RANCANGAN AKTUALISASI

PENATAAN ARSIP REGISTRASI PEMBUATAN KARIS/KARSU DAN KARPEG MELALUI MEDIA

E-OFFICE PADA SUB BIDANG DOKUMENTASI DAN ARSIP KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI
JAWA BARAT

Unit Kerja : Sub Bidang Dokumentasi dan Arsip Kepegawaian

Identifikasi Isu : 1. Belum Optimalnya Penyimpanan Arsip Kepegawaian Digital
2. Belum Optimalnya Penataan Arsip Data Registrasi Karis/Karsu dan Karpeg
3. Belum Optimalnya Penyimpanan Arsip Kepegawaian Fisik
Isu Yang Diangkat : Belum Optimalnya Pengarsipan Data Registrasi Karis/Karsu dan Karpeg di Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat
Gagasan Pemecahan Isu : Penataan Arsip Registrasi Pembuatan Karis/Karsu Dan Karpeg Melalui Media E-Office Pada Sub Bidang
Dokumentasi Dan Arsip Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat

Keterkaitan Kontribusi
Penguatan Nilai
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Substansi Mata Terhadap Visi-
Organisasi
Pelatihan Misi Organisasi

1. Membuat Telaahan 1. Konsultasi kepada Telaahan Staf Akuntabilitas : Dalam pembuatan Dengan pembuatan
Staf mengenai kepala Subbid pengajuan pembuat Integritas konsistensi telaahan staf telaahan staf
Pengajuan pembuatan DOKARPEG E-office dalam membuat pengarsipan data pengarsipan data
E-office 2. Menyiapkan format usulan pengarsipan maka dapat maka Penguatan
telaahan staf yang data serta mewujudkan misi 2 Nilai Akuntabel dan
sesuai dengan tata bertanggung jawab BKD Provinsi Bermutu dapat
naskah dinas dalam pembuatannya Jabar dalam memiliki kualitas
3. Mengetik pada mengukur atau memenuhi atau
format telaahan staf Nasionalisme: profesionalisme melebihi standar
usulan pembuatan Sebagai budaya kerja
E-office dan budaya yang
 4. Meminta paraf dan berkembang di dan etos kerja kualitas yang telah
tanda tangan Indonesia untuk aparatur ditentukan.
kasubbid melakukan kegiatan
pemerintahan dengan
berjenjang.

Etika Publik :
Menggunakan
telaahan staf sebagai
prosedur yang sesuai
dengan aturan di
dalam memberikan
masukan dan ide pada
pimpinan.

Komitmen Mutu :
Mampu memberikan
mutu yang memiliki
kualitas hasil yang
diharapkan dengan
adanya telaahan staf
ini.

WoG :
koordinasi yang baik
antara bawahan dan
atasan atas usulan
dari bawahan.
2. Sosialisasi Internal 1. Mempersiapkan Kerja sama dan Akuntabilitas : Dalam Dengan Mengadakan
pada Subbid Sosialisasi koordinasi yang Mampu mengadakan kegiatan sosialisasi
DOKARPEG 2. Memberikan akan mudah berkoordinasi dan sosialisasi internal internal aparatur
penjelasan dan dilakukan di dalam bertanggung jawab maka dapat untuk meningkatkan
 meminta bimbingan lingkup Subbid dalam mengerjakan mewujudkan misi 2 nilai kreatif dan tetap
dalam pembuatan E- DOKARPEG aktualisasi. BKD Provinsi sesuai dengan
office Jabar dalam prosedur.
3. Mencatat masukan Nasionalisme: mengukur
dan hasil sosialisasi Membudayakan profesionalisme
4. Mengarsipkan hasil segala sesuatu dan etos kerja
notulensi sosialisasi dengan musyawarah, aparatur
agar tercapai maksud
yang dituju.

Etika Publik :
Komunikatif, mampu
melakukan
koordinasi dengan
pimpinan dan rekan
kerja

Komitmen Mutu :
Dengan adanya
sosialisasi internal
sebagai upaya
pelaksanaan kegiatan
yang diajukan dapat
berjalan efektif dan
efisien

