RANCANGAN LAPORAN AKTUALISASI

PENATAAN ARSIP DOKUMEN MELALUI MEDIA DIGITALISASI DI BAGIAN

ORGANISASI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA LHOKSEUMAWE

DISUSUN OLEH:

SITI HAURA ISLAMI, S.Tr.IP

B5.4.31

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III

KEMENTRIAN DALAM NEGERI

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
REGIONAL BUKITTINGGI
2022
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BAGI PURNA PRAJA IPDN XXVIII
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2022

NAMA : SITI HAURA ISLAMI,S.Tr.IP

NIP : 199904212021082001
INSTANSI : Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe
JABATAN : Analis Tata Laksana
NDH : B5.4.31

JUDUL AKTUALISASI
“PENATAAN ARSIP DOKUMEN MELALUI MEDIA DIGITALISASI DI BAGIAN
ORGANISASI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA LHOKSEUMAWE”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Rancangan Aktualisasi Pelatihan Dasar

Golongan III bagi Purna Praja Angkatan XXVIII Pusat Pengembangan Sumber Daya
Manusia Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittinggi tahun 2022.

Bukittinggi, April 2022

Menyetujui,

Coach, Mentor,

DWI RAHMANENDRA,S.Hut,M.Pd ILHAM SYAHPUTRA, S.STP, M.Si

NIP. 197902052008011001 NIP. 19900824201010003

Mengetahui,
Koordinator Penyelenggara Pelatihan
PPSDM Regional Bukittinggi

DEFRIMEN, M.Si
NIP. 19740902 200801 1 001
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BAGI PURNA PRAJA IPDN XXVIII
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2022

NAMA : SITI HAURA ISLAMI S.Tr.IP

NIP : 19990421 202108 2 001
INSTANSI : SEKRETARIAT DAERAH KOTA LHOKSEUMAWE
JABATAN : ANALIS TATA LAKSANA
NDH : B5.4.31

“PENATAAN ARSIP DOKUMEN MELALUI MEDIA DIGITALISASI DI BAGIAN

ORGANISASI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA LHOKSEUMAWE”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Evaluator, Coach dan
Mentor pada tanggal 13 April 2022.

Bukittinggi, April 2022

Menyetujui,

Coach Evaluator

Dwi Rahmanendra,S.Hut M.Pd Ika Heru S., SPd

NIP. 197902052008011001 NIP.
Mengetahui,
Kepala PPSDM Kemendagri Regional Bukittinggi

H. SARJAYADI, S.S
NIP. 19700304 199603 1 001
1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah yang Maha Kuasa, karena atas kesempatan-Nya

lah penulis dapat menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi yang berjudul

“Penataan Arsip Dokumen Melalui Media Digitalisasi di Bagian Organisasi Pada

Sekretriat Daerah Kota Lhokseumawe ” guna memenuhi salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikan Latihan Dasar CPNS Golongan III bagi Purna Praja IPDN

Angkatan XXVIII pada PPSDM Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittinggi

Tahun 2022.

Penulis menyadari bahwa Laporan Rancangan Aktualisasi ini masih jauh dari

kata sempurna serta masih banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mohon

maaf serta berharap adanya saran dan kritik untuk perbaikan Laporan Rancangan

Aktualisasi ini. Akhir kata semoga Laporan Rancangan Aktualisasi ini dapat

bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis.

Lhokseumawe, April 2022

Penulis,

Siti Haura Islami

2
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR .............................................................................................. 1

DAFTAR ISI ........................................................................................................... 3
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR .......................................................................... 4
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 5
A. Latar Belakang ........................................................................................ 5
1. Tujuan............................................................................................. 7
2. Manfaat........................................................................................... 8
3. Sasaran .......................................................................................... 9
B. Profil Organisasi ...................................................................................... 9
1. VISI MISI ORGANISASI ............................................................... 12
2. Nilai-Nilai Organisasi .................................................................... 15
3. ROLE MODEL .............................................................................. 15
BAB II IDENTIFIKASI ISSU DAN PENETAPAN GAGASAN .............................. 17
A.DENTIFIKASI ISSU ................................................................................. 17
1. Perumusan Issu ............................................................................ 17
2. Alasan Pemilihan Issu .................................................................. 19
3. Dampak jika issu tidak segera diselesaikan.................................. 21
B.PENETAPAN GAGASAN ........................................................................ 21
1. Identifikasi Penyebab Issu ............................................................ 21
2. Penetapan Gagasan ..................................................................... 23
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI ................................................................ 25
BAB IV PENUTUP ............................................................................................... 37

3
 DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

DAFTAR TABEL
TABEL 2.1...............................................................................................................16
TABEL 2.2...............................................................................................................17
TABEL 2.2...............................................................................................................17
TABEL 2.4...............................................................................................................21
TABEL 3.1...............................................................................................................23

DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1.1...........................................................................................................10
GAMBAR 2.1...........................................................................................................20

4
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pemerintah Daerah dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas

penyelenggaraan otonomi daerah, harus memperhatikan hubungan antar susunan

pemerintahan. Hal tersebut dilakukan agar pemerintah mampu menjalankan

tugasnya, sesuai dengan amanat Undang Undang Dasar 1945 Negara Republik

Indonesia di dalam Pasal 18, pemerintah daerah berwenang untuk mengatur dan

mengurus sendiri urusan urusan pemerintahan menurut asas otonomi dan

pembantuan. Perihal otonomi dan penyelenggaraan pemerintahan daerah diatur di

dalam Undang-Undang No.23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.

Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh

pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan

tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip

Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-

Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Suatu kewenangan yang

dimiliki pemerintah daerah dalam terminologi otonomi tersebut memungkinkan

dibuatnya berbagai perangkat-perangkat berupa aparatur daerah yang berfungsi

sebagai pendukung dari pelaksanaan pemerintahan di daerahnya.

Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan

Pegawai dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah hal tersebut

tertuang didalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 . Pegawai ASN

melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh pejabat Pembina kepegawaian

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan

publik yang profesional, berkualitas dan mempercepat persatuan dan kesatuan

5
 Negara Republik Indonesia.

Dalam mewujudkan tata kelola Pelayanan Publik yang efektif dan Efisien ASN

dituntut untuk bekerja secara Profesional dalam memberikan pelayanan. Dalam

Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 20 tahun 2021 tentang Implementasi Core

Values dan Employer Branding ASN . Fondasi baru bagi Apartur Sipil Negara yang

menerapkan prinsip BerAKHLAK (Berorientasi Pelayananan, Akuntabel, Kompeten,

Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) demi tercapainya pelayanan publik yang

maksimal.

Perkembangan masyarakat seiring dengan kemajuan di berbagai bidang

kehidupan terutama teknologi informasi yang begitu pesat mempengaruhi cara berfikir/

cara pandang, sikap dan perilaku masyarakat. Secara tidak langsung hal tersebut juga

berlaku bagi kita seorang ASN di lingkungan kerja. Sehingga penting bagi kita juga

untuk memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada untuk menciptakan tata kelola

pemerintah yang baik (Good Governance).

Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) memerlukan suatu bagian yang

mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi seperti

hasil atau produk dari suatu kantor yang berupa surat, formulir dan laporan yang pada

akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Sebagai penyelenggara urusan

pemerintahan daerah, sebuah dinas harus sanggup memberikan data informasi yang

baik, lengkap dan akurat, dan siap kapan saja informasi itu dibutuhkan. Namun jika hal

itu tidak akan terwujud jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang

baik dan teratur.Seiring perkembangan zaman, sistem pengelolaan administrasi sudah

semakin modern dimana sudah banyak instansi yang menggunakan teknologi

informasi untuk mempermudah proses penataan berkas-berkasnya.

Sistem penyimpanan berkas dokumen yang dilakukan di Bagian Organisasi pada

6
Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe masih menggunakan cara manual, belum ada

penyimpanan cadangan dan belum terpusat, dimana kondisi ini masih dirasa kurang

optimal. Kondisi yang sering ditemui apabila seorang staf ataupun atasan dari Bagian

Organisasi yang mencari dokumen ataupun arsip yang dibutuhkan dan terkadang

dokumen yang dibutuhkan tersebut ketika staf yang menyimpan dokumennya tidak

berada di tempat ataupun dokumen yang dicari ternyata rusak karena virus. Dan juga

kita tidak tau jika suatu ketika terjadi musibah yang tidak diinginkan seperti hilangnya

laptop yang menjadi tempat penyimpanan file dokumen-dokumen perencanaan.

Sehingga timbul masalah dan dapat menyita waktu yang cukup lama karena hal

tersebut. Tentunya hal tersebut akan menyebabkan terhambatnya kegiatan di kantor.

Melihat kondisi belum adanya cadangan berkas kegiatan dan belum terpusatnya

penyimpanan berkas di Bagian Organisasi merupakan hal genting/mendesak, karena

terkadang kebutuhan berkas lama secara mendadak untuk alat ukur revisi maupun

audit. Selain menggunakan harddisk dan flashdisk, penyimpanan online juga sangat

membantu dalam keperluan berkas tanpa perlu copy paste, sehingga bisa diakses

dimanapun dan kapanpun, meskipun bukan pada hari kerja.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis membuat suatu rancangan aktualisasi

dengan judul “PENATAAN ARSIP DOKUMEN MELALUI MEDIA DIGITALISASI DI BAGIAN

ORGANISASI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA LHOKSEUMAWE” .

1. Tujuan
Adapun tujuan Aktualisasi Nilai-nilai Dasar Profesi PNS yang penulis laksanakan

Pada Sekretariat Daerah Lhoksemawe Bagian Organisasi adalah:

a. Mampu menerapkan Nilai-nilai Berorientasi Pelayanan sehingga berkomitmen

memberikan pelayanan prima terbaik demi kepuasan masyarakat;

b. Mampu menerapkan Nilai-nilai Akuntabel sehingga memiliki tanggung jawab dan

7
 integritas terhadap apa yang telah ditugaskan;

c. Mampu menerapkan Nilai-nilai Kompeten sehingga dalam menjalankan tugas

tidak pantang menyerah dan terus belajar dalam mengembangkan kapabilitas;

d. Mampu menerapkan Nilai-nilai Harmonis sehingga menumbuhkan sikap saling

peduli dan menghargai perbedaan agar terciptanya suasana kerja yang harmonis;

e. Mampu menerapkan Nilai-nilai Loyal sehingga berdidikasi terhadap pengabdian

bagi OPD dan mengutamakan kepentingan bersama;

f. Mampu menerapkan Nilai-nilai Adaptif sehingga PNS mampu terus berinovasi

menghadapi setiap perubahan;

g. Mampu menerapkan Nilai-nilai Kolaboratif sehingga mampu membangun

kerjasama yang sinergis demi mencapai suatu tujuan kerja.

2. Manfaat
Dengan tercapainya tujuan-tujuan diatas maka diharapkan dapat memberikan

manfaat bagi diri pribadi, unit kerja, bangsa dan negara serta masyarakat. Manfaat-

manfaatnya antara lain:

h. Manfaat bagi diri pribadi, yaitu menambah wawasan pengetahuan sebagai ASN

dalam rangka perbaikan pelayanan publik khususnya kepada masyarakat secara

profesional.

i. Manfaat bagi unit kerja, yaitu menjadi agen perubahan di instansi sehingga

mampu memberikan pelayanan publik yang baik kepada masyarakat.

j. Manfaat Bangsa dan Negara, yaitu menjadikan bangsa negara yang kuat dan

maju didasarkan pada ASN yang menerapkan Prinsip core values BerAKHLAK.

k. Manfaat bagi masyarakat, yaitu mampu memberikan pelayanan dengan penuh

kepercayaan dan profesional kepada masyarakat.

8
3. Sasaran
Adapun sasaran dari kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS yang penulis

laksanakan adalah terwujudnya sikap dan perilaku dari penulis sendiri sebagai

Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang sesuai dengan persyaratan

pengangkatan untuk menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS).

