RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA DISTRIK WAAN KABUPATEN MERAUKE

DISUSUN OLEH :

SAVERIA OROPKA, A.Md.Keu

NDH : 23

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN II ANGKATAN I

BADAN KEPEGAWAIAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

KABUPATEN MERAUKE BEKERJASAMA DENGAN
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI PAPUA
2021

1
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

Nama : SAVERIA OROPKA, A.Md, Keu

NIP : 19840824 202012 2 001
Instansi : DISTRIK WAN
Jabatan : PENGELOLA PERBENDAHARAAN
Nomor Daftar Hadir : 23

JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI

‘’ OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR PADA

DISTRIK WAAN KABUPATEN MERAUKE ‘’

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Rancangan Aktualisasi Pelatihan Dasar

Golongan II Angkatan I Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten
Merauke Bekerjasama dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi
Papua Tahun 2021.

Merauke, 14 Agustus 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

YOHANIS TANGDIASI ……………………………..

NIP. NIP. ……………………………

LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN

EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

2
Nama : SAVERIA OROPKA, A.Md, Keu
NIP : 19840824 202012 2 001
Instansi : DISTRIK WAN
Jabatan : PENGELOLA PERBENDAHARAAN
Nomor Daftar Hadir : 23

JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI

‘’ Optimalisasi Penataan Arsip Surat Masuk dan Keluar Pada Distrik Waan
Kabupaten Merauke ‘’

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach dan
Mentor pada tanggal 16 Agustus 2021.

Merauke, 16 Agustus 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

YOHANIS TANGDIASI ……………………………..

NIP. NIP. ……………………………

Penguji

……………………………..
NIP. ……………………………

LEMBAR PENGESAHAN

EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

Nama : SAVERIA OROPKA, A.Md, Keu

3
NIP : 19840824 202012 2 001
Instansi : DISTRIK WAN
Jabatan : PENGELOLA PERBENDAHARAAN
Nomor Daftar Hadir : 23

JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI

‘’ Optimalisasi Penataan Arsip Surat Masuk dan Keluar Pada Distrik Waan
Kabupaten Merauke ‘’

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach dan
Mentor pada tanggal 16 Agustus 2021.

Merauke, 16 Agustus 2021

Coach Mentor

YOHANIS TANGDIASI ……………………………..

NIP. NIP. ……………………………

Penguji

……………………………..
NIP. ……………………………

PERNYATAAN PERBAIKAN
RANCANGAN AKTUALISASI

Yang bertanda tangan dibawah ini :

4
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa rancangan aktualisasi berjudul sebagaimana
tersebut diatas telah diperbaiki sebagaimana mestinya sesuai dengan saran dan masukan
dari seminar yang dilaksanakan pada

Hari / Tanggal : Jumat, 14 Agustus 2021

Waktu : 09.00 - selesai

Tempat : Virtual (Aplikasi Zoom Metting)

Dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari terdapat hal - hal yang tidak sesuai
dengan pernyataan ini, maka saya bersedia menerima segala konsekuensi yang
menimbulkannya.

Merauke, 16 Agustus 2021

Yang membuat pernyataan

SAVERIA OROPKA, A.Md.Keu

NIP. 19840824 202012 2 001

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala

5
karunia-Nya sehingga rancangan aktualisasi dapat diselesaikan tepat waktu. Penulisan
rancangan aktualisasi ini dilakukan dalam rangka pemenuhan syarat kelulusan Latihan
Dasar CPNS Gol. II di lingkungan pemerintah kabupaten Merauke.
Pembuatan Rancangan Aktualisasi ini telah penulis lakukan dengan usaha dan
kerja keras yang dibantu oleh berbagai pihak, penulis dengan rendah hati
mengucapkan terimakasih banyak kepada :
1. Kepala Badan Kepegawaian dan Sumberdaya Manusia Kabupaten Merauke telah
memberikan dukungan fasilitas sarana dan prasana pelatihan Latsar CPNS tahun
2021.
2. Yohanis Tangdiasi, Selaku Coach atas semua inspirasi , dorongan, masukan dan
bimbingannya.
3. Titik Kartiningsih selaku penguji, atas semua saran dan masukannya.
4. ……….Selaku Mentor ( Kepala Distrik ) atas semua arahan, motivasi, dukungan,
waktu, masukan dan bimbingan selama merancang aktualisasi ini.
5. Widyiswara BPSDM Propinsi Papua yang sudah memberikan materi sebagai
pelajaran yang sangat bermanfaat untuk pembengkalan rancangan Aktualisasi ini.
6. Panitia Penyelenggara Latsar CPNS 2021 Angkatan II dan III, mulai dari Ketua
sampai anggotanya yang telah mempersiapkan tempat mess, tempat belajar, dan
mempersiapkan semua kegiatan – kegiatan yang ada.
7. Tim MFD Selaku pembina yang dengan tulus melatih dan membimbing kami
selama di Latsar ini.
8. Keluarga Besar peserta Latsar golongan II dan III atas kerja sama, kekompakkan
dalam berbagai kegiatan selama Latsar ini.
9. Terimakasih Kepada Keluarga Terutama Orang Tua, yang selalu mendukung baik
secara moril dan materil

