RANCANGAN AKTUALISASI

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MELALUI

TEKNOLOGI DALAM PENGINPUTAN DAN PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI DINAS PERTANIAN DAN PERIKANAN
KOTA PEKANBARU

DISUSUN OLEH :

AGUNG SAPUTRA,S.KOM

A12.2.34

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III ANGKATAN XII
TAHUN ANGGARAN 2021

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
REGIONAL BUKITTINGGI
2021
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS ANGKATAN XII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : AGUNG SAPUTRA,S.KOM

NIP : 19910601 202012 1 014
INSTANSI : PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
NDH : A12.2.34

JUDUL AKTUALISASI
“PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MELALUI
TEKNOLOGI DALAM PENGINPUTAN DAN PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI DINAS PERTANIAN DAN PERIKANAN
KOTA PEKANBARU”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi Pelatihan

Dasar Angkatan XII Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittiggi tahun 2021

Pekanbaru, Juni 2021

Menyetujui,
Coach Mentor

YUNIARA SIMANJORANG, S.STP RIDARMI ASTUTI,SE

NIP. 19950624 201808 2 001 NIP. 19720830 199203 2 002

Mengetahui,
Koordinator Pelatihan

DEFRIMEN, S.Pd, M.Si

NIP. 19740902 200801 1 001
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS ANGKATAN XII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : AGUNG SAPUTRA,S.KOM

NIP : 19910601 202012 1 014
INSTANSI : PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
NDH : A12.2.34

JUDUL AKTUALISASI
“PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MELALUI
TEKNOLOGI DALAM PENGINPUTAN DAN PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI DINAS PERTANIAN DAN PERIKANAN
KOTA PEKANBARU”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Evaluator,

Coach dan Mentor pada tanggal Juni 2021

Pekanbaru, Juni 2021

Menyetujui,
Coach Evaluator

YUNIARA SIMANJORANG, S.STP Drs. H. ELDISON, M.Pd.I

NIP. 19950624 201808 2 001 NIP. 19630319 199103 1 002

Mengetahui,
Koordinator Pelatihan

DEFRIMEN, S.Pd., M.Si

NIP. 19740902 200801 1 001
 KATA PENGANTAR

Alhamdulilahirobil’alamin, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT., yang telah memberikan hidayah, rahmat, dan karunia-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Laporan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen

Surat di Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru sebagai salah satu syarat

kelulusan Pelatihan Dasar CPNS Angkatan XII Tahun 2021.

Rancangan aktualisasi ini merupakan contoh implementasi nilai-nilai

dasar profesi PNS yang meliputi Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu dan Anti Korupsi, sehingga dalam menjalankan tugas di unit

kerja, penulis sudah memiliki pandangan apa yang akan dilakukan untuk

mengimplementasikan nilai-nilai dasar profesi PNS tersebut.

Penulis berterima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan banyak

masukan dan bimbingan sehingga rancangan aktualisasi ini dapat terselesaikan

dengan baik, terutama kepada :

1. Bapak Defrimen, S.Pd, M.Si. selaku Koordinator Pelatihan PPSDM

Kemendagri Regional Bukittinggi ;

2. Ibu Yuniara Simanjorang, S.STP selaku Coach yang telah membimbing

dengan sabar dan memberikan saran-saran perbaikan sehingga laporan

rencangan a ktualisasi ini dapat diselesaikan dengan baik ;

3. Bapak dan Ibu Widyaswara yang telah memberikan ilmunya yang sangat

bermanfaat yang akan kami terapkan dalam melaksanakan tugas ;

4. Ibu Ridarmi Astuti, SE selaku Mentor yang telah memberikan dukungan dan

masukan kepada penulis dalam menyusun rancangan aktualisasi ini ;

5. Bapak/Ibu Panitia Pelaksana Diklat CPNS Angkatan XII di PPSDM

i
 Kemendagri Regional Bukittinggi Tahun 2021

6. Orang tua yang selalu memberikan support dan do’a kepada penulis dalam

meyelesaian laporan rancangan aktualisasi ini ;

7. Teman-Teman Diklat Golongan III Angkatan XII terutama Kelompok 2 Yang

Telah banyak memberikan masukan, Motivasi, dan semangat Kepada Penulis.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam rancangan

aktualisasi ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik

yang membangun guna perbaikan selanjutnya.

