3 e-ISSN: 2655-142X
p-ISSN: 2655-190X
Abstraksi
Teknologi Informasi adalah pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi yang dapat memberikan
informasi secara akurat. Latar belakang pembuatan sistem informasi untuk data alumni di SMK Muhammadiyah
1 Turi adalah membantu sekolah mengetahui jumlah alumni dan memfasilitasi pencarian informasi tentang
alumni yang telah lulus.
Pencarian data alumni dapat bermanfaat bagi sekolah dalam meningkatkan produktivitas sekolah dan berguna
sebagai sarana promosi. Perancangan sistem ini menggunakan metode waterfall yang terdiri dari tahapan analisis,
desain, implementasi, pengujian. Hasil dari aplikasi tersebut adalah dalam Desain Sistem Informasi Manajemen
Data Alumni di 1 SMK Kejuruan Turi Muhammadiyah yang dilaksanakan melalui internet.
Kata Kunci :
Sistem, Data, Informasi, Sistem Informasi, Alumni
Abstract
Information Technology is the main choice in creating information systems that can provide information
accurately. The background for making information systems for alumni data at Muhammadiyah 1 Turi
Vocational School is to help the school know the number of alumni and facilitate the search for information
about alumni who have graduated.
The search for alumni data can be useful for schools in increasing school productivity and is useful as a
means of promotion. The design of this system uses the waterfall method which consists of the stages of analysis,
design, implementation, testing. The results of the application are in the Design of the Alumni Data Management
Information System at 1 Turi Muhammadiyah Vocational School implemented through the internet.
Keywords :
Systems, Data, Information, Information Systems, Alumni
27
Subekti, Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Alumni Pada Smk Muhammadiyah 1 Turi
1.2 Studi Pustaka yang di arsipkan, apa lagi jika ada kesalahan dalam
Studi pustaka dilakukan dilakukan berdasarkan menginputkan data. Resiko kehilangan data dan
data yang diperoleh dari buku yang berkaitan dengan dokumen rusak cukup besar. Dengan adanya sistem
tema untuk menunjang penelitian tentang objek yang ini pihak sekolah akan lebih cepat dalam mencari
diteliti. data alumni karena semua data tersimpan otomatis
2. Metode Pengembangan Sistem kedalam database dan data yang dihasilkan sesuai
Metode yang digunakan adalah Waterfall. dengan keadaan sebenarnya.
Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : 1.3 Analisis Ekonomi
2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis ekonomi merupakan analisis ynag
Analisis kebutuhan sistem berisi analisis berkaitan dengan biaya. Karena data di sistem lama
mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam dalam bentuk arsip kertas dan membutuhkan ruang
membangun sebuah sistem yang meliputi analisis yang lebih maka memerlukan biaya untuk membeli
PIECES, analisis kebutuhan fungsional dan alat tulis dan tempat penyimpanannya. Namun
nonfungsional. dengan menggunakan sistem ini semua data dapat
2.2 Perancangan Sistem tertata rapi di dalam penyimpanan database online.
Perancangan sistem ini menggunakan basis Perawatannya pun lebih mudah dan biaya yang di
data yang dimulai dari membuat Entiy Relationship keluarkan akan lebih rendah.
Diagram (ERD), relasi antar tabel, flowchart dan 1.4 Analisis Pengendalian
Data Flow Diagram (DFD) serta rancangan antar Analisis pengendalian digunakan untuk
tabel sebagai model perancangannya. mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan
2.3 Implementasi Sistem dan kesalahan yang terjadi karena tidak ada otorisasi
Mengimplementasikan hasil perancangan yang mendeteksi kesalahan sistem, menjamin
sesuai yang telah dilakukan sebelumnya kedalam keamanan data, informasi dan persyaratan. Pada
bentuk aplikasi sistem informasi sistem lama di SMK Muhammadiyah 1 Turi data
2.4 Testing yang di simpan berupa dokumen kertas yang rawan
Metode testing dilakukan menggunakan dengan kerusakan, penyalahgunaan data, kehilangan
black-box testing dan Whitebox Testing sebagai data dan kerusakan data. Dengan adanya sistem ini
perbaikan dan pengukuran kualitas sistem yang akan proses pendataan alumni sudah terekam dan
dibangun, dengan mencari kemungkinan ksesalahan tersimpan pada database sehingga terhindar dari
atau error yang ada pada program untuk selanjutya kesalahan. Kemudian akan ada pembagian hak akses
dilakukan evaluasi dan memperbaiki kesalahan yang agar tidak sembarangan pengguna mengaksnya.