B. Profil Organisasi
Bagian Organisasi merupakan salah satu bagian yang ada pada sekretariat

daerah yang bertugas untuk membantu kepala daerah. Bagian organisasi

dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, berkedudukan di bawah dan bertanggung

jawab kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Administrasi Umum. Bagian

Organisasi mempunyai melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan daerah,

pengoordinasian perumusan kebijakan daerah pengoordinasian pelaksanaan

tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan

daerah dibidang kelembagaan dan analisis jabatan, pelayanan publik dan tata

laksana dan kinerja dan reformasi birokrasi Untuk melaksanakan tugasnya Bagian

Organisasi mempunyai fungsi:

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan daerah di bidang

kelembagaan dan analisis jabatan, pelayanan publik dan tata
laksana serta kinerja dan reformasi birokrasi;
2. Penyiapan bahan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah di
bidang kelembagaan dan analisis jabatan, pelayanan publik dan tata
laksana serta kinerja dan reformasi birokrasi;
3. Penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat
Daerah di bidang Kelembagaan dan Analisis Jabatan, Pelayanan
Publik dan Tata Laksana serta Kinerja dan Reformasi Birokrasi;
4. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, pelayanan
publik dan tata laksnan serta kinerja dan reformasi birokrasi; dan

9
 5. Pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi
Umum yang berkaitan dengan tugasnya.
Bagian organisasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian,

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris

Daerah melalui Asisten Administrasi Umum. Untuk menunjang

kinerja Sekretariat Daerah memiliki Susunan Organisasi yang terdiri

dari:

(1) Sekda, 3 (tiga) Staf Ahli, 3 (tiga) Asisten, dan 9 (sembilan) Bagian.

(2) Staf Ahli sebagaimana dimaksud pada Nomor (1), terdiri atas:
a. Staf Ahli Bidang Pemerintahan, Hukum dan Politik;
b. Staf Ahli Bidang Pembangunan, Ekonomi dan Keuangan; dan
c. Staf Ahli Bidang Kemasyarakatan dan Sumber Daya Manusia.

(3) Asisten sebagaimana dimaksud pada Nomor (1), terdiri atas:

a. Asisten Pemerintahan, Keistimewaan Aceh dan Kesejahteraan
Rakyat;
b. Asisten Perekonomian dan Pembangunan; dan
c. Asisten Administrasi Umum.

(4) Bagian sebagaimana dimaksud pada Nomor (1), terdiri atas :

a. Bagian Pemerintahan;
b. Bagian Hukum;
c. Bagian Keistimewaan Aceh dan Kesejahteraan Rakyat;
d. Bagian Perekonomian dan Sumber Daya Alam;
e. Bagian Administrasi Pembangunan;
f. Bagian Pengadaan Barang/Jasa;
g. Bagian Umum;
h. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan; dan
i. Bagian Organisasi.

(5) Asisten Pemerintahan, Keistimewaan Aceh dan Kesejahteraan

Rakyat mengkoordinir pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian-Bagian
pada Setda yang terdiri atas:
a. Bagian Pemerintahan, membawahi:

10
 1) Sub Bagian Administrasi Pemerintahan;
2) Sub Bagian Administrasi Kewilayahan; dan
3) Sub Bagian Kerjasama dan Otonomi Daerah.
b. Bagian Hukum, membawahi:
1) Sub Bagian Perundang-Undangan;
2) Sub Bagian Bantuan Hukum; dan
3) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi.
c. Bagian Keistimewaan Aceh dan Kesejahteraan Rakyat, membawahi:
1) Sub Bagian Keistimewaan dan Keagamaan;
2) Sub Bagian Kesejahteraan Sosial; dan
3) Sub Bagian Kesejahteraan Masyarakat.

(6) Asisten Perekonomian dan Pembangunan mengkoordinir

pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian-Bagian pada Setda yang terdiri
atas:
a. Bagian Perekonomian dan Sumber Daya Alam, membawahi:
1) Sub Bagian Pembinaan BUMD dan BLUD;
2) Sub Bagian Perekonomian; dan
3) Sub Bagian Sumber Daya Alam.
b. Bagian Administrasi Pembangunan, membawahi:
1) ss. Bagian Penyusunan Program;
2) Sub. Bagian Pengendalian Program; dan
3) Sub. Bagian Evaluasi dan Pelaporan.
c. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, membawahi
1) Sub Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa;
2) Sub Bagian Pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik;
dan
3) Sub Bagian Pembinaan dan Advokasi Pengadaan Barang dan Jasa.

(7) Asisten Administrasi Umum mengkoordinir pelaksanaan tugas dan

fungsi Bagian-Bagian pada Setda yang terdiri atas:
a. Bagian Umum, membawahi:
1) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian;
2) Sub Bagian Keuangan; dan
3) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.

11
 b. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan, membawahi:
1) Sub Bagian Protokol;
2) Sub Bagian Komunikasi Pimpinan; dan
3) Sub Bagian Dokumentasi Pimpinan.
c. Bagian Organisasi, membawahi:
1) Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan;
2) Sub Bagian Pelayanan Publik dan Tata Laksana; dan
3) Sub Bagian Kinerja dan Reformasi Birokrasi.

Struktur organisasi Bagian Organisasi, dapat dilihat pada

Gambar 1 berikut:
Gambar 1.1
Bagan Struktur Organisasi
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe

KEPALA
BAGIAN
ORGANISASI

KEPALA SUB BAIAN KEPALA SUB BAGIAN KEPALA SUB BAGIAN

KELEMBAGAAN DAN PELAYANAN PUBLIK KINERJA DAN
ANALISAS JABATAN DAN TATA LAKSANA REFORMASI BIROKRASI

1. ANALIS JABATAN 1. ANALIS PELAYANAN 1. ANALIS KINERJA

2. ANALIS KELEMBAGAAN PUBLIK 2. ANALIS
3. PENGELOLA 2. ANALIS TATA LAKSANA AKUNTABILITAS
KEUANGAN 3. PENGOLAH DATA KINERJA APARATUR
4. PENGADMINISTRASI 3. PENGOLAH DATA
UMUM

1. VISI MISI ORGANISASI

1. VISI
Visi Kota Lhokseumawe ialah “Mewujudkan Kota Lhokseumawe
Bersyariat, Sehat, Cerdas Dan Sejahtera Berdasarkan UU-PA Dan Mou
Helsinki”

12
2. MISI
1. Mewujudkan masyarakat yang Islami, yaitu membentuk manusia yang
bertaqwa pada Allah SWT, menjadikan nilai-nilai syariat Islam sebagai
dasar dalam mengembangkan nilai-nilai budaya lokal;
2. Meningkatkan perekonomian yang Berdaya Saing dan berbasis potensi
daerah dengan titik berat pada Industri, Jasa, Pariwisata, dan Perikanan
yaitu mengembangkan dan mendorong perekonomian yang berdaya saing
dan mempunyai keunggulan kompetitif yang tinggi, membangun kerjasama
perekonomian dengan berbagai pihak, pengembangan iklim usaha yang
kondusif untuk merangsang investasi dari dalam dan luar negeri, regulasi
yang mendukung perkembangan perekonomian terutama usaha kecil dan
menengah dan mensinergikan sektor-sektor lain berbasis potensi daerah
yang mendukung perindustrian, perdagangan, jasa dan pariwisata;
3. Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing,
yaitu meningkatkan kualitas pendidikan pada semua jenjang, melibatkan
segenap stakeholders dalam penyelenggaraan pendidikan dengan standar
kualitas yang tinggi, pendidikan yang memiliki daya saing dan kompetensi
yang tinggi mengupayakan sistem pendidikan yang unggul, penyediaan
sarana dan prasarana pendidikan yang berkualitas, mengupayakan biaya
pendidikan yang terjangkau dan dapat diakses oleh masyarakat, pendidikan
yang menjunjung nilai-nilai agama dan nilai-nilai luhur budaya, sehingga
dapat terbentuk manusia yang bertaqwa pada Tuhan Yang Maha Esa, dan
mengamalkan nilai-nilai agama. Demikian pula, meningkatkan akses
terhadap pelayanan kesehatan yang berkualitas, serta meningkatkan peran
serta masyarakat dalam pembangunan kesehatan;
4. Mewujudkan Kota Lhokseumawe dengan tata kelola Pemerintahan yang
bersih dan baik (Clean and Good Governance), demokrasi yang
berlandaskan hukum, yaitu pemantapan Kinerja Pemerintah Daerah yakni
upaya-upaya peningkatan sistem Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan kebijakan dan regulasi, pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah, pengembangan sistem perencanaan,
penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sebagai upaya
untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance).
Demikian pula memantapkan kelembagaan demokrasi yang lebih kokok,

13
 memperkuat peran masyarakat sipil, memperkuat kualitas desentralisasi
dan otonomi daerah, menjamin pengembangan dan kebebasan media
dalam mengkomunikasikan kepentingan masyarakat, melakukan
pembenahan struktur hukum dan meningkatkan budaya hukum dan
menegakkan hukum secara adil, konsekuen, tidak diskriminatif dan
memihak pada rakyat kecil;
5. Mewujudkan pemerataan pembangunan, serta sarana dan prasarana yang
memadai, adalah mengurangi kesenjangan sosial secara menyeluruh,
keberpihakan pada masyarakat yang lemah, menurunkan kemiskinan dan
pengangguran, menghilangkan diskriminasi dalam berbagai aspek,
menyediakan akses yang sama bagi masyarakat terhadap pelayanan sosial
serta sarana dan prasarana dasar perkotaan, membangun sarana dan
prasarana yang mendukung mobilitas barang, jasa dan orang,
meningkatkan peran serta masyarakat dan swasta dalam penyediaan
sarana dan prasarana perkotaan
6. Mewujudkan Kota Lhokseumawe yang Sehat, Asri dan Lestari, adalah
pembangunan yang memperhatikan daya dukung lingkungan, mengelola
Sumber Daya Alam dan lingkungan hidup secara berkelanjutan, menjaga
keseimbangan pemanfaatan ruang antara kawasan budidaya dan kawasan
lindung, memperbaiki pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan hidup
untuk mendukung kualitas kehidupan, dan meningkatkan pemeliharaan dan
pemanfaatan keanekaragaman hayati sebagai modal dasar pembangunan;
7. Mewujudkan Kota Lhokseumawe yang tentram, tertib, damai dan bersatu,
adalah penciptaan lingkungan yang kondusif dengan memantapkan
kemitraan antara masyarakat, Pemerintah Daerah dan aparat penegak
hukum sehingga mampu melindungi dan mengayomi masyarakat,
mencegah tindak kejahatan, dan menuntaskan tindak kriminalitas;

14
2. Nilai-Nilai Organisasi
Nilai nilai Organisasi di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota

Lhokseumawe adalah:

 Efektif
 Efisien
 Transparansi
 Akuntabel

3. ROLE MODEL

Di dalam pelaksanaan tugas tentu ada figur atau sosok yang bisa diteladani

dalam proses berorganisasi. Dalam instansi pemerintah, sosok role model

merupakan figur ideal dalam mengaplikasikan nilai-nilai dasar PNS dan

kedudukan peran PNS dalam NKRI. Sosok role model merupakan figur yang

nantinya akan menjadi contoh atau panutan peserta dalam mengaplikasikan nilai-

nilai Core Values BERAKHLAK di lingkungan habituasi. Adapun di lokasi yang

akan menjadi tempat habituasi, yakni Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota

Lhokseumawe. Role Model yang dipilih Penulis dalam penulisan rancangan

aktualisasi ini adalah Bapak Ilham Syahputra, S.STP.,M.Si sebagai Kepala

Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe. Pemilihan dilakukan

dengan beberapa pertimbangan diantaranya Bapak Ilham Syahputra,

S.STP.,M.Si merupakan atasan sekaligus senior selama melakukan orientasi

magang, selain itu penulis juga telah melihat secara langsung bagaimana beliau

memimpin anggota dan mampu mengayomi bawahan dengan sangat baik serta

bertanggungjawab terhadap tugas yang diberikan. Setiap kegiatan dan tugas

yang diberikan kepada bawahan berada didalam pengawasan Beliau sehingga

menjamin tidak ada kesalahan kerja yang dapat merugikan, dan Beliau

mewajibkan kepada Bawahan yang diberikan tugas agar memberikan Laporan

15
dimana laporan tersebut menjadi pertanggungjawaban terhadap tugas yang

diberikan.