Penulis menyadari kekurangan dalam pembuatan rancangan aktualisasi ini,

penulis menerima kritik dan saran yang membangun. Penulis berharap rancangan

6
aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi Aparatur Sipil Negara mengenai penerapan nilai-
nilai ANEKA.

Merauke, 16 Agustus 2021

Penulis,

SAVERIA OROPKA, A.Md.Keu

NIP. 19840824 202012 2 001

DAFTAR ISI

7
LEMBAR JUDUL ......................................................................................... 1
LEMBAR PERSETUJUAN........................................................................... 2
LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN ................................... 3
LEMBAR PENGESAHAN............................................................................ 4
LEBAR PERNYATAAN................................................................................ 5
KATA PENGANTAR.................................................................................... 6
DAFTAR ISI .................................................................................................. 8
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang...................................................................................... 9
B. Tujuan dan Manfaat.............................................................................. 10
C. Visi dan Misi......................................................................................... 10
D. Tugas dan Fungsi.................................................................................. 11
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI
A. Identifikasi Isu...................................................................................... 12
B. Penetapan dan perumusan Isu............................................................... 12
C. Rancangan Pemecahan Isu................................................................... 14
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan........................................................................................... 17
B. Saran..................................................................................................... 17

BAB I
PENDAHULUAN

8
A. Latar Belakang
Surat masih digunakan sampai sekarang karena memiliki kelebihan
dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya. Kelebihanya antara lain yaitu
surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan memuat
informasi secara panjang lebar. Surat lebih efektif karena informasi yang
disampaikan sesuai dengan sumber aslinya dan tidak ada penyingkatan istilah. Apa
yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa
pengumuman, pemberitahuan, dan keterangan akan sampai pada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Keberhasilan suatu manajemen dipengaruhi oleh
sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi
pemakaian peralatan tersebut.
Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber
informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, akuntabilitas
suatu kegiatan. Fungsi arsip aktif harus dapat memberi dampak positif bagi
keterbukaan. Informasi pada pelayanan publik seiring dengan penciptaan aparatur
sipil negara yang bersih dan berwibawa. Arsip mempunyai kontribusi dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan
kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat
dan benar harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Saat ini di kantor distrik Waan pengelolahan arsip surat masuk dan surat
keluar belum optimal, sehingga melalui laporan aktualisasi ini penulis mengangkat
judul ‘’ Optimalisasi Penataan Arsip Surat Masuk dan Keluar Pada Distrik
Waan Kabupaten Merauke ‘’

B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

9
 a. Terciptanya arsip surat masuk dan keluar yang tertib di Kantor Distrik
Waan Kabupaten Merauke.
b. Mengetahui Hambatan hambatan yang timbul dalam pengelolaan surat di
kantor Distrik Waan Kabupaten Merauke
2. Manfaat
a. Hasil dari aktualisasi ini diharap dapat menambah ilmu pengetahuan,
wawasan dan pengalaman penulis di bidang administrasi terutama
pengarsipan Surat Dikantor Distrik Waan Kabupaten Merauke.
b. Diharapkan aktualisasi ini dapat memberikan informasi sebagai masukan
untuk melakukan pembinaan dan penyempurnaan pengarsipan surat bagi
kantor Dikantor Distrik Waan Kabupaten Merauke.