Pekanbaru, Juni 2021

Penulis,

Agung Saputra, S.Kom

NIP. 19910601 202012 1 014

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul

Lembar Persetujuan

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar.....................................................................................................i

Daftar Isi..............................................................................................................iii

Daftar Tabel...........................................................................................................v

Daftar Gambar......................................................................................................vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang............................................................................................1

B. Profil Instansi..............................................................................................3

1. Gambaran Umum.................................................................................3

2. Visi dan Misi........................................................................................4

3. Nilai-nilai Organisasi………………………………………..………..4

C. Role Model……………………………………………………….……….5

BAB II PERUMUSAN GAGASAN

A. Identifikasi Isu…………………………………………………………….6

B. Deskripsi Isu……..………………………………………………………..6

C. Penetapan Core Isu………………………………………………………..7

D. Rumusan Isu……..………………………………………………………..7

E. Penyebab Isu……..……………………………………………………….8

F. Gagasan Aktualisasi...…………………………………………………….9

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

A. Matrik Rancangan Aktualisasi...…………………………………………..10

iii
 B. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS...………..14

C. Matrik Visi Misi dan Tata Nilai Organisasi..................…………………..15

D. Matrik Keterkaitan dengan Kedudukan dan Peran PNS...………………...16

BAB IV PENUTUP.................................................................................................17

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 AKPL.........................................................................................................7

Tabel 2 Penentuan Penyebab Isu…………………………………………………8

Tabel 3 Matrik Rancangan Aktualisasi.................................................................10

Tabel 4 Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS..............14

Tabel 5 Matrik Visi Misi dan Tata Nilai Organisasi.............................................15

Tabel 6 Matrik Keterkaitan dengan Kedudukan dan Peran PNS..........................16

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi....................................................................... 3

Gambar 2 Role Model.............................................................................................5

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah peletak dasar pelaksana sistem pemerintahan
seperti dikemukakan Musanef (1996) bahwa keberadaan Aparatur Sipil Negara (ASN)
pada hakekatnya adalah sebagai tulang punggung pemerintah dalam melaksanakan
pembangunan nasional. Oleh karena itu Aparatur Sipil Negara (ASN) diharapkan mampu
menggerakkan serta melancarkan tugas-tugas pemerintahan dalam pembangunan,
termasuk di dalamnya melayani masyarakat
Untuk membentuk Aparatur Sipil Negara (ASN) yang profesional perlu
dipersiapkan sedini mungkin. Persiapan ASN yang unggul merupakan salah satu landasan
fundamental bagi Indonesia agar dapat bersaing dengan negara-negara lain. Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru bertugas
meningkatkan kompetensi dan kinerja Aparatur Sipil Negara (ASN).
Pada tahun 2019 lalu, pemerintah Kota Pekanbaru berkoordinasi dengan BKN dan
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia sukses dalam
menerapkan seleksi penerimaan CPNS dengan sistem transparan menggunakan CAT
(Computer Assisted Test). Sistem rekrutmen yang transparan menggunakan sistem CAT
(Computer Assisted Test) ini merupakan salah satu bentuk nyata awal pembangunan di
Indonesia. Sistem CAT (Computer Assisted Test) ini digunakan negara untuk menjaring
putra-putri terbaik negeri ini untuk mengabdi sebagai Aparatur Sipil Negara atau yang
biasa disebut ASN. Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai
Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan
diberikan tugas dalam suatu jabatan pemerintahan dan digaji berdasarkan peraturan
perundang-undangan.
Maka Berdasarkan Undang-Undang (UU) Nomor 5 Tahun 2014 menyatakan
bahwa untuk mewujudkan tujuan nasional, dibutuhkan pegawai Aparatur Sipil Negara
(ASN) yang profesional, dapat menjalankan tugas pelayanan publik, tugas pemerintah,
dan tugas pembangunan tertentu. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 101
Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan
bahwa salah satu jenis Diklat yang strategis untuk mewujudkan PNS sebagai bagian dari
ASN yang profesional adalah Pelatihan Dasar. Berkaitan dengan PP tersebut, Peraturan
Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN-RI) Nomor 12 Tahun
1
2018 menyatakan bahwa penyelenggaraan Latihan Dasar dilaksanakan dengan pola baru,
yaitu dengan menginternalisasikan nilai-nilai dasar profesi PNS dalam bentuk aktualisasi
pada institusi atau tempat kerja peserta masing-masing. Sehingga peserta dapat
merealisasikan dan merasakan manfaatnya secara langsung. Nilai-nilai dasar profesi PNS
yang harus diaktualisasikan meliputi nilai-nilai dasar ANEKA yaitu Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi. Kelima nilai dasar
tersebut harus dimiliki oleh setiap PNS yang berperan sebagai pelayan publik. Penerapan
nilai-nilai dasar aktualisasi akan dilaksanakan di Dinas Pertanian dan Perikanan Kota
Pekanbaru sebagai salah satu unsur penunjang dalam melayani semua aktivitas.
Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru mempunyai tugas sebagai unsur
penunjang Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan bertanggung
jawab kepada Walikota melauli Sekretaris Daerah, Dinas Pertanian dan Perikanan Kota
Pekanbaru diharapkan mampu melaksanakan tugas Membantu Walikota dalam
Merumuskan dan Menetapkan Rencana Operasional, Merumuskan dan Menetapkan
Urusan Pemerintahan di Bidang Pertanian dan Perikanan Berdasarkan Ketentuan
Peraturan Perundang-undangan.
Kota Pekanbaru yang memiliki luas lahan 63.226 Ha, yang terbagi menjadi
35.333,29 Ha Lahan Pertanian dan 27.892,71 Ha Lahan Bukan Pertanian. Memperhatikan
luas lahan yang cukup besar dan memiliki potensi yang besar, apalagi di saat wabah
corona menyerang, sektor pertanian adalah salah satu sektor yang paling menjanjikan,
sebab pertanian merupakan sumber kebutuhan pokok masyarakat. Untuk sektor perikanan
pekanbaru memiliki luas perairan 7.954,48 Ha yang terbagi atas Danau, Sungai dan rawa.
Dinas pertanian dan perikanan kota pekanbaru di era covid-19 ini sangat diharapkan
kontribusinya untuk pemenuhan kebutuhan masyarakat kota pekanbaru, dengan begitu
banyaknya surat masuk dan surat keluar untuk pelaksanaan kegiatan di bidang pertanian
dan perikanan, tentu memerlukan manajemen surat yang lebih baik, dengan
memanfaatkan sarana teknologi informasi.

