotensi untuk mempresentasikan benda yang
mudah pecah/asli mahal dengan pengganti dalam
format yang dapat diakses;
8. Meningkatkan kemampuan penelusuran, termasuk
full text;
9. Integrasi pada media yang berbeda (gambar,
suara, video, dll);
10. Mengurangi beban atau ongkos pengiriman.
Dapat disimpulkan bahwa tujuan digitalisasi
terhadap koleksi grey literature (digital local content)
adalah untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan
akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya
informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan
dengan bahan tercetak. Melalui digitalisasi, surat dapat
menyimpan ribuan bahkan jutaan karya local content
maupun arsip lainnya tanpa dibatasi ruang dan waktu.
Pemanfaatan digitalisasi dengan menggunkan
e-surat bisa mempermudah pengarsipan, temu balik
arsip juga lebih mudah karena dilakukan secara digital.
Keamanan arsip lebih terjaga karena memilikibackup
arsip tersebut. Sedangkan kendala atau kekurangan
pada penggunaan aplikasi e-surat dalam pengelolaan
arsip dinamis adalah dalam menangani virus
yangbelum bisa kita dihindari. Tetapi dapat diantisipasi
dengan menggunakan antivirus. Penghambat lainnya
adalah jaringan internet yang bisa saja tidak stabil.
3.4 Kebijakan Digitalisasi asip dinamis di Badan
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor
Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam
berbagai hal, selain media informasi juga merupakan
bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
Arsip merupakan produk yang tercipta oleh
instansi manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang
melandasi pengambilan tindakan, melakukan kegiatan
sehari-hari, dan memori organisasiSelain itu juga
merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan
penyelenggaraan administrasi. Maka dari itu arsip perlu
dikelola dengan baik pentingnya arsip.
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Agar arsip
tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efesien
oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya
manajemen arsip yang baik.
Dalam sebuah organisasi Arsip memiliki
peranan sebagai sumber informasi dan sumber
dokumentasi.Sebagai sumber informasi, arsip dapat
membantu mengingakatkan petugas yang lupa
mengenai sesuatu masalah.Sebagai sumber
dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang
dihadapi.
Dalam melaksanakan program digitalisasi harus
membuat keputusan tentang program pelaksanaan
digitalisasi untuk semua dokumen/ arsip dengan
perencanaan jangka panjang. Dalam proses ini
diperlukan perencanaan yang matang, di antaranya
mengenai kebijakan digitalisasi. Kebijakan digitalisasi
di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor
dimulai sejak tahun 2013, kebijakan digitalisasi di
Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor
ditentukan oleh Pak Chusnul selaku Kepala di BAPD
ini.
Tujuan yang ingin dicapai dari adanya
program digitalisasi adalah untuk menjaga informasi
arsip jika sewaktu-waktu terjadi bencana atau
kehilangan arsip diuar dugaan jadi tidak perlu khawatir
karena sudah mempunyai backup.Sehingga
penyelamatan arsip sudah berjalan dengan
baik.Analisis tersebut sesuai dengan pendapat Sugiarto
dan Wahyono (2005: 78) mengenai kemudahan dari
arsip elektronik dari sudut pandang keamanan data,
Sugiarto dan Wahyono berpendapat “keamanan akan
lebih terjamin dengan adanya level keamanan“. Dengan
adanya back up keamanan akan didapatkan guna
menjaga nilai informasi dari sebuah arsip.
4. Simpulan
Jenis konten arsip yang diterapkan dalam
digitalisasi dengan menggunakan aplikasi e-Surat ini
adalah arsip aktif. Contoh surat yang didigitalisasi
seperti, surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat
edaran, surat panggilan, pengumuman dan surat
undangan rapat dinas. Pengetahuan arsiparis dalam
menerapkan aplikasi e-Surat didapat dengan adanya
pelatihan sehingga dalam proses pelaksanaan
pengelolaan arsip secara digital tidak mengalami
kesulitan.
Implementasi aplikasi e-Surat di Badan Arsip
dan Perpustakaan dan perpustakaan Daerah Kota Bogor
ini sudah sesuai dengan SOP yang ada, maka dari itu
implementasi aplikasi e-Surat tentang pengelolaan surat
aktif sudah tidak ada kendala. Sistem kearsipan
elektronik di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Bogor didukung dengan penggunaan
perangkat sistem kearsipan elektronik yaitu hardware
dan ssoftware. Hardware yang digunakan yaitu
seperangkat komputer, printer, scanner, plotter.
Software yang digunakan yaitu sebuah aplikasi
berbasiskan website dengan jaringan intranet yang
diberi nama e-Surat.
 64).Jakarta. http://web.pdii.lipi.go.idbaca/
Daftar Pustaka index.php/baca/article/view (4 September
2016) pukul 09.20 Wib.
Alshehri, Mohammed and Steve Drew. 2010. “E- Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif,
Alshehri, Mohammed and Steve Drew. Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabetha.
2010. “E-Government Fundamentals.” Sukoco, B. M. 2007. Manajemen administrasi
Griffith University Brisbane, Australia. perkantoran modern. Jakarta: Erlangga.
http://www98.griffith.edu.au.pdf diakses Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis.
pada tanggal 12 April 2016 pukul 11.57 Jakarta: PT Gramedia Pustaka.
Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran
Pendekatan Praktis. Jakarta: Rineka Cipta. Modern. Yogyakarta: Liberty.
Deegan, Marylin dan Simon Tanner. 2002. Digital Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Future: Strategies for the Information Age. Kearsipan.
London: Library Association Publishing. Winarno, Budi. 2012. Kebijakan Publik Teori, Proses,
Dinkominfo. “Rencana Induk Pengembangan E- dan Studi Kasus. Yogyakarta: CAPS.
Government Pemerintah Kabupaten Wursanto, Ignatius. 2003, Kearsipan I. Yogyakarta :
Jembrana 2009-2013”.http://jembranakab Kanisius
.go.id/pengumuman/RENCANA-INDUK- Zulkifli, Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan.
EGOV-JEMBRANA(2009-2013).pdf Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
diakses pada tanggal 21 April 2016 pukul
17.20
Hasan, Iqbal. 2002, Pokok-pokok Materi Metodologi
Penelitian dan Aplikasinya, Jakarta: Ghalia
Indonesia.
International Council Archives (ICA).1997. “Guide For
Managing Electronic Records From An
Archiva Perspective”. www.ncd.matf
.bg.ac.rs/standards /arhivisti.pdfdiakses pada
tanggal 12 April 2016 Pukul 00.12
Komalasari, Rita. 2010. Peran Dokumen Digital/
Elektronik di Tengah Era Globalisasi.
Jakarta: Bumi Aksara.
Laksmi dan Budiantoro. 2015. Manajemen Perkantoran
Modern. Jakarta: Rajawali Pers.
Moleong, Lexy J. 2011. Penelitian Kualitatif. Bandung:
Remaja Rosdakarya.
National Information Standards Organization (NISO).
2004. “Understanding Metadata.”
American: NISO Press. www.niso.org
/standards/resources/ UnderstandingMeta
data.pdf diakses pada tanggal 08 Mei 2016
pukul 14.30
Read, J. dan Ginn, M. L. 2011. Record management
(9th ed.). Mason, Ohio: Thomson South-
Western.
Samiaji, Saroso.2012. Penelitian Kualitatif: Dasar-
dasar. Jakarta. Indeks
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Mandar Maju.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen
Kearsipan Modern (dari Konvensional ke
Basis Komputer). Yogyakarta: Gava Media.
Sugiharto, Dhani. 2010. “Jurnal Penyelamatan
Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi
Dtigital”. Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 -