WoG :
Menciptakan
kesinambungan kerja
antar sektor kerja
 agar tercapai maksud
yang dituju
3. Membuat inovasi 1. Pembuatan email Akun E-office pada Akuntabilitas : Dalam menyiapkan Dengan pembuatan
E-office registrasi 2. Instalasi Google Google Drive Integritas dan E-office data E-office yaitu
pembuatan Drive pada bertanggung dalam merupakan suatu pengarsipan data
Karis/Karsu dan perangkat komputer membuat E-office kegiatan untuk berbasis digital maka
Karpeg . 3. Sosialisasi Google serta konsisten dalam Mewujudkan Penguatan Nilai
Drive kepada staf di upaya mencapai modernisasi sistem Kreatif ,Bermutu,
Subbid tujuan yang ingin kepegawaian Kreatif dapat
DOKARPEG dicapai dengan file digital memenuhi daya
4. Pemberian akun ke yang cipta atau memiliki
Pengelola Nasionalisme: mempermudah kemampuan
Karis/Karsu dan Mendukung penyimpanan data menciptakan sesuatu
Karpeg terciptanya Indonesia yang bermanfaat
5. Sosialisasi maju dengan support atau meningkatkan
penggunaan akun E- e-Government manfaat.
office
Etika Publik :
Dilaksanakan dengan
sistem membuat
sekaligus
mensosialisasikan,
agar dilaksanakan
dengan optimal.

Komitmen Mutu :
mutu yang
berkualitas dalam
layanan E-office
sehingga kearsipan
dapat dilakukan
secara optimal
 Anti Korupsi:
Transparansi data
sehingga
meminimalisir
terjadinya korupsi.

Pelayanan Publik:
Meningkatkan
kinerja dengan
kearsipan berbasis
digital dan online.

4. Mengajukan format 1. Membuat format Draft Dokumen Akuntabilitas: Dalam membuat Dengan dibuatnya
tampilan data E-office data di worksheet Online Integritas danformat tampilan format tampilan data
registrasi Karis/Karsu 2. Format dokumen (Spreedsheet bertanggung jawab data E-Office akan E-Office dapat
dan Karpeg ke diajukan ke Google) dalam melaksanakan mewujudkan menjadikan data
Kasubid Kasubid kegiatan E-office
modernisasi sistem bermutu yang
DOKARPEG DOKARPEG sesuai kebutuhan dankepegawaian memili kualitas dan
3. Meminta usul dan data yang ada. melalui efektifitas sesuai dengan data
saran atas format layanan registrasi yang dibutuhkan.
yang dibuat Nasionalisme: Karis/Karsu dan
Sikap untuk Karpeg dengan
memajukan data yang akurat.
pemerintahan dengan
sistem baru untuk
kemajuan.

Etika Publik:
Melaksanakan
kegiatan melihat
kebutuhan.
 Komitmen Mutu:
Kegiatan untuk
mengutamakan data
yang berguna dan
tepat sasaran.

Anti Korupsi:
Kegiatan berjenjang
untuk tetap dalam
koridor kebutuhan
data yang dapat di-
publish.

WoG:
Koordinasi intern
untuk sinkronisasi
data yang masuk ke
BKD dan data yg
diajukan ke BKN.

Pelayanan Publik:
Optimalisasi
pelayanan registrasi
Karis/Karsu dan
Karpeg sesuai data
base yang
dibutuhkan.
5. Proses pengumpulan 1. Pengumpulan Berkas Surat Akuntabilitas: Proses Mewujudkan
berkas data pengajuan berkas yang telah Pengantar Bertanggung jawab pengumpulan pelayanan yang
Karis/Karsu dan diajukan dari setiap Pengajuan Karis/ atas validitas data berkas ini dalam akuntabel dan
Karpeg Karsu dan Karpeg rangka bermutu dalam
 OPD ke BKN untuk di mewujudkan pengumpulan berkas
melalui BKD. inventarisasi. profesionalisme pengajuan
2. Pemilahan Berkas pegawai dalam Karis/Karsu dan
untuk validasi Etika Publik: melaksanakan Karpeg.
kelengkapan Pengajuan berkas tugasnya.
persyaratan untuk dengan menerapkan
pengajuan prinsip keadilan dan
Karis/Karsu dan kejujuran agar
Karpeg pengajuan sesuai
dengan antrian ajuan
masuk.

Komitmen Mutu:
Mengutamakan hasil
dan keakuratan data
sesuai dengan berkas
pengajuan.

WoG:
Sinkronisasi berkas
yang masuk per
tanggal surat masuk
sesuai dengan tanggal
surat di bagian
sekretarian kantor.

