PENGOLAHAN ARSIP DI KANTOR DESA NGAJUM

MAKALAH
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Manajemen Kearsipan Elektronik
Yang diampu oleh Bapak Andi Basuki, S.Pd., M.Pd

Disusun Oleh :
1. A’al Kaidah Faiqqotunni’mah (210412624020)
2. Aldito Razi Syahputra (210412624091)
3. Alfiona Lusti Maulita (210412624072)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas semua
karunianya, penyusun dapat menyelesaikan tugas laporan makalah dengan tepat
waktu yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Kantor Desa Ngajum”.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Andi Basuki, S.Pd., M.Pd
selaku dosen mata kuliah Manajemen Kearsipan Elektronik yang telah memberikan
tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan kami.

Dalam penyusunan makalah ini, semua isi ditulis berdasarkan hasil observasi
yang dilakukaan di kantor Desa Ngajum. Apabila dalam penyusunan makalah
ditemukan kekurangan atau kekeliruan, penyusun sangat terbuka dengan kritik dan
saran yang membangun untuk diperbaiki selanjutnya

Malang, 30 Maret 2023

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

I. Latar Belakang
Aktivitas dalam organisasi pemerintah pusat maupun pemerintahan daerah
tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi biasanya diatur
oleh unit bagian administrasi, tata usaha, sekretaris, dan lain-lain. Kegiatan
administrasi memiliki hasil berupa unit-unit yang diperlukan sepanjang waktu
atau bisa disebut dengan arsip yaitu dokumen-dokumen penting. Arsip
mempunyai peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah organisasi.
Menurut Barthos (2014) kearsipan memiliki peranan sebagai “pusat ingatan”,
sebagai “sumber informasi”, dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi sebagai kegiatan “perencanaan”,
“pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Menurut Sedarmayanti (2009) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa, untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Ditinjau dari pengertian di atas maka sebuah dokumen penting harus dapat
dengan mudah ditemukan kembali untuk kepentingan masa kini dan masa yang
akan datang. Hal ini merupakan salah satu tugas pegawai arsip dalam menjalankan
tugasnya sebagai pelayan masyarakat. Pegawai arsip memiliki peran yang sangat
penting dalam hal ini, sebab sumber daya manusia yang memadai akan
berpengaruh kepada kualitas pengelolaan kearsipan. Maka dari itu arsip hendaklah
dikelola secara maksimal oleh pegawai arsip baik dengan manual maupun dengan
memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada.
Di dunia kerja saat ini teknologi menjadi pokok utama dalam melakukan
segala aktivitas pekerjaan dengan menggunakan sumber daya yang ada yaitu
komputer dan jaringan internet. Perusahaan yang menggunakan teknologi
informasi untuk mengelola arsip secara web masih minim diterapkan, dalam
berbagai instansi, atau di bidang-bidang yang berhubungan dengan kearsipan
masih sedikit yang mengaplikasikan teknologi ini. Dalam hal ini sistem informasi
diperlukan untuk mengelola informasi yang teliti, cepat dan tepat.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh instansi, baik itu berupa proposal, surat-
menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang
terekam tersebut akan menjadi bukti dan dokumentasi atau memori bagi instansi
yang bersangkutan. Jadi, dapat diartikan bahwa arsip adalah salah satu sumber
informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan
administrasi dan manajemen sebuah instansi.
Dokumen arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin
kompleksnya kegiatan dan fungsi instansi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata
dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang
efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan instansi. Tentu saja hal tersebut
 harus sesuai dengan prosedur pengarsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga
keutuhan informasi maupun fisiknya.
Berdasarkan observasi yang dilakukan di Kantor Desa Ngajum terhadap
pengolahan arsip terdapat beberapa hambatan yang terjadi. Hambatan tersebut
dikarenakan kurangnya fasilitas yang memadai, sumber daya manusia yang belum
maksimal dalam menguasai pengetahuan kearsipan, dan sistem kearsipan yang
diterapkan. Sehingga dengan permasalahan di atas penulis menggali informasi
lebih lanjut mengenai kearsipan yang dituangkan dalam makalah yang berjudul
“Pengolahan Arsip di Kantor Desa Ngajum”.

II. Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengelolaan arsip di Desa Ngajum terutama dalam menggunakan
arsip elektronik?
2. Bagaimana cara mengklasifikasi arsip di Desa Ngajum?
3. Apa saja hambatan yang dihadapi Desa Ngajum dalam proses menyimpan
arsip?

III. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di Desa Ngajum terutama dalam
menggunakan arsip elektronik
2. Untuk mengetahui cara mengklasifikasi arsip di Desa Ngajum
3. Untuk mengetahui hambatan yang dihadapi Desa Ngajum dalam proses
menyimpan arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Pengelolaan Kearsipan Berbasis Elektronik di Kantor Desa Ngajum

1) Mengelola Arsip Elektronik Dengan Menggunakan Web Simanis
Pengelolaan arsip meliputi menciptakan, menggunakan, memelihara,
bahkan sampai penyusutan arsip. Dilaksanakannya pengelolaan arsip yaitu
untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan sistem pada
lembaga tersebut. Berdasarkan hasil dari wawancara di Kantor Desa Ngajum,
dilaksanakannya kearsipan elektronik di kantor Desa Ngajum bertujuan untuk
membantu dan mempermudah dalam pengelolaan arsip. Walaupun secara
umum telah dilakukan tetapi dalam pelaksanaannya pengelolaan kearsipan
elektronik masih kurang maksimal, karena pengelolaan arsip elektronik yang
dilakukan pada umumnya hanya berupa penulisan keterangan data arsip dan
penyimpanan arsip masih menggunakan sistem konvensional.
Hasil Wawancara pada Desa Ngajum, untuk menyimpan arsip Desa
Ngajum menggunakan penyimpanan arsip secara manual dan penyimpanan
arsip secara elektronik dengan menggunakan web simanis. Penggunaan web
simanis masih akan diterapkan dalam bulan Maret 2023. Pada saat ini pegawai
arsip sudah melakukan simulasi menggunakan web simanis. Namun
menggunakan aplikasi simanis ini menurut salah satu pegawai arsip memakan
waktu banyak sedangkan penempatan pegawai belum optimal dan
pengetahuan mengenai aplikasi simanis belum maksimal. Adapun kelebihan
dan kekurangan simanis dalam pengelolaan kearsipan elektronik sebagai
berikut :
a. Kekurangan
 Lebih sulit dalam memasukan dokumen arsip ke dalam website
 Membuang-buang waktu dalam artian bekerja dua kali dalam
menginput data (data dalam simanis dan data keperluan kantor
Desa Ngajum)
b. Kelebihan
 Lebih cepat dalam hal pencarian
 Pengerjaannya bisa dimana saja
 Mudah dalam melakukan recovery data

2) Pemeliharaan Arsip di Desa Ngajum

a. Pemeliharaan Arsip Elektronik
Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara bertahap
supaya fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka
kadangkala data yang ada dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak
pula. Berikut cara yang digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik
antara lain :
 1. Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, flashdisk),
dengan baik dan sesuai prosedur.
2. Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan
bajakan).
3. Membackup data atau file secara berskala.
4. Menyimpan arsip yang terlindung dari medan magnet, debu,
panas yang berlebihan dan air.

b. Pemeliharaan Arsip Manual

Arsip di kantor Desa Ngajum cukup banyak, namun
pengolahan arsip ini masih sering menggunakan arsip manual.
Sehingga penggunaan arsip elektronik ini masih belum optimal dan
tentu saja perlu cukup banyak ruang untuk menyimpan arsip.
Pemeliharaan arsip manual yang dilakukan di Kantor Desa
Ngajum dengan cara disimpan di lemari arsip agar tidak mudah rusak,
tetapi dari hasil wawancara ada beberapa yang masih berada di dalam
gudang dan belum sempat di tata.

3) Penyusutan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan tindakan atau usaha pembinasaan secara
fisik arsip yang sudah selesai kegunaannya, dan yang telah tidak mempunyai
nilai guna (Hardiyanti, Umi & Melita, 2021). Pemusnahan arsip dilakukan
menggunakan mekanisme yang benar supaya tidak terjadi kesalahan
pemusnahan arsip yang masih bermanfaat menurut Basya,& Puspasari (2021)
Tahap-tahap penyusutan arsip di Kantor Desa Ngajum dilakukan
melalui 3 tahap, pemindahan, penilaian, dan pemusnahan. Arsip akan
dipindahkan setelah dinyatakan inaktif di gudang penyimpanan arsip. Setelah
dipindahkan arsip akan dinilai dan diperiksa apakah ada berkas penting yang
tecampur atau tidak, jika dirasa semua sudah benar maka tahap selanjutnya
adalah pemusnahan, pemusnahan sendiri itu bisa dengan cara dicacah atau
dibakar, arsip di Desa Ngajum ini biasanya di musnahkan 10 tahun sekali.
Namun hasil wawancara menyatakan bahwa ada kendala dalam
penyusutan arsip yaitu waktu, SDM, dan banyaknya arsip yang masih belum
tertata sehingga jika ingin melakukan penyusutan arsip butuh memakan
banyak waktu.

