Analisis Sistem

A.
Identifikasi Masalah Di dalam menganalisis suatu masalah,
mengidentifikasi merupakan langkah pertama pada tahapan analisa dari
masalah yang menyebabkan sasaran pada suatu sistem yang tidak dapat
dicapai. Pada Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika, masalah yang
dihadapi yaitu pada sistem proses pencarian dan penyimpanan data pegawai
yang masih manual sehingga membutuhkan waktu cukup lama, banyaknya
dokumen pegawai yang menumpuk sehingga sulit dicari dengan cepat,
membutuhkan
ruang
yang
luas
dalam
penyimpanan
dokumen,
keterlambatan di dalam proses data pensiun pada pegawai.
B. Analisis Kelemahan Sistem
Berdasarkan permasalahan pada sistem lama tersebut dapat diidentifikasi
beberapa faktor, yang tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat untuk
menyelesaikannya. Untuk mengetahui kelemahan sistem lama, dapat
menggunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control,
Efficiency, Service ).
1. Performance ( Kinerja ) Kinerja dapat diukur dari troughput dan
response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata rata waktu
yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan
waktu respon untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Pada sistem
berjalan saat ini, permasalahan yang dihadapi ketika melakukan input
data pegawai masih dilakukan secara manual dengan melalui media
kertas atau formulir isian pegawai. Saat menginputkan data pegawai
pada formulir isian pegawai memerlukan waktu sekitar 15-20 menit.
2. Information ( Informasi ) Informasi yang disajikan pada sistem lama ini
masih kurang efektif, karena dengan banyaknya pegawai yang ada
maka akan banyak pula penumpukan data pegawai yang disimpan
dalam media kertas. Penyimpanan dalam media kertas sangat mudah
mengalami kerusakan apalagi jika terdapat data pegawai yang hilang
maka tentu saja harus mengisi formulir isian pegawai kembali. Hal ini
tentu menyebabkan data akan menjadi kurang akurat dan
menghambat dalam proses pembuatan laporan pegawai.
3. Economy ( Ekonomi ) Dalam sistem yang berjalan ini diperlukan
banyak waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan. Pada segi ekonomi
yang sangat terlihat salah satunya yaitu pemborosan dalam

penggunaan pada media kertas. Karena pada saat kertas tersebut

tidak dipakai lagi maka akan di hancurkan dan ini menjadi tidak baik
dalam kinerja pada 11 sistem, karena selain pemborosan pada kertas
juga akan mengakibatkan pemborosan biaya dalam pembelian kertas.
4. Control ( Pengendalian) Sistem yang berjalan saat ini masih belum
maksimal adalam melakukan kontrol, karena saat akan melakukan
pemrosesan data terdapat resiko resiko potensi human error, sehingga
ketika melakukan laporan dokumentasi kesalahan akan sangat banyak.
5. Efficiency ( Efisiensi ) Dalam sistem yang berjalan saat ini masih
kurang efisien, karena saat akan melakukan pencarian pegawai yang
akan naik pangkat atapun mencari pegawai yang akan pensiun masih
dalam manual, sehingga membutuhkan extra waktu cukup lama dan
akan terjadi pemborosan waktu.
6. Service ( Pelayanan ) Pada sistem berjalan saat ini, dalam memberikan
informasi data pegawai masih kurang maksimal karena file-file berisi
informasi data pegawai tersimpan dalam media kertas yang tersusun
di rak, hal ini akan menyebabkan resiko terjadi kerusakan data dan
lamanya dalam proses pencarian data pegawai.