1.

Lembaga arsip perlu melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip, baik arsip
dinamis maupun arsip statis, dalam berbagai format dan media. Kegiatan tersebut
merupakan unsur yang penting dalam pelaksanaan preservasi arsip. Tujuannya yakni
untuk menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan pada arsip dinamis serta
menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Analisislah dasar hukum dan
pentingnya lembaga arsip bertanggung jawab dalam proses preservasi arsip.
Jawaban: Pasal 1 angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menyebutkan lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki tugas dan
tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dalam
melaksanakan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis, lembaga kearsipan
sesuai dengan wilayah yuridiksinya melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses arsip statis dari pencipta arsip (lembaga negara, pemerintahan
daerah, perusahaan, perguruan tinggi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan).
Keberadaan lembaga kearsipan tidak terlepas dari pentingnya arsip statis sebagai
informasi yang mempunyai nilai keberlanjutan (continue value) untuk diselamatkan
dan dilestarikan bagi kepentingan publik. Arsip statis merupakan rekam jejak
sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan menjadi suatu identitas dan
khazanah warisan budaya bangsa. Oleh karena itu, ada empat alasan utama yang
mendasari pemerintah untuk mendirikan lembaga kearsipan, yaitu:
a. Kebutuhan praktis dalam meningkatkan administrasi pemerintahan;
b. Kebutuhan budaya dalam menjamin pelestarian arsip sebagai salah satu sumber
budaya manusia;
c. Kebutuhan khusus yang berakar pada sejarah perkembangan masyarakat; dan
d. Kebutuhan resmi dalam menunjang kepentingan administrasi
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi dan tugas pokok dan
wewenang tanggung jawab di bidang penyelenggaraan kearsipan. Keberadaan
lembaga kearsipan sebagai instrumen dalam penyelenggaraan kearsipan nasional juga
telah diatur dalam Pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas: Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, arsip perguruan tinggi.
2. Amati cuplikan informasi di bawah ini tentang Pelayanan Peminjaman Arsip di Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah D.I. Yogyakarta (sumber:
http://dpad.jogjaprov.go.id/informasi-layanan-kearsipan-12) Waktu pelayanan
peminjaman arsip minimal 15 menit setelah menyerahkan isian formulir peminjaman
kepada petugas layanan. Preview arsip audio visual dan rekaman suara 15 menit
setelah user menyerahkan isian formulir peminjaman. Waktu penggandaan arsip
menyesuaikan bentuk arsip :
a. Arsip kertas 1 x 24 Jam
b. Arsip foto 2 x 24 Jam
c. Arsip rekaman suara 2 x 24 Jam
d. Arsip kartografi 2 x 24 Jam
e. Arsip audio visual 2 x 24 Jam
Berdasarkan informasi di atas, beberapa di antara lembaga kearsipan melakukan
kegiatan peminjaman arsip untuk publik, staf, depositor, pimpinan dan sebagainya.
Tentukan tindakan pencegahan yang harus dilakukan oleh lembaga kearsipan untuk
melakukan preservasi informasi yang terkini dari setiap perubahan yang timbul dari
dampak peminjaman arsip kepada berbagai pihak!
Jawaban: Untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan, kita harus tahu bagaimana
cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan,
yaitu dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pergunakan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat
sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga
bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5
sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan
pengendalian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab).
Ruang harus cukup terang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang
penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang
memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan
kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga.
Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang
sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung
pada kertas arsip.
Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga
dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat
diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa
makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok di ruang arsip bagi petugas
kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara
pembersihan arsip dengan kemoceng maupun dengan peralatan modern,
mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dil
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon
dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filing cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan
hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus
dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih
baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit
pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang
diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian
pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka
memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang
membosankan.

3. Perguruan Tinggi sebagai salah satu lembaga pendidikan dalam proses

penatalaksanaannya mengelola arsip akademik. Saat ini masih banyak Perguruan
Tinggi yang mengelola arsip non elektronik atau yang berbasis kertas. Di samping itu,
banyak di antaranya yang menyimpan arsip menggunakan filing cabinet atau
peralatan lainnya, karena beberapa pertimbangan. Identifikasi dan tentukan kriteria
peralatan penyimpanan yang dibutuhkan oleh Perguruan Tinggi untuk mengurangi
dampak kerusakan pada arsip dalam proses pengelolaannya!
Jawaban: Perlengkapan dan Peralatan Penyimpanan Arsip
Perlengkapan penyimpanan arsip secara manual menurut Sukoco (2014:101-104)
terdiri dari spindle file, vertical filing cabinet, open-self file, lateral file, unit box
lateral file, card file, micro record file, file media lainnya. Sedangkan Amsyah
(2001:188-196) menyatakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip, yaitu: 1)
penyekat; 2) penunjuk (guide); 3) map (folder); 4) kata tangkap; 5) alat bantu
kearsipan. Peralatan arsip menurut Sedarmayanti (2008:68) yaitu filing cabinet
(lemari arsip), data tray (baki data), safe keeping document (brankas), rak buku
(lemari terbuka), rotary filling system, mobiplan filling system, vertical plan filing
system, mesin tik elektronik, microfilm, dan computer. Berdasarkan pemaparan yang
telah dijelaskan, dapat disimpulkan bahwa perlengkapan dan peralatan menjadi faktor
utama dalam penyimpanan arsip secara tepat dan benar. Tergantung dengan kebutuhan
masing-masing yang diharapkan mampu mempermudah dalam pencarian arsip
maupun dokumen.
Kriteria Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan
Menurut Amsyah (2001:179), beberapa kriteria perlu dipertimbangkan dalam
pemilihan peralatan yaitu jumlah penggunaan arsip, bentuk alami arsip yang akan
disimpan, tempat fasilitas penyimpanan, besar tempat yang akan digunakan untuk
penyimpanan arsip, bentuk organisasi, letak dan tipe tempat penyimpanan untuk arsip
inaktif, dan standar perlindungan arsip yang disimpan. Sedangkan menurut Sukoco
(2014:99-101), hal yang perlu diperhatikan dalam memilih peralatan dan
perlengkapan penyimpanan, yaitu jenis dokumen yang akan disimpan, karena akan
berpengaruh terhadap peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan sehingga
dapat meminimalisir pembelanjaan, kebutuhan ruangan arsip itu sendiri sehingga
 peralatan menyesuaikan besar ruangan, kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,
pertimbangan keamanan perlengkapan maupun petugas yang menggunakan
perlengkapan tersebut, biaya peralatan yang berpengaruh terhadap pengeluaran
organisasi, jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.
Berdasarkan pendapat yang telah dijelaskan, bahwa peralatan dan perlengkapan dalam
mendukung penyimpanan arsip ataupun dokumen sangat penting apabila dilihat dari
kebutuhan masing-masing perusahaan atau instansi, guna mendukung sistem
penyimpanan arsip.
4. Lembaga kearsipan perlu menyusun manajemen bencana alam yang tepat untuk
membantu memperkecil dampak dari bencana alam yang timbul. Perlindungan arsip
dari efek keadaan darurat atau bencana merupakan komponen penting dalam
pengelolaan arsip. Tentukan faktor-faktor yang penting dalam keadaan darurat atau
bencana di lembaga kearsipan!
Jawaban: Penanganan Arsip Pra Bencana
- Identifikasi Bencana ( mengenali jenis bencana, indikasi kerusakan,
menyusun tindakan operasional tanggap darurat, persiapan prasarana dan
sarana, serta pembatasan akses lokasi bencana)
- Upaya Preventif ( memperhatikan suhu dan kelembaban ruang penyimpanan,
bahan simpan arsip, dan fumigasi)
- Sarana dan Prasarana ( standar ruang penyimpanan, standar gedung
penyimpanan, standar peralatan.
Kesiapsiagaan :
● penyusunan rencana
● penanggulangan kedaruratan bencana;
● pengorganisasian, penyuluhan, pelatihan, dan gladi tentang mekanisme tanggap
darurat perlindungan & penyelamatan arsip;
● penyiapan lokasi evakuasi;
● penyusunan data akurat, informasi, dan pemutakhiran;
● prosedur tetap tanggap darurat bencana;
● penyediaan dan penyiapan bahan, barang, dan peralatan untuk pemenuhan pemulihan
prasarana dan sarana kearsipan
Mitigasi Bencana :
● pelaksanaan penataan dan pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan;
● penyelenggaraan penyuluhan penanggulangan bencana.