SISTEM APLIKASI PERMINTAAN

BARANG ALAT TULIS KANTOR (ATK)

BASIS DESKTOP PADA YP BINA
SATRIA MEDAN

Dosen Pembimbing : Romindo M.kom

Oleh:
Nama : Alwi Yahya

Nim : 18012021

Program Studi D3 Manajemen Informatika

Politeknik Ganesha Medan

Medan
2020
 ABSTRAK
YP Bina Satria Medan merupakan sekolah swasta yang bergerak di bidang pendidikan. seperti
halnya sekolah pada umumnya YP Bina Satria juga mempunyai persediaan alat tulis kantor untuk
mendukung kelancaran aktivitas belajar mengajar. Ketika penelitian ini dilakukan pencatatan dan
pembuatan laporan masih dilakukan menggunakan sistem tradisional atau setidaknya menggunakan
software Microsoft Office Excel sebagai alat hitung. atas permasalahan tersebut maka dilakukanlah
penelitian yang di beri judul Sistem Aplikasi Permintaan Alat Tulis Kantor pada YP Bina Satria
Medan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian perangkat lunak, dimana yang pertama sekali
dilakukan adalah dengan cara mengidentifikasi masalah yang dilanjutkan dengan studi kepustakaan,
pengumpulan data, menganalisa, perancangan kemudian dilanjutkan dengan mengimplementasikan
system kedalam bentuk terkomputerisasi, dan terakhir adalah melakukan pengujian terhadap sistem.
Berdasarkan hasil percobaan maka disimpulkan bahwa sistem aplikasi ini dapat memberikan
kemudahan pada pihak management agar lebih cepat dan efisien ketika melakukan pemesanan. sistem
ini juga sangat membantu bagian sarana logistik dalam mengelola persediaan alat tulis kantor pada
YP Bina Satria Medan.
 I. PENDAHULUAN
Alat Tulis Kantor (ATK) adalah sarana pendukung yang mempunyai peranan sangat penting
dalam berjalannya suatu fungsi administrasi perusahaan. Oleh karenanya pengelolaan ATK haruslah
mendapat perhatian khusus. Dimana diharapkan dengan dibentuknya suatu system pengelolaan yang
baik maka diharapkan semua permintaan yang diinginkan oleh berbagai departemen dapat terpenuhi
dengan optimal dan cepat tanggap. Perihal permasalahan pengelolaan ATK merupakan masalah
perubahan sistem lama menjadi system yang baru yaitu dari sistem manual ke komputerisasi. Dan
dengan seiringnya perkembangan zaman maka hampir semua perusahaan telah mengguakan sistem
komputerisasi dalam menangani perihal pemesanan Alat Tulis Kantor (ATK).

Toko ATK (dalam bahasa Inggris: stationery) merujuk pada barang-barang yang dijual oleh
stationer, yang dari namanya menunjukkan bahwa tokonya terletak di tempat-tempat tertentu biasanya
berdekatan dengan universitas dan berada di bangunan permanen. Awalnya toko ATK identic dengan
alat tulis menulis seperti pulpen, buku, kertas, dan lain-lain. Seiring waktu barang-barang yang dijual
di toko ATK berkembang ke alat-alat elektronik seperti mesin hitung kalkulator, tinta printer, mesin
penghancur kertas dan lain-lain.

Untuk saat ini sistem yang berjalan pada sekolah hanya memanfaatkan Microsoft excel
sebagai pengatur keluar masuknya sebuah barang, Microsoft word sebagai detail pemesanan, dan
masih secara manual dalam melakukan traksaksi jual beli. Dalam hal ini penulis ingin membantu
mengatur serta menampilkan detail barang secara otomatis.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dirancang suatu aplikasi sistem manajemen basisdata
yaitu Sistem Aplikasi Barang Pada YP Bina Satria. Diharapkan dengan adanya sistem ini YP Bina
Satria diberikan kemudahan dalam mencari informasi barang dan melakukan transaksi penjualan.
 II. TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Aplikasi
secara teknis, sebuah aplikasi dapat memberikan kemudahan bagi penggunanya
dalam mengelola dan mengubah isi dari sebuah database yang dinamis tanpa harus dibekali
pengetahuan tentang hal-hal yang bersifat teknis. Sedangkan secara spesifik aplikasi
merupakan sebuah program yang memungkinkan pengguna nonteknis untuk mengubah teks,
angka, dan jumlah pada sebuah data tanpa harus mempelajari kode java.

