Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

STANDAR PELAYANAN
PROSES UMUM PENGELOLAAN SURAT MASUK (SURAT UNDANGAN)
KEPADA GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR

A. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
tentang Pemerintahan Daerah
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Daerah.
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
4. Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan
Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat
5. Peraturan Gubernur Nomor 38 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa
Tenggara Barat
.

B. Latar Belakang
Dalam rangka memperlancar Pelayanan Proses Umum Pengelolaan Surat Masuk
(Surat Undangan) kepada Gubernur/Wakil Gubernur secara efektif, efisien, dan
tertib administrasi, maka diperlukan Standar Pelayanan

C. Maksud dan Tujuan

Maksud penetapan standar pelayanan tersebut adalah sebagai panduan bagi
pelaksana tugas-tugas pelayanan proses umum pengelolaan surat masuk (Surat
Undangan) dilingkungan Gubernur/Wakil Gubernur yang perlu mendapatkan
kebijakan Gubernur/Wakil Gubernur, berupa disposisi/lisan dan petunjuk lainnya.
Tujuannya adalah untuk mewujudkan pelayanan proses umum pengelolaan surat
masuk terhadap Gubernur/Wakil Gubernur secara cepat, tepat, efektif dan efisien
sehingga mampu mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas Gubernur/Wakil
Gubernur.

D. Ruang Lingkup
1. Unit yang melaksanakan pelayanan proses umum surat masuk (surat undangan)
adalah Sub Bagian TU Pimpinan
2. Pelaksana pelayanan adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan beserta
staf.
3. Koordinator pelayanan adalah Kepala Bagian Protokol
4. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Humas dan Protokol
Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
5. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya mekanisme pelaksanaan
pelayanan yang efektif dan efesien .
6. Pengguna pelayanan Gubernur/Wakil Gubernur /OPD/Lembaga/masyarakat
7. Keluaran (Output) pelayanan adalah :
a. Lembar persetujuan/disposisi.
b. Jadwal agenda Gubernur/Wakil Gubernur
8. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah :
a. Pelayanan kepada Gubernur/Wakil Gubernur dan
OPD/lembaga/masyarakat dapat terlaksana secara tepat waktu dan sasaran
b. Kegiatan Gubernur/Wakil Gubernur berjalan dengan baik dan lancar.
c. Gubernur/Wakil Gubernur mengetahui acara/undangan yang
Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Humas & Protokol Sekretariat Daerah Provinsi NTB
 Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

mengundang Gubernur/Wakil Gubernur

9. Definisi peristilahan :
a. Surat masuk adalah salah satu alat komunikasi kedinasan dalam bentuk
tertulis pada media kertas dan sejenisnya.
b. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan pimpinan tentang prosedur
ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh
pimpinan daerah dalam rangka pelaksanaan kegiatan umum pemerintahan
dan pembangunan
c. Surat dinas adalah surat masuk dan surat keluar yang ditindaklanjuti oleh
Pimpinan berupa paraf, tandatangan dan atau disposisi maupun petunjuk
lisan
10. Standar kompetensi pelaksana:
a. Memahami secara umum kewenangan Pemerintahan Daerah dan
tupoksi OPD Lingkup Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
b. Menguasai program aplikasi komputer seperti program Microsoft
Office (Ms Word, Ms Excel , dll ), Open Office / Linux.
c. Menguasai sistem PRCC khususnya program OLDS (Online
Letter Dispotition System) dan MAPs (Meeting Agenda Plan Summary)
d. Menguasai administrasi perkantoran
e. Jujur, tekun, ramah, teliti dan terampil dan berpenampilan rapi
serta dapat menjaga rahasia.
f. Mampu bekerjasama dan memiliki inisiatif kerja.
g. Mampu berkomunikasi yang baik dengan bahasa asing dan
bahasa daerah setempat.
h. Mampu mempertimbangkan situasi dalam setiap detail pengaturan
agenda pimpinan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Humas & Protokol Sekretariat Daerah Provinsi NTB
 Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN

A. Kerangka Prosedur

Staf Front Office memeriksa, menerima dan meregister surat masuk ke

aplikasi MAPs kemudian mengantar surat ke subbag TU Pimpinan
(6 menit)

Staf TU Pimpinan menerima surat

Staff TU Pimpinan mencopy surat untuk diteruskan ke subbag

Staf TU Pimpinan meregiter ke file excel dan penyimpanan online Pengolah Data dan diarsipkan untuk dijadwalkan pada
Serta memberikan lembar disposisi agenda jadwal Gubernur/Wakl Gubernur
(5 menit) (7 menit)

Staf TU Pimpinan meneruskan jadwal agenda Gubernur/Wakil

Kasubag TU Pimpinan meneliti surat masuk dan menaikan surat Gubernur ke Kasubag TU Pimpinan dan Kabag Protokol (10
masuk ke Gubernur/Wakil Gubernur menit)
(2 Menit)

Kabag Protokol menghadap ke Gubernur/Wakil Gubernur

untuk meminta arahan langsung terkait surat undangan

Gubernur/Wakil Gubernur memberikan petunjuk berupa disposisi/lisan

dan petunjuk lainnya untuk selanjutnya ditindaklanjuti
(1-15 hari)