C. Visi dan Misi

1. Visi
Visi dari Kabupaten merauke adalah
a. Memberikan pelayanan terhadap masyarakat dengan ikhlas, rendah hati,
bermartabat dan beretika.
b. Bersatu membangun Distrik Waan.
2. Misi
a. Peningkatan Stabilitas wilayah distrik Waan
b. Meningkatkan Kualitas pelayanan terhadap masyarakat distrik Waan
c. Meningkatkan budaya dan kearifan lokal
d. Meningkatkan rasa kebersamaan dan kekeluargan yang tinggi
e. Menjadikan Waan sebagai lumbung penghasilan perkebunan yang handal
f. Menjadikan Waan sebagai istana damai
g. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) masyarakat Waan

D. Tugas dan Fungsi

Tugas dan Fungsi bagian pengelola keuangan distrik, adalah sebagai berikut

10
1. Melaksanakan urusan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan
anggaran, pembukuan, pertanggung jawaban serta laporan keuangan;
2. Melaksanakan penyiapan dan melakukan pengelolaan administrasi keuangan;
3. Pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan
Pelaksanaan Anggaran (DPPA);
4. Melaksanakan persiapan usulan Surat Perintah Pembayaran (SPP) untuk
diproses lebih lanjut;
5. Melaksanakan penyusunan laporan keuangan;
6. Melaksanakan penyusunan laporan bulanan;
7. Melakukan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;
8. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyiapan bahan dalam
rangka pemeriksaan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan;
9. Melaksanakan pengusulan, penyusunan, perumusan, penginventarisasian
program kerja tahunan untuk dibahas dalam rencana pembangunan daerah;
10. Penyusunan Laporan Kinerja Perangkat Daerah;
11. Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja) SKPD;
12. Penyiapan dan penyusunan Perjanjian Kinerja (PK);
13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Camat sesuai bidang
tugasnya;
14. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan tugas  kepada
Sekretaris Camat sesuai standar yang ditetapkan.

BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI

11
A. Identifikasi Isu
Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan selamabekerja di Distrik
Waan serta berkoordinasi dengan atasan, maka isu-isu yang menjadi kendala
sampai saat ini, yaitu :
1. Belum tersedianya buku tamu di Distik Waan
2. Belum tertatanya surat masuk dan keluar di Distik Waan
3. Kurangnya penataan lingkungan kantor
B. Penetapan dan Perumusan Isu
Penetapan salah satu Isu yang menjadi isu prioritas untuk dipecahkan
berdasarkan hasil indentivikasi sebagaimana tersebut di atas, maka kami
menggunaakan matriks USG, dimana “U” adalah Urgensi yaitu berkaitan dengan
mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut
semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka semakin tinggi tingkat
urgensi masalah tersebut. sedangkan S adalah Serius yaitu berkaitan dengan
dampak dari adanya masalah tersebut terhadap organisasi. Dampak ini terutama
yang menimbulkan kerugian bagi organisasi dan G adalah Growth yaitu berkaitan
dengan pertumbuhan masalah. Semakin cepat berkembang masalah tersebut maka
semakin tinggi tingkat pertumbuhannya.
Dari beberapa isu yang telah diidentifikasi diatas maka selanjutnya dianalisis
dengan menggunakan alat analisis USG (Urgency, Seriousness & Growth),
dengan Skor 1-5 sebagaiberikut:
1. Sangat kecil
2. Kecil
3. Sedang
4. Besar
5. Sangat besar

Yang menjadi isu prioritas dalam pemecahan masalah adalah isu yang mempunyai
total USG paling besar sebagaimana matrix di bawahini :

12
 MATRIX USG

N ISU/PERMASALAHAN U S G TOTAL URUTAN

O SKOR PRIORITAS
1. Belum tersedianya buku tamu di 4 4 5 13 2
Distik Waan

2. Belum tertatanya surat masuk dan 5 5 5 15 1

keluar di Distik Waan

3. Kurangnya penataan lingkungan 3 3 4 10 3

kantor

Total Skor tertinggi adalah Belum tertatanya surat masuk dan keluar di Distik Waan
kehamilan dengan skor 15 sehingga menjadi prioritas isu permasalahan yang diangkat.

