DASAR-DASAR PENGELOLAAN

ARSIP DIGITAL

Bimbingan Teknis Kearsipan, 22 Juni 2021

UIN Raden Fatah Palembang
Sharing Sesi Kearsipan

Novita Olivien, M.Hum

S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Universitas Padjajaran (1998)

S2 Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Universitas Indonesia (2012)
Pustakawan, Universitas Sriwijaya (2005- sekarang)

Kegiatan terkait arsip digital:

Mengikuti perkuliahan Kearsipan dan membuat rancangan kegiatan
alihmedia koleksi di Universitas Sriwijaya
 Kenapa arsip harus
dikelola?

• Sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam

penciptaan, pengelolaan dan pelaporan arsip
yang terwujud dalam sistem perekaman
kegiatan yang factual, utuh, sistematis,
autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.

• Tujuan dari pengelolaan arsip untuk

mewujudkan akuntabilitas kinerja dan sebagai
alat bukti yang sah dalam pelaksanaan fungsi
dan tugas lembaga.
ARSIP: catatan da informasi yang disimpan
sebagai aset organisasi yang penting

Karakteristik arsip:
1. Informasi terekam, ada
media
2. Hasil/produk kegiatan
3. Memiliki nilai pembuktian
4. Kesepakatan Sosial/payung
hukum/layanan publik
 Karakteristik arsip elektronik
1. Tersimpan dalam media penyimpanan dan terbacakan komputer, Isi direkam pada suatu media
dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca)oleh manusia karena direpresentasikan oleh
symbol (binary digits) yang harus diterjemahkan dahulu agar dapat dibaca manusia
2. Hubungan antara isi dan medianya tidak dapat dipisahkan, contoh disket, flasdisk, external, dan
ssd yg tidak bisa di pisah dari media pembacanya (reader)
3. Karakteristik struktur fisik dan logic:
1. Struktur fisik tidak dapat terlihat,
2. Struktur fisik dapat berubah setiap kali dipindahkan atau alih media, dan
3. Pengguna membutuhkan komputer untuk membaca struktur fisik tersebut,
4. Diperlukan suatu struktur logic yang memungkinkan komputer untuk mengidentifikasi
setiap arsip dan untuk mempresentasikan elemen-elemen dari struktur internal arsip
(sperti margin, spasi dan paragraph)
5. Umumnya struktur logic dibuat oleh pembuat arsip di komputernya (style paragraph)
4. Metadata arsip eleltronik menunjukkan bagaimana informasi direkam/dibuat
5. Pengindentifikasian arsip ektronik dapat dilihat dari entitas logic yang merupakan hasil dan yang
memberikan bukti dari suatu aktifitas atau Transaksi
6. Sarana penyimpanan arsip elektronik membutuhkan perhatian khusus karena memiliki batas
waktu, selain itu juga kemajuan teknologi yang cepat membuat media penyimpanan selalu
muncul alternatif baru dengan berbagai kelebihannya
PEMBERKASAN ARSIP ELEKTRONIK

DALAM PEMBERKASAN BAHWA MEDIA SIMPAN ARSIP OLEH SEBAB ITU YANG ISTILAH DALAM ARSIP
ARSIP ELEKTRONIK, YANG ELEKTRONIK JUGA PERTAMA HARUS DILAKUKAN ELEKTRONIK ADALAH FILE
DIBERKASKAN ADALAH MEMERLUKAN TEKNIK DALAM PENYIMPANAN ARSIP DAN FOLDER
INFORMASI ARSIP PENYIMPANAN TERSENDIRI ELEKTRONIK ADALAH
ELEKTRONIKNYA BUKAN MEMBUAT STRUKTUR
MEDIANYA PENYIMPANAN FILE, BUKAN
STRUKTUR PENYIMPANAN
MEDIA
PEMBERKASAN ARSIP
ELEKTRONIK
• Pemberkasan email yang tersimpan dalam hardisk
dapat dilakukan dengan membuat direktori
berdasarkan klasifikasi arsip
• Pemberkasan emai yang tersimpan dalam floopy
disk dapat dilakukan dengan memberi label pada sisi
luar, dilaksifikasikan dengan disimpan berdasarkan
klasifikasi arsip seperti arsip media kertas
Contoh media
penyimpanan
arsip
elektronik
 Distribution & Use
Menurut Read
and Ginn (2011):

Electronic record Creation & Storage Maintenance

is a record stored
on electronic
storage media
that can be readly
Diposition
accessed or
changed
Siklus Hidup Arsip Elektronik
(Hendrawan; Read and Ginn (2011)
BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP
ELEKTRONIK?

• Membangun proses bisnis yang

berbasis Elektronik, membutuhkan
dukungan kompetensi SDM
• Sistem yang dibangun sebaiknya
mengikuti Best Practice Sistem
Informasi, contohnya terintegrasi
dengan digital signature, forensic-
ready, aman, reliable, mudah diakses,
interface friendly, dll
• Membangun kesepakatan dalam unsur
kebersamaan dalam organisasi, unsur
terkait
• Komitmen jangka panjang, khususnya
pimpinan lembaga
Keuntungan pengelolaan arsip elektronik (Odger,
2005):
Cepat ditemukan
dan memungkinkan Pengindeksan yang
Pencarian secara Kecil kemungkinan
pemanfaatan arsip fleksibel dan mudah
fulltext file akan hilang
tanpa meninggalkan dimodifikasi
meja kerja

Mengurangi resiko
Memudahkan
kerusakan arsip Meningkatkan
Menghemat tempat berbagi (sharing)
karena disimpan keamanan
arsip
secara digital

Mudah dalam
recovery data
TERIMA
KASIH