AMIK MDP

Program Studi Manajemen Informatika

Tugas Akhir Ahli Madya
Semester Genap Tahun 20010 / 2011
APLIKASI SISTEM PENGGAJIAN DAN ABSENSI
PADA PT POS INDONESIA (PERSERO)
PALEMBANG

Dwi Wahyudi Zagoro

M. Rudy Sentosa

2007110039
2007110044

Abstrak
Tugas Akhir ini bertujuan untuk membuat suatu pengolahan sistem data penggajian
dan absensi pegawai pada PT Pos Indonesia (Persero) Palembang serta bagaimana
mengimplementasikan sistem tersebut. Metode yang digunakan dalam penyusunan
tugas akhir ini adalah metode iterasi dan juga menggunakan metode pengumpulan
data yang terdiri dari beberapa metode antara lain metode wawancara, metode
observasi, metode kepustakaan. Hasil yang ingin dicapai adalah dengan adanya
sistem aplikasi penggajian dan absensi ini maka pegawai dapat bekerja lebih efisien
dan lebih cepat selain itu kita dapat mengefisienkan waktu kerja agar dapat
menghasilkan kualitas kerja yang baik. Kesimpulan yang dapat penulis ambil yaitu
dengan adanya analisis dan perancangan aplikasi penggajian dan absensi yang baru,
maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas penggajian dan absensi yang dapat
dilakukan dengan mudah dan cepat.

Kata kunci : Aplikasi, Penggajian, Absensi, Metodologi Iterasi.

vii

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat saat ini telah
didukung oleh teknologi komputer yang semakin canggih. Seiring dengan makin
strategisnya peran teknologi informasi dalam setiap kegiatan, maka pada akhirnya
aktivitas pengelolaan sumber daya teknologi informasi akan menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari rangkaian proses suatu kegiatan perusahaan secara
keseluruhan. Mulai dari pekerjaan yang kelihatannya cukup sederhana sampai
dengan pekerjaan yang cukup rumit dan membutuhkan konsentrasi yang tinggi.
Dengan adanya pemanfaatan teknologi pada suatu perusahaan maka informasi
didalam perusahaan tersebut dapat dikelola dengan baik, karena pihak manajemen
dapat lebih cepat mendapatkan informasi yang akurat dan cepat dalam mengambil
keputusan manajerial.
Salah satu aspek sumber daya dalam perusahaan yang harus dikelola
dengan menggunakan komputer yaitu sumber daya manusia. Kegiatan pengolahan
yang ada pada sumber daya manusia diantaranya pengelolaan data absensi dan
gaji karyawan. Pada PT Pos Indonesia (Persero) Palembang saat ini pengelolaan
sumber daya manusia sudah menggunakan aplikasi penggajian, akan tetapi masih
terdapat kesalahan didalam perhitungan gaji karyawan. Sedangkan pada
1

pengolahan data absensi karyawan saat ini hanya menggunakan sistem absensi
dengan tanda tangan saja.

Berdasarkan permasalahan secara umum yang ada di PT Pos Indonesia

(Persero) Palembang, penulis menemukan beberapa kendala pada absensi dan
penggajian karyawan, dimana terjadi kesalahan-kesalahan menghitung dan sering
terjadinya kecurangan dalam absensi yang dilakukan karyawan. Sehingga penulis
memutuskan untuk mengambil judul Tugas Akhir APLIKASI SISTEM
PENGGAJIAN DAN ABSENSI PADA PT POS INDONESIA (PERSERO)
PALEMBANG . Dengan harapan aplikasi yang akan dirancang dapat
bermanfaat dan membantu khususnya bagi pihak PT Pos Indonesia (Persero)
Palembang dalam mengelola absensi dan gaji karyawan, sehingga dapat
meningkatkan efektifitas karyawan.

1.2 Permasalahan
Beberapa masalah yang dapat dirumuskan dalam Tugas Akhir pada PT Pos
Indonesia (Persero) Palembang antara lain :
1.

Data yang terdapat pada banyak berkas sehingga pembuatan laporan

membutuhkan bayak waktu, hal ini menyebabkan keterlambatan
laporan absensi yang akan diberikan kepada pimpinan

2.

Seringnya terjadi kehilangan data absensi karyawan perbulan di

karenakan media penyimpanannya masih menggunakan kertas
sehingga sering terpisah dengan data data absensi yang lainnya

3.

Kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan disebabkan penyimpanan

data pada banyak berkas

4.

Kecurangan absensi yang dilakukan karyawan dengan cara manipulasi

form absensi yang di wakil oleh pegawai lain

1.3 Ruang Lingkup

Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini penulis membatasi lingkup
Perancangan Aplikasi pada Pengolaan data gaji dan absensi karyawan, meliputi:
1.

Absensi hadir dan pulang

2.

Ketidak hadiran

3.

Perhitungan gaji

4.

Komponen gaji meliputi : Gaji pokok, Tunjangan dan Potonganpotongan

1.4 Tujuan dan Manfaat

Tujuan adalah suatu usaha yang hendak dicapai dari awal terfokusnya
sedangkan manfaat adalah hasil yang didapat setelah tujuan tercapai. Adapun
tujuan dan manfaat dari di lakukannya penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai
berikut :

1.4.1

Tujuan
1.

Memberikan laporan absensi dengan tepat waktu kepada

pimpinan

1.4.2

2.

Menyediakan penyimpanan data karyawan yang lebih aman

3.

Meminimalkan kesalahan perhitungan gaji karyawan

4.