B. Konsep Dasar Model Pengembangan Sistem

Menurut Sukamto dan Shalahuddin Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga
disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle).
Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau
terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support).
Berikut ini adalah gambar modelair terjun :

Sistem Informasi
Analisis Desain Pemkodingan Pengujian

Gambar 1 Ilustrasi Metode Waterfall

a) Analisa kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara

intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang
dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk
didokumentasikan.

b) Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain
pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak,
representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan
perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapa
diimplementasikan menjadi program pada tahp selanjutnya. Desain perangkat lunak yang
dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

c) Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat

lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah
dibuat pada tahap desain.

d) Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional,
memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminilisir
kesalahan (Error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang
diinginkan.
 e) Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan
sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user.
Perubahan bias terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat
pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap
pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari
analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak membuat
perangkat lunak baru.

C. Sistem Kerja

Process Model

Administrasi Koperasi Logistik Distributor Vendor

Mulai

Memberikan Terima Nota Terima Nota Terima Nota Acc Terima PO

Nota Dinas

Acc Nota Kirim Kwitansi

Acc Nota D
Dinas
dan Barang
Cek

Memberikan
Memberikan
Nota Acc
Nota Acc

Membuat Membuat
Daftar Mengirim
pemesan
pesanan
an

Menerima
Kwitansi

Terima Nota dan

Menyerahkan
Barang Pesanan

Setiap satuan kerja mempunyai bagian administrasi yang salah satu tugasnya adalah
menyediaakan Alat Tulis Kantor (ATK) yang dibutuhkan dalam satuan kerja tersebut berikut proses
untuk kegiatan Inventory ATK. Pada kegiatan Permintaan Barang ATK maka Bagian Administrasi
mengajukan nota ke Koperasi. jika sudah di acc maka Koperasi mengeluarkan Nota Permintaan ATK
ke Logistik. Logistik memberikan disposisi kepada koperasi. Pelaksanaan Logistik & Pengamanan
setelah di acc maka diserahkan ke Distributor. Pada kegiatan Pengeluaran Barang Bagian Distributor
setelah menerima disposisi dari Koperasi. Pelaksanaan Logistik & Pengamanan lalu mengecek barang
sesuai yang diminta oleh Bagian Administrasi jika ada maka dibuatkan Surat Perintah Pengeluaran
Barang tetapi jika barang tidak ada maka bagian Distributor konfirmasi ke Bagian Administrasi
yang meminta. Pada kegiatan pengadaan barang jika barang dalam kondisi habis maka Bagian
Distributor membuat Catatan Permintaan Barang Persediaan ke Koperasi. Pelaksanaan Logistik &
Pengamanan untuk melakukan pengadaan barang yang habis pakai ke vendor. Jika barang sudah ada
maka vendor mengirimkan tanda serah terima barang dan barang kebagian Distributor.

III. METODOLOGI

A. Analisis
Berikut ini daftar kebutuhan dari Sistem Aplikasi Alat Tulis Kantor (ATK) pada YP Bina
Satria
1. User dapat melakukan login
2. User dapat mengelola Data Barang
3. User dapat mengelola Data Unit
4. User dapat mengelola Data Bagian
5. User dapat mengelola Kategori
6. User dapat mengelola User
7. User dapat mengelola Inventory
8. User dapat mengelola Laporan

B. Perancangan

Use Case Diagram

Package Diagram Halaman Admin Bagian Distributor

Penyimpanan

Mengelola
Mengelola Barang Barang

Mengelola Unit Mengelola

User

Mengelola Bagian Mengelola Inventory

Mengelola Kategori Mengelola Laporan

Gambar. 3 Package Diagram Use CaseHalaman Administrasi Bagian Gudang

Deskripsi Use case diagram Halaman Mengelola Data Barang:
uc Use Case Model

Form Barang

«extend» «extend»
Cancel
Distributor
Simpan
Save

List Barang

Cari

Hapus
Edit

Gambar. 4 Use Case Diagram Mengelola Data Barang

Pada proses ini bagian distributor membuat form yang berisikan data barang yang akan diteruskan
kepada vendor, distributor dapat merubah data, menghapus dan mencari data barang di database ketika berhasil
login dengan username admin.

act Use Case

Model

Search
Barang
«extend
» Tampilkan
Barang

«extend
»