2
B. PROFIL DINAS PERTANIAN DAN PERIKANAN PEKANBARU
1. Gambaran Umum
Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru merupakan unsur penunjang

Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan daerah. Dinas Pertanian dan

Perikanan Beralamat di Jl.Ibrahim Sattah No.30 Kota Pekanbaru.

Berdasarkan Peraturan Walikota Pekanbaru Nomor 232 Tahun 2020 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas

Pertanian dan Perikanan mempunyai kedudukan sebagai unsur penunjang Urusan

Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan bertanggung jawab kepada

Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dengan kedudukan tersebut Dinas Pertanian dan

Perikanan mempunyai tugas Membantu Walikota dalam Merumuskan dan

Menetapkan Rencana Operasional, Merumuskan dan Menetapkan Urusan

Pemerintahan di Bidang Pertanian dan Perikanan Berdasarkan Ketentuan Peraturan

Perundang-undangan.

Struktur Organisasi
Dinas Pertanian dan Perikanan
Kota Pekanbaru

3
 KEPALA DINAS

JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIAT

SUB BAGIAN UMUM SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN PROGRAM

BIDANG PERTANIAN DAN BIDANG PETERNAKAN DAN

BIDANG PERKEBUNAN BIDANG PERIKANAN
PENYULUHAN KESEHATAN H EWAN

SEKSI KESEHATAN HEWAN

SEKSI PRODUKSI DAN
SEKSI TANAMAN PANGAN DAN KESEHATAN SEKSI PERIKANAN BUDIDAYA
PERLINDUNGAN
MASYARAKAT VETERINER

SEKSI PEMBIBITAN DAN

SEKSI HORTIKULTURA SEKSI PEMBINAAN USAHA SEKSI PERIKANAN TANGKAP
PRODUKSI

SEKSI
SEKSI PRASARANA DAN SEKSI PENGUATAN DAYA
SEKSI PENYULUHAN PENGOLAHAN,PEMASARAN
SARANA SAING PRODUK
DAN PASCA PANEN

UPT

Gambar 1. Struktur Organiasi

2. Visi dan Misi

Visi :
“ Terwujudnya Pekanbaru Sebagai Smart City Madani
(Pekanbaru Smart Madani City)”
Misi :
“Mewujudkan Pekanbaru Smart Madani City”
1. Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) Bertaqwa, Berkwalitas dan

Berdaya Saing Tinggi;

2. Mewujudkan Pembangunan Masyarakat Madani dalam Lingkup Masyarakat

Berbudaya Melayu;

3. Mewujudkan Pekanbaru Kota Cerdas dari Penyediaan Infrastruktur yang

Memadai (Sesuai RPJP Tahap Ketiga);

4. Mewujudkan Pembangunan Ekonomi Berbsiskan Ekonomi Kerakyatan dan

Ekonomi Padat Modal Pada Tiga Sektor Unggulan yaitu Jasa, Perdagangan dan

Industri (Olahan dan MICE);

4
 5. Mewujudkan Lingkungan Perkotaan yang Layak Huni (liveable city) dan Ramah

Lingkungan (green city).

3. Nilai – Nilai Organisasi

Nilai-nilai organisasi yang berkaitan langsung dengan visi dan misi di atas
adalah “KKPID” :
1. Komitmen, berarti keteguhan hati,memiliki tekad yang mantap dan menepati janji
untuk melakukan atau meweujudkan visi, misi dan makna kerja
2. Keteladanan, merupakan sikap, perilaku dan kebiasaan yang secara sadar dan tidak
sadar dapat ditiru dan menjadi teladan bagi orang lain.
3. Profesionalisme, berarti terampil,handal dan sangat bertanggung jawab dalam
menjalankan profesinya sebagai PNS
4. Integritas, berarti selalu konsisten dalam perkataan dan perbuatan.
5. Disiplin, merupakan sikap yang selalu taat pada aturan,norma dan prinsip-prinsip
tertentu serta mengikuti jadwal dan sistem kerja yang tersusun dan terencana
dengan baik.

C. ROLE MODEL

Proses pelaksanaan aktualisasi ini, penulis sangat meneladani mentor sekaligus atasan
langsung penulis yaitu Ibu Ridarmi Astuti, SE. selaku Kepala Sub Bagian Keuangan
Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru. Berdasarkan pertimbangan yang
dilakukan, antara lain :

Gambar 2. Role Model

5
 1. Karena Ibu Ridarmi Astuti, SE. memiliki jiwa kepemimpinan yang tinggi serta
mampu memberikan teladan bagaimana mengayomi bawahannya dan bertanggung
jawab terhadap tugas yang diberikan.
2. Karena Ibu Ridarmi Astuti, SE. selaku mentor Penulis yang dalam prosesnya
selalu membimbing dalam melaksanakan aktualisasi ini, dikarenakan beliau
mempunyai rasa kepedulian untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan
aktualisasi ini.

BAB II
PERUMUSAN GAGASAN

A. IDENTIFIKASI ISU
Dalam menjalankan tugas sebagai aparatur sipil negara (ASN), memiliki fungsi
sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik serta perekat dan pemersatu bangsa.
Agar ASN dapat menjalankan fungsi secara optimal, ASN harus mampu menghadapi
semua tantangan, kebutuhan, harapan dan permasalahan yang dihadapi masyarakat.
Sebelum mengikuti latsar, Penulis telah menjalankan tugas sebagai CPNS di Dinas
Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru lebih kurang selama lima bulan. Selama
bekerja,penulis melihat ada beberapa isu penting di lingkungan kerja terkait dengan peran
dan kedudukan ASN dalam menjalankan manajemen ASN, Whole Of Goverment (WOG)
dan Pelayanan Publik.
Beberapa isu yang penulis identifikasi yang terjadi di Dinas Pertanian dan Perikanan
Kota Pekanbaru :
1. Belum tertibnya pencatatan buku tamu;
2. Belum optimalnya pelayanan penginputan dalam pengarsipan surat
masuk dan surat keluar;
6
 3. Belum adanya skema pengurusan perpindahan gaji.

B. DESKRIPSI ISU
Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru memiliki banyak sekali kegiatan yang
diadakan baik di kantor maupun diluar kantor, untuk kegiatan di kantor setiap tamu yang
datang berkunjung harus mengisi buku tamu. Belum tertibnya pencatatan buku tamu
menyebabkan kesulitan dalam pencarian data tamu.
Surat masuk dan surat keluar di semua dinas adalah sebuah kegiatan yang rutin
dilakukan, setiap surat yang masuk dan keluar harus dicatat dengan teliti untuk
memudahkan dalam pencarian surat jika dibutuhkan nantinya. Belum optimalnya
pelayanan penginputan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pertanian
dan Perikanan Pekanbaru mengakibatkan sulitnya dalam pencarian arsip surat.
Setiap ASN pindahan dari dinas lain, wajib untuk mengurus perpindahan gaji, agar
gaji bisa dibayarkan. Belum adanya skema pengurusan perpindahan gaji, membuat ASN
pindahan bingung dalam proses pengurusannya, terlebih ASN tersebut tidak mau bertanya
ke bagian terkait dan mengakibatkan ASN terlambat menerima gaji.

C. PENETAPAN CORE ISU

Proses penetapan isu dilakukan dengan menganalisis isu yang teridentifikasi
menggunakan teknik tapisan isu metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan
Layak/Kelayakan). Aktual menunjukkan bahwa isu benar-benar terjadi dan sedang
hangat dibicarakan. Problematik berarti isu tersebut memiliki dimensi masalah yang
kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya secara komprehensif. Kekhalayakan
artinya isu menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak/Kelayakan artinya isu tersebut
masuk akal, realistis, relevan, dan dapat dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
Dengan menggunakan metode AKPL, diperoleh hasil analisis isu seperti pada Tabel 1.

No Isu Aktual A P K L Jumlah Prioritas

1. Belum tertibnya
pencatatan buku 3 4 4 4 15 III
tamu
2. Belum optimalnya
pelayanan 4 4 5 5 18 I
penginputan dalam
pengarsipan surat
7
 masuk dan surat
keluar.
3. Belum adanya
skema pengurusan 4 4 4 4 16 II
perpindahan gaji

Tabel 1. APKL
Berdasarkan hasil Analisis APKL yang telah dilaksanakan terlihat bahwa isu
mengenai “Belum optimalnya pelayanan penginputan dalam pengarsipan surat masuk dan surat
keluar” memiliki peringkat tertinggi dengan skor 18 point.

D. RUMUSAN ISU

Isu yang diangkat dalam perencanaan aktualisasi ini adalah “Belum optimalnya

pelayanan penginputan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Dinas

Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru”.

E. PENYEBAB ISU

Setelah melakukan analisis, dengan cara melihat beberapa keadaan di lapangan

penyebab isu tersebut ialah :

1. Belum Optimalnya pencatatan surat masuk dan surat keluar.

2. Pengarsipan masih menggunakan arsip fisik.

3. Belum adanya sistem informasi berbasis teknologi yang menangani permasalahan

penginputan dan pengarsipan surat dalam mempermudah pencarian surat.

Penulis memilih untuk menetapkan isu dengan alat bantu USG (Urgency,

Seriousness, Growth) dengan menetapkan berdasarkan:

No Isu Aktual Urgency Seriouness Growth Jumlah Prioritas

1. Belum optimalnya
pencatatan surat 3 3 4 10 II
masuk dan surat
keluar masih ditulis

8
 secara manual
2. Pengarsipan masih
menggunakan arsip 3 3 3 9 III
fisik
3. Belum adanya
sistem informasi 4 4 4 12 I
berbasis teknologi
yang menangani
permasalahan
penginputan dalam
pengarsipan surat
untuk
mempermudah
pencarian surat

Tabel 2. Penentuan Penyebab Isu

Keterangan :

5 = Sangat mendesak/gawat dan dampak 4 = Mendesak/ gawat dan dampak

3 = cukup mendesak / gawat dan dampak 2 = Tidak mendesak/gawat dan dampak

1 = Sangat tidak mendesak /gawat dan dampak

Berdasarkan Tabel USG diatas, dapat diketahui bahwa isu yang paling mendesak

dan harus segera diselesaikan adalah Belum adanya sistem informasi berbasis teknologi

yang menangani permasalahan penginputan dalam pengarsipan surat dalam

mempermudah pencarian surat di Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru.

Penulis memilih penyebab isu ini untuk diangkat karena menimbang sifat isu

tersebut lebih urgency/mendesak dibandingkan isu lainnya serta waktu pengerjaan

aktualisasi yang singkat dan kemudahan dalam pelaksanaannya. Dalam pembahasan

selanjutnya, akan dijabarkan secara lebih rinci tentang identifikasi isu yang terpilih untuk

disusun usulan kegiatan dan tahapan-tahapan dengan menghubungkan dengan nilai-nilai

Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi.

Hasil dari isu ini nantinya adalah Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan

Surat Keluar Guna mempermudah dalam penginputan dan pengarsipan surat masuk dan

9
 surat keluar sehingga mempermudah dalam pencarian arsip surat.

F. GAGASAN AKTUALISASI

Isu yang berhasil di identifikasi merupakan bagian dari peran dan kedudukan ASN

dalam NKRI sebagai bentuk pelayanan publik yaitu melakukan perbaikan internal,

sehingga dapat memberikan pelayanan yang optimal dan manajemen asn dengan membuat

sebuah sistem secara jujur, cermat, bertanggun jawab dan berintegritas.

Adapun gagasan pemecahan isu dengan total skor tertinggi terdapat pada alternatif

gagasan ketiga yaitu “Pemanfaatan Sistem Informasi melalui teknologi dalam

penginputan pengarsipan surat masuk dan surat keluar” Gagasan ini dinilai paling

memberikan kontribusi dan sangat layak dilakukan tetapi tidak memerlukan biaya yang

besar dan sesuai dengan bidang kemampuan penulis, sehingga gagasan ini yang akan

dilakukan untuk memecahkan isu yang di angkat.