Meningkatkan kedisiplinan kehadiran karyawan

Manfaat
1. Memudahkan pimpinan untuk

melihat laporan absensi yang

dibutuhkan
2. Mengurangi resiko terjadinya kerusakan atau kehilangan data
karyawan
3. Dengan adanya sistem ini maka pada proses perhitungan gaji akan
lebih akurat
4. Kehadiran karyawan lebih tepat waktu

1.5 Metodologi
Dalam hal ini penulis menggunakan metode Iterasi dimana setiap tahap
pekerjaan dapat dikerjakan secara berulangulang. Metode ini terdiri dari enam
langkah, namun yang diterapkan langkah satu sampai lima :
1.5.1

Tahapan Survei (Perencanaan)

Didalam

pengumpulan

data

penulis

akan

melakukan

pengumpulan data dengan menggunakan metode sebagai berikut :

a.

Metode Observasi
Yaitu mengamati secara langsung terhadap objek yang akan di
teliti agar dapat memberikan informasi yang tepat dan jelas.

b.

Metode Wawancara
Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak
PT Pos Indonesia (Persero) Palembang.

c.

Metode Kepustakaan
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara dibantu bukubuku (dari perpustakaan) dan juga didapatkan melalui media
internet yang berhubungan dengan laporan Tugas Akhir.

1.5.2 Tahapan Analisis

Ada beberapa tahapan dalam metode analisis pembuatan tugas
akhir ini antara lain menggunakan :
a.

DFD (Data Flow Diagram)

b.

Spesifikasi Proses

c.

Analisis Proses

d.

Analisis Keluaran

e.

Analisis Masukan

f.

Analisis Data

g.

Analisi Kebutuhan

1.5.2.1 Tahapan Desain (Perancangan)

Metode perancangan yang digunakan adalah sebagai
berikut :
a. ERD (Entity Relationship Diagram)
b. Normalisasi
c. Spesifikasi file
d.

DFD yang diusulkan

e. Flowchart
1.5.2.2 Tahap Pembuatan
a. Microsoft Visual Basic.net
b. Microsoft SQL Server 2005
c. Crystal Report
1.5.2.3 Tahapan Implementasi
Pembuatan program serta perancangan yang telah
dilakukan akan direncanakan untuk diimplementasikan ke
perusahaan.

1.6

Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan gambaaran mengenai bab-bab
yang disusun oleh penulisan dalam laporan Tugas Akhir ini.penulisan
Tugas Akhir terdiri dari lima bab, dimana tiap bab terdiri atas beberapa

subbab. Susunan garis besar sistematika Tugas Akhir dapat dilihat di

bawah ini.
BAB 1

PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah,
ruang linkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian
(optional), dan sistematika penulisan dalam Tugas Akhir yang
dibuat ini.

BAB 2

LANDASAN TEORI
Berisikan penjelasan tentang teori umum, karakteristik sistem,
klasisfikasi sistem, konsep informasi, konsep dasar sistem
informasi, komponen pengembangan sistem, metodologi
pengembangan sistem, perancangan sistem, metode iterasi
dimana setiap tahap pekerjaan dapat dikerjakan secara
berulangulang,
Diagram),

pemodelan

pemodelan

data,

proses,

DFD

ERD

(Entity

(Data

Flow

Relationship

Diagram), bagan alir, teknologi basis data, teori khusus, teori

aplikasi.
BAB 3

ANALISIS SISTEM
Berisikan sejarah dari PT Pos Indonesia (Persero) Palembang
dan juga stuktur organisasi yang ada pada Perusahaan dan juga
menjelaskan tentang prosedur yang sedang berjalan sekarang
serta alternatif pemecahan masalah.

BAB 4

RANCANGAN SISTEM
Bab ini berisikan usulan prosedur sistem yang baru, diagram
aliran data sistem baru, ERD (Entity Relationship Diagram),
merancang aplikasi sistem penggajian dan absensi, Spesifikasi
file, Perancangan proses DFD.

BAB 5

PENUTUP
Bab yang terakhir ini menjelaskan tentang kesimpulan dari
semua pembahasan pada babbab sebelumnya serta saransaran penulis yang berguna bagi kelanjutan pengembangan
sistem pada perusahaan tersebut.

BAB 5
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil penulisan Tugas Akhir ini,
adalah :
1. Perancangan

program

yang

dihasilkan

dapat

membantu

dan

mempermudah dalam pengolahan gaji pegawai dimana Administrasi

Keuangan dapat mengelola perhitungan gaji pegawai dengan dengan cara
hanya menginput nomor induk pegawai maka otomatis perhitungan gaji
pegawai bisa langsung diketahui
2. Aplikasi ini dapat membantu dan mengurangi kecurangan dalam
melakukan absensi pegawai dimana dengan pengawasan staf SDM
pegawai hanya menginput nomor induk pegawai dan password maka
otomatis pegawai telah melakukan absensi.
3. Aplikasi ini dapat mempersingkat waktu yang digunakan dalam membuat
laporan absensi, laporan data pegawai dan laporan gaji dimana kepala
kantor pos bisa langsung mencetak laporan yang diinginkan, hanya
dengan menginput data yang diperlukan maka laporan data yang
diinginkan akan tercetak dengan otomatis.

162

163

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis ingin menyampaikan saran
antara lain:
1. Agar aplikasi ini diimplementasikan oleh PT Pos Indonesia (Persero)
Palembang
2. Sebelum diadakannya penerapan sistem yang baru ini sebaiknya
karyawan diberikan pelatihan terlebih dahulu agar lebih paham dengan
sistem yang baru ini dan menigkatkan kinerja para karyawan
3. Staf yang behubungan dengan aplikasi ini juga diharapkan dapat
melakukan pelatihan dan pemeliharaan secara rutin terhadap perangkat
pendukung aplikasi ini.