Penulis menilai Bapak Ilham Syahputra, S.STP.,M.Si. mampu menerapkan

sikap Akuntabel karena mampu bertanggungjawab terhadap jabatan dan

tanggungjawab yang dibebankan kepada Beliau, sehingga menjadi panutan

penulis dalam bekerja.

16
 BAB II
IDENTIFIKASI ISSU DAN PENETAPAN GAGASAN

A. IDENTIFIKASI ISSU

1. Perumusan Issu
Peningkatan kualitas pelayanan publik menjadi keharusan karena banyak

perubahan perilaku publik. Perubahan ini dipengaruhi beberapa faktor diantaranya

adalah ketidakpuasan terhadap bidang-bidang tertentu. Sehingga mengharuskan

pelayanan publik untuk melakukan inovasi. Beberapa perubahan bisa menjadi isu-

isu yang menghambat proses kerja dalam sebuah instansi. Isu-isu itu sendiri akan

menjadi masalah yang signifikan jika tidak di kelola dengan baik. Sehingga butuh

inovasi dalam sebuah pelayanan publik yang mendorong terwujudnya pelayanan

yang maksimal, efektif dan efisien.

Kegiatan aktualisasi ini disusun berdasarkan identifikasi beberapa isu aktual yang

penulis temukan pada Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe Bagian Organisasi.

Dengan bersumber pada aspek:

(1) Smart ASN, dan

(2) Manajemen ASN,

yang diangkat dari Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi), Sasaran Kinerja Pegawai

(SKP), inovasi dan inisiatif penulis yang disetujui mentor dan coach, serta

penugasan atasan. Ada beberapa permasalahan yang penulis amati terjadi di

Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe Bagian Organisasi, yaitu diantaranya

adalah :

a. Belum optimalnya pengelolaan arsip dokumen berbasis digital

b. Kurang disiplinnya pegawai kantor pada jam kerja

c. Sulitnya berkoordinasi dengan perangkat daerah terkait

17
 Tabel 2.1
Perumusan Issu
No Isu Teridentifikasi Sumber Isu Kondisi yang diinginkan
1. Belum optimalnya pengelolaan Pegawai Sekretariat Adanya pengelolaan
arsip dokumen berbasis digital Daerah Kota arsip dokumen
Lhokseumawe Bagian berbasis digital.
Organisasi
2. Kurang disiplinnya pegawai
Kepala Bagian Adanya disiplin
kantor pada jam kerja
Organisasi pegawai kantor pada
jam kerja
3. Sulitnya berkoordinasi dengan
Pegawai Sekretariat Adanya koordinasi
perangkat daerah terkait
Daerah Kota dengan perangkat
Lhokseumawe Bagian daerah terkait
Organisasi

Dalam menganalisa isu aktual atau problematika di instansi tempat bekerja,

penulis menggunakan 2 metode analisis, yaitu: metode analisis APKL (Aktual,

Problematik, Kekhalayakan, Layak) dan metode analisis USG (Urgency,

Seriousness, Growth).

a) Metode Analisis APKL

Isu aktual atau problematika yang ada di istansi tempat bekerja dilakukan analisa

lebih mendalam menggunakan metode APKL (Aktual, Problematik,

Kekhalayakan,dan Kelayakan). Metode ini memiliki 4 kriteria penilaian yaitu

Aktual,Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan.

 Aktual

Isu yang ada benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan di kalangan

masyarakat atau tempat bekerja.

 Problematik

Isu yang ada memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehinggaperlu dicarikan

solusinya.

 Kekhalayakan

18
 isu yang ada menyangkut hajat hidup orang banyak.

 Kelayakan

isu yang ada masuk akal, logis, realistis, serta relevan untukdimunculkan inisiatif

pemecahan masalahnya.

Berikut adalah Analisis ISU menggunakan Metode APKL :

Tabel 2.2
Analisis Issu Metode
APKL
No Isu Teridentifikasi A P K L Keterangan Prioritas
1. Belum optimalnya pengelolaan + + + + Memenuhi I
arsip dokumen berbasis digital Syarat

Kurang disiplinnya pegawai II

- + - + Tidak
2. kantor pada jam kerja
Memenuhi
Syarat
3. Sulitnya berkoordinasi dengan III
- + - + Tidak
perangkat daerah terkait
Memenuhi
Syarat

Keterangan :
(+) = Memenuhi
(-) = Tidak Memenuhi
Berdasarkan hasil analisis menggunakan teknik APKL diatas maka Isu
yang diangkat penulis dalam Rancangan Aktualisasi ini adalah “Belum
optimalnya pengelolaan arsip dokumen berbasis digital”

Tabel 2.3
Issu yang akan diangakat
Pernyataan Issu : Belum adanya digitalisasi
Fokus : Penataan Arsip Dokumen
Lokus :
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe

2. Alasan Pemilihan Issu

Berdasarkan issu yang diangkat penulis yaitu Belum Adanya Digitalisasi Penataan

Arsip Dokumen Pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe menjadi

19
permasalahan yang aktual dikarenakan penataan arsip dokumen pada Sekretriat Daerah

Kota Lhokseumawe Bagian Organisasi yang belum tertata dengan baik, Permasalahan

yang sering terjadi ialah apabila seorang staf ataupun atasan dari Bagian

Organisasi yang mencari dokumen ataupun arsip yang dibutuhkan tersebut, sering

hilang, rusak karena virus, serta kesulitan dalam penemuan kembali. Tentunya hal

tersebut akan menyebabkan terhambatnya kegiatan di kantor.

Melihat kondisi belum adanya cadangan berkas kegiatan dan belum

terpusatnya penyimpanan berkas di Bagian Organisasi merupakan hal

genting/mendesak, karena terkadang kebutuhan berkas lama secara mendadak.