Apabila tidak hadir, maka staf TU
Pimpinan:
- Meregister surat masuk yang di
disposisi /jadwal agenda yang
mendapat arahan
Gubernur/Wakil Gubernur ke file
excel dan penyimpanan online
(5 menit)
- Mengarsipkan surat masuk yang
di disposisi /jadwal agenda yang
mendapat arahan
Gubernur/Wakil Gubernur (2
menit)
Apabila hadir, maka staf TU Pimpinan :
- Meregister surat masuk yang di disposisi
/jadwal agenda yang mendapat arahan
Gubernur/Wakil Gubernur ke file excel dan
penyimpanan online (5 menit)
- Menjadwalkan undangan yang disetujui
Gubernur/Wakil Gubernur pada agenda
jadwal Gubernur (5 menit)
- Mendistribusikan jadwal agenda
Gubernur/Wakil Gubernur ke Subbagian
Acara (5 menit)
Apabila diwakilkan, maka staf TU
Pimpinan :
- Meregister surat masuk yang di
disposisi /jadwal agenda yang
mendapat arahan Gubernur/Wakil
Gubernur ke file excel dan
penyimpanan online (5 menit)
- Memberikan keterangan pada
Jadwal agenda Gubernur/Wakil
Gubernur (5 menit)
- Mengcopy surat masuk yang di
disposisi /jadwal agenda yang
mendapat arahan Gubernur/Wakil
Gubernur untuk selanjutnya
diteruskan ke alamat disposisi (5
menit)

Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Humas & Protokol Sekretariat Daerah Provinsi NTB
 Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

B. Prosedur Pelayanan
1. Staf Front Office memeriksa, menerima dan meregister surat masuk ke aplikasi
MAPs kemudian mengantar surat ke subbag TU Pimpinan (6 menit)
a. Memeriksa dan memastikan alamat peruntukan surat benar apabila alamat
peruntukan surat tidak benar maka mengembalikan surat ke pengantar surat.
Memastikan terdapat kontak person pada setiap surat.
2. Staf TU Pimpinan menerima surat maka :
a. Staf TU Pimpinan meregiter ke file excel dan penyimpanan online Serta
memberikan lembar disposisi (5 menit)
b. Kasubag TU Pimpinan meneliti surat masuk dan menaikan surat masuk ke
Gubernur/Wakil Gubernur (2 Menit)
Selain itu,
a. Staff TU Pimpinan mencopy surat untuk diteruskan ke subbag Pengolah
Data dan diarsipkan untuk dijadwalkan pada agenda jadwal Gubernur/Wakil
Gubernur (7 menit)
b. Staf TU Pimpinan meneruskan jadwal agenda Gubernur/Wakil Gubernur ke
Kasubag TU Pimpinan dan Kabag Protokol (10 menit)
c. Kabag Protokol menghadap ke Gubernur/Wakil Gubernur untuk meminta
arahan langsung terkait surat undangan
3. Gubernur/Wakil Gubernur memberikan petunjuk berupa disposisi/lisan dan
petunjuk lainnya untuk selanjutnya ditindaklanjuti (1-15 hari)
4. Apabila tidak hadir, maka staf TU Pimpinan :
a. Meregister surat masuk yang di disposisi/jadwal agenda yang mendapat
arahan Gubernur/Wakil Gubernur ke file excel dan penyimpanan online (5
menit)
b. Mengarsipkan surat masuk yang di disposisi /jadwal agenda yang mendapat
arahan Gubernur/Wakil Gubernur (2 menit)
5. Apabila hadir, maka staf TU Pimpinan :
a. Meregister surat masuk yang di disposisi /jadwal agenda yang mendapat
arahan Gubernur/Wakil Gubernur ke file excel dan penyimpanan online (5
menit)
b. Menjadwalkan undangan yang disetujui Gubernur/Wakil Gubernur pada
agenda jadwal Gubernur (5 menit)
c. Mendistribusikan jadwal agenda Gubernur/Wakil Gubernur ke Subbagian
Acara (5 menit)
6. Apabila diwakilkan, maka staf TU Pimpinan :
a. Meregister surat masuk yang di disposisi /jadwal agenda yang mendapat
arahan Gubernur/Wakil Gubernur ke file excel dan penyimpanan online (5
menit)
b. Memberikan keterangan pada Jadwal agenda Gubernur/Wakil Gubernur (5
menit)
c. Mengcopy surat masuk yang di disposisi/jadwal agenda yang mendapat
arahan Gubernur/Wakil Gubernur untuk selanjutnya diteruskan ke alamat
disposisi (5 menit)

C. Persyaratan
1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana
pelayanan:
a. Adanya berkas surat masuk
b. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing
2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan:
a. Berkepentingan dengan penyelenggaraan acara tersebut.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Humas & Protokol Sekretariat Daerah Provinsi NTB
 Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

D. Sarana dan Prasarana

Alat tulis kantor; perlengkapan perkantoran lainnya seperti buku agenda,
komputer, telepon, mesin fotokopi, ruang arsip

E. Biaya Pelayanan
Tidak ada

F. Tempat Pelayanan
Pelayanan surat menyurat Gubernur/Wakil Gubernur dilaksanakan pada Front
Office dan Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan.

G. Jadwal Pelayanan
Pelayanan kegiatan dilaksanakan pada jam kerja kedinasan

H. Penanganan/Tindak lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan

1. Pengaduan/keluhan/masukan berkaitan dengan pelayanan yang dilaksanakan
oleh Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan disampaikan kepada Kepala Biro Humas
dan Protokol guna diupayakan tindak lanjut sesuai situasi, kondisi dan
permasalahan yang menjadi keluhan.
2. Kepala Biro Humas dan Protokol mendelegasikan kepada Kepala Bagian
Protokol tentang tindaklanjut pengaduan keluhan masukan
3. Kepala Bagian Protokol beserta Kasubag Tata Usaha Pimpinan, menindaklanjuti
masalah pengaduan/keluhan/dan masukan yang ada.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Humas & Protokol Sekretariat Daerah Provinsi NTB