13
 C. FORMULIR RANCANGAN PEMECAHAN ISU

UNIT KERJA : Distrik Waan

IDENTIFIKASI ISU
ISU YANG DIANGKAT
GAGASAN PEMECAHAN
ISU
: Belum tersedianya buku tamu di Distik Waan
Belum tertatanya surat masuk dan keluar di Distik Waan
Kurangnya penataan lingkungan kantor
: Belum tertatanya surat masuk dan keluar di Distik Waan
: Optimalisasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Distrik Waan

RANCANGAN KEGIATAN

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil KeterkaitanSubsta Kontribusiterhadap Penguatan Nilai-

Kegiatan nsi Mata Pelatihan Visi dan Misi Nilai Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Konsultasi dengan 1. Bertemu dengan Kepala Distrik Terlaksananya Berkonsultasi Kegiatan ini
Mentor Waan untuk konsultasi dengan dengan pimpinan berkontribusi terhadap
atasan menghasilkan dengan sopan, ramah Misi nomor 4 yaitu
2. Menjelaskan Maksud dan tujuan dokumenisin dan (Etika Publik), meningkatkan rasa
persetujuan yang biasa tanggungj awab kebersamaan dan
dipertanggung jawab (Akuntabilitas), kekeluargaan yang
kanterkaitan gagasan sertamen dengar tinggi
rancangan aktualisasi arahan dengan
serta tersedianya dengan teliti, cermat
dokumentasi nyata (KomitmenMutu)

14
 sebagai catatan hasil dan melakukan tepat
dan konsep kegiatan waktu (Anti
yang akan dilakukan Korupsi)

2. Persiapan untuk a. File box, Lemari Rak Terlaksananya Akuntabilitas Kegiatan ini
penambahan file box b. Konsultasi Kekurangan tempat persiapan (bertanggung jawab) berkontribusi terhadap
untuk pengarsipan Penambahan File box Nasionalisme (Kerja Misi nomor 2 yaitu
berkas lama dan untuk pengarsipan berkas lama Untuk pengarsipan sama dan kerja meningkatkan
berkas baru dan berkas baru berkas lama dan keras) kualitaspelayanan
c. Penambahan file box dan
berkas baru Etika Publik ( Sopan terhadap masyarakat
Santun saat distrik Waan
lemari rak konsultasi)
Komitmen mutu
(Inovasi)
Anti Korupsi (tepat
waktu, sederhana)
3. Melaksanakan a. Menentukan tempat file box Terlaksananya Akuntabilitas Kegiatan ini
sosialisasi untuk pengarsipan berkas lama pengarsipan surat (bertanggung jawab) berkontribusi terhadap
penempatan file box masuk dan surat Nasionalisme (Kerja Visi nomor 1 yaitu
untuk pengarsipan dan baru keluar Di file box sama dan kerja memberikan
berkas lama dan b. Penataan file box untuk keras) pelayanan terhadap
baru pengarsipan berkas lama dan
Etika Publik ( Sopan masyarakat dengan
Santun saat iklas, rendah hati,
baru sosialisasi) bermartabat, dan
c. Melakukan sosialisasi singkat Komitmen mutu beretika
(Inovasi)
mengenai pengarsipan berkas
Anti Korupsi (tepat
lama dan baru waktu, sederhana)

15
4. Pembuatan Laporan 1. melaporkan hasil kegiatan Terlaksananya Akuntabilitas, Kegiatan ini
aktualisasi kepada pimpinan konsultasi dengan komitmen mutu berkontribusi terhadap
Kepala Distrik dan Bertanggung misi nomor 7 yaitu
terlaksananya jawab dan Tepat meningkatkan kualitas
Optimalisasi waktu dalam sumber daya manusia
pengarsipan berkas menyelesaikan (SDM) masyarakat
2. Menyusun laporan lama dan berkas baru laporan distrik Waan
serta melaporkan
kegiatan yang Akuntabilitas
dilakukan dalam pembuatan
laporan ditulis
dengan jelas
sehingga tidak ada
kata kata dan data
yang salah

16
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari rancangan aktualisasi yang telah disusun di atas ditemukan tiga identifikasi
isu-isu strategis yang menjadi kendala sampai saat ini yaitu Belum tersedianya
buku tamu di Distik Waan, Belum tertatanya surat masuk dan keluar di Distik
Waan serta Kurangnya penataan lingkungan Belum tertatanya surat masuk dan
keluar di Distik Waan pengantaran surat keluar

B. Saran
Pada akhir pelaksanaan aktualisasi ini diharapkan mendapat masukkan-masukkan
dari penguji dan coach untuk penyempurnaan rancangan aktualisasi ini sehingga
dapat berguna bagi pelaksanaan aktualisasi hingga menjadi habituasi di tempat
kerja.

17
18