Nama : Susanly Ainun Handoko

NIM : 041413111
Tugas :3

1. Berbagai macam pengukuran umum untuk melindungi semua rekod yaitu sebagai berikut:
a. Pengawasan dan mengatur suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan.
b. Pembatasan cahaya.
c. Menyaring udara untuk mengurangi polusi udara dan mengurangi polutan dari
wilayah penyimpanan arsip.
d. Melindungi arsip dari bencana banjir.
e. Mencegah tumbuhnya jamur.
f. Mengurangi serangan serangga dan tikus.
g. Melindungi rekod dari kesalahan penanganan atau kejahatan.
Adapun prosedur pelaksanaan program rekod vital, standar operasional prosedur harus
dikembangkan dan dituliskan untuk menyakinkan bahwa perlindungan rekod vital dijalankan
dengan sesungguhnya. Dalam prosedur harus mencakup:
a. Siapa yang bertanggung untuk memelihara program rekod vital
b. siapa yang boleh mengakses rekod vital.
c. Sistem untuk program rekod vital, dimana dan bagaimana rekod dicatat, bagaimana
rekod diakses dan bagai- mana rekod itu disimpan.
d. Prosedur untuk memastikan rekod vital baru yang diidentifikasi dan tercakup dalam
program.
e. Prosedur untuk pemindahan rekod atau kopi untuk penyimpanan yang aman dan
fasilitasny
f. Informasi yang dicatat tentang rekod vital
Pada dasarnya arsip vital elektronik sangat rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan
adanya bencana. Ada beberapa metode proteksi arsip vital elektronik yaitu sebagai berikut:
a. Metode Rekaman Data, metode ini mengharuskan setiap arsip vital eletronik direkam
pada beberapa media tertentu dan dilakukan secara periodik mengingat sarana apapun
yang digunakan untuk merekam data elektronik itu tidak terlalu lama, bahkan menurut
National Bureau of Standar media lain hanya mampu menyimpan secara berkualitas
tidak lebih dari 7 tahun.
b. Microforms sebagai Sumber Cadangan (Back-up Source), penggunaan microform
mempunyai beberapa keuntungan sebagai cadangan back-up data arsip vital
elektronik. Microformmerupakan salah satu media terbaik untuk menyimpan data
vital yang meng- utamakan masa simpan arsip yang lebih lama maupun ruang
penyim- panan yang terbatas.
c. Perlindungan File-File EDP, perlin- dungan file-file EDP sangat berhu- bungan
dengan lokasi dari computer. Penempatan komputer yang menyim- pan file-file EDP
harus bebas dari ancaman kerusakan arsip yang secara fisik menimpa komputer, baik
itu bahaya dan ancaman api dan air
2. Pemulihan arsip setelah bencana
A. Rencana Pencegahan dan Pemulihan Bencana
Sasaran pencegahan dan pemulihan bencana adalah
a. Adanya metode yang efektif dan efisien
b. Adanya koordinasi dalam pemulihan arsip pasca bencana
c. Meminimalkan ganggunan terhadap kegiatan rutin
d. Membatasi meluasnya kerusakan dan mencegah terjadinya bencana yang lebih
luas
e. Menyusun aoperasi alternatif
f. Menyediakan jasa dan operasi pemulihan
g. Mencegah luka terhadap personil yang melakukan pemulihan
h. Mecegah kerusahan harta dan aset organisasi
i. Meminimalisir dampak ekonomi
j. Menjamin kelangsungan organisasi akibat bencana
B. Tim Penganggunalangan Bencana
Perlu dibentuk Tim Penanggunalangan Bencana dalam rangka pemulihan dan
penyelamatan arsip vital: Tim Administrasi, Tim Penunjang, Tim Pelaksana, Tim
Pengamanan.

C. Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital

a. Vacuum Freeze Drying, proses yang dilalui bahan-bahan arsip (kertas) untuk
dibekukan (dalam ruang hampa) dan dikeringkan dalam ruang yang bersuhu
tinggi.
b. Vacuum Drying, proses pengeringan arsip kertas basah yang tidak ditempatkan
dalam suatu ruangan.
c. Freezing, proses pembekuan arsip kertas di bawah titik beku untuk mematikan
jamur.
d. Air Drying, proses pengeringan dengan udara. Proses ini dengan menjaga suhu
dan kelembaban udara.
D. Pemulihan Arsip Akibat Bencana Kebakaran
Kebakaran berpotensi memusnahkan arsip, apalagi arsip kertas. Tindakan awal mencegah
kebakaran agar tidak meluas yaitu dengan air. Penanganan pemulihan arsip yang terbakar:
1. Menggunakan alat yang digerakkan manual
2. Menggunakan forklift berdaya gas
3. Tidak menggunakan alat pemanas, mesin fotokopi, baterai, sumber api
4. Tidak menggunakan bahan kimia, minyak, cat
5. Tidak merokok
6. Membatasi ruang penyimpanan arsip dari sumber cahaya
3. Media Rekam Arsip Elektronik. Berdasarkan media penyimpanan arsip elektronik:
a) Media Bentuk Khusus (media berbentuk pita kertas berlubang yang dikonversikan
atau dikodekan secara digital, media ini sudah ketinggalan jaman)
b) Media Magnetik: disk magnetik, pita magnetik, kaset
c) Media Optik: CD-ROM, Audio-CD, Video-CD, Photo-CD, Erasible Optical Disk,
DVDROM.
4. Proteksi arsip vital
Program menghadapi bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vital elektronik
hendaknya mempertimbangkan kemungkinan terjadinya gangguan sistem pengolahan
data elektronik, karena program proteksi arsip vital elektronik memiliki problem khusus
sejak awal penceiptaan arsip. Hal ini adanya ketergantungahn yang sangat tinggi
terhadap perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan. Program proteksi arsip
vital elektronik antara lain: analisis penerapan komputer, penciptaan prosedur, pemilihan
lokasi komputer, rencana pelaksanaan dan uji coba.

A. Proteksi Arsip Elektronik. Arisip elektronik sangat rentan rusak yang diakibatkan aoleh
bencana. MetodeProteksinya:
a. Metode Rekam Data, direkam dalam beberapa media.
b. Microforms sebagai Sumber Cadangan (Buckup Source), berbentuk film dan hanya
dapat dibaca dengan menggunakan micro reader, lebih bisa tahan lama dan mudah
untuk menyimpannya.
c. Perlindungan Fil-file EDP=Electronic Data Processing, perlu perlindungan dan
penempatan terhadap komputer yang menyimpan arsip vital elektronik.
B. Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik. Perlu ditentukan prosedur dan
pembatasan terhadap akses/penggunaan komputer, sehingga pencurian, mengkopian,
perusakan dan penghancuran arsip vital elektronik dapat dihindari.
C. Reprografi Arsip Vital Elektronik, merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan
sebuah dokumen yang mencakup 3 proses: copying (memproduksi dengan ukuran sama),
duplicating (cypiying dalam jumlah banyak), microcopying (menggandakan dalam
besaran yang lebih kecil). Microcopying dalam elektronik yaitu menjadikan microforms.
D. Reproduksi Arsip Audiovisual. Teknologi mampu menghasilkan banyak format
audiovisual, termasuk arsip vital audiovisual. Reproduksi ini akan memperpanjang usia
arsip audiovisual.