KONSEPTUAL KNOWLEDGE

Nabila Awalia (1906403572)

JUDUL KONSEP Pengelolaan Arsip Elektronik

DESKRIPSI KONSEP Pengelolaan

(WHAT) Jelaskan pula Menurut KBBI pengelolaan adalah:
sejarah konsep tersebut. 1. Proses, cara, perbuatan mengelola
2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggerakkan tenaga orang lain
3. Proses yang membantu merumuskan
kebijaksanaan dan tujuan organisasi
4. Proses yang memberikan pengawasan pada
semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan

Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan arsip yang dibuat,
dikomunikasikan, disimpan, dan dapat diakses
melalui perangkat elektronik. (Pratiwi, 2017)

Menurut Muhidin dan Winata (2016:427)

menjelaskan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang
diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti
transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu
yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.

Menurut International Council on Archives (ICA)

arsip elektronik adalah arsip yang bisa di copy yang
digunakan untuk menyimpan arsip konvensional yang
mempunyai informasi penting dan diproses dengan
menggunakan komputer digital.

Menurut National Archive and Record Administration

(NARA) USA, arsip elektronik merupakan arsip-arsip
yang disimpan dan diolah di dalam suatu format,
dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
 Priansa dan Garnida (2013:48) menjelaskan bahwa
manajemen kearsipan elektronik adalah pengelolaan
berbagai jenis dokumen dalam organisasi yang
menggunakan program komputer data penyimpanan.
Sebuah sistem kearsipan elektronik memungkinkan
suatu organisasi dan pengguna untuk membuat
dokumen, memindai hard copy, dalam bentuk
elektronik dan menyimpan, mengedit, mencetak,
proses, dan juga mengelola dokumen.

Dapat disimpulkan pengelolaan arsip elektronik

adalah proses memindahkan, mengumpulkan
informasi dan mengelola dalam bentuk dokumen
yang discan atau disimpan dengan memakai teknologi
komputer berupa dokumen elektronik yang bertujuan
supaya dokumen dapat ditemukan dan dipakai
kembali.

REFERENSI Pratiwi, T. (2017). Konsep Pengelolaan Arsip

Elektronik. Al Maktabah, 2.

Muhidin, S. A., dan Winata, H. (2016). Manajemen

Kearsipan. Bandung: CV Pustaka Setia

Wido Indra Putra, Malta Nelisa. (2020). Pengelolaan

Arsip Elektronik di Unit Kearsipan PT Semen
Padang. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan, 8, 40-41

Sutirman, S. (2016). URGENSI MANAJEMEN

ARSIP ELEKTRONIK. EFISIENSI - KAJIAN ILMU
ADMINISTRASI, 13(1)

PT Cipta Tata Dokumen Indonesia. https://ctdi.co.id/

PT Indo Arsip. https://indoarsip.co.id/

Crown Records Management.

https://crownrms.com/id/
TUJUAN Menurut Mulyadi arsip elektronik memiliki beberapa
manfaat :

● cepat ditemukan;
● pengindeksan dan mudah dimodifikasi;
● mencari file berdasarkan kata kunci maupun
nama dokumen;
● kecil kemungkinan file hilang;
● menghemat tempat;
● mengecilkan resiko rusaknya dokumen;
● berbagi arsip secara mudah;
● meningkatkan keamanan
● mudah melakukan recovery data
(Putra, Nelisa, 2020)

Muhidin dan Winata (2016:427) menjelaskan bahwa

manfaat pengelolaan arsip elektronik yaitu :

● penanganan arsip dinamis dan arsip statis

dapat dikelola dari awal perencanaan atau
pembuatan dokumen;
● memenuhi tuntutan top management terhadap
kecepatan dan ketepatan;
● memudahkan aksesibilitas dan menjamin
akuntabilitas;
● menuju paperless society dan menghemat
ruangan atau sarana prasarana (dari gedung ke
server);
● manajemen pengawasan akan lebih mudah,
cepat dan lebih accountable menuju
governance;
● meningkatkan pelayanan umum/public
service.

Dapat disimpulkan bahwa tujuan serta manfaat dari

pengelolaan arsip elektronik yaitu keamanan dalam
segi penyimpanan, cepat ditemukan, kecilnya
kemungkinan hilangnya file, mengecilkan resiko
rusaknya dokumen, dan kemudahan berbagi arsip
KENAPA KONSEP Dengan adanya pengelolaan arsip elektronik,
TERSEBUT PERLU pelestarian fisik menjadi tidak masalah. Semua
DIGUNAKAN (WHY) catatan disalin dari waktu ke waktu dan dipertahankan
dalam format independen perangkat lunak yang tepat
untuk membacanya. Semua salinan memiliki nilai
bukti yang sama. Keuntungan lainnya yaitu proses
pencarian atau temu balik informasi lebih cepat.
Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena
arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor
dan kerusakan dokumen arsip elektronik dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital. Arsip
elektronik juga dapat menghemat tempat
penyimpanan karena menggunakan media
penyimpanan elektronik. (Pratiwi, 2017)

Dapat disimpulkan alasan pengelolaan arsip

elektronik adalah catatan salinan dapat menjadi nilai
bukti, kecepatan dalam mencari informasi, kecilnya
kehilangan file, dan dapat menghemat tempat
penyimpanan.