terjadi. 1.5 Analisis Efisiensi
Analisis efisiensi bertujuan menghasilkan
Hasil dan Pembahasan output sebanyak banyaknya dengan input seminim
1. Analisis Kelemahan mungkin. Sistem pengelolaan data alumni di pada
Analisis kelemahan terdiri dari analisis kinerja, SMK Muhammadiyah 1 Turi kurang efisien karena
analisis informasi, analisis ekonomi, analisis pendataan manual membutuhkan waktu cukup lama.
pengendalian, analisis efisiensi dan analisis Apabila dengan sistem baru semua data yang akan
pelayanan. Berikut ini adalah rincian hasil analisis diinputkan oleh alumni sendiri dan staff sekolah
kelemahan: akan mengelola datanya sehingga menghemat waktu
1.1 Analisis Kinerja dan tenaga.
Staff sekolah yang bertugas menangani alumni 1.6 Analisis Pelayanan
memerlukan waktu yang cukup lama sekitar 3-4 hari Analisis pelayanan merupakan kriteria
dalam mendata siswanya karena jumlah alumninya penilaian dimana kualitas suatu sistem dikatakan
cukup banyak dan harus di input satu-persatu. berjalan baik atau buruk sehingga sangat penting.
Pembuatan laporan memakan waktu hingga berjam- Pada sistem lama pihak sekolah kesulitan mencari
jam. Apabila menggunakan sistem informasi data data alumni yang sudah bekerja, tidak bekerja atau
alumni staff sekolah cukup memberitahu siswa untuk kuliah karena data alumn dan bekerja belum
mendaftarkan diri di website alumni SMK diperbarui. Dengan sistem ini pihak sekolah akan
Muhammadiah 1 Turi dan megisi semua datanya lebih mudah mengetahui alumninya bekerja, tidak
sendiri. Semua data yang sudah di input akan masuk bekerja atau kuliah.
ke dalam database yang sudah terintegrasi dengan 2. Analisis Kebutuhan Sistem
komputer dan internet. Proses pembuatan laporan Analisis kebutuhan sistem terdiri dari analisis
alumni yang biasanya lama menjadi lebih cepat. kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non
1.2 Analisis Informasi fungsional. Berikut ini adalah rincian hasil analisis
Analisis Informasi adalah kemampuan sistem kebutuhan sistem:
dalam memberikan informasi kepada user. Dalam 2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional
proses ini, staff sekolah yang menangani alumni Secara garis besar kebutuhan fungsional sistem
membutuhkan waktu yang lama dalam mencari data informasi pengelolaan data alumni adalah
tentang alumninya dalam bentuk dokumen kertas pengelolaan data diri alumni, pengolahan data dan
28
INFOS Journal Vol. 1 No. 3 e-ISSN: 2655-142X
p-ISSN: 2655-190X
pengguna sistem. Berikut ini adalah penjabaran sistem informasi pengelolaan data alumni di SMK
kebutuhan fungsional SMK Muhammadiyah 1 Turi : Muhammadiyah 1 Turi adalah sebagai berikut :
1) Pengolahan data oleh alumni 1) Teknologi yang dipakai sebelumnnya adalah
a. Alumni dapat melakukan login sebagai sistem manual, dengan adanya sistem baru lebih
alumni mudah di kelola, lebih menghemat waktu dan
b. Alumni dapat memasukan data identitas diri lebih mudah dalam pengerjaan.
berupa nama lengkap, tempat lahir, tanggal 2) Teknologi yang digunaan berbasis website,
lahir, jenis kelamin, alamat, status, nomor sehingga untuk terhubung membutuhkan koneksi
hp, pekerjaan, jabatan. internet.
c. Alumni dapat mengubah data identitas diri 3) Cara pengoperasian sistem ini cukup mudah di
jika ada perubahan pelajari
d. Alumni dapat memasukan data pekerjaan 3.2 Kelayakan Ekonomi
dan perguruan tinggi. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi
e. Alumni dapat melihat agenda kegiatan digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit
alumni dan kabar berita Analysis atau Analisis biaya manfaat. Adapun tujuan
f. Alumni dapat melihat lowongan pekerjaan dari analisis biaya manfaat ini adalah untuk
g. Alumni dapat memasukan data lowongan memberikan gambaran kepada pengguna apakah
pekerjaan manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih
h. Alumni dapat melihat data alumni lain yang besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
ditampilkan berupa nama, tempat lahir,
3.3 Kelayakan Hukum
tanggal lahir, tahun lulus dan nomor hp.