Pelayanan Publik:
Dilaksanakan untuk
melayani PNS yang
mengajukan
pembuatan
 Karis/Karsu dan
Karpeg
6. Meng-entry data 1. Pemilahan berkas Data arsip digital Akuntabilitas: Kegiatan meng- Mewujudkan
registrasi Karis/Karsu yang dapat Mengerjakan dengan input data pelayanan yang
dan Karpeg ke diajukan dan yang sungguh-sungguh registrasi akan akuntabel pada
Woksheet E-Office tidak dapat sebagai meningkatkan kegaitan yang
diajukan pertanggungjawaban disiplin dan dilaksanakan.
2. Entry data atas validitas data profesionalisme
pengajuan ke yang di input. pegawai dalam
dalam worksheet mengerjakan
Komitmen Mutu pekerjaan.
Ketelitian dan
validitas data yang
sesuai antara
pengajuan dan peng-
input-an data.
7. Membuat formula 1. Membuat Kode Data Arsip Digital Akuntabilitas: Kegiatan membuat Menampilkan
rumus untuk meng- untuk setiap status Tanggung jawa atas formula rumus sesuatu
update status proses 2. Membuat rumus kesesuaian formula pada workesheet pembaharuan dengan
pembuatan formula dengan rumus denganadalah untuk menciptakan rumus
Karis/Karsu dan fasilitas fungsi if kebutuhan data. mewujudkan formula sebagai
Karpeg pada aplikasi modernisasi sistem status yang dapat
3. Mengaplikasikan Komitmen Mutu kepegawaian dan memudahkan
kode pada kolom Keterbukaan meningkatkan pengecekan proses
formula untuk informasi untuk profesionalisme status pembuatan
mengalihkan status diakses, pegawai. Karis/Karsu dan
sesuai kode status memudahkan Karpeg.
pengecekan status
proses pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg
8. Update kolom status 1. Memilah berkas Data Arsip Digital Akuntabilitas: Melaksanakan Dalam rangka
dari data yang yang telah diajukan Konsistensi dan kegiatan updating melaksanakan tugas
diajukan dengan kartu ke BKN bertanggung jawab kolom status pada secara akuntabel
Karis/Karsu dan 2. Memilah Kartu untuk megerjakan worksheet adalah yang dapat
Karpeg yang telah yang telah selesai updating status untuk mewujudkan mempertanggungja-
selesai dicetak BKN dicetak BKN proses pembuatan disiplin dan wabkan kegiatan.
3. Memilah berkas Karis/Karsu dan profesionalitas
yang tidak diproses Karpeg. pegawai.
BKN
4. Meng-Update Komitmen Mutu
kolom status sesuai Mengedepankan
dengan proses kualitas layanan
pengajuan, untuk transparansi
kekurangan berkas informasi mengenai
atau telah selesai status proses
dicetak. pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg.

WoG:
Transparansi BKD
kepada PNS pengaju
pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg Karis/Karsu
dan Karpeg.

Pelayanan Publik:
Kepuasan PNS atas
ketersediaan
informasi proses
 dalam layanan
pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg
9. Mengatur link sesuai 1. Masuk ke pilihan Link sesuai otoritas Akuntabilitas: Kegiatan Mengatur link ini
otoritas yaitu untuk 2. Pilih shareable link Bertanggungjawab pengaturan untuk menjadi langkah
pengelola, atasan dan 3. Sesuaikan link untuk mengatur link mewujudkan kegitaan untuk
Pengaju. sharing dengan sesuai dengan modernisasi sistem bertanggung jawab
pilihan otoritas otoriitas pengguna kepegawaian dan dan
4. Mengcopy link link. profesionalisme memperkenalkan
5. Menyimpan link. kepegawaian. sesuatu
Komitmen Mutu: pembaharuan dengan
Hasil yang dapat menciptakan sesuatu
diakses untuk yang bermanfaat.
pengecekan dan
kontroling data
pengajuan dan status
proses yg dapat
diakses sesuai link
otoritas.

WoG:
Adanya laporan
bawahan kepada
atasan melalui link
yang dapat dipantau
secara langsung oleh
atasan.

Pelayanan Publik:
 Link untuk melayani
PNS yang mengecek
setelah mengajukan
pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg

10. Melaporkan link yang 1. Membuat e-mail E-mail Akuntabilitas:

dapat diakses oleh kepada Kasubid Pertanggungjawaban
Kasubid dan Kabid Dokarpeg dan atas hasil pekerjaan
sebagai pantauan dan Kabid Simpeg dengan melaporkan
laporan pengajuan 2. Mengirim pesan hasil pekerjaan.
Karis/Karsu dan berisi informasi link
Karpeg serta yang dapat diakses Etika Publik
pengecekan status untuk mengecek Bentuk laporan yang
proses pembuatan registrasi berbasis elektornik
Kartu pada anjungan. Karis/Karsu dan kepada atasan
Karpeg sebagai media baru
pelaporan dari
bawahan ke atasan
atas kerja yg
dilaksanakan.

Komitmen Mutu:
Kecepatan pelaporan
data dan akses
keterbukaan kepada
pengaju kartu untuk
dapat melihat status
proses pembuatan
kartu.
WoG:
Kesinambungan yang
dapat diperoleh oleh
pengelola untuk
mengedit dan
memudahkan
pengecekan dan
pelaporan untuk
atasan dan pengaju
kartu (PNS)

Pelayanan Publik:
Mengutamakan
kecepatan akses data
untuk dilaporkan dan
pengecekan status
proses pembuatan
Karis/Karsu dan
Karpeg