KAPAN KONSEP ITU Pengelolaan arsip elektronik digunakan saat lembaga

DIGUNAKAN (WHEN) negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan mencari bahan
acuan dalam menyusun perencanaan, menjalani
kegiatan operasional, serta pengawasan dalam
pengendalian. (Sutirman, 2016)

SIAPA YANG BISA Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

MENGGUNAKAN yang dapat mengelola arsip adalah lembaga negara,
KONSEP TERSEBUT perusahaan, pemerintahan pusat, pemerintahan
(WHO) daerah, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik,
dan perseorangan.

DIMANA KONSEP Menurut UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

TERSEBUT DAPAT Konsep pengelolaan arsip dapat diimplementasikan di
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
DIIMPLEMENTASIKAN pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
(WHERE) kemasyarakatan, serta perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.

Menurut Read & Ginn siklus pengelolaan arsip

BAGAIMANA CARA elektronik terdiri dari creation and storage,
MENGGUNAKANNYA distribution and use, maintenance, dan disposition.
(WHO) 1. Creation and Storage (Penciptaan dan
Penyimpanan)
Metode yang digunakan dalam mengalih
mediakan dokumen antara lain:
● Scanning
Alih media dengan menggunakan
scanning atau memindai dokumen
yang akan menghasilkan data gambar
yang dapat disimpan di komputer.
● Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses
mengubah dokumen word processor
atau spreadsheet menjadi data gambar
permanen untuk disimpan pada sistem
komputerisasi.
● Importing
Metode ini memindahkan data secara
elektronik seperti dokumen office
(e-mail), grafik atau data video ke
dalam sistem pengarsipan dokumen
elektronik. Data dapat dipindahkan
dengan melakukan drag and drop ke
sistem dan tetap menggunakan format
data.

Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses

arsip cetak telah di digitalkan dan dimasukkan
ke dalam sistem penyimpanan, maka harus
dipastikan arsip tersebut disimpan secara
benar.

2. Distribution and Use (Distribusi dan

Penggunaan)
 Pendistribusian dan penggunaan arsip
elektronik juga dapat dilakukan dalam satu
siklus.Contoh pendistribusian arsip elektronik
yang dilakukan dengan memanfaatkan media
elektronik adalah mikrofilm.

Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan

penggunaan arsip elektronik sangat
bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan
tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan
peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan
memperlancar kegiatan kearsipan organisasi
tersebut.

3. Maintenance (Pemeliharaan)
Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip
elektronik adalah sebagai berikut:
● Menciptakan prosedur standar dalam
pengoperasian yang menjamin
keamanan terhadap kemungkinan
penggunaan informasi yang tidak sah
oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
● Melakukan pemeliharaan perangkat
keras (hardware), dan melakukan
penyesuaian terhadap perkembangan
teknologi secara berkala.
● Melakukan pemeliharaan perangkat
lunak (software), dan memastikan
sofware dapat dijalankan pada
teknologi terbaru.

Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan

secara berkala agar fisik arsip tidak rusak.
Berikut adalah cara yang dapat digunakan
untuk menjaga fisik arsip elektronik antara
lain:
● Menggunakan perangkat keras dengan
baik dan sesuai prosedur.
● Menggunakan software pengelolaan
arsip yang asli (bukan bajakan).
● Membackup data/file secara berkala.
 ● Menyimpan arsip elektronik di tempat
yang terlindung dari medan magnet,
debu, panas yang berlebihan, dan air.

4. Disposition (Disposisi)
Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan
merupakan kegiatan esensial dalam
komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang
menampung bentuk redaksional, penggunaan
sarana pengamanan surat, serta kewenangan
penandatanganan. Proses pengelolaan surat
masuk maupun surat keluar harus
melampirkan lembar disposisi surat.
(Pratiwi, 2017)

3 Perusahaan Arsip di Indonesia

● PT Cipta Tata Dokumen Indonesia

Nama Perusahaan : PT Cipta Data Dokumen Indonesia

Website : ctdi.co.id
Owner :-
Tahun Berdiri : 1993
Lokasi : Puri Imperium Office Plaza, G-10 Jl. Kuningan Madya Kav.
5-6. Kuningan Jakarta Selatan

Berdiri sejak tahun 1993 yang sebelumnya namanya Filling & Documentation
Management (FDM) yang kegiatan utamanya bergerak dibidang Manajemen
Dokumen & Informasi.