Secara legal, perancangan sistem informasi
2) Pengolahan data admin sekolah
pengelolaan data alumni di SMK Muhammadiyah 1
a. Admin sekolah dapat login sebagai admin
Turi dinyatakan legal dari segi hukum karena sistem
sekolah
ini dirancang menggunakan perangkat (software dn
b. Admin dapat mengelola data alumni
hardware) yang original, serta aplikasi database
c. Admin dapat memposting agenda alumni di
yang digunakan memang disediakan dan didapatkan
website
secara gratis tanpa ada unsure bajakan atau legalitas.
d. Admin dapat memposting kabar berita di
3.4 Kelayakan Operasional
website
Secara Operasional, sistem informasi ini
e. Admin dapat memasukan data lowongan
dikatakan layak dikarenakan beberapa factor :
pekerjaan
1) Sistem pengelolaan alumni yang baru dapat
f. Admin daoat mengelola data kelas, tahun
memenuhi tujuan untuk mendapatkan informasi
angkatan, tahun lulus dan jurusan.
yang dibutuhkan. Informasi tersebut berkaitan
g. Admin dapat melihat data agenda alumni
dengan data alumni SMK Muhammadiyah 1
h. Admin dapat melihat lowongan pekerjaan
Turi. Dengan adannya sistem baru mengakses
i. Admin dapat melihat daftar alumni
informasi dapat lebih cepat dan mengurangi
j. Admin mencetak laporan
kesalahan yang ditimbulkan oleh staff sekolah.
2.2 Kebutuhan Non Fungsional
2) Sistem yang baru dapat mempermudah
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan
pencarian dan perhitungan data alumni untuk
untuk mengetahui spesisfik dari sistem baru, berikut
kepentingan promosi.
adalah spesifikasinya :
3) Sistem ini dapat meningkatkan pengendalian
1) Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
internal karena pengarsipan data alumni tertata
a. Procesor Intel Inside
rapu dan tidak memenuhi ruang.
b. RAM yang dipakai 2GB
4) Untuk pengoperasiannya sistem yang baru tidak
c. Printer
memerlukan waktu yang lama untuk
2) Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
pelatihannya.
a. Sistem Operasi Windows 7
3.5 Kelayakan Sosial
b. Web Browser (Google Chrome, Mozilla
Perancangan sistem pengelolaan data alumni di
Firefox)
SMK Muhammadiyah 1 Turi dinyatakan layak
c. Web Server (XAMPP V.3.2.1)
karena hasil dari perancangan sistem ini
d. Database server MySql
memeberikan manfaat bagi pihak sekolah dalam
e. Text Editor Sublime Text3
mengelola alumninya serta tidak berpengaruh negatif
3. Analisis Kelayakan
terhadap lingkungan sosial
Dalam menggunakan studi kelayakan yang terdiri
4. Perancangan Sistem
dari lima macam yang disebut TELOS yaitu :
4.1 Flowchart
3.1 Kelayakan teknologi
Sistem Flowchart merupakan alat bantu yang
Kelayakan teknis meliputi kebutuhan sistem yang
banyak digunakan untuk menggambarkan sistem
telah di susun dari aspek teknologi yang akan
secara fisikal. Sebuah desain yang menentukan
digunakan. Hasil dari analisis kelayakan teknis
penyelesaian terhadap permasalahan. Berikut ini
adalah alur sistem yang sedang berjalan pada SMK
29
Subekti, Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Alumni Pada Smk Muhammadiyah 1 Turi
Gambar 1 Flowchart
5. Implementasi
5.1 Tampilan halaman Login
Gambar 6 menunjukkan tampilan halaman login
Alumni.
Gambar 4. ERD
Gambar 6. Halaman Login Alumni
5.2 Tampilan Halaman Alumni yang diakses alumni
Gambar 7 adalah tampilan halaman data alumni
yang di akses oleh alumni.
30
INFOS Journal Vol. 1 No. 3 e-ISSN: 2655-142X
p-ISSN: 2655-190X
31
Subekti, Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Alumni Pada Smk Muhammadiyah 1 Turi
32
INFOS Journal Vol. 1 No. 3 e-ISSN: 2655-142X
p-ISSN: 2655-190X
Daftar Pustaka
[1]. Priambodo, Tika Prabowo A dan Christine
Dewi, S.kom., M.Cs.2017.' Perancangan Sistem
Informasu Pengolahan Data Alumni Sekolah
Berbasis Website Menggunakan Framework
CodeIgneter. Salatiga. Universitas Kristen Satya
Wacana
[2]. Sebayang, Rafles. 2018. Perancangan Sistem
Informasi Pendataan Alumni Fakultas Ekonomi
Universitas Methodist Indonesia Berbasis
Web.Medan. Universitas Methodist Indonesia
Berbasis Web.
[3]. Prasetya, Didi Kurnandi.2014. Anilisis dan
Perancangan Sistem Pengelolaan Data untuk
Forum Alumni SMA Negri 4 Lahat “Format”.
Yogyakarta. Universitas Amikom Yogyakarta.
33