PUSDIKLAT KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Materi : Pengelolaan Arsip Elektronik

Pengajar : Bambang Haryanto, S.Kom, M.Kom

Nama : Hendro Widhiarto

No Absen : 15

1. Sebutkan dan jelaskan 3(tiga) tantangan pengelolaan arsip elektronik?

2. Sebutkan dan jelaskan instrumen arsip elektronik?
3. Sebutkan dan jelaskan 2(dua) cara memusnahkan arsip elektronik?
4. Sebutkan dan jelaskan 2(dua) metode preservasi arsip digital?

==== Selamat Mengerjakan ====

1. Tantangan pengelolaan arsip elektronik

a. Keusangan teknologi disebabkan perkembangan dan perubahan yang cepat
dalam aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras. Dengan banyaknya inovasi
baru dalam hal perangkat keras, menyebabkan banyak komputer dan sistemnya
yang menjadi usang dan tidak lagi didukung oleh industri komputer sebagai
contoh komputer era lama yang membutuhkan tempat besar, ataupun media
penyimpanan data seperti disket 8 inci, 5¼ inci, dan 3½ inci yang saat ini sudah
digantikan dengan media penyimpanan baru. Selain itu keusangan teknologi
juga terjadi pada perangkat lunak dimana banyak perangkat lunak yang dulu
sangat populer tetapi saat ini menjadi usang misalkan WordStar, Lotus dan
perangkat lunak lainnya.
b. Ketergantungan teknologi
Arsip elektronik diciptakan dan dikelola dengan menggunakan perangkat keras
dan perangkat lunak komputer, sehingga ketika ada perubahan teknologi
informasi untuk mengakses arsip elektronik juga akan mempengaruhi perangkat
keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan. Dengan adanya perubahan
teknologi, diperlukan perubahan/migrasi dari teknologi lama ke teknologi baru
untuk tetap dapat mengakses arsip elektronik misalkan format arsip elektronik
yang ada mungkin sudah tidak sesuai dan menyebabkan arsip tidak dapat
diakses, sehingga teknologi memegang peran vital yang dapat menyebabkan
ketergantungan teknologi.
 c. Resiko terkait dengan reliabilitas dan autentisitas
Perubahan sistem informasi dan teknologi mengharuskan arsip elektronik untuk
bermigrasi ke teknologi baru agar tetap dapat diakses, dimana proses migrasi
dapat mempengaruhi keaslian (autentisitas) dan keandalan informasi
(reliabilitas) karena proses migrasi berpotensi mengubah isi atau struktur dari
arsip elektronik, berbeda dengan arsip konvensional berupa kertas yang dapat
dipindahkan, diberkaskan, digunakan berulang-ulang tanpa perubahan.

2. Instrumen arsip elektronik

a. Instrumen Utama
- Klasifikasi arsip
Klasifikasi sebagai suatu proses identifikasi dan penataan yang sistematis
terhadap semua kegiatan pelaksanaan pekerjaan dan/atau arsip-arsip ke
dalam suatu kategori tertentu yang terstruktur secara logis sesuai dengan
kesepakatan, metode, dan aturan-aturan procedural yang selanjutnya
dipresentasikan dalam suatu skema klasifikasi. Klasifikasi pada dasarnya
merupakan representasi dari fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilakukan
oleh suatu organisasi.
- Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip digunakan untuk mengidentifikasi arsip, berapa lama
arsip tersebut disimpan dan pada akhirnya penentuan apakah arsip tersebut
akan dimusnahkan atau dipermanenkan dan diserahkan ke lembaga
kearsipan sebagai arsip statis.
- Klasifikasi Keamanan dan Akses
Digunakan untuk mengidentifikasi hak-hak akses dan aturan pembatasan
yang dapat diterapkan terhadap suatu arsip berdasarkan sifat dan ukuran
organisasi, serta isi dan nilai informasi yang ada di dalam arsip.
b. Instrumen Tambahan
- Thesaurus
Merupakan daftar peristilahan yang disusun sedemikian rupa sehingga
setiap peristilahan yang ada hubungan satu sama lain secara simantik,
hirarkis, asosiatif, atau ekuivalensi ISP/TR 15489-2
- Daftar Peristilahan Judul
Merupakan suatu daftar judul subjek formal yang diambil dari skema
klasifikasi, dimana pengertian dari suatu istilah tidak dijabarkan dan
dihubungkan satu sama lain

3. Cara memusnahkan arsip elektronik

a. Deletion
Pemusnahan yang paling sederhana dan paling sesuai untuk arsip elektronik
yang bersifat biasa/tidak rahasia
b. Overwrite
Menimpa arsip elektronik yang akan dimusnahkan dengan fiile atau arsip yang
baru
 c. Shredding
Metode memusnahkan arsip elektronik dengan melakukan overwriting berkali-
kali
d. Degaussing
Memusnahkan media penyimpanan magnetis seperti floppy disk, CD/DVD,
harddisk dengan cara mendekatkannya pada sebuah alat degaussing yang
memiliki medan magnet yang kuat untuk merusak keseluruhan data
e. Destruction
Menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik secara fisik dengan cara
dibakar, dipotong, maupun dihancurkan menggunakan alat penghancur, metode
ini dilakukan untuk arsip elektronik yang bersifat rahasia.

4. Metode preservasi arsip digital

a. Migrasi
Migrasi adalah proses transfer dari keusangan hardware maupun software/out
of date menjadi up to date
b. Konversi
Konversi adalah proses transfer arsip elektronik dari format data asli menjadi
format data untuk preservasi jangka panjang dan tidak memiliki ketergantungan
kepada sebuah platform
c. Enkapsulasi
Enkapsulasi kegiatan membungkus arsip elektronik beserta dengan metadata
d. Emulsi
Emulsi adalah cara menggabungkan perangkat lunak dan keras dengan
menggunakan software untuk menciptakan kembali arsip elektronik seperti
lingkungan sistem asli di lingkungan sistem yang baru
e. Replikasi
Replikasi adalah kegiatan melakukan duplikasi arsip elektronik (backup)
f. Refreshing
Refreshing adalah pemindahan arsip elektronik dengan media simpan yang
sama dari media simpan yang lama ke media simpan yang baru.