Latar belakang pendirian perusahaan PT Cipta Tata Dokumen Indonesia adalah untuk
memberikan kontribusi nyata di bidang pengembangan manajemen dokumen dan
informasi pada setiap perusahaan sesuai dengan perusahaan tersebut.

Produk / Jasa yang Ditawarkan :

1. Bebler
Untuk manajemen catatan, manajemen pengetahuan, manajemen informasi
dan manajemen konten data penambah
 2. Bebold
Konsol aplikasi berbasis taksonomi IT CTDI, berlaku untuk berbagai platform
3. Beproper
CTDI solusi paling canggih dan canggih untuk arsip dan perangkat lunak
manajemen informasi
4. Bencher
Aplikasi E-training CTDI yang menggunakan aplikasi berbasis web dengan
banyak fitur.
5. Boost
Perkaya data bisnis dengan alat penilaian dan survei online-offline CTDI

● PT Indo Arsip

Nama Perusahaan : PT Indo Arsip

Website : indoarsip.co.id
Owner :-
Tahun Berdiri : 1995
Lokasi : Komp. Perkantoran Buncit Mas Blok B No.12, Jl. Mampang
Prapatan.

Berdiri sejak tahun 1995, Terbentuk dengan nama PT Putraduta Buanasentosa atau
lebih dikenal dengan nama Indo Arsip telah menjadi salah satu pelopor perusahaan di
bidang jasa penyimpanan dan perawatan arsip di Indonesia. layanan yang ditawarkan
dari jasa penyimpanan, perawatan dan pemusnahan hanya untuk dokumen kertas,
namun seiring dengan pertumbuhan ekonomi dan digitalisasi informasi, Indo Arsip
mengembang jasa dalam perawatan, penyimpanan, fasilitas serta jasa konsultasi dan
manajemen kearsipan.

Produk / Jasa yang ditawarkan :

1. Pemilahan dan Penataan Arsip

Menata dan mendata arsip agar anda dapat menemukan arsip dalam waktu
yang cepat dengan biaya yang lebih hemat.
2. Penyimpanan dan Perawatan Arsip
Menyediakan media untuk menyimpan arsip yang akan ditempatkan di rak
arsip dengan ukuran yang sesuai dengan rak arsip.
3. Penyimpanan Dokumen Berharga
Melakukan pekerjaan konversi dari arsip fisik menjadi arsip digital sebagai
upaya penyelamatan dan pemanfaatan informasi arsip.
4. Pemusnahan
Memberikan pelatihan tentang kearsipan agar perusahaan anda dapat
mengelola arsip sesuai standar pengarsipan yang berlaku
 5. Digital Service
Seiring dengan perkembangan teknologi dan digitalisasi adanya peningkatan
aktivitas di perusahaan untuk bergerak ke proses analog ke proses digital.
6. Jasa Konsultasi dan Manajemen Arsip
Indo Arsip memberikan jasa pelatihan jasa pelatihan atau training kearsipan
menggunakan metode 5R dan implementasi penerapannya.

● Crown Records Management

Nama Perusahaan : Crown Records Management

Website : crownrms.com
Owner :-
Tahun Berdiri : 1965
Lokasi : Taman Tekno, Sektor XI, Blok D/20 BSD (Bumi Serpong
Damai), Tangerang

Crown Records Management adalah pusat fasilitas penyimpanan dokumen dengan

kapasitas untuk menyimpan lebih dari 1.000.000 karton dan 125.000 media yang
berlokasi di tempat yang strategis untuk distribusi yang efektif dan tepat waktu.

Di lebih dari 40 negara, Crown Records Management menyediakan fasilitas

penyimpanan dokumen yang aman serta pelayanan pengambilan informasi secara
fisik maupun elektronik, digitalisasi dokumen, penyimpanan dan pengelolaan media
serta penghancuran dokumen yang aman. Crown Records Management telah bekerja
sama dengan berbagai industri, seperti industri finansial, kesehatan, hukum,
manufaktur dan farmasi.

Produk / Jasa yang Ditawarkan :

1. Pemindaian dan Pencitraan Digital

Digitalisasi tulisan tangan dan informasi cetak dapat membantu indexing teks
dan pencariannya. Pemindaian dokumen secara digital dapat diakses dalam
hitungan detik.
2. Pengelolaan Dokumen
Solusi penyimpanan di luar lokasi untuk file hard-copy dan dokumen
elektronik memberikan akses fleksibel ke dokumen
3. Konsultasi Informasi
Mengoptimalkan aliran informasi, mengidentifikasi area berisiko, dan
memberikan solusi.
4. Pemusnahan dengan Aman
Memastikan informasi dihancurkan dan mematuhi undang-undang
perlindungan data.