TUGAS PROYEK SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN

Disusun oleh:
Didik Tri Haryanto

(11.04.111.00019)

Nila Septikadi

(11.04.111.00001)

Shobihatul Mubarokah A. A.

(11.04.111.00039)

Irawati Ningsih

(11.04.111.00040)

Dian Ayu Susetyo

(11.04.111.00029)

FAKULTAS TEKNIK
JURUSAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
2014

Soal!
1. Buat analisis PIECES dari studi kasus project akhir
2. Buat proses bisnis manual dari sistem yang sekarang ada

Jawab!
1. Analisis PIECES
Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu
dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan
analisis PIECES, meliputi:

1. Performance (Analisis Kerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja
dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan,
pengolahan data sirkulasi perpustakaan masih bersifat manual sehingga
pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan
Respon time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota.
pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses
pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam
pembuatan laporan. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk
melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja
sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem.
Sistem Lama
1. Jumlah beban kerja lebih
Besar.

Sistem Baru yang diinginkan

1. Beban kerja lebih ringan
sehingga dapat memotivasi
semangat kerja yang lebih
tinggi

2. Pelayanan peminjaman dan

pengembalian membutuhkan
waktu yang lama.

2. Waktu

untuk

melayani

anggota cukup singkat.

2. Informations ( Analisis Informasi )

Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan
mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi
yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu
sendiri. Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan
membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses
dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data
juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran. Kesemuanya
menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu
pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang
diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan
dalam mengambil

keputusan atau merencanakan langkah-langkah

berikutnya. Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan

adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit
coordinator buku.
Sistem Lama

Sistem Baru yang diinginkan

Pencarian data anggota dan data Dengan

memasukkan

Nomor

buku cukup lama karena proses Anggota maka informasi anggota

pencarian datanya berupa arsip- secara otomatis dapat langsung
arsip yang dibuat secara manual diketahui begitu pula untuk mencari
dan belum adanya program khusus informasi
yang lebih efektif.

buku

cukup

dengan

memasukkan kode buku.

3. Economics ( Analisis Ekonomi )

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan
sejauhmana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial
lembaga pendidikan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka
otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien
dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas
sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti
Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan
dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan
lagi.

Sistem Lama

Sistem Baru yang diinginkan

Penggunaan kertas,tinta dan alat Dengan sistem komputerisasi akan

tulis lainnya untuk penyimpanan menghemat waktu dan penggunaan
dokumen sangat boros karena jika kertas, alat tulis atau perlengkapan
terjadi

kesalahan

tidak

dapat penyimpanan dokumen, jika terjadi

digunakan lagi.

kesalahan

masih

bisa

diedit.

Menghemat tempat penyimpanan

dokumen.

4. Control ( Analisis Kendali )

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau
kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan
bisa diperbaiki.
Sistem Lama

Sistem Baru yang diinginkan

Kontrol terhadap dokumen kurang Data lebih aman karena tersimpan

teliti

sehingga

sering

terjadi dalam file dan tidak ada kesamaan

kesamaan data.

data dalam file.

5. Efficiency ( Analisis Efisiensi )

Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai
bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien.
Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan
dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan
dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih
menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal
seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.
Sistem Lama

Sistem Baru yang diinginkan

Sumber daya yang dipakai lebih Sumber daya yang dibutuhkan lebih
banyak.

sedikit, karena beban kerja yang

ditimbulkan sedikit.

6. Service ( Analisis Pelayanan )

Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota
merupakan tujuan utama. Meskipun pelayanan kepada anggota khususnya
dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi
masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam
Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman, Pengembalian buku
membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan
pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam
menyajikan informasi.
Sistem Lama

Sistem Baru yang diinginkan

Anggota harus menunggu lama Pelayanan terhadap anggota lebih

dalam

antrian

karena

harus cepat karena sudah terkomputerisasi.

mencatat nomor anggota dalam

dokumen.

Kesimpulan
Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh
semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran
organisasi.

Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari pada sistem
sebelumnya karena segala hal pencatatan data anggota, buku, peminjaman
dan pengembalian digantikan dengan memasukkan datanya pada program
aplikasi ini.

Dengan adanya program khusus yang sudah terkomputerisasi untuk

pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan
kenyamanan untuk seluruh pihak yang terkait.

Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data

ini jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain:
o Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
o

Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa
sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya
dengan cepat.

2. Proses Bisnis Manual

Pendaftaran

Mengisi Form Online

Pelanggan

Kartu Pengenal

Petugas

Validasi Data

Kartu Anggotal

Aktifitas

Pelanggan

Baca Buku

Peminjaman

Pengembalian

Login Kunjungan

Mencari Buku

Membawa Buku ke Petugas

Membaca

Cek Denda

Membawa Buku ke Petugas

Bayar Denda

Syarat Terpenuhi

Tercatat di Sistem