BAB III
MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI

A. MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Dinas Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru

Identifikasi Isu : 1. Belum tertibnya pencatatan buku tamu
2. Belum optimalnya pelayanan penginputan dalam
pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
3. Belum adanya skema pengurusan perpindahan gaji
Isu yang diangkat : Belum adanya sistem informasi berbasis teknologi yang
menangani permasalahan penginputan dan pengarsipan surat
dalam mempermudah pencarian surat
Gagasan Pemecahan : Pemanfaatan Sistem Informasi melalui teknologi dalam
penginputan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

10
 Rancangan aktualisasi perlu dilakukan berdasarkan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS di
unit kerja penulis, untuk lebih jelasnya rancangan aktualisasi tersebut dapat dilihat pada
table di bawah ini :
Kontribusi
Keterkaitan
Tahapan Terhadap Visi Penguatan Nilai
No. Kegiatan Output/Hasil Substansi
Kegiatan – Misi Organisasi
Mata Pelatihan
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Pengajuan/ 1. Berkonsultasi 1. Output: Dokumentasi dan Akuntabilitias Mewujudkan Komitmen
permohonan dengan mentor catatan konsultasi Saya akan visi Dinas Dengan
izin untuk Hasil: Terdapat informasi yang mencatat Pertanian dan melakukan
melakukan menentukan Langkah semua hasil Perikanan : konsultasi
aktualisasi awal kegiatan konsultasi Meningkatkan kepada atasan
aktualisasi dengan mentor SDM yang sebagai top
sebagai bentuk bertaqwa, manager, ini
2. Membuat 2. Output: Konsep surat izin kejelasan suatu berkualitas dan menunjukkan
konsep surat izin Hasil: Terbentuknya konsep kegiatan. berdaya saing komitmen dalam
pelaksanaan surat izin tinggi melakukan
kegiatan yang Nasionalisme kegiatan
akan Dalam
dilaksanakan melakukan Keteladanan
konsultasi saya Dalam
akan melakukan suatu
3. Permintaan 3. Output: Surat izin yang sudah mengamalkan kegiatan, kita
surat izin ditanda tangani sila ke-4 yang harus terlebih
pelaksanaan Hasil: Terbentuknya surat izin mengutamakan dahulu meminta
aktualisasi untuk melaksanakan musyawarah izin/persetujuan
Sistem Informasi aktualisasi Sistem dalam dari atasan dan
Manajemen Informasi Manajemen memutuskan. sikap ini patut
Surat Surat untuk di contoh.
Etika Publik
Dalam Profesionalisme
permohonan Dalam
permintaan izin melakukan suatu
kepada atasan kegiatan tentu
saya akan memiliki
menggunakan tahapan-tahapan
etika yang baik yang harus
dan sopan saat dilakukan, salah
menyampaikan satunya dengan
gagasan berkonsultasi,
lalu membuat
Komitmen konsep surat izin
Mutu hingga di tanda
Dalam tanganinya surat
pembuatan izin, ini
konsep surat merupakan
hingga ditanda cerminan nilai
tanganinya profesionalisme.
surat
izin,merupakan Integritas
nilai mutu dari Kesesuaian hasil
penyelenggaraa pembicaraan
n kegiatan. saat konsultasi
dengan konsep
surat izin yang
dibuat hingga di

11
 tanda tangani.

Disiplin
Menyelesaikan
semua tahapan
kegiatan sesuai
dengan jadwal
yang telah
ditetapkan.
2. Pembuatan 1. Membuat 1.Output:Konsep sistem informasi Akuntabilitas Mewujudkan Komitmen
konten web rancangan manajemen surat Saya akan visi Melaksanakan
Sistem desain/konsep Hasil: Terbentuknya rancangan bertanggung Mewujudkan pembuatan
Informasi sistem informasi dan konsep sistem
jawab Pekanbaru rancangan,memb
Manajemen manajemen surat informasi manajemen
Surat Dinas surat mengelola Kota cerdas angun sistem
Pertanian dan sistem informasi dari informasi hingga
Perikanan 2. Membangun 2.Output: Sistem Informasi manajemen penyediaan identifikasi output
sistem informasi Manajemen Surat surat. infrastruktur yang dihasilkan.
manajemen surat Dinas Pertanian dan yang memadai
Perikanan Kota Komitmen Keteladanan
Pekanbaru
Mutu Melaksanakan
Hasil: Terciptanya Sistem
Informasi Manajemen Bekerja sama kegiatan dengan
Surat Dinas Pertanian dengan bagian penuh rasa
dan Perikanan Kota umum membuat tanggung jawab,
Pekanbaru sistem informasi patut untuk
manajemen diteladani.
surat,agar bisa
3. Mengidentifikasi 3.Output:Screenshot tampilan
digunakan Profesionalisme
proses output Sistem Informasi
yang akan Manajemen Surat Dinas secara efektif Membangun
dihasilkan sistem Pertanian dan dan efisien sistem informasi
informasi Perikanan Kota manajemen surat
manajemen surat Pekanbaru. Anti Korupsi dengan terampil,
Hasil: Terdapat hasil tampilan Perancangan handal dan
Sistem Informasi
Sistem sangat
Manajemen Surat Dinas
Pertanian dan Informasi bertanggung
Perikanan Kota Manajemen jawab dalam
Pekanbaru. Surat sesuai menjalankan
dengan aturan profesi.
yang ada
Integritas
Kesesuaian
desain/konsep
sistem informasi
dengan
hasil/output.

