No. Dokumen : CTRL.

06
CONTROLLING Edisi / Revisi : 1/0
Catatan Pertemuan Berlaku Sejak : 2/12/2020
(MoM) Halaman :1

CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Webinar Tantangan Pendidikan Vokasi di Era Revolusi Industri 4.0

Nama Proyek :
dalam Menyiapkan SDM yang Unggul
Manajer Proyek : Nabila Awalia
Perihal : Monitoring Proyek Mingguan
1. Khansa Haura
2. Nabila Awalia
Peserta Rapat :
3. Riananda Dayanti
4. Yayang Fauziyah
Lokasi Rapat : Zoom Meeting

Dibuat oleh : Khansa Haura

Tanggal : 30 Mei 2021

A. Agenda
1. Memonitoring pekerjaan dan memantau progress project yang dikerjakan
2. Menentukan cara pembuatan soal evaluasi pre dan pasca acara
3. Membuat Net Promotor Score dari peserta untuk kinerja panitia dan materi

B. Isu yang Didiskusikan

1. Mengetahui hambatan serta kendala yang timbul dalam proyek
- Perubahan pada waktu/jam pelaksanaan acara webinar. Seharusnya acara
dilaksanakan pada pukul 10:00 – 11:30. Namun, pembicara mengiginkan waktu/jam
acara dilaksanakan lebih pagi. Oleh karena itu, waktu pelaksanaan acara dimulai pukul
09:30 – 11:00.
-
2. Memantau pekerjaan berjalan sesuai jadwal atau tidak
- Pembuatan google form absensi peserta dibuat lebih awal karena harus disatukan
dengan Net Promotor Score.
- Selain itu, pekerjaan publikasi webinar dimulai hari Rabu, 02 Juni 2021.

3. Mengetahui hasil output dari pekerjaan yang dilakukan

- Target peserta 60 orang dan dilihat setelah kegiatan acara berlangsung.
- Target pemahaman materi kepada peserta sebesar 85 %.

4. Mengetahui rencana sesuai anggaran

- Untuk saat ini belum ada pengeluaran biaya, jadi belum diketahui sesuai atau belum.
- Pengeluaran biaya (anggaran) untuk menyewa zoom unlimited serta plakat dan
sertifikat untuk pembicara.

5. Mengetahui apakah rencana sesuai strategi

- Strategi memberikan sertifikat kepada peserta yang mengikuti webinar dan
mencantumkan benefit yang didapatkan peserta untuk menarik peserta.
- Strategi untuk persiapan sesuai dengan jadwal, ada yang lebih awal dikerjakan dan ada
yang sesuai jadwal.

6. Mengetahui kelompok sasaran yang terlibat

- Kelompok sasaran yang terlibat adalah mahasiswa/i Program Vokasi Universitas
Indonesia dan diharapkan dapat berpartisipasi aktif dalam acara webinar. Kelompok
 No. Dokumen : CTRL.06
CONTROLLING Edisi / Revisi : 1/0
Catatan Pertemuan Berlaku Sejak : 2/12/2020
(MoM) Halaman :2

sasaran ini akan terlibat dalam pelaksanaan acara untuk mendengar pemaparan
materi, mengerjakan soal pre test dan post test, diskusi dan tanya jawab, serta
mengisi absensi dan NPS.

7. Cara pembuatan soal evaluasi pre dan pasca acara

Soal evaluasi pre dan pasca acara akan dibuat dalam bentuk google form. Soal evaluasi pre
akan disebar sebelum pembukaan acara, sedangkan soal evaluasi pasca akan disebar
setelah pemaparan materi dari pembicara. Alasan menggunakan google form untuk melihat
grafik sehingga bisa membandingkan pemahaman peserta. Jumlah soal terdiri dari 10
pilihan ganda. Soal evaluasi belum dapat dibuat karena belum adanya materi dari
pembicara. Materi akan diberikan pembicara pada h-2 pelaksanaan acara.

8. Membuat Net Promotore Score untuk menilai kinerja panitia serta materi
Net Promotore Score akan disatukan dengan absensi peserta dalam google form. NPS
terdiri dari pertanyaan dalam skala linier.

Pertanyaan Net Promotore Score :

1. Pelaksanaan acara webinar berjalan tepat waktu
2. Panitia memberikan informasi atau keterangan secara jelas kepada para peserta
3. Panitia tanggap dalam memenuhi dan melayani kebutuhan peserta
4. Panitia merespon dan bersedia untuk menjawab semua pertanyaan peserta terkait
acara
5. Acara webinar dikemas dengan menarik
6. Materi yang disampaikan secara keseluruhan telah sesuai dengan tema acara
7. Pembicara mampu menguasai materi dan menjawab pertanyaan dari peserta
8. Pembicara komunikatif dan penyampaiannya mudah dipahami
9. Kesan mengikuti Webinar Tantangan Pendidikan Vokasi di Era Revolusi Industri 4.0
dalam Menyiapkan SDM yang Unggul (isian singkat)
10. Masukan/saran untuk webinar Tantangan Pendidikan Vokasi di Era Revolusi Industri 4.0
dalam Menyiapkan SDM yang Unggul (isian singkat)

Tangkapan layar aplikasi Bitrix24

Dokumentasi Meeting
 No. Dokumen : CTRL.06
CONTROLLING Edisi / Revisi : 1/0
Catatan Pertemuan Berlaku Sejak : 2/12/2020
(MoM) Halaman :3

Link Zoom
https://us04web.zoom.us/j/75355625206?pwd=YWhuNjYrZ05qdGZtcmVKTlkzMmxjdz09

Meeting ID: 753 5562 5206

Passcode: du62hF

Link Youtube :
https://youtu.be/xtOfSp9ZS1Y

C. Daftar Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Mulai Selesai

1. Melakukan publikasi webinar (menyebarkan
poster webinar di media sosial seperti Line, Rabu, 02 Juni 2021 Jumat, 11 Juni 2021
WhatsApp, Instagram, dan lainnya)
2. Menyewa zoom unlimited Sabtu, 05 Juni 2021 Minggu, 06 Juni 2021

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

 No. Dokumen : CTRL.06
CONTROLLING Edisi / Revisi : 1/0
Catatan Pertemuan Berlaku Sejak : 2/12/2020
(MoM) Halaman :4

Nama : Khansa Haura Nama : Nabila Awalia Nama : Nisa Ismundari

Jabatan : Administrator Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 30 Mei 2021 Tanggal : 30 Mei 2021 Tanggal : 30 Mei 2021