Selain menggunakan harddisk dan flashdisk, penyimpanan online juga sangat

membantu dalam keperluan berkas tanpa perlu copy paste, sehingga bisa diakses

dimanapun dan kapanpun, meskipun bukan pada hari kerja. sehingga memudahkan

pegawai. Selain itu, penulis melihat adanya teknologi pendukung yang dapat

digunakan untuk mengelola pengarsipan secara digital, yaitu aplikasi Google Drive.

Google Drive merupakan layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang

dikembangkan oleh Google.

Permasalahan ini menyangkut kekhalayakan. Maka permasalahan ini

harus segera diselesaikan karena hal ini menyangkut kepentingan orang banyak

dan harus segera dicarikan solusi terbaik. Karena jika dibiarkan tersimpan secara

manual maka arsip akan semakin banyak dan semakin sulit untuk ditata

sehingga berkemungkinan besar terjadi kehilangan. Permasalahan ini termasuk

kategori kelayakan untuk dicarikan solusi terbaik dan dapat berinovasi sehingga

dapat mempermudah kerja pegawai hingga dapat meningkatkan pelayanan

terbaik untuk masyarakat.

20
3. Dampak jika issu tidak segera diselesaikan
Berdasarkan perumusan issu diatas dampak yang ditimbulkan jika issu

tidak segera diselesaikan dan dicarikan solusi terbaik maka akan menimbulkan

masalah baru dan merugikan banyak pihak.

Masalah Penataaan Arsip dokumen bukanlah hal yang baru terjadi tetapi

menjadi issu yang belum terpecahkan hingga saat ini. Sehingga jika Penataaan

Arsip dokumen tidak segera diselesaikan maka arsip dokumen akan semakin tidak

tertata dan menumpuk di Bagian Organisasi sehingga dapat menyulitkan

pekerjaan pegawai jika sewaktu membutuhkan arsip surat tersebut tetapi surat

tersebut tidak dapat ditemukan.

Jika isu belum adanya digitalisasi penataan arsip dokumen pada Bagian
Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe tidak segera tidak
ditemukan solusinya akan berdampak :

a. Meningkatnya kerusakan arsip atau hilang dikarenakan tata pengelolaan

yang kurang;

b. Timbul rasa cemas, takut, dan tidak percaya diri pada pegawai Bagian
Organisasi, karena berkas tidak tersimpan dengan baik;

c. Menurunya kualitas dan mutu pelayanan pada Bagian Organisasi, yang

berakibat terhambatnya proses pengelolaan administrasi.

B. PENETAPAN GAGASAN
1. Identifikasi Penyebab Issu
Berdasarkan Issu yang terdapat pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah

Kota Lhokseumawe yaitu: Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen Melalui

Media Digitalisasi Pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota

Lhokseumawe. Issu tersebut disebabkan oleh beberapa masalah diantaranya

adalah:

21
a. Sering Terjadinya Kehilangan Arsip Ketika Akan Diperlukan.

b. Belum dimanfaatkannya Teknologi Digitalisasi berupa Google Drive Sebagai

Media Penataan Arsip.

c. Kurang Optimalnya Pengelolaan Arsip Dokumen di Bagian Organisasi.

Gambar 2.1
Pohon Masalah Penyebab Issu

Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen

Melalui Media Digitalisasi Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe

Belum Adanya Digitalisasi Kurang Optimalnya

Sering Terjadinya
Pengelolaan Arsip
berupa Google Drive Kehilangan Arsip Ketika
Dokumen di Bagian
Akan Diperlukan
Sebagai Media Penataan Organisasi
Arsip

Untuk memilih penyebab issu yang paling dominan maka dapat kita analisis

menggunakan metode USG. Adapun analisis masalah penyebab issu yang

paling dominan adalah sebagai berikut :

Tabel 2.4
Analisis Issu Metode USG

NO ISU U S G TOTAL PRIORITAS

Sering Terjadinya Kehilangan Arsip

1 3 3 3 9 III
Ketika Akan Diperlukan

22
 Belum Adanya Digitalisasi
2 4 4 4 12 I
berupa Google Drive Sebagai

Media Penataan Arsip

Kurang Optimalnya Pengelolaan

3 3 4 4 11 II
Arsip Dokumen di Bagian

Organisasi

Tabel 2.1 : Pemilihan Masalah Penyebab Issu menggunakan Metode USG

Keterangan :
U : Urgency
S : Seriousness
G : Growth
Score 5 : sangat
Score 4 : baik
Score 3 : cukup
Score 2 : kurang
Score 1 : tidak

Berdasarkan analisis terhadap masalah yang menjadi penyebab

issu menggunakan metode USG tersebut disimpulkan bahwa masalah "Belum

Adanya Digitalisasi berupa Google Drive Sebagai Media Penataan Arsip"

mendapat skor terbesar, sehingga menjadi masalah yang dominan yang

menyebabkan terjadinya issu dan menjadi prioritas utama yang akan dipecahkan

dalam permasalahan pada laporan Rancangan Aktualisasi ini.

2. Penetapan Gagasan

Berdasarkan analisis terhadap masalah penyebab terjadinya issu dengan

menggunakan USG maka ditemukan masalah dominan penyebab issu tersebut.

sehingga dapat ditetapkan gagasan yang merupakan solusi dari penyebab issu

23
 yangdipilih yaitu :

 Penyebab issu : " Belum Adanya Penataan Arsip Dokumen Berbasis

Digital "
yang dipilih
 Gagasan : " Penataan arsip Dokumen melalui Google Drive"
aktualisasi
Judul Aktualisasi menjadi :
 “Penataan Arsip Dokumen Melalui Media Digitalisasi di Bagian Organisasi Pada

Sekretriat Daerah Kota Lhokseumawe”

Berdasarkan gagasan diatas maka dapat ditetapkan gagasan

menjadi solusi untuk penyebab issu yang dipilih yaitu "Penataan arsip Dokumen

melalui Google Drive" sehingga dapat ditentukan judul aktualisasi menjadi "Penataan

Arsip Dokumen Melalui Media Digitalisasi di Bagian Organisasi Pada Sekretriat

Daerah Kota Lhokseumawe”

24
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe

Isu yang Diangkat : Belum Adanya Digitalisasi Penataan Arsip Dokumen pada Bagian
Organisasi Sekretariat Daerah Kota Lhokseumawe

