6.

pengolahan arsip digital

Pengolahan arsip digital merupakan bentuk penyesuaian yang dilkukan oleh lembaga arsip terhadap di
dinamika yang ada di masyarakat.penyesuaian inimerupkan uasah agar lembaga arsip dan produk
layanannya senantiasa di akses oleh masyarakat.selain itu pengelolaan asrip dig ital merupakan back up
dari pengelolaan arsip dalam format tercetak.ada pun jenis jenis arsip digital,sebagai berikut
a. Pengolahan dan layanan informasi arsip dengan menggunakan media komputer
Perkembanagan teknologi,khususnya dibidang digital terutama komputer sangat pesat saat
ini,pengunaan komputer sedemikian luasnya.penggunaan komputer sebagai alat bantu
ketatausaha,antara lain:
1. Pengelolaan kata atau word processor yang dapat digunakan untuk kepentingan
pembuatan surat,dokumen dan lain-lain.
2. Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dan dokumen atau yang lazim
disebut dengan email atau surat digital.
3. Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip dari surat atau
dokumen(email) yamng telah dikirim.
komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan,ada kelemahannya yaitu:
1. Adanya ribuan jenis virus computer yang dapat mengacaukan bahan menghapus data atau
informasi yang berada dalam tempat penyimpanan data,yaitu hardisk.
2. Adanya hacker,yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam system computer untuk
mengambil,mengacaukan atau menghapus kata yang berada dalam hardisk.
3. Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya,baik pembelian hardwarenya,maupun
softwarenya,terutama jika menggunakan system Local Area Network (LAN)
4. Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan oleh banyak hal.
Berdasarkan uraian diatas perlu dilakukan tindakan-tindakan pengamananan untuk
mengamankan data/informasi yang ada dalam computer tersebut.
b.Pengolahan arsip teks computer yang berbentuk hardcopy
Pengolahan arsip eks computer yang berbentuk hardcopy, dilaksanakan seperti system
kearsipan surat/warkat/dokumen yang bukan hasil dari pekerjaan computer,yaitu bisa menggunakan
system pengarsipan mulai dari
penciptaannya,pengelolaannya,pengirimannya/penerimaannya,penyimpanannya,pengendaliannya,dan
penyusutannya.
c.Pengolahan arsip eks computer yang berbentuk softcopy
sedangkan pengolahaan arsip eks computer yang berbentuk nonkomputer,perlu penanganan yang lebih
khusus,mengingat rawannya gangguan terhadap system computer ini.
1. Perlu adanya pengaman terhadap virus computer,antara lain dengan:
a. Membuat peraturan untuk tidak menggunakan disket dalam pembuatan surat/dokumen,
dan lain lain kecuali keadaaan terpaksa dan disketnya itu sendiri telah diyakinni tidak
mengandung virus.
b. Menciptakan benteng pertahanan system serta data pada computer dengan cara
menggunakan password, penggunaan firewall,menginstal progam anti virus dan selalu
melakukan pengecekan,setiapkali adanya penggunaan flashdisk serta melakukan update
program antivirus secara berkala
2. Pemeliharaan arsip softcopy
a. Membuat daftar file yang sekurang-kurangnya memuat : nama file,subjek file,nama
bagian/direktorat/badan yang menciptakan file tersebut,tanggal pembuatan,petugas
entry yang mengentri data atau mengolah pembuatan arsip
b. Membuat back-up data dengan cara
 Merekam/meng-copy data tersebutbke dalam flshdisk
 Memberikan label identifikasi yang datanya diambil dari daftar file di atas
 Menyimpan flashdisk tersebut ke dalam boks khusus
 Di susun dalam lemari penyimpanan,sesuai system filing yang digunakan
 Tempat penyimpanan arsip harus selalu terjaga kebersihan,suhu,dan
kelembapannya,tidak langsung terkena sinar matahari serta jauh dari peralatan
daya magnet tinggi

3. Penyusutan softcopy arsip

a. Menghapus atau delete file data tersebut dari direktori penyimpanannya pada hardisk
b. Menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file