Distributor
Gudang
«extend
Tambah »
Stok

Kurangi
Stok

Gambar. 5 Use Case Diagram Mengelola Inventory Barang

Distributor dapat melakukan pencarian data barang dan dapat menambah jumlah atau mengurangi barang.

uc Use Case
Model

Laporan
Barang

«exten
d»

Laporan
Barang Tampilkan
«exten Laporan
Masuk d»

Administras
i «exten
d»

Laporan
Barang
Keluar

Gambar. 6 Use Case Diagram Mengelola Laporan

Distributor menerima laporan barang ketika barang masuk atau keluar dari gudang
 Activity Diagram
1. Activity Diagram Halaman Administrator
act Business Process Model

[Login Salah]
Form
Barang

Logi Data Merg

n Barang e

Mulai
[Login
Benar] List
Barang

Form
Unit

Data Merg
Unit e

List
Unit

Form
Bagian
Bagia
n Merg
e

List
Bagian

Form
Kategori

Katego Merg
ri e

List
Kategori

Form
User

User Merg
s e

List
User

Kurangi
Stok

Inv
entory
Merg
e
Tambah
Stok

Data
Barang

Merg
Lapora Barang e
n Masuk

Barang
Keluar

Selesa
i

Gambar 7 Activity Diagram Halaman Administrator

User Interface

Tampilan Login

Gambar 1.2 tampilan login

Untuk login masing – masing entitas diberikan 1 akun untuk masuk ke database yang setiap entitas
memiliki hak akses yang berbeda beda.
Tampilan Transaksi

Gambar 2.1 Tampilan Transaksi

Pada Form ini semua proses pembelian dilakukan melalui form ini, semua data pembeli dimasukan
untuk dilanjutkan pada proses pengiriman.

Tampilan Pengiriman
 Gambar 3.1 Tampilan Pengiriman
Proses antar barang dilakukan pada form ini, nama pengirim dicantumkan agar sistem dapat mencatat
data pengiman barang ketempat pembeli

Tabel Pengiriman

No Transaksi Jenis Barang Nama Kurir Status

127239004560 Alat Kebersihan Nanda Aria Berhasil
127239004300 Alat Tulis Kantor Budi Anto Berhasil
127239073490 Peralatan Mengajar Septiawan Berhasil
Tabel 1.1 Tabel Pengiriman

IV. UJI COBA DAN EVALUASI

A. Uji Coba Fungsionalitas

Tabel .1 merupakan daftar hasil uji coba aplikasi proses pengiriman pada form transaksi. Setiap
poin-poin telah dilakukan pengujian berdasarkan scenario tertentu, Semua uji coba yang dilakukan
menghasilkan status berhasil.

B. Uji Coba Keakuratan Proses Pencarian barang

Merupakan pemilihan kategori barang yang digunakan untuk memilih kategori untuk sebuah
permintaan transaksi. Pengujian dilakukan dengan metode pengadaan untuk mendapatkan data akurat
dan tepat serta pengujian dilakukan dengan mengubah nomor transaksi ketika terjadi kesalahan untuk
mencari keakuratan data terbaik dari form tersebut.

V. KESIMPULAN
1.Dengan adanya aplikasi Sistem Pengadaan Barang ATK yang sudah terintegrasi ini, tentunya akan
memudahkan user dalam mengakses aplikasi ini.

2. Dengan adanya peringatan stok barang minimum dapat memudahkan Bagian Gudang dan Kabag.
Logistik dalam memantau stok barang alat tulis kantor (ATK).

3. Adanya menu login bagi Sub. Bagian Administrasi dapat memperoleh informasi data stok barang
dan transaksi yang cepat dan tepat.

4.Bagian gudang dapat menginput data penerimaan dan pengeluaran barang dengan cepat, akurat dan
dapat dipertanggung jawabkan.

5. Untuk Memaksimalkan pengamanan sistem, maka password yang digunakan haruslah sangat kuat
dengan memperhatikan kriteria berupa kalimat yang terdiri minimal 10-12 karakter dan harus
memiliki angka
 DAFTAR PUSTAKA
[1]. Deni Mahdiana. Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodologi
Berorientasi Obyek : Studi Kasus PT. Liga Indonesia. Jurnal TELEMATIKA MKOM, Vol.3
No.2, September 2011 ISSN 2085-725X.

[2]. Deny Wiria Nugraha. Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (Atk)
Berbasis Web. “MEKTEK” Tahun XIV NO. 2, MEI 2012

[3]. Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.