Masalah Penyebab Isu : Kurangnya Inovasi Pihak Internal Bagian Organisasi dalam
melakukan Penyimpanan Berkas Kegiatan
Gagasan Pemecahan : Membuat Akun Google Drive pada Bagian Organisasi Sekretariat
Isu Daerah Kota Lhokseumawe

TABEL 3.1 FORMAT 1 RANCANGAN AKTUALISASI

Keterkaitan Dengan nilai Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil
Core Values BerAKHLAK Visi-Misi Organisasi Organisasi
I II III IV V VI VII
1. Melakukan 1. Meminta waktu 1. Jadwal konsultasi Akuntabel: Untuk mencapai misi ke Menciptakan
konsultasi untuk dengan mentor Saya akan bertanggungjawab 4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
gagasan menyampaikan 2. Catatan Hasil atas rancangan aktualisasi dan yaitu Mewujudkan Kota transparansi
dengan mentor gagasan aktualisasi Konsultasi dan menerima saran atas Lhokseumawe dengan kepada Bagian
2. Melaksanakan perbaikan pembahasan gagasan tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
Konsultasi 3. Mendapatkan yang bersih dan baik dapat
3. Melakukan persetujuan melalui Adaptif: (Clean and Good dipertanggungjawa
pemilihan Isu pesan whatsapp oleh Saya akan berinisiatiif untuk Governance), demokrasi bkan
mentor terhadap isu menetapkan jadwal konsultasi yang berlandaskan kebenarannya.
yang diambil dengan mentor hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
25
 Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan
kegiatansebagai upaya
untuk mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good
governance).Mewujudka
n Kota Lhokseumawe
dengan tata kelola
Pemerintahan yang
bersih dan baik (Clean
and Good Governance),
demokrasi yang
berlandaskan hukum,
yaitu pemantapan
Kinerja Pemerintah
Daerah yakni upaya-
upaya peningkatan
sistem Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

26
2. Melakukan 1. Meminta izin atasan 1. Mendapatkan Akuntabel Untuk mencapai misi ke Menciptakan
pemilahan terkait untuk lembar persetujuan Pemilihan dokumen bertujuan 4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
arsip dokumen melakukan mengenai kegiatan untuk terciptanya tata kelola yaitu Mewujudkan Kota transparansi
pemilihan dokumen pemilahan dokumen yang lebih baik Lhokseumawe dengan kepada Bagian
2. Melakukan 2. Foto arsip yang tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
pengelompokkan sudah Berorientasi Pelayanan yang bersih dan baik dapat
arsip dikelompokan Melalui arsip dokumen maka (Clean and Good dipertanggungjawa
akan terciptanya pelayanan Governance), demokrasi bkan
yang lebih baik yang berlandaskan kebenarannya.
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
27
 hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

3. Melakukan 1. Melakukan 1. Dokumen arsip Akuntabel Untuk mencapai misi ke Menciptakan

scanning scanning dokumen yang sudah di scan Arsip yang di scan dapat
dokumen arsip arsip kedalam 2. Foto folder File dipertanggungjawabkan
yang akan format file pdf dokumen arsip kebenarannya
dimasukkan ke 2. Membuat file per
Google Drive folder Berorientasi Pelayanan
Memberikan kepercayaan
kepada publik bahwa berkas
mereka aman
Adaptif
Memberikan kemudahan
dalam akses dokumen yang
telah dikirimkan
Harmonis
Memberikan keterbukaan dan
bukti bahwa berkas yang telah
dikirimkan sudah ada sehingga
tidak ada kesalahpahaman
28
4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
yaitu Mewujudkan Kota transparansi
Lhokseumawe dengan kepada Bagian
tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
yang bersih dan baik dapat
(Clean and Good dipertanggungjawa
Governance), demokrasi bkan
yang berlandaskan kebenarannya.
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
 pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

4. Melakukan 1. Meminta izin 1. Mendapat Lembar Akuntabel Untuk mencapai misi ke Menciptakan
pembuatan atasan untuk Persetujuan dari Dengan adanya akun tersebut 4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
akun Google pembuatan akun atasan terkait agar dapat dimanfaatkan yaitu Mewujudkan Kota transparansi
Drive 2. Memberikan kegiatan pembuatan sebagaimana mestinya Lhokseumawe dengan kepada Bagian
informasi data akun Google Drive tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
akun kepada 2. Foto Kegiatan Harmonis yang bersih dan baik dapat
atasan Kosultasi kepada Menciptakan sifat yang (Clean and Good dipertanggungjawa
3. Sosialisasi atasan terkait data harmonis karena saling Governance), demokrasi bkan
kepada staf lain akun Google Drive percaya yang berlandaskan kebenarannya.
terkait akun yang sudah dibuat hukum, yaitu
Google Drive 3. Kegiatan Sosialisasi Kolaboratif pemantapan Kinerja
29
kepada staf lainnya. Melalui akun tersebut dapat
memudahkan staf lainnya
untuk menggunakan aplikasi
tersebut
Adaptif
Penulis memberikan akun agar
memberikan kemudahan
ketika akan mengakses file
30
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
 pengembangan sistem

Untuk mencapai misi ke

5. Uji Coba dan 1. Menginput file 1. Foto kegiatan Uji Akuntabel 4 Kota Lhokseumawe Dengan adanya
Memanfaatkan dokumen arsip yang Coba pengimputan Penulis akan bertanggung yaitu Mewujudkan Kota kegiatan koordinasi
Penggunaan telah discan ke akun dokumen arsip jawab tentang kebenaran file Lhokseumawe dengan menerima dan
Google Drive Google Drive 2. Kegiatan yang diimput tata kelola Pemerintahan membalas
Untuk 2. Mengelompokan pengelompokan yang bersih dan baik informasi
Penataan Arsip arsip dokumen arsip persuratan di Loyal (Clean and Good menunjukkan
Dokumen terkait aplikasi Google Penulis akan menerima Governance), demokrasi adanya kejelasan
Drive informasi dari penyimpanan yang berlandaskan informasi tentang
berkas untuk mengutamakan hukum, yaitu berkas atau arsip
kepentingan publik. pemantapan Kinerja yang dikirimkan
Pemerintah Daerah atau dikeluarkan
Berorientasi Pelayanan yakni upaya-upaya sehigga timbul
Penulis membuat kegiatan peningkatan sistem kepercayaan antar
tersebut menunjukkan adanya Penyelenggaraan organisasi ataupun
kejelasan informasi tetang Pemerintahan Daerah antar bagian
kegiatan yang akan dan telah yang meliputi penetapan
dilakukan di Bagian Organisasi kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Adaptif Pemerintahan Daerah,
Penulis menggunakan pengembangan sistem
penyimpanan Folder kegiatan perencanaan,
sehingga dapat efektif untuk penganggaran,
pendataan dan penyimpanan pelaksanaan dan
berkas untuk mempermudah pengawasan kegiatan
kegiatan dalam waktu yang sebagai upaya untuk
cepat. mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
31
 Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