Disiplin
Menyelesaikan
pembuatan
sistem informasi
secara tepat
waktu.
3. Melakukan Uji 1. Mempersiapkan 1. Output:Daftar Peralatan Akuntabilitas Mewujudkan Komitmen
coba Sistem peralatan Hasil: Terbentuknya rincian daftar Melakukan visi Melakukan uji
Informasi pendukung peralatan yang ujicoba sistem Mewujudkan coba sistem
Manajemen dibutuhkan
informasi Pekanbaru informasi, agar
Surat Dinas
Pertanian dan 2. Mensosialisasika 2.Output:Dokumentasi sosialisasi sebagai bentuk Kota cerdas pegawai bagian
Perikanan n sistem kepada Penggunaan Sistem pertanggung dari umum dapat
pegawai Bagian Informasi Manajemen jawaban dalam penyediaan menggunakan
Umum Surat. menjalankan infrastruktur sistem informasi
Hasil: Tersosialisasikannya
12
 penggunaan dari Sistem tugas. yang memadai manajemen surat
Informasi Manajemen dengan baik.
Surat. Etika Publik
Mensosialisasik Keteladanan
3. Simulasi 3.Output:Dokumentasi penggunaan
penggunaan sistem informasi an Aplikasi Memberikan
sistem informasi manajemen surat tersebut dengan sosialisasi agar
manajemen Hasil: Terealisasikannya sistem sopan serta pegawai
surat informasi manajemen menerima mengerti dan
surat masukan dan paham, sebagai
saran bentuk tanggung
jawab kerja
Komitmen tuntas
Mutu merupakan sikap
Mempersiapkan yang patut untuk
peralatan diteladani
pendukung agar
sistem informasi Profesionalisme
dapat berjalan Sistem informasi
dengan baik. yang telah
dirancang lalu di
Anti Korupsi uji coba dan
Menentukan disosialisasikan,
waktu merupakan
sosialisasi di bentuk
Bagian Umum profesionalitas
saat pegawai dalam
sedang tidak melaksanakan
ada yang tugas.
dikerjakan
Integritas
Kesesuaian
sistem informasi
saat di
sosialisasikan
dengan saat
praktek
penggunaan

Disiplin
Melaksanakan
sosialisasi tepat
waktu, tersusun
dan terencana
dengan baik.
4. Evaluasi 1. Melakukan cross 1.Output:Informasi trial and error Akuntabilitas Mewujudkan Komitmen
Sistem check terhadap pada sistem informasi Pembuatan Visi: Melakukan cross
Informasi error sistem Hasil: Terdapat informasi Laporan Meningkatkan check terhadap
Manajemen kesalahan trial and error
evaluasi Sumber Daya error sistem
Surat Dinas sistem informasi
Pertanian dan sewaktu-waktu saat penggunaan Manusia(SDM) untuk perbaikan
Perikanan digunakan sistem informasi Bertaqwa, kedepannya.
manajemen Berkwalitas
2. Mengumpulkan 2.Output:Informasi tingkat surat dengan dan Berdaya Keteladanan
data kepuasan kepuasan pengguna data yang benar Saing Tinggi Mau menerima
penggunaan sistem informasi dan dapat saran untuk
sistem informasi Hasil: Terdapat informasi
dipertanggung perbaikan
mengenai seberapa
jawabkan terhadap
besar tingkat kepuasan
kekurangan
pengguna dan tingkat
Nasionalisme sistem.
keberhasilan aktualisasi
Rasa cinta pada

13
 3. Membuat 3.Output:Laporan evaluasi tanah air Profesionalisme
laporan atas penggunaan sistem dengan Melakukan
evaluasi informasi manajemen memberikan perbaikan
penggunaan
surat dinas pertanian pelayan terbaik. terhadap Error
sistem informasi
dan perikanan sistem
Hasil: Terdapat data laporan Etika Publik
Evaluasi penggunaan Membuat Integritas
sistem informasi laporan evaluasi Kesesuaian
manajemen surat dinas dengan Bahasa Antara error
pertanian dan perikanan yang sopan. sistem yang
ditemukan
Komitmen dengan yang
Mutu dibuat pada
Membuat laporan evaluasi
laporan hasil
evaluasi sistem Disiplin
informasi Menyelesaikan
manajemen laporan evaluasi
surat sebagai secara tepat
penilaian. waktu.

Anti Korupsi
Membuat
laporan dengan
data yang
sebenar-
benarnya.

Tabel 3. Matrik Rancangan Aktualisasi

B. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NILAI NILAI DASAR PNS

KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN

NILAI INDIKATOR TOTAL
I II III IV
DASAR NILAI
I II III I II III I II III I II III
Tanggung 9
Akuntabilitas Jawab
Konsistensi 2
9
Kejelasan
Cinta 6
Nasionalisme
Bahasa
Indonesi
Sopan Santun 4
Tidak 1
Diskriminatif
Etika Publik
Tulus 4
4
Ramah
Komitmen Inovatif 3

14
 Efektif 4

Mutu Efisien 4
Adaptif 3
Responsif 4
Peduli 6
Adil 1
Anti Korupsi Kerja keras 2
Tanggung 7
Jawab

Tabel 4. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi

Keterkaitan Terhadap Visi Misi dan Tata Nilai KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN
TOTAL
Organisasi I II III IV

VISI Terwujudnya Pekanbaru Sebagai Smart

City Madani (Pekanbaru Smart Madani 4
City)

Meningkatkan Sumber Daya Manusia

(SDM) Bertaqwa,Berkwalitas dan Berdaya 2
Saing Tinggi
MISI
Mewujudkan Pembangunan
Masyarakat Madani Dalam Lingkup 0
Masyarakat Berbudaya Melayu

Mewujudkan Pekanbaru Kota Cerdas 2

dari Penyediaan Infrastruktur yang
Memadai (Sesuai RPJP Tahap
Ketiga)

15
 Mewujudkan Pembangunan
Ekonomi Berbasiskan Ekonomi
Kerakyatan dan Ekonomi Padat
Modal Pada Tiga Sektor 0
Unggulan Yaitu Jasa,Perdagangan
dan Industri (Olahan dan MICE)
Mewujudkan Lingkungan
Perkotaan yang Layak Huni
(Liveable City) dan Ramah 0
Lingkungan (Green City).

Komitmen 4

Keteladanan 4
TATA
Profesionalisme 4
NILAI
Integritas 4
Disiplin 4

C. MATRIK VISI MISI DAN TATA NILAI ORGANISASI

Tabel 5. Matrik Visi Misi dan Tata Nilai Organisasi

D. MATRIK KETERKAITAN DENGAN KEDUDUKAN DAN PERAN PNS

Keterkaitan Dengan KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN TOTAL
Kedudukan Dan I II III IV
Peran PNS
Manajemen ASN 3

Pelayanan Publik 4

Whole Of 1
Government
(WOG)
16
 Tabel 6. Matrik Keterkaitan Dengan Kedudukan Dan Peran PNS

BAB IV
PENUTUP

Rancangan aktualisasi ini terdiri dari empat rencana yang akan

dilaksanakan selama 30 hari kerja yaitu 12 Juni – 11 Juli 2021 dan

diharapkan menjadi pembelajaran sekaligus dapat diaplikasikan dalam

kegiatan sehari-hari sebagai seorang PNS. Keempat rencana program

tersebut adalah membuat telaah staff, membuat sistem informasi manajemen

surat (SIMS) yang merupakan bagian sub Bagian Keuangan ASN pada Dinas

Pertanian dan Perikanan Kota Pekanbaru, melaksanakan ujicoba sistem

17
informasi Manajemen Surat (SIMS), memberikan pengarahan penerapan

sistem informasi berupa buku petunjuk pengoperasian sistem informasi

manajemen surat (SIMS).

Seorang pegawai negeri sipil (PNS) dituntut untuk menjadi pegawai yang

professional. Oleh karena itu untuk mewujudkan pegawai negeri sipil yang

profesional maka diadakannya Latihan Dasar bagi CPNS. Latihan Dasar pada

saat ini telah menerapkan pola baru dimana peserta diharapkan mampu

menginternalisasikan nilai-nilai dasar profesi PNS yakni Akuntabilitas,

Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA).

18