TUGAS STUDY KASUS SISTEM INFORMASI

PERTEMUAN 5
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi manufactur

Oleh:

Hari Rahman Nuralam (1503020)

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT
2018
Study kasus : PERPUSTAKAAN MAN 1 PAYAKUMBUH
a. Pada proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran
buku masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang cepat dan kurang akurat di
dalam proses pelayanan terhadap anggota, pembuatan laporan dan kegiatan lainnya yang saling
berhubungan.
b. Masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan terdapatnya beberapa data yang sama
(redundancy).
c. Membutuhkan beberapa tempat untuk menyimpan berkas-berkas yang berbeda.

IDENTIFIKASI MASALAH
Permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem lama merupakan suatu penghambat
dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus dicarikan pemecahaan dari masalah
tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan keinginana pengguna.Melihat kondisi pada
sistem manual yang masih dipakai oleh perpustakaan sekolah MAN 1 Payakumbuh ini ,sistem
proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pendaftaran anggota dan penelusuran buku
masih dilakukan secara manual Seperti halnya sistem peminjaman , cara peminjaman buku
disana masih menggunakan sistem manual, yaitu menggunakan kartu kemudian admin mencatat
jenis buku apa yang dipinjam serta mencatat tanggal pengembalian buku. Setiap kelas
mempunyai absensi pada perpustakaan, jadi setiap siswa yang meminjam buku itu mempunyai
kartu serta dokumennya masing-masing.
Sistem pengembalian juga dilakukan secara manual, jika telat sehari itu akan dikenakan
denda. Sistem pencarian buku pada sekolan Man 1 payakumbuh juga masih menggunakan sistem
manual yaitu melihat kode atau jenis buku pada rak-rak bukunya.
Ini merupakan permasalahan serta kelemahan dari sistem manual yang masih dipakai oleh
perpustakaan sekolah MAN 1 payakumbuh.
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan
terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama. Ada beberapa metode yang digunakan
diantaranya analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan
service) yaitu dengan melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan
 aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya biasanya didapatkan
masalah utama. Berikut penjabaran analisisnya sehingga akan mendapatkan solusi yang strategis.
1. Performances ( Analisis Kinerja )Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran
proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja MAN 1
PAYAKUMBUH dalam pengolahan data sirkulasi perpustakaan MAN 1 PAYAKUMBUH selama
ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari
Throughput dan Respon time hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota. pembuatan
laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses pengolahan data membutuhkan
waktu yang lama khususnya dalam pembuatan laporan.Disamping itu rata-rata waktu yang
dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk
melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan
adanya perbaikan sistem. Pada sistem lama Jumlah produksi kinerja membutuhkan 3 orang.
Proses pencatatan data buku yang masuk dan data keluar yang keluar membutuhkan waktu 10-15
menit untuk setiapproses. Sedangkan untuk pembuatan laporannya bisa sampai 1-2 hari.2. Hasil
Analisis Analisis Kinerja (Performance)

2. Informations ( Analisis Informasi )

Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan mendapatkan informasi yang
akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data
atau informasi itu sendiri.Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan
membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan
bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk
lembaran-lembaran.

Parameter Hasil analisis

Akurat Sistem yang digunakan sekarang adalah sistem manual,
sehingga tingkat kesalahan masih cukup banyak. Misal
dalam pengulangan data laporan
Relevan Informasi yang dihasilkan kurang lengkap bagi pengguna
Tepat Waktu Informasi yang seharusnya selesai dalam satu hari, menjadi
dua hari penyelesaiannya.
 Kesemuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas.Maka perlu
pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikandata yang diinputkan dan
diharapkan akan membantu setiap bagian danpimpinan dalam mengambil keputusan atau
merencanakan langkah-langkahberikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan bersifat
kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama pembuatan laporan
1-2 hari, disebabkan karena data yang bertumpuk-tumpuk . Informasi yang disajikan bersifat
kurang tepat (tepat waktu), karena masih sering terjadi keterlambatan atau salah pencatatan
dengan waktu 1-2hari.Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan adanya informasi
yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit coordinator

3. Economics ( Analisis Ekonomi )

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana manfaat
dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya pemborosan
waktu dan alat-alat maka otomatisterjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan
efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga
membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti Penggunaan kertas,tinta dan alat
tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat
digunakan lagi

4. Control ( Analisis Kendali )

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan
mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin
keamanan data dan informasi.Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami
gangguan bisa diperbaiki.

5. Efficiency ( Analisis Efisiensi )

Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau
informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan
sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga
berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan
usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan
waktu dan personil masih kurang efisien.Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk
 proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan
dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih menggunakan cara manual
berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya
penyampaian informasi.

6. Service ( Analisis Pelayanan )

Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan tujuan
utama. Pada perpustakaan MAN 1 PAYAKUMBUH pelayanan kepada anggota khususnya dalam
proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu
masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku,peminjaman,
Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan
pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi.

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

Kebutuhan fungsional:
1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tingkat avalidasi data
yang baik
2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan dengan tingkat
validasi data yang baik
3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan , baik laporan buku,
laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian maupun laporan denda.

Sistem harus mampu menyajikan data atau semu laporan yang dibutuhkan, baiklaporan buku,
laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupunlaporan denda.
 Pada class diagram manual diatas dijelaskannya bahwa proses sistem informasi manual
yang dijalankan oleh perpustakaan Man 1 Payakumbuh itu ada tiga proses yaitu pendaftaran ,
pencarian serta transaksi yang terjadi pada proses peminjaman dan pengembalian buku.
Proses pendaftaran anggota pertama penginputan nama anggota oleh admin melalui absensi
siswa, kemudian nama anggota sudah ada di dokumen rekap oleh admin, nama anggota terdaftar.
Dibagian sistem pencarian bukunya masih menggunakan manual, yaitu dengan melihat kode atau
jenis buku yang ada pada rak-rak buku tersebut. Dan sistem transaksi ada order, peminjaman
serta pengembalian buku.