6. Sinkronisasi 1. Menambahkan 1. Format buku Akuntabel Untuk mencapai misi ke Menciptakan

Arsip Digital kolom konfirmasi agenda yang baru Penulis mensinkrokan surat 4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
dengan Arsip upload file Google 2. Foto kegiatan masuk dan keluar serta di yaitu Mewujudkan Kota transparansi
Manual Drive pada buku sinkronisasi arsip buku agenda serta dokumen Lhokseumawe dengan kepada Bagian
agenda yang lain dan soft file tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
2. Melakukan sehingga akan terjadi yang bersih dan baik dapat
pengecekan arsip kecocokan antara dibuku (Clean and Good dipertanggungjawa
secara manual dan agenda dan di soft file google Governance), demokrasi bkan
digital yang drive milik Bagian Organisasi yang berlandaskan kebenarannya.
disinkronkan yang disertai bukti foto yang hukum, yaitu
berdasarkan buku dapat dipertanggungjawabkan pemantapan Kinerja
agenda yang ada kebenarannya Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
Adaptif peningkatan sistem
Penulis melakukan Penyelenggaraan
pembaharuan yang dilakukan Pemerintahan Daerah
dengan pengelompokan yang meliputi penetapan
dokumen dalam buku guna kebijakan dan regulasi,
memberikan inovasi pembinaan aparatur
memudahkan untuk pencarian Pemerintahan Daerah,
arsip dokumen pengembangan sistem
perencanaan,
32
 penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

7. Melakukan 1. Berkonsultasi 1. Bukti foto Konsultasi Akuntabel Untuk mencapai misi ke Memberikan
evaluasi dengan atasan 2. Form Penilaian Adanya penilaian secara 4 Kota Lhokseumawe penguatan
kegiatan atas tentang efektifitas Efektifitas terukur terhadap efektifitas yaitu Mewujudkan Kota terhadap prinsip
pelaksanaan pengelolaan arsip pengelolaan arsip pengelolaan surat melalui Lhokseumawe dengan akuntabel dan
kegiatan dokumen melalui Dokumen melalui Google Drive tata kelola Pemerintahan transparan
Google Drive Google Drive yang bersih dan baik
2. Melakukan Harmonis (Clean and Good
Pembuatan Adanya penanaman sikap Governance), demokrasi
penilaian terdap permusywaratan dalam yang berlandaskan
33
manfaat dari mengelola arsip dokumen hukum, yaitu
pengelolaan arsip pemantapan Kinerja
surat melalui Berorientasi Pelayanan Pemerintah Daerah
Google Drive Memberikan informasi kepada yakni upaya-upaya
publik terkait berkas yang akan peningkatan sistem
dicari. Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me
wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
34
 pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

8. Pembuatan 1. Membuat laporan 1. Dokumen laporan Akuntabel Untuk mencapai misi ke Menciptakan
laporan hasil hasil kegiatan hasil kegiatan Bertanggungjawab atas 4 Kota Lhokseumawe kepercayaan dan
kegiatan yang kepada mentor 2. Tanda terima pelaksanaan kegiatan yang yaitu Mewujudkan Kota transparansi
telah 2. Memberikan penyerahan dibuktikan dalam bentuk Lhokseumawe dengan kepada Bagian
dilaksanakan laporan kepada laporan kepada laporan kegiatan kepada tata kelola Pemerintahan Organisasi serta
kepada mentor mentor mentor mentor serta Bersikap jujur yang bersih dan baik dapat
dalam membuat hasil kegiatan (Clean and Good dipertanggungjawa
sesuai dengan keadaan Governance), demokrasi bkan
sebenarnya yang berlandaskan kebenarannya.
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem
perencanaan,
penganggaran,
pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan
sebagai upaya untuk
mewujudkan tata
pemerintahan yang baik
(good governance).
Me

35
 wujudkan Kota
Lhokseumawe dengan
tata kelola Pemerintahan
yang bersih dan baik
(Clean and Good
Governance), demokrasi
yang berlandaskan
hukum, yaitu
pemantapan Kinerja
Pemerintah Daerah
yakni upaya-upaya
peningkatan sistem
Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah
yang meliputi penetapan
kebijakan dan regulasi,
pembinaan aparatur
Pemerintahan Daerah,
pengembangan sistem

36
 BAB IV PENUTUP

Semua kegiatan yang telah dirancang oleh penulis dalam Rancangan

Aktualisasi ini dapat terlaksana dengan baik. Mulai dari berkonsultasi dengan atasan

terkait Rancangan Aktulisasi, mendapat persetujuan terkait penamaan dokumen di

google drive yang akan digunakan untuk melakukan pengarsipan dokumen pada

Bagian Organisasi pertahun 2021-2022

Penggunaan Google Drive dalam penataan arsip dokumen digital pada

Bagian Organisasi di Sekretariat Daerah Lhokseumawe penulis terapkan core values

BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal,

Adaptif, dan Kolaboratif. Semua nilai BerAKHLAK ini akan penulis terapkan dalam

penataan arsip dokumen melalui google drive. Jika penulis tidak menerapkan nilai-

nilai BerAKHLAK dalam setiap kegiatan maka dalam mengelola arsip digital melalui

microsoft excel tidak akan terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang

diharapkan.

37