2. Cara Mengklasifikasikan Arsip

Sebelum melaksanakan penelusuran informasi hal pertama yang harus
dilakukan yaitu mengidentifikasi kebutuhan pemakai dengan cara mencari,
mengumpulkan, meneliti dan menemukan permasalahan dalam proses
kegiatan klasifikasi arsip. Hal ini dilakukan dengan cara wawancara langsung
ke lapangan yaitu dengan pegawai di Kantor Desa Ngajum.
Klasifikasi arsip merupakan kegiatan mengumpulkan arsip dengan
menggunakan pola tertentu. Klasifikasi arsip yang digunakan di Kantor Desa
 Ngajum hanya menggunakan sistem nomor dan dalam beberapa klasifikasi ini
terdapat sub-sub bagiannya. Berdasarkan hasil wawancara, menurut Desa
Ngajum penyimpanan berdasarkan nomor akan mudah dilakukan
penyimpanan apabila menggunakan sistem nomor yang berurutan. Tetapi
dalam sistem kantor Desa Ngajum ini penggunaan sistem nomornya belum
sesuai dan belum tersusun rapi.

3. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip

Adapun kendala-kendala dalam pengelolaan arsip di kantor Desa Ngajum
adalah sebagai berikut :
1) Fasilitas:
a. Tidak ada ruangan khusus penyimpanan arsip sehingga arsip disimpan
pada ruang kerja pegawai
b. Terbatasnya fasilitas arsip seperti lemari arsip sehingga arsip tidak
tertata dengan baik dan menyebabkan penumpukan arsip lama di
gudang yang rancu untuk ditata kembali.
2) Sumber Daya Manusia
a. Kurangnya pengetahuan kearsipan pegawai yang menangani arsip
manual maupun arsip elektronik, karena pegawai yang sekarang tidak
mempunyai pengetahuan yang mendasar tentang kearsipan dan masih
kurangnya partisipasi pegawai dalam pelatihan dan pendidikan di
bidang pengelolaan kearsipan elektronik.
b. Pegawai arsip cenderung mengikuti sistem kearsipan pada periode
sebelumnya, dimana arsip terdahulu belum tertata secara sistematis.
Pegawai arsip menjadi kurang menguasai kearsipan pada kantor desa.

3) Sistem kearsipan
Pada sistem kearsipan yang dahulu masih belum tertata rapi (campur)
sehingga mempengaruhi sistem kearsipan yang sekarang.
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan dan Saran

Hasil dari observasi ini dapat ditarik kesimpulan bahwa pengolahan arsip di Kantor
Desa Ngajum antara lain: 1) Pengolahan arsip dilakukan secara manual maupun elektronik,
2) Pengolahan arsip secara elektronik menggunakan web Simanis, 3) Pemusnahan arsip
dilakukan selama 10 tahun sekali. Untuk kendala yang menjadi hambatan dalam proses
pengelolaan arsip di Kantor Desa Ngajum diantaranya: 1) Fasilitas yang kurang memadai,
tidak ada ruang khusus untuk menyimpan arsip dan perlengkapan arsip yang masih terbatas,
2) Sumber daya manusia yakni pegawai arsip yang kurang dalam menguasai pengetahuan
kearsipan ditambah dengan pegawai arsip yang mengikuti sistem kearsipan periode
sebelumnya yang masih terbilang belum tertata secara efektif, 3) Sistem kearsipan yang
masih campur belum tertata dengan rapi.

Saran yang dapat dilakukan untuk pengelolaan arsip yang lebih baik kedepannya di
kantor Desa Ngajum adalah melengkapi fasilitas untuk menunjang kearsipan tersebut, seperti
membuat ruangan khusus penyimpanan arsip dan mengadakan peralatan pendukung
kearsipan lainnya. Selain itu sebaiknya mengadakan pelatihan mengenai kearsipan yang
diberikan kepada pegawai arsip agar dapat menguasai kearsipan yang lebih baik lagi. Yang
terakhir adalah memperbaiki sistem kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar
pengelolaan arsip di kantor Desa Ngajum berjalan secara efektif dan efisien.
 DAFTAR PUSTAKA

Barthos, D. B. (2014). Manajemen Kearsipan. PT Bumi Aksara.

Basya, Muhammad Rifat & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor
Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran
(JPAP), 9(2), 439–453. https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p439-453
Hardiyanti, Umi & Melita, D. (2021). Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Imigrasi Kelas
1 Palembang. Jurnal Administrasi Perkantoran, 26–36.
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Mandar
Maju.
 LAMPIRAN
Foto Dokumentasi Observasi

Gambar 1 Aplikasi Simanis

Gambar 2 Lemari penyimpanan arsip desa ngajum

Gambar 3 lemari penyimpanan arsip desa ngajum

Gambar 4 Bagan Struktur Kantor Desa Ngajum

Gambar 5 foto Bersama Kepala Desa Ngajum