Pengelolaan Dokumen

Kepegawaian PNS Digital

Menuju Sistem Layanan
Kepegawaian Secara Elektronik
Salatiga, 09 Juni 2021
 Dasar Hukum: Manajemen Data Kepegawaian
UU 5/2014 Aparatur Sipil Negara
❑ Sistem Informasi ASN (SI-ASN) adalah rangkaian informasi dan
data Pegawai ASN disusun secara sistematis, menyeluruh, dan
terintegrasi berbasis teknologi. (Pasal 1, angka 6)
❑ Fungsi BKN (Pasal 47, huruf c):
▪ penyimpanan informasi Pegawai ASN yang telah
dimutakhirkan Instansi Pemerintah,
▪ Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengembangan SI-
ASN.
❑ Bab XII, Sistem Informasi ASN. (Pasal 127 dan 128)
▪ SI-ASN diselenggarakan secara nasional dan terintegrasi
antar-Instansi Pemerintah
▪ Instansi Pemerintah wajib memutakhirkan data secara
berkala dan menyampaikannya kepada BKN.
▪ SI-ASN memuat seluruh informasi dan data Pegawai ASN,
paling kurang: (a) data riwayat hidup; (b) riwayat
pendidikan formal dan non formal; (c) riwayat jabatan dan
kepangkatan; (d) riwayat penghargaan, tanda jasa, atau
tanda kehormatan; (e) riwayat pengalaman berorganisasi;
(f) riwayat gaji; (g) riwayat pendidikan dan latihan; (h)
daftar penilaian prestasi kerja; (i) surat keputusan; dan (j)
kompetensi.
▪ SI-ASN dilaksanakan secara nasional. (Pasal 133)
PP 11/2017 Manajemen PNS
❑ Profil PNS merupakan kumpulan informasi
kepegawaian dari setiap PNS yang terdiri atas: (Pasal
167)
(a) Data personal (nama, nomor induk pegawai,
tempat tanggal lahir, status perkawinan, agama;
dan alamat);
(b) Kualifikasi;
(c) Rekam jejak Jabatan;
(d) Kompetensi;
(e) Riwayat pengembangan kompetensi;
(f) Riwayat hasil penilaian kinerja; dan
(g) Informasi kepegawaian lainnya.
❑ Profil PNS dikelola dan dimutakhirkan oleh PyB sesuai
dengan perkembangan atau perubahan informasi
kepegawaian PNS yang bersangkutan dalam sistem
informasi kepegawaian masing-masing Instansi
Pemerintah. (Pasal 175 ayat (1))
❑ Profil PNS diintegrasikan ke dalam SI ASN secara
nasional yang dikelola BKN. (Pasal 175 ayat (2))
 INSTRUKSI PRESIDEN RI NOMOR 3 TAHUN 2003 TENTANG
KEBIJAKAN DAN STRATEGI NASIONAL PENGEMBANGAN E-GOV

• Integrasi data kepegawaian antara BKN dan Instansi Pemerintah

• Koordinator: Menteri PANRB / BKN

• Berbagi pakai data kepegawaian;

• penyelenggaraan basis data terintegrasi;
• penyelenggaraan sistem aplikasi kepegawaian
yang terintegrasi;
• penyelenggaraan transaksi layanan
kepegawaian antara Instansi Pusat, LPNK, dan
Instansi Daerah.

Pasal 66, Perpres 95/2018

PERATURAN PRESIDEN 54 TAHUN 2018

STRATEGI NASIONAL PENCEGAHAN KORUPSI → FOKUS
PENEGAKAN HUKUM DAN REFORMASI BIROKRASI (SISTEM
MERIT)
 BKN : WALI DATA ASN

KENDALA DAN TANTANGAN MEWUJUDKAN

SATU DATA KEPEGAWAIAN:
❑ Sistem informasi kepegawaian
(SIMPEG) belum terintegrasi
❑ Struktur data SIMPEG tidak sesuai
dengan SIASN/SAPK
❑ Kurangnya pemahaman terhadap
prinsip interoperability dan integrasi
data
 *Data Per 23 Mei 2021

USIA
STATISTIK PNS 690 <=20
288.223 21-30

JABATAN 4.099.276 992.261 31-40

2.150.234 1.949.042 1.249.970 41-50

JPT 4.021
52,45% 47,55% 1.538.516 51-60
ADMINSITRATOR
29.134
29.616 >=60
PENGAWAS 121.127 PENDIDIKAN
STRUKTURAL
ESELON 5
4.166 SD 20.306
SMP 39.238
SMA 677.906 GOLONGAN
D.I – D.III 557.152
FUNGSIONAL PELAKSANA S.I / D.IV 2.357.825
S2 421.854
2.082.361 1.858.467
S3 24.995
 PERKA BKN NO 18 TAHUN 2011

TUJUAN LATAR BELAKANG

Pedoman Instansi Pusat dan daerah
dalam pengelolaan tata naskah
kepegawaian ASN sehingga
terwujudnya sistem informasi
kepegawaian yang terintegrasi , efisien,
dan efektif
RUANG LINGKUP
Pedoman
* Prosedur kegiatan
Pengelolaan tata naskah pengelolaan
dalam bentuk dokumen * Dokumen kepegawaian tata naskah
ASN (lengkap dan akurat) kepegawaian
fisik dan pengelolaan
* Pengelola tata naskah ASN
tata naskah dalam bentuk
Pedoman pengelolaan tekun teliti dan terampil
image document tata naskah * Sarana dan prasarana
(elektronik) kepegawaian ASN dalam
Bentuk dokumen fisik
dan elektronik
 Istilah dalam Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian
PNS
• Dokumen kepegawaian : dokumen di bidang kepegawaian
yang ditetapkan oleh PyB
• Arsip kepegawaian : kumpulan surat-surat keputusan di
bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh PyB yang
disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga
dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan
• Tata naskah kepegawaian : sistem penyimpanan dan
pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai
CPNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun
 Istilah dalam Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian
PNS
• Pengelolaan tata naskah kepegawaian : suatu rangkaian
kegiatan yang terdiri dari pencatatan, pemindaian,
penyimpanan, dan pemeliharaan secara sistem baik
dalam bentuk dokumen fisik maupun elektronik
• Aplikasi Dokumen Manajemen Sistem (DMS) : sistem
perekaman atau peminadaian dan informasi mengenai
dokumen kepegawaian yang berbasis komputer yang
disusun sedemikian rupa untuk penyajian dan
pengelolaan dokumen kepegawaian
Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Takah Kepegawaian
Prosedur pencatatan
dokumen kepegawaian
PNS
Jenis dokumen
yang disimpan
Prosedur penyimpanan
tata naskah
kepegawaian
Prosedur pemeliharaan
tata naskah kepegawaian
Prosedur pelayanan
informasi tata naskah
kepegawaian
Sarana dan prasarana
penyimpanan
 Dokumen yang Perlu Dipindai

Nota persetujuan / pertimbangan SK Pembebasan/pemberhentian dari

NIP CPNS jabatan organik

Ijazah dasar pengangkatan CPNS SK pengangkatan / pemberhentian

dan ijazah terakhir sebagai pejabat negara

Daftar riwayat hidup SK penetapan perubahan data dasar

SK CPNS SK KP terakhir

SK PNS SK Jabatan Terakhir

PENTINGNYA REVISI PERKA BKN NO 18 TAHUN 2011

Standar Penataan Arsip

Untuk meningkatkan nilai manfaat Kepegawaian ASN baik ASN aktif,
dari Arsip Kepegawaian ASN non aktif dan baik arsip
kepegawaian fisik maupun digital

Penyimpanan baik Fisik/Digital

Untuk menjamin keamanan data Image
pribadi ASN • Kewenangan Penyimpanan
• Duplikat Penyimpanan

Untuk mengurangi resiko kehilangan Penyimpanan, penambahan,

atau kerusakan terhadap Arsip pengurangan/retensi, mitigasi,
Kepegawaian ASN yang terintegrasi pemindahan dan pemusnahan
 PENAMBAHAN
PEMINDAHAN
TEKNOLOGI

KEWENA-
PENYIMPANAN
NGAN
PEMELIHARAAN
PENGURANGAN

STANDARISASI
TATA KELOLA
ARSIP
PEMUSNAHAN SUBSTANSI
KEPEGAWAIA
N ASN REVISI
KEAMANAN
DAN
MITIGASI
PERKA BKN
PRIVACY
DATA NO 18
PENYAJIAN
INFORMASI
- DATA
TAHUN 2011
ANALYTIC
PDF : Format Standar File
Arsip
Struktur file mendukung pencarian cepat

Ukuran file kecil

Metadata file dapat digunakan untuk
klasifikasi otomatis
Platform independent

Mendukung e-sign

Aman
 OCR : Optical Character
Keuntungan OCR Recognition
Memudahkan akses dokumen

Ukuran file kecil

Meningkatkan fungsi guna dokumen

Penambangan Data Arsip Kepegawaian Digital
Ancaman Arsip
Kepegawaian Digital
 Riwayat Aktivitas Pemindaian Arsip Kepegawaian

2012 2013 2019

Pemindaian arsip Pemindaian arsip Pemindaian arsip

kepegawaian kepegawaian kepegawaian
“kuno” dengan aplikasi dengan aplikasi
“SiTakah” “Taktronik”
Taktronik (Tata Naskah Elektronik)
 Skema DMS Kanreg

Berkas Unggahan
Scanning dengan User Aplikasi SEMAR
TAKTRONIK

DMS KANREG
 Sistem Elektronik Manajemen ASN
ter-Rekonsiliasi (SEMAR)
Format File
Pendukung
SEMAR
Digital Signature BKN
 DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

SITANIA
DMS

DMS
SSCN
SIMPEG
INSTANSI
 Kondisi Kedepan
▪ Perencanan Kebutuhan Kebijakan
▪ Pengadaan ASN
Opera
▪ Kenaikan Pangkat Seleksi CPNS,
SSJPT, sional
▪ Pemberhentian SSPI PPPK, Dikdin
▪ Peremajaan Data SSO
▪ Pindah Instansi
▪ Layanan SKK
▪ Layanan Wasdal
▪ Talent Manajemen DASHBOARD
TM
▪ Layanan Bankum SAPK Monitoring
▪ Layanan Referensi
▪ Helpdesk

Semua
SIASN SATU DATA
EWS/
WBS
Output PEMBINA ASN
SIASN
JF
▪ Aplikasi saling terhubung
▪ Sudah ada interopabilitas
data berbagi data
▪ Pengembangan KINERJA ▪ Data dapat diakses dari
ASN Stakeholder
lainya
mana saja
▪ Absensi
▪ Satu data ASN akan mudah
terwujud
DASHBOARD DATA & LAYANAN
 TRANSFORMASI LAYANAN (NOW VS FUTURE)
Pengusulan/pemberkasan layanan dilakukan Pejabat yang menetapkan untuk TTD
Pertek/SK produk BKN sebagian masih TTD, dikantor sebagian masih harus hadir fisik dikantor
cap basah dan dicetak (work from office) (WFO)
N Penyampaian berkas usul Penyampaian dokumen Pertek/SK BKN
menggunakan berkas fisik Monitoring progres layanan oleh PNS
O sebagian masih disampaikan melalui
penghubung
sebagian masih manual

VS

F
U
T Full paperless, berkas usul dalam
Pejabat yang menetapkan dapat melakukan
bentuk digital
U Pertek/SK produk BKN full TTE (digital
Pengusulan/pemberkasan layanan dapat
dilakukan dimana saja
TTD dimana saja melalui sistem dengan TTE

signature) dan tidak dicetak (work from everywhere)

R
Penyampaian dokumen Pertek/SK BKN Monitoring progres layanan oleh PNS dapat
E langsung melalui sistem dilakukan secara langsung melalui notifikasi
pada MySAPK
 TRANSFORMASI LAYANAN (NOW VS FUTURE)
Belum ada penilaian kepuasan user oleh ASN Dashboard monitoring masih manual
Persetujuan pengajuan usul melalui dokumen
fisik surat pengantar

N ASN belum dapat mengajukan

Cetak SK di instansi masih fisik dan TTD Sarana pengaduan masih manual
perbaikan data secara mandiri
O manual

VS

F
U ASN dapat melakukan perbaikan data
secara mandiri melalui MySAPK
T ASN dapat memberikan feedback penilaian
Dashboard dan monitoring menggunakan
sistem

U Persetujuan pengajuan usul dilakukan

menggunakan sistem

melalui sistem oleh PYB

R Cetak SK di instansi dapat dilakukan dengan
Saran pengaduan by helpdesk sistem

TTE
E
DATA DRIVEN